日報は電子化が進む一方、ノートに手書きしている会社・企業もまだまだあります。

しかし、手書きの日報はデメリットも多く、最近では積極的に電子化を進めている組織も少なくありません。日報の電子化は手書きと比べてもメリットがあり、導入すべき理由はたくさんあります。

そこで、この記事では日報ノートのおすすめの書き方だけでなく、手書きのデメリットと電子化のメリットも解説します。日報のシステムそのものを見直したい方に向けてそれぞれの欠点と利点を紹介するので、ぜひ参考にしていただけますと幸いです。

日報ノートの書き方・作成時のポイント

まずは、日報ノートの書き方や作成時のポイントについて見ていきましょう。

ルールを明確にする

日報をノートに書く場合、先にルールを明確にしましょう。

手書きの場合はフォーマットやテンプレートがないため、形式が崩れてしまいがちです。毎日のように書式を考えながら作成するのは時間がかかるだけでなく、構成・内容にムラが発生してしまいます。

手書きの日報は5W1H「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」を意識するなど、ルールを決めましょう。そうすることで構成や内容がぶれてしまうのを防げます。

完全に自由な形式にするよりも、あらかじめ最低限のルールや必要項目を決めておくだけで時短になります。

PDCAサイクルを意識する

日報をノートに書く場合、PDCAサイクルを意識しましょう。

日報は毎回「何を書こうかな」と考えていると、それだけで時間がかかってしまいます。しかし、PDCAサイクルに沿って作成すると決めておけば、あらかじめ決めた項目を埋めるだけで日報が完成します。

具体的な項目としては「今日の目標」「仕事の内容」「作業の進捗」「今後の改善」「明日の目標」などが一般的です。ただ、PDCAサイクルは業界や業種によって変わるため、必ずしも順番に作成しなければならないわけではありません。

あくまでも日報を見やすくするための要素として考えておきましょう。

箇条書き・時系列を取り入れる

毎日作成する日報を文章で書くのは大変です。長文となると書き手・読み手にとって負担となってしまうだけでなく、誤字脱字も発生しやすくなってしまいます。

そのため、日報をノートに書く際は箇条書き・時系列を取り入れるようにしましょう。

先ほどまとめた5W1HやPDCAを意識しながら箇条書き順・時系列順に書くだけで、日報はとても見やすくなります。文章のみだと構成や内容を考えるだけでも大変なため、日報作成効率化という意味でも箇条書き・時系列を取り入れるのがおすすめです。

あらかじめ箇条書き・時系列で書くことを決めておけば、1日の流れに沿って作成するだけなので余計な手間も省けるのではないでしょうか。

感想ではなく所感を盛り込む

日報は日々の感想ではなく所感を盛り込むものです。ノートに書く場合もただ「○○だと思いました」「○○だと感じました」と書くのではなく、自分自身の意見や主張を盛り込みましょう。

例えば、営業であれば「A社との商談がうまくいかなかったので、今後は商品・サービスを明確にPRできる資料を作りたいです」など具体的な意見・主張を取り入れるのが効果的です。何が課題で今後仕事をどのように改善していくべきなのかを述べることで、日報の完成度が飛躍的にアップします。

あくまでも感想ではなく所感を盛り込むという意識を忘れないようにしましょう。

日報を手書きするデメリット

次に、日報を手書きするデメリットについて見ていきましょう。

フォーマットやテンプレートが使い回せない

手書きの日報が悪いというわけではないのですが、手書きの日報の場合はフォーマットやテンプレートの使い回しが難しいです。

毎日作成する日報は雛形や表があるだけで効率化できるのですが、手書きの場合は毎回新たに作成しなければなりません。その点は手書きならではのデメリットといえるでしょう。

ノートでも決まった形式や書式を作れないわけではないですが、やはりパソコンでの作成に比べると非効率となってしまいます。

情報共有のスピードが遅くなってしまう

手書きの日報は、毎回職場に戻って作成しなければなりません。

電子日報であれば出先からデータをメールしたり、ファイルをアップしたりすることで対応できます。しかし、手書きとなると職場に戻ってからでないと作成できないわけです。

その結果、情報共有のスピードが遅くなってしまうという問題が発生します。日報は情報共有のためのツールでもあるため、共有に時間がかかってしまうのは問題です。

手書きの日報の確認方法は企業によって異なると思いますが、「担当者⇒課長⇒部長」のように順に回覧される場合、時間がかかります。資料や写真を印刷して添付するとなるとさらに時間がかかり、残業を助長する一因になってしまうでしょう。

データ集計やファイル管理が困難

紙の日報はデータ集計やファイル管理が困難となってしまいます。

データやファイルを集計・管理しようにも、紙の日報だと膨大な時間を要します。別途、エクセルなどのアプリやソフトも必要となるため、余計なコストもかかってしまうでしょう。

それだけでなく、紙の日報は保存場所も必要です。紙以外にも印刷するためのインクや保存するためのスペースが必要となり、オフィスを圧迫する原因となってしまいます。

紛失してしまった場合は情報漏洩の可能性も出てくるなど、組織全体のリスクにも関わってきます。

情報の検索や抽出が大変

紙の日報は情報の検索や抽出が大変です。

例えば、特定の日付の日報を参照したくても、紙の場合は1つずつ目を通す必要があります。特定の情報を検索・抽出することができないため、何かあった場合は作成者に聞く必要が出てくるのです。

しかし、日報を作成した本人も「いつどこでどのような日報を作成したのか」など、詳細をすべて覚えておくのは難しいです。その結果、必要な情報を必要なときに参照できず、日報を有効活用できない状況となってしまいます。

日報は組織の運営に活かすものだからこそ、手書きではやや心もとないといえるでしょう。

コストがかかってしまう

紙の日報はコストがかかってしまうのもデメリットの1つです。

手書きで日報を作成する場合、紙の購入費だけでなくインク・文房具の購入費もかかります。書類としてまとめて保管する場合はファイルの購入費も必要です。

日報は毎日作成するものなので、紙・インク・文房具それぞれがランニングコストとしてのしかかります。1つ1つを見れば価格はそこまで高くないものの、社員全員分の日報と考えると決して安くはありません。

日報を電子化するメリット

日報ノートの作成や管理に負担を感じているのであれば、日報の電子化がおすすめです。ここからは、日報を電子化するメリットについて見ていきましょう。

雛形・表による効率化

日報作成ツール・サービスなどを使って作成する場合、あらかじめ雛形や表を作っておけます。

先にフォーマット・テンプレートを作成しておけば、それを呼び出すことで日報が簡単に作れます。場合によっては、営業や事務など部署ごとに作成しておけるなど応用が利くのも魅力です。

電子なので日報の構成や内容も適宜作り替えられる他、項目の削除や追加も簡単にできます。管理者の要望に合わせて項目を変更できるため、日報作成そのものの効率化に最適です。

コミュニケーションの円滑化

日報を電子化すると、作成者と管理者のコミュニケーションが円滑になります。

紙の日報の場合、提出する際に手渡ししなければなりません。しかし、電子日報であればデータをメールしたり、ファイルをアップしたりすることでやり取りできます。

コメント機能を活用して管理者のフィードバックもスムーズに行えるため、提出する作成者にとっても安心なのではないでしょうか。

タイムリーな状況把握

電子日報は常に情報を更新できるため、タイムリーな状況把握につながります。

紙だとどうしても確認するまでに時間がかかってしまう他、フィードバックにも時間がかかってしまいます。一方、電子日報はパソコンだけでなくタブレットやスマホからでも確認でき、即座に状況把握できるのが強みです。

監督者もチームの状況を瞬時に把握できるため、タイムリーな指示出しができます。的確なアドバイスができれば社員のスキルアップにもつながり、よりマネジメントもしやすくなるでしょう。

このように、電子日報は育成ツールとしても役立てられます。

ペーパーレス化の促進

日報を電子化すると、ペーパーレス化の促進にも役立ちます。

紙媒体も状況によっては便利なのですが、こと日報に関しては電子化した方が管理も楽です。何よりペーパーレス化によって無駄な作業から解放されるため、時間的・場所的なメリットがあるといえるでしょう。

紙で書く時間と紙で置いておく場所、その両方を節約できるのはオフィスの軽量化につながります。電子であれば管理するコストも最小限に抑えられるため、ランニングコストの削減にも貢献してくれます。

記入ミスの防止

手書きの日報はどうしても誤字脱字が発生しやすくなってしまいます。

パソコンで作成する場合も記入ミスは発生しますが、後々の修正が楽です。手書きの場合は修正するだけでも手間がかかるのですが、電子であれば該当箇所を入力し直すだけで対応できます。

日報は人が作る以上、完全にミスをなくすことは難しいです。ただ、電子化すれば記入ミスの防止になるだけでなく、修正が入った場合も即座に対応できます。

そういった点も電子化するメリットといえるでしょう。

ノートからの移行は「日報くん」がおすすめ！

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上図のように項目をプルダウンから選択できるため、日報の精度を下げずに記入時間を節約できます。さらに提出した日報はプロジェクトごと・チームごとなどに分けて工数・稼働率が確認可能です。（詳しくはこちら）

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日報くんの導入で、工数集計の手間がかなり少なくなりました。紛失の心配もないですし、未提出の日や社員がいればすぐに分かります。

【導入事例】株式会社アガタ製作所（機械製造）

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まとめ

日報に決まった形式や書式はなく、ノートで作成するのも間違いではありません。しかし、毎日ノートに手書きするのは、作成にも管理にも手間がかかります。

最近では日報作成サポートサービスも充実しており、導入している会社・企業も珍しくありません。なかでも『業務管理システム 日報くん』は日報作成に特化したサービスということもあり、日報の電子化に最適といえます。

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