日報を作成する際、フォーマットやテンプレートがあると便利です。しかし、いざ雛形や表を作成しようにも「どう作成すれば？」と戸惑ってしまうこともあるのではないでしょうか。
そんなときに、Googleスプレッドシートを使用すれば、簡単に日報のフォーマットやテンプレートが作成できます。
この記事では、日報のGoogleスプレッドシートによる作り方を解説します。併せて、Googleスプレッドシートを日報作成に活用するメリット・デメリットも紹介するので、ぜひ日報の運用にお役立てください。
Googleスプレッドシートでの日報の作り方
まずは、Googleスプレッドシートでの日報の作り方について見ていきましょう。
日報に入れるべき項目を決める
Googleスプレッドシートで日報を作成する際は、まずどのような項目を入れるべきか決めるのが先決です。
日報は、個人で自由に書く日記とは異なり、書くべき内容がある程度決まっています。。例えば、日報に入れるべき項目としては以下のようなものがあります。
日報は基本的に毎日作成するものなので、日付・部署・氏名は欠かせません。日付・部署・氏名があることで「いつ・どこで・誰が」作成したのかが明確となり、より分類しやすくなるでしょう。
具体的な内容としては「今日の予定・業務の内容・作業の進捗・今後の課題・明日の予定」を記入するのがおすすめです。要は社員が「その日1日どのような仕事をしたのか」を明確にするのが、日報の役割となります。
そのため、可能な限り1日の仕事について詳細に記載できるようフォーマット・テンプレートを作成しておきましょう。
フォーマット・テンプレートを作る
どのような項目を入れるか決まったら、フォーマット・テンプレートを作成します。
日報の形式については書式自由とされているため、どのような日報を作成するかは法人もしくは個人に委ねられています。しかし、各々が自由に作成すると統一感のない日報となるだけでなく、集計する際にも余計な混乱を招きかねません。
そのため、あらかじめチームや組織で日報のフォーマット・テンプレートを先に決めておくのがおすすめです。Googleのスプレッドシートを活用すればMicrosoftのエクセルと同じ感覚で操作できるため、レイアウトを含め見やすい雛形・表が作成できるでしょう。
一度フォーマット・テンプレートさえ作成しておけば、次回からは同じ雛形・表を呼び出して使用できるので大幅な時短となるはずです。
アクセス権限を付与して共有する
Googleスプレッドシートで作成したフォーマット・テンプレートは、他の社員と共有できます。
しかし、ただURLを共有するだけでは相手が閲覧・編集できません。そのため、必ずアクセス権限を付与してから共有するようにしましょう。手順は以下の通りです。
- Googleスプレッドシートを開く
- 右上にある鍵マークのついた「共有」をクリックする
- 「一般的なアクセス」から「制限付き▼」をクリックする
- アクセス権限を「リンクを知っている全員」に変更する
- 「一般的なアクセス」から「閲覧者▼」をクリックする
- アクセス権限を「編集者」に変更する
以上の手順を行えば、アクセス権限を第三者に付与できます。例えば、上司や先輩に確認してもらう際にも同様の手順でアクセス権限を付与すれば、閲覧・編集が可能となります。
閲覧のみで構わない場合は「手順5～手順6」は省略しても問題ありません。なお、ここでまとめた手順はGoogleドキュメントも同様の方法で対応可能です。
コピーして運用・転用する
フォーマット・テンプレートが完成したら、毎日の日報作成の際に運用・転用が可能です。
手順もシンプルでGoogleスプレッドシートのタブにある「ファイル」から「コピーを作成」することで何度も使い回せます。
Googleドキュメントも同様に用いることができるため、一度雛形や表さえ作ってしまえば後は楽に日報を作成できるでしょう。
Googleスプレッドシートで日報を作るメリット
次に、Googleスプレッドシートで日報を作るメリットについて見ていきましょう。
作成できる日報の自由度が高い
Googleスプレッドシートは、作成できる日報の自由度が高いのがメリットといえるでしょう。
作成するフォーマットやテンプレートは自由に内容を変更できるため、独自の項目を作成できます。項目の位置も自由に配置でき、業界や業種に合わせた日報を作成することが可能です。
「営業なら営業」「事務なら事務」など、日報は作成する職種によって項目が変わります。その一方、Googleスプレッドシートであればその職種ならではの項目の追加も簡単です。
日報作成を効率化するアプリやソフトのなかには、自由に項目配置ができないものもあります。対してGoogleスプレッドシートは自由度が高いため、形式・書式に縛られない日報作成が可能です。
操作の感覚がエクセルに近い
Googleスプレッドシートは、操作の感覚がエクセルに近いのもメリットといえるでしょう。
普段からMicrosoftのエクセルに慣れている方の場合、他のアプリやソフトだと慣れるのに時間がかかる場合もあります。しかし、Googleスプレッドシートはエクセルと操作感が似ているため、すぐに適応できるわけです。
会社や企業でもエクセルを導入しているところは非常に多く、社内の情報処理のほとんどをエクセルで対応しているところも少なくありません。
関数などは若干変わってしまうものの、日報のフォーマットやテンプレートを作成する分にはまったく影響はないでしょう。
簡単に監督者や管理者と共有
会社や企業によっては、日報を手書きで作成しているところも未だにあります。しかし、手書きの日報の場合、上司や先輩のところに日報を届けなくてはならず監督者や管理者との共有が大変です。
対して、Googleスプレッドシートであれば簡単に監督者や管理者と共有できます。前述の「Googleスプレッドシートでの日報の作り方」の手順の通りに共有すれば、別のデバイスから確認できるわけです。
リンクを知っている人であれば簡単に確認でき、アクセス権限を付与してURLを共有すれば遠隔からでも閲覧・編集できます。これは上司や先輩の負担を減らすだけでなく、報告する部下や後輩の負担を減らすことにもつながるでしょう。
そういった共有しやすさもGoogleスプレッドシートで日報を作成するメリットです。
Google Workspaceが便利
Google Workspaceとは、Googleが提供しているビジネス向けのサービスです。
本来、Google Workspaceは個人で使用する場合は無料なのですが、法人で使用する場合は有料となります。しかし、すでにGoogle Workspaceを契約している場合は無料で日報が作成できるのです。
会社や企業の場合はGmail・Google Drive・Google MeetsなどでGoogle Workspaceを契約していることも珍しくありません。そのため、すでにGoogle Workspaceを契約している場合は日報の作成にも応用できると覚えておきましょう。
Googleスプレッドシートで日報を作るデメリット
最後に、Googleスプレッドシートで日報を作るデメリットについて見ていきましょう。
ファイルの一元管理が難しい
Googleスプレッドシートは、ファイルの一元管理が難しいのがデメリットといえるでしょう。
日報はその特性上、毎日作成することになります。それはつまり、日に日にファイル数が増えていくことを意味します。結果、運用期間が長くなればなるほど、ファイルの一元管理が困難になるというわけです。
社員全員分の日報が追加されていくことでファイル数が膨大となり、特定のファイルを探すのも困難となります。社員ごとにアカウントを作成してファイルを分けたとしても、同じ社員が作成した日報から特定の日報を検索するのは困難です。
そのため、どうしても一元管理が難しくなる点には注意が必要となるでしょう。
他にもファイルの保存場所を根本的に間違ってしまうと、一元管理ができなくなります。この手のヒューマンエラーもGoogleスプレッドシート側では防げないため、常に気を付けたいです。
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日報ツールの導入により、日報のファイル入力のヒューマンエラー撲滅に成功した企業の事例はこちら。
一覧形式での内容確認が不可
Googleスプレッドシートは作成した順番で、次々とファイルが追加されていきます。そのため、一覧形式での内容確認が不可という点もデメリットです。
一応「閲覧順」「編集順」などのソートはできますが、特定の条件で並び替えることはできません。上司がファイルを閲覧した場合や編集した場合、勝手に順番が入れ替わっていることも珍しくありません。
一覧で表示できればフィルタでデータを絞ったり、まとめて加工できたりするのですが、Googleスプレッドシートでは対応範囲外です。そのため、Googleスプレッドシートでの日報作成はやや癖があると感じる人もいます。
入力形式の統一が困難
Googleスプレッドシートは自由に作成できる反面、入力形式は各々に委ねられるのが特徴です。そのため、入力形式の統一が困難という点もデメリットとなります。
例えば、仕事の進捗具合を自由に入力されてしまうと、何が書かれているのか一目で判断できなくなってしまうわけです。その結果、逆に管理しづらくなってしまうこともあります。
そのため、導入する時点で入力値を統一する必要があるでしょう。ただし、これに関してはあらかじめフォーマット・テンプレートを作成しておけば問題ありません。
まとめ
日報は、Googleスプレッドシートを応用することで簡単に作成できます。フォーマットやテンプレートを作成しておけば、あらかじめ決められた雛形や表を呼び出すだけで、日報が作成できるわけです。
しかし、Googleスプレッドシートは日報作成に特化しているわけではないため、日々の日報作成に応用できる部分も限られてしまいます。そのため、できれば日報作成に特化したサポートサービス『業務管理システム 日報くん』などの導入がおすすめです。
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