日報の電子化はなぜ必要？初心者向けツールや選び方まで徹底解説

セキュリティ面やコスト面で懸念が多く、時代遅れとなりつつある紙の日報。

日報を電子化・デジタル化することで保管や集計にかかっていた工数・コストが大幅にカットでき、業務効率化や生産性向上につながるなどメリットがたくさんあります！

ただ、いきなり「電子化」といっても自社の状況を考えると難しいのでは…と悩む職場も多いのではないでしょうか。

この記事では、デジタル化によるビジネスのメリットとデメリット、電子化初心者のツールの選び方まで徹底解説していきます！

日報の電子化とは？

『電子化』とは、紙媒体やアナログの情報をデジタル形式に変換することを指します。

具体例としては、以下のようなことが「日報の電子化」と言えます。

ペーパーレス化と電子化の違い

『ペーパーレス化』は、紙媒体の資料を電子化する取り組みを指す言葉であり、実質的に電子化とほぼ同義といえます。

この取り組みは業務効率の改善だけでなく、紙資源の節約を意識する企業やSDGs（持続可能な開発目標）を重視する組織などで積極的に推進されています。

デジタル化と電子化の違い

『デジタル化』は、デジタル技術によって業務プロセスや活動を改善・最適化することを指します。

日報のデジタル化とは、電子化されたデジタルデータを利用して業務の効率化、自動化、情報の分析と活用などを促進する取り組みです。

デジタル化の本質的な目的は、これまで人間が行なってきた作業を自動化し、業務時間の無駄を省いてより効率的かつ快適な働き方を実現することです。

ですので、こちらも電子化とほぼ同義と言えるでしょう。

なぜいま日報の電子化が必要？メリットを解説

日報の電子化にはさまざまなメリットがあると同時に、紙での管理はたくさんのデメリットがあります。

以下で具体的なメリットを紹介します。

日報の記入がラクに

日報を電子化することで、単純に手書きよりもタイピングやスマホ入力の方が早くなり、日報の記入の負担が減少します。

特に日報ツールは、過去の日報を複製・コピーしたり、プルダウン選択で全文入力する必要がなくなるなど、日報記入を効率化する機能が満載です。

日報紙では30分程度かかっていた日報も、エクセルやメールでは15分程度、日報ツールでは5分以内で作成が可能になります。

コスト削減

日報の電子化は、以下のようなコストの削減につながります。

特に工数計算をしてくれる日報ツールを導入すれば、工数計算に割いていた人員を大幅にカットすることも可能です。

処理の工数が削減

日報の電子化により、紙の日報からエクセルやワードに手作業で情報を転記する必要がなくなります。

デジタルデータは簡単にコピーしたり別の場所に転送したりできるため、情報の共有や利用がスムーズに行えます。

稼働時間の集計などを自動で行ってくれるツールもあります。

手入力によるミス削減

日報を電子化することで、数値の自動計算やデータ集計がしやすくなります。

手作業によるエラーやミスのリスクを低減させながら、正確な工数や見積もりデータの取得が可能となります。

時間と場所を問わない

特にクラウド型システム（インターネット上で日報作成や保管を行うシステム）を使用することで、事務所外やテレワークの日も、いつでもどこからでも日報の作成・提出・閲覧が可能です。

記入漏れ・記入ミスの防止

日報ツールには「プルダウンから選べる」「必須項目が未記入だと進めない」という機能もあるため、日報の記入漏れ・ミスが軽減されます。

日報をもとに工数計算や集計を行っている場合は特に、日報記入ミスによる手戻りや作業の中断に手を煩わせられることも減るでしょう。

＼日報ツールの導入事例を紹介！／

紙の日報から日報ツールに置き換えたことにより、工数計算のミスや手間が大幅に削減された企業の事例はこちら。

優秀な人材の離職防止

特に現代の若手社員は環境問題に関心がある人も多いうえに「コスパ・タイパ」重視の人も多いため、紙を大量に消費する職場は敬遠されてしまう傾向にあります。

逆にいえば、積極的な電子化は優秀な若手の離職防止にもつながるのです。

「こんなことで？」と思うかもしれませんが、小さな意識改革が中長期的に職場の全体的な働きやすさにつながる、というのは非常に重要な視点です。

情報共有の効率化

デジタル化された日報では、コメントやフィードバックを即座にやりとりできるため、進捗や改善点の迅速な共有が可能です。

さらに髪を１枚ずつめくって情報を探さずとも、Ctrl+Fコマンドでキーワード検索をすることも可能です。日報専用ツールであれば、過去の日報の検索性も上がり、必要な情報にすぐ辿り着くことができます。

日報ツールの選び方（初心者向け）

昨今はさまざまな日報ツールがありますが、「予算に合わない」「機能が複雑で結局使わない」となってしまっては意味がありません。

ここからは今まで紙の日報を利用していた、電子化初心者の職場向けに、日報ツールの選び方を解説していきます。

日報特化かどうか

日報ツールには、日報に特化したものもあれば、業務管理ツールに日報機能が含まれているものもあります。

	メリット	デメリット
日報特化のもの	従業員の混乱が少ない、教育がほぼ不要、コストが抑えられる	日報以外の電子化をする際にはまた別のツールが必要になる
他の機能も含まれるもの	日報以外の分野も電子化できる	コストがかかる、教育やマニュアル作成などの工数がかかる

パソコンに慣れていない従業員が多い職場や、ITツールの教育が難しい職場は、まず日報特化のものを選ぶと混乱が少なく済みます。

クラウド型かどうか

外回りや現場作業が多い職場、支店や工場が離れている職場の場合は特に、場所を問わずに使える「クラウド型」をお勧めします。

クラウド型であればパソコンを買い替えても面倒な設定なくすぐに利用でき、出先でスマホから日報を作成することも可能です。

非クラウド型（オンプレミスなど）ではパソコンを買い替えた場合のセットアップやログインが複雑な可能性があるため、電子化に慣れていない方こそクラウド型をおすすめします。

セキュリティ万全かどうか

重要な業務情報が含まれる日報データを安全に保管できるか、適切なセキュリティ対策が取られているかを確認しましょう。データの漏洩や改ざんを防ぐために、信頼性の高いセキュリティ対策は不可欠です。

さらに、データを自動バックアップしてくれる機能が付属していると安心です。

画面が見やすいか

画面が見づらいツールは、日報作成が面倒になる原因になります。

画面を見ただけで操作できるようなシンプルなものだと、その後の教育にかかる手間も減らせるでしょう。

価格・コスト

選択したツールの導入コストやランニングコスト（月額利用料など）を含めて総合的なコストを評価する必要があります。

初期費用がかかるものや、特別なデバイスが必要なものもあるため、注意しましょう。

【初心者向け】日報ツールおすすめ5選

ここからは、日報電子化の初心者にも使いやすいツールを、用途や目的別に紹介します。

無料トライアル期間を設けているサービスもあるため、ぜひお気軽にお試しください。

サービス名	特徴	料金	トライアル
ビヨンド日報くん	・業界最安値の月額55円/人～ ・シンプルで使いやすい画面	ミニマムプラン（5名まで）月額825円（税込） Sプラン（60名まで）月額2,750円（税込） Mプラン（100名まで）月額4,400円（税込） Lプラン（200名まで）月額8,800円（税込） ※201名以上は要問い合わせ	30日間無料
gamba!	・SNS感覚で使いやすい ・コミュニケーション活性化に	月額1,078円（税込）/人 ※年間プランだと2か月分お得	15日間無料
houren.so	・小売、飲食、建設などの現場に ・写真中心の日報作成	2,500 円（税込）/月～ ※無料プランあり	要問い合わせ
ワンズ営業日報	・営業管理をこれ一つで ・複雑な機能も対応	月額3,960円（税込）/人	なし
ニッピー	・簡単シンプル設計 ・製造、工事系の職場に	月額1078円（税込）/人	要問い合わせ

1. ビヨンド日報くん | 業界最安！はじめての電子化に

ビヨンド日報くんは、業界最安値（1人あたり月額44円～）を誇る日報ツールです。

少人数向けのプラン～大人数向けのプランまで幅広く用意されているため、まずはチーム単位・事業所単位で導入してみることもできます。

シンプルで誰でも使いやすい画面デザインが人気で、特に紙やエクセルから乗り換える企業が多いです。

余計な機能がないため複雑な設定が必要なく、トライアル申し込み後最短即日で利用可能になります。

提供会社	BPS株式会社
料金	ミニマムプラン（5名まで）月額825円（税込） Sプラン（60名まで）月額2,750円（税込） Mプラン（100名まで）月額4,400円（税込） Lプラン（200名まで）月額8,800円（税込） ※201名以上は要問い合わせ
トライアル	30日間
公式URL	https://nippoukun.bpsinc.jp/

2. gamba! | コミュニケーションの活性化に

gamba!（ガンバ）は、社内SNSのような感覚で日報を共有し、チームのコミュニケーションを活性化させるためのクラウド型ツールです。

「いいね！」やスタンプ、コメント、足あと機能があり、気軽にフィードバックを送り合えます。

豊富なテンプレート機能により報告項目を統一できるため、情報のバラつきを防ぎ、作成時間の短縮にも。

チームや部署のコミュニケーションを活発にしたい職場や、若手社員が多めの職場におすすめです。

提供会社	株式会社gamba
料金	月額1,078円（税込）/人 ※年間プランだと2か月分お得
トライアル	15日間
公式URL	https://www.getgamba.com/

3. houren.so | 建設や接客の現場にフィット

houren.so（ホウレンソウ）は、特に現場の「写真」を活用した情報共有に特化した、クラウド型ツールです。

写真中心の日報が特徴で、スマホで撮った写真にコメントや手書き指示を添えるだけで報告が完了します。

蓄積された写真はそのまま作業マニュアルや、顧客への提案資料として活用可能です。

また、写真のGPS情報を活用し、複数の現場（店舗や工事現場など）ごとに自動で投稿を整理できます。

接客や建設など、現場作業向けの日報ツールです。

提供会社	株式会社Brassica
料金	2,500 円（税込）/月～ ※無料プランあり
トライアル	あり（要問い合わせ）
公式URL	https://www.houren.so/

4. ワンズ営業日報｜営業担当者の活動記録に

参照：ワンズ営業日報 公式サイト

ワンズ営業日報は、営業活動のデジタル化を支援するハイスペックで多機能な営業日報システム。

一般的な営業日報やSFA（営業支援システム）の機能を持っています。

営業活動で撮影した写真や送られてきた画像を、ツール一つでまとめることができます。

さらに特別な技術がなくても、複雑な報告書フォーマットや検索画面を作成できるため、独自の報告書フォーマットを再現することが可能です。

ただ料金が１ユーザーあたり月額3,960円（税込）とやや高額なため、営業担当の多い企業や部署でないと費用対効果が得づらいでしょう。

提供会社	株式会社ワンズファクトリー
料金	月額3,960円（税込）/人
トライアル	なし
公式URL	https://www.wandseigyo.jp/top/indexDefault.html

5. ニッピー｜工場・製造現場向け日報ツール

参照：ニッピー 公式サイト

ニッピーは、製造業や職人向けに最適化された日報アプリです。

主な特徴は、シンプルで直感的な操作性。タップ入力で報告が1分で完了し、スマホが苦手な方や高齢の方でも使いやすく設計されています。

また、業務内容に合わせて入力フォームの項目を追加、変更、削除できるため、柔軟にカスタマイズが可能です。

個人のスマホで利用できるため、現場や出張先からもいつでも日報の提出・確認できます。

製造業や建設業、職人さんを多く抱えている職場に特におすすめです。

提供会社	株式会社アンセティック
料金	月額1078円（税込）/人
トライアル	要問い合わせ
公式URL	https://nippii.info/

日報電子化のデメリット（懸念）とその対策

電子化やデジタル化には多くのメリットがありますが、同時にデメリットも考慮する必要があります。

とはいえ対策も可能ですので、併せて解説していきます。

業務フローの変化

「日報の電子化」に限ったことではありませんが、やり方が変わることで現場の反発や混乱が生じることもあるかもしれません。

「電子化して終わり」ではなく、実際に運用する人が困らないよう当初の業務フローやルール・マニュアル作成はしっかり練っておく必要があります。

また、いきなり複雑なシステムを導入して全面システム化するのではなく、一部の業務に特化したシステムを導入するなど段階的に電子化を進めましょう。

セキュリティ対策が必要

日報を電子化するうえで、ウイルス対策ソフトの導入や社員の情報リテラシー向上も重要です。

とはいえ紙で管理していても「紛失」「持ち去り」「破れ・汚れ・焼けで読めない」という問題も生じるため、電子化特有のデメリットというわけではありません。

従業員の情報セキュリティ教育に関しては、IPA（情報処理推進機構）の公式Youtubeチャンネルにて無料の動画などもアップされているので、コストを抑えて学ぶことも可能です。

▶IPA（情報処理推進機構）の公式チャンネルはこちら

費用がかかる

日報ツールを導入することで、どうしても月額利用料がかかってしまいます。

利用できる機能数と費用はおおむね比例するため、現場の混乱を防ぐ意味でもあまり複雑な機能は付けず、シンプルなシステムから導入すると良いでしょう。

日報電子化には「ビヨンド日報くん」

「ビヨンド日報くん」は、初期費用無料・月額44円/人（税込）～で利用できる業界最安値の日報管理ツールです。

画面もシンプルで分かりやすく、あらかじめ登録しておいた項目を選択するだけで日報作成と工数集計ができるため、大幅な業務効率化につながります。

小規模拠点・チーム単位向けの低価格なプランも用意しており、ツールの導入にあまり予算をかけられない職場でも安心です。

「新入社員にも何も教えなくても日報が作成できる」との声もあるほど簡単な操作性のため、まずは無料トライアルからお試しください。

＼手放せなくなる日報ツール／

まとめ

日報電子化のメリットはたくさんあります。

• コスト削減
• データの保管・検索が容易
• 処理の工数が削減
• 手入力によるミス削減
• 迅速で全体的な情報共有
• 記入漏れ・記入ミスの防止
• 優秀な人材の離職防止
• コミュニケーションの活性化
• 業務効率の向上

初めて日報を電子化する企業には、データの管理コストが削減される「ビヨンド日報くん」の導入がおすすめです。

開発会社から生まれたシステムだからセキュリティも強固で安心。日報の提出に加え、顧客や案件ごとの稼働状況を可視化して一目で把握できる機能もあります。

シンプルで導入しやすく、圧倒的低価格の「ビヨンド日報くん」は、見積りなしで大まかな利用料金が分かります。また、無料トライアルお申込み後の勧誘などは一切行っておりません。30日間の無料トライアル終了後に自動で課金されることもないため、ぜひお気軽にお試しください。

＼手放せなくなる日報ツール／