コストや工数削減の面で欠点が多く、時代遅れとなりつつある紙の日報。

日報を電子化・デジタル化することで保管や検索は容易になり、業務効率の向上も期待できます。

この記事では、デジタル化によるビジネスのメリットとデメリットを解説。さらに、紙の日報を廃止したいとお考えの方へ向けて、デジタル化のために必要なツール選びのポイントも紹介します。

日報の電子化・デジタル化とは

『電子化』とは、紙媒体やアナログの情報をデジタル形式に変換することを指します。

日報の電子化は、具体的には、紙の日報をスキャンして電子的なフォーマットで保存・処理すること、あるいは紙の日報に書き記す代わりにパソコンやデジタルデバイスを用いて入力しデジタル形態で情報を管理することです。

情報技術の進化により電子化は急速に普及し、企業や組織、個人の業務において重要な手段となっています。

ペーパーレス化

『ペーパーレス化』は、紙媒体の資料を電子化する取り組みを指す言葉であり、実質的に電子化とほぼ同義といえます。

この取り組みは業務効率の改善だけでなく、紙資源の節約を意識する企業やSDGs（持続可能な開発目標）を重視する組織などで積極的に推進されています。

電子化した日報のデータをデジタル化する

『デジタル化』は、デジタル技術によって業務プロセスや活動を改善・最適化することを指します。

日報のデジタル化とは、電子化されたデジタルデータを利用して業務の効率化、自動化、情報の分析と活用などを促進する取り組みです。

デジタル化の本質的な目的は、これまで人間が行なってきた作業を自動化し、スタッフのリソースをよりクリエイティビティや戦略的判断が求められる分野に集中させることにあります。

そのため、単に電子化を行なったとしても、入力作業や目視によるチェックなどを人が手動で行っていては大きな効果は望めないといえます。

日報をデジタル化するメリット

電子化やデジタル化には、さまざまな利点があります。以下で具体的なメリットを紹介します。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙の使用量を削減し、環境に対する負荷を軽減できます。さらに、印刷や検索の手間、物理的な保管場所の確保も不要になり、コスト削減にも寄与します。

データの保管・検索が容易

電子化された日報はデジタルデータとして保存されます。

従来の紙の日報では、情報を探すために手動で一枚一枚ページをめくる必要がありましたが、電子化された日報では目的の情報をキーワードで検索するだけで瞬時に該当箇所にアクセスできます。

処理の工数が削減

日報のデジタル化により、紙の日報からエクセルやワードに手作業で情報を転記する必要がなくなります。デジタルデータは簡単にコピーしたり別の場所に転送したりできるため、情報の共有や利用がスムーズに行えます。

また、数値の自動計算やデータの整形が容易です。

例えば、合計や平均などの計算が自動的に行われるため、別途、集計管理などをする業務も不要になります。これにより、手作業によるエラーやミスのリスクを低減させながら、正確なデータの取得が可能となります。

迅速で全体的な情報共有

デジタルデータはリアルタイムで反映されます。複数の担当者が同時にアクセスできるため、情報の共有がスピーディに行われます。これにより、方法交換が迅速に行われ、意思決定や対応が早まります。

記入漏れ・記入ミスの防止

デジタルフォーマットでは必須項目を設定し、必要な情報を欠落させないようにすることで記入漏れを防止できます。さらに、特定の形式やフォーマットに沿って入力するためデータの整合性が高まり、記入ミスや誤情報の入力を防げるため、データの信頼性が向上します。

また、入力データに対して自動的なチェックが行われる機能が備わっているシステムもあります。例えば、数値が適切な範囲に収まっているかや日付が正しいかなどのチェックが行われ、誤りを検知できるものです。

これにより、正確なデータが得られるだけでなく、エラーやミスを早期に発見・修正できるため、効率的な業務遂行が可能となります。

コミュニケーションの活性化

デジタル化された日報では、コメントやフィードバックを即座にやりとりできるため、意見交換や改善点の共有が迅速に行われます。これにより、問題の早期発見や対応が可能となり、チーム全体の連携が向上します。

さらに、遠隔地にいるメンバーや関係者とも円滑なコミュニケーションが可能となるため、組織やプロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握し、効果的な意思決定が行えるでしょう。

業務効率の向上

総じて、日報をデジタル化することによって業務の効率化が推進されます。これにより、企業全体の生産性が向上すると考えられます。

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日報をデジタル化するデメリット

電子化やデジタル化には多くのメリットがありますが、同時にデメリットも考慮する必要があります。

新しいシステムを導入する際には、従来の業務環境に変化をもたらすことから課題が生じる可能性があるでしょう。

業務フローの変化

デジタル化により、業務プロセスや情報の取り扱い方法に変化が生じ、新たなスキルを身につける必要があったりシステムへの対応を余儀なくされたりする可能性があります。

製造業を例に挙げると、従来の紙の製造日報は手書きで記入されます。紛失や未提出の日報がないかを確認後手作業でエクセルへ転記を行い、そのデータを元に手計算で工数を集計するのですが、転記ミスや計算ミスのチェックは人間の目で確認する必要があります。

しかし日報をデジタル化した場合、文字や数字をデジタルツールで入力するため転記作業は不要となり、集計もコンピュータによって自動で行われます。

これらの変化は、従来のやり方に慣れ親しんでいる人々にとっては一時的な混乱をもたらすかもしれません。しかし、手間の削減やミスの防止という利点が活かされることで、最終的にはより効果的な業務遂行が可能となります。

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紙の日報から日報ツールに置き換えたことにより、工数計算のミスや手間が大幅に削減された企業の事例はこちら。

セキュリティ対策が必要

デジタルデータは紙媒体とは異なり、改ざんの危険性をはらんでいます。特にテレワークが進む現在、重要なデータをネットワーク上に保管する際は、よりいっそう注意深くなる必要があります。

ウイルス対策ソフトの導入だけでなく、社員の情報リテラシー向上も重要です。しっかりと対策を講じることで、安全なデータ管理環境を構築できます。

日報をデジタル化するためには

ここまでデジタル化の重要性やメリット・デメリットについて解説してきました。これらの情報を通じて、デジタル化が今後不可欠であるとご理解いただけたのではないでしょうか。

しかしながら、現実にはまだ多くの企業や組織がデジタル化に対応できていない現状があります。デジタル化を推進するためには、何が必要なのでしょうか。次に、デジタル化を実現するための重要な要素について解説します。

必要性を理解してもらう

デジタル化は理解がむずかしく変化を招くことなどから、導入に否定的な人もいます。このような状況を変えるためには、デジタル化の必要性を理解してもらう必要があります。

具体的なメリットを数字化したりルーチン業務の削減を示したりすると伝わりやすくなるでしょう。

中長期的な視点をもつ

デジタル化は一時的な取り組みではありません。デジタル化への投資は中長期的な視点で利益を回収するため、出資は投資として考えられます。

試験導入してみる

無料トライアル期間を設けている日報管理システムを利用して、まずは試験的に導入してみるのも一つの方法です。

大規模なデジタル化プロジェクトを一気に進めるのではなく、一部の部門や業務から試験的に始め、効果を検証しながら段階的に拡大していくアプローチも有効です。

浸透させる

デジタル化を導入したら、次のステップは社内での受け入れの確保です。そのためには、活用例を紹介したり有用性を証明したりする取り組みが必要となります。さらに、利用者が安心して使えるように運用ルールを公表することも大切です。

投稿に対して反応を得られる仕組みを作ると、利用者のモチベーションも高まります。コメント機能などを活用して、情報共有やコミュニケーションが活発化するよう促進しましょう。

日報をデジタル化するツール選びに必要なこと

日報のデジタル化を実現するには、まずは情報を正確に管理できるシステムが必要不可欠です。情報へのアクセス性が悪いと日報の振り返りや情報共有が困難になり、効率的な管理はむずかしいでしょう。

だからこそ、日報のデジタル化には使いやすく、誰もが簡単に使いこなせるシンプルなものを選ぶことが重要です。

使いやすさ

ユーザーフレンドリーなインターフェースやシンプルな操作性があるかは重要です。世代に関係なく社内の多くの人が使いこなせるように使いやすいツールを選ぶことで、デジタル化のハードルを下げられます。

機能・サービス

日報の入力や編集、検索、コメント機能など、業務に必要な機能が備わっていることは必要ですが、多機能すぎて使いこなせないようではミスに繋がりかねません。また、パソコンとスマートフォンのどちらからでも利用できるかなども確認しましょう。

セキュリティ

重要な業務情報が含まれる日報データを安全に保管できるか、適切なセキュリティ対策が取られているかを確認しましょう。データの漏洩や改ざんを防ぐために、信頼性の高いセキュリティ対策は不可欠です。

さらに、データを自動バックアップしてくれる機能が付属していると安心です。

価格・コスト

予算に合った価格設定であるかを確認し、選択したツールの導入コストやランニングコストを含めて総合的なコストを評価する必要があります。

初期費用がかかるか、また規模の大きくない企業には利用人数に応じたプランなどがあるとよいでしょう。

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まとめ

紙の日報からデジタルの日報への移行は、企業全体の業務効率向上につながります。初めは新しいワークフローになれるのに苦労するかもしれませんが、将来的なメリットを考慮すると、現時点で新しい技術を取り入れておくことはマイナスにはならないはずです。長期的な視点で見れば、デジタル化により、多くの恩恵を受けられるでしょう。

デジタルの日報は情報の検索や共有が容易で、経営者の効率的な意思決定を支援します。さらに、クラウド型の日報管理システムを活用すれば、場所やデバイスを選ばずに日報の作成・提出が可能となるため従業員の負担も軽減できます。

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