業務改善のポイントは？進め方や注意点を詳しく解説！

業務改善は、ポイントを理解しつつ進めていくことが重要です。

ただ闇雲に業務改善を取り入れたとしても成果につながりにくいため、自社に合った方法を模索していかなければなりません。ポイントを絞って業務改善を行えば、より高い効果が期待できます。

この記事では、業務改善のポイントと進め方、注意点について詳しく解説します。

業務改善のポイント

業務改善を行うには、ポイントを知っておくことが重要です。ここでは、業務改善のポイントについて解説します。

生産性・品質の向上を意識する

業務改善を行う場合、生産性・品質の向上を意識することが重要です。

本来、業務改善は古い方法から新しい方法へ切り替えることで、業務の「無駄・無理・ムラ」を解消していくためのものとされています。

従来の無駄な作業や無理な作業を取り払い、ムラなく仕事をこなすために行うのが業務改善の本質といえるでしょう。

そのため、業務改善を進めるにあたって、生産性・品質の向上を意識することは必要不可欠です。業務効率がアップすれば、必然的に社内の生産性はもちろん商品・サービスの品質も向上します。

労働環境の改善を優先する

業務改善の主な目的の一つが労働環境の改善です。企業が経営年数を重ねていくと、従来の方法が通用しなくなっていることも少なくありません。

特に、労働環境を取り巻く環境はここ数年で目まぐるしく変化しており、働き方改革の影響をダイレクトに受けている企業も多いです。

業務改善は働く人が快適に労働に従事できるようにするためのものであるため、労働環境の改善を優先することは重要となるでしょう。

そのため、経営者は現場で働く人の不満に耳を傾け、必要に応じて根幹のシステムを変えるなど、働く人の負担を軽減することを念頭に置いておきましょう。

コストの削減を考慮する

業務改善は、ランニングコストの削減を考慮することも欠かせません。

企業を運営する際は多くのランニングコストがかかります。例えば、家賃や水道光熱費、通信費などは代表的なもので、経営者視点から見ると人材費や設備費もコストの大部分を占める要素です。

どれほど売上を出せる企業であっても、運営費用が上回っていては利益につながりません。

そのため、業務改善を進める際にはコストの削減も同時進行しておきたいです。月間・年間でかかるランニングコストを削減できれば、自ずと利益率は改善され業績アップにつながります。

ただし、コスト削減を意識するあまり、必要なものもカットしてしまう経営者もいます。

あくまでもコストの削減は「可能な範囲で行う」もの。無理して身を切る必要はないため、まずは月間・年間でどれほどの費用が発生しているのかを算出してみましょう。

負担の軽減を前提とする

業務改善は、働く人の負担を軽減することが前提となります。最新のツールを取り入れたとしても、結果として働く人の負担が増大してしまえば、業務改善の意味はなかったといえるでしょう。

重要なのは、現場で働く人が普段何に対して不満を持っているかということです。経営者はそうした現場の声を取り入れつつ、どのツールを導入すれば業務改善になるかを考えなければいけません。

最新のツールを取り入れて工数が複雑化するのは本末転倒なため、あくまでもツールを取り入れる場合は「シンプルであること」を意識しましょう。

ただし、実際に導入してからではないと見えてこない点もあるため、トライ＆エラーが基本となります。つまり、試行錯誤を繰り返して業務改善を進めていくのが重要ということです。

業務改善の進め方

業務改善を進めるには、進め方を知っておくことが重要です。ここでは、業務改善の進め方について解説します。

課題を見える化する

業務改善するためには、まず課題を見える化しないことには何も始まりません。

例えば、「日報を手書きで作成している」「データをクラウド上に保存していない」「連絡は電話かメールを使用している」などです。

他にも、企業が抱える課題は次のようなものがあります。

• 慢性的に人材が不足している
• 後世の育成が滞っている
• 生産性が上がらない
• 開発力が上がらない
• 営業力が上がらない
• ブランド力が上がらない
• 顧客満足度が上がらない
• 社員満足度が上がらない
• 無駄なコストがかかっている

ここで挙げたのはあくまでも一例ですが、企業は常に何かしらの問題を抱えているわけです。

ただ、問題を抱えていたとしてもそれを見える化しないことには「解決すべき課題である」という実感が生まれません。そのため、経営者は喫緊の課題をリストアップしてみましょう。

メモ帳でもなんでも構わないため、現状の問題を箇条書きにしてみてください。そうすることで企業の抱えている悩みが見える化され、働く人ともより一層共有しやすくなるでしょう。

改善の優先順位を決める

改善すべき問題を一覧にできたら、優先順位を決めます。優先順位を決めずに業務改善に取り組んだところで、効率的に課題を解消することにはつながりません。

重要なのは、解決すべきレベルに応じて優先順位を振り分けることです。例えば、人手不足に陥っているにもかかわらず「連絡方法をチャットツールに変更する」と決めても効果は実感できません。

人手が足りないなら早急に人材を募集するか、もしくはアウトソーシング人材やフリーランス人材の活用も考えなければいけません。

ここでは人手不足を例に挙げていますが、実際は企業ごとに解決すべき問題の優先順位が変わるため、課題をリストアップするのに合わせて「優先度」も記入しておきましょう。

作業工程をマニュアル化する

業務改善を徹底するには、作業工程のマニュアル化が必須です。

これには、業務の属人化（特定の業務に対して特定の担当者しか対応できない状態のこと）を防ぐ役割もあります。

作業工程がわかりやすくマニュアルとしてまとめられていれば、新卒社員や中途社員であっても業務にすぐ対応可能となります。そのため、各作業は手順ごとにマニュアル化しておくのが賢明です。

マニュアル化が進めば、上司や先輩が部下や後輩にマンツーマンで仕事を教える必要もなくなり、各々が担当業務に集中できます。

単純にマニュアル作成は業務を滞りなく進めるうえでも必要なものとなるため、各業務ごとにWord（document）・Excel（spreadsheet）・PowerPointで作成しておくと便利です。

実行と試行錯誤を繰り返す

業務改善は実行するだけでなく、試行錯誤を繰り返すことが重要といえるでしょう。

単に実行するだけなら、経営者の判断で勝手に進められます。しかし、実際は現場で働く人の声も参考にしながら新たな取り組みを進めていく必要が出てくるわけです。

そのため、最初から完璧な業務改善を求めるのではなく、ある程度計画がまとまったら随時実行し、新たな障壁が発生したら適宜解決していく方法が賢明です。

常にトライ＆エラーの精神で挑むことで、より現場の声も反映した業務改善が可能となります。

業務改善における注意点

業務改善は闇雲に進めるだけでは方向性を見失うこともあるため、注意点を把握しておくことが重要です。ここでは、業務改善における注意点について解説します。

流行に流されない

業務改善は既存の方法をアップデートして、快適に作業を進められるよう工夫することをいいます。そのため、世間で流行っている手法を導入するだけでは、業務改善につながりません。

企業によって抱えている課題が異なるように、業務改善につながる方法も職場ごとに違うのが特徴です。重要なのは、現状抱えている問題に対していかに最適な業務改善が実行できるかどうか。

業種によっても、業務改善には向き不向きがあるため、自社に合った手法で改善していく方法を模索してみてはいかがでしょうか。

独断で進めない

業務改善は、経営者の独断で進められることも珍しくありません。経営者が「今日からこの方法でやる」と決めた場合、働く人はそれに従うしかないでしょう。

しかし、経営者の独断で業務改善を進めようとしても、現場から反感を買うことがあります。現場で働く人からすると「もっと現場の声を聞いて」という感情が湧いてきてもおかしくないわけです。

むしろ、現場で働く人の意見ほど参考になります。日々どのような気持ちで業務に励んでいるのか、何に不満を感じているのか、それらの点を見極めるところから業務改善が始まるのです。

そのため、業務改善は独断で進めるのではなく、社内でアンケートなどを取りながら課題をリストアップし、最終的にチーム・メンバーで情報共有しながら進めていくようにしましょう。

結論を急がない

業務改善を指示する経営者のなかには、結論を急ぐ方もいるでしょう。

場合によっては、社員が出した問題点に対して解決案をセットで提示させる経営者もいます。しかし、業務改善には正解も不正解もありません。

実行した業務改善が成果につながるかどうかは、数週間後～数ヶ月後にならないとわからない場合も多いです。そのため、少なくとも結論を先に求めることのないよう意識しましょう。

どうしても結果を急ぐ場合は、日報で毎日報告を義務付けるなど、進捗管理と並行して進めていくのが良いでしょう。

まとめ

業務改善のポイントとしては、経営者の独断ではなく働く人の意見に耳を傾けることに尽きます。

実際には生産性・品質の向上、労働環境の改善、コストの削減、軽減の負担などを念頭に置いて取り組まなければいけませんが、現場の声を第一に考えることが業務改善の本質です。

そのため、まずは現場の声を取り入れることが必要となるでしょう。しかし、経営者が突然「今の現場について何か不満はありますか？」と聞いても、本音は引き出せません。

言いたいことがあっても、面と向かっていえないこともあるでしょう。

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