「仕事の優先順位をつけられない」をシンプルに解決する思考整理術

「それ、今やることじゃないよね？」
「もっと優先順位考えて動いてほしいんだけど」
こんなふうに言われること、ありませんか？

仕事へのやる気がないわけでも、なんとなくで仕事をしているわけでもない。
自分なりに考えて仕事はしているつもり。
なのに、なぜか優先順位を間違える。

それはあなたが「仕事ができないから」「頭が悪いから」というわけではありません。ただ、シンプルに整理する順番や優先順位の考え方が身についていないだけなのです。

なので今回の記事では、優先順位の付け方が分からない原因から、自然に優先順位が付けられるようになる考え方まで解説していきます。

「優先順位をつけられない」は治せる

「優先順位をつけられない」は治すことができます。
というのも、優先順位をつけられない原因のほとんどは頭の良し悪しなどではなく習慣や慣れの問題です。
単にその人の社会経験が足りない場合や、異動や転職などで業務量や業務内容が変わったことで「適切に優先順位をつけられない」と感じている場合もあります。

実は筆者も「優先順位をつけられない私は、根本的に頭が悪いのでは…」と悩んでいた一人なのですが、シンプルな思考整理術を身に着けたことで自然と優先順位をつけられるようになりました。

ただ、優先順位をつけられない原因はさまざまで、魔法のようにすぐ解決するものではありません。まずは次の章で自分に当てはまりそうな原因を考えてみましょう。

仕事の優先順位をつけられない人に共通する思考の癖

優先順位がうまくつけられない人には、いくつかの共通点があります。

• 完璧主義：「間違いがないようにしなきゃ」「怒られないようにしなきゃ」
• 感情優先：「やりたくないから後回し」「気分が乗らないから保留」
• 思考放棄：「何から手を付けたらいいか分からない」「全部優先すべきだと感じる」
• 雰囲気仕事：「言われたからやる」「目的は分からないけどやればいいんでしょ」

思い当たるものはありましたか？
まずは「私にはこういう思考の癖があるんだな」と気づくことが、優先順位をつけられるようになる第一歩です。

では、それぞれの「優先順位をつけられない原因」を解説していきます。

優先順位をつけられない人①完璧主義

完璧主義と聞くと「仕事を完璧にこなそうとするのは好ましいのでは？」と思うかもしれません。
しかし、仕事にはそれぞれ期待値があり、それを超える部分については時間をかけてもあまり評価は上がらないのです。

それどころか、評価に繋がらない業務に時間を割いてしまえばおのずと他の業務に使える時間は減ってしまいますし、残業で補填するにしても人件費がかかってしまいます。最悪の場合、他の業務の締切を過ぎてしまうかもしれません。

完璧主義な人は「間違いがあってはいけない」「指摘があってはいけない」と思ってしまいがちですが、誤字脱字程度のミスや指摘は誰にでもあることです。「間違いをゼロにするのと他の業務に手を付けるの、どっちに時間を使うべき？」と考える習慣を付けると良いでしょう。

優先順位をつけられない人②感情優先

「今はやりたくない」、「気が乗らない」…
こういった感情に流されると、本当にやるべきことも逃げたくなります。

感情優先になってしまう原因は、まだ「やらなくていいこと」と「やりたくないこと」の区別が頭の中でできていないことが考えられます。「やりたくない」を優先してしまう原因についても理解しておきましょう。

感情優先になる原因	その背景
不安・恐れ	ミスへの叱責や指摘を過度に恐れている
面倒くさい気持ち	無意識に脳がエネルギーを節約しようとしている
単純作業の誘惑	手軽に達成感を味わえる単純作業の誘惑に負けている
意味が見出せない	目的や意味が見出せずモチベーションが上がらない

単に「やりたくない」ではなく「なぜやりたくないと思うのか」を深掘りすることで、「自分はいまミスへの指摘を恐れているんだ」「単純作業の誘惑に負けそうなんだ」などと客観的に自分を理解することができます。

そして「やりたくない」理由が明確になることで、「指摘されるのは怖いけど、今やらなきゃ後でもっと大変になるな」「単純作業に逃げたい気持ちはあるけど、まず締切が近いもの手をつけよう」など、感情に振り回されず冷静にタスクを判断できるようになるのです。

優先順位をつけられない人③思考放棄

思考放棄といっても、能動的に考えるのを諦めているわけではなく、タスクの多さに脳がオーバーヒートしてしまっている状態です。
私たち人間の脳は、処理しきれない情報が押し寄せると「もう考えるのをやめよう」と防衛反応を起こし、一種のパニック状態に陥ります。パニック状態のときに他のタスクや仕事の相談が来ても、脳が正しく処理しきれなくて当然ですよね。

他人から見ると「サボっている」「考えていない」という見られ方をしてしまうかもしれませんし、そう自認して自分を責めてしまう方もいるでしょう。しかし、脳の処理速度がタスクの量に追いついていないのですから、悪いのはあなたではありません。冷静にタスクを棚卸し、業務量についても上司に相談してみましょう。

優先順位をつけられない人④雰囲気仕事

「この作業は何の意味がある？」「このタスクの目的やゴールは？」などを考えずに、雰囲気で仕事をしてしまっていることも、仕事の優先順位が付けられない原因になり得ます。
こちらもあなたが仕事ができない・頭が悪いというわけではなく、単純にまだ仕事の全体像や流れを理解できていないだけです。

全体像が分からなければ作業の意味や目的も理解できませんし、作業の意味や目的を理解していないとその仕事の重要度や影響も分からず、何を優先すべきかの判断も付きませんよね。逆に作業の意味や目的が分かっていれば「この作業は今回は省いてもOK」「これは今回整理しておけば次回ラクになるな」など、より効率的に行うためのアイデアも浮かんできます。

タスクに取りかかる前に一呼吸置いて、

• 今作っているドキュメントは誰がどのように使う？
• 今入力しているデータはどのように使われる？
• この施策は何を目的にして行う？

など、タスクの先のゴールを考えて取り掛かる癖をつけると良いでしょう。

「優先順位」をシンプルに考える

ここで一度、「優先順位とは何か」を超シンプルに定義しておきましょう。

優先順位とは『今やらないと困る順番』。それだけです。

• ミスなく完璧にできているか？
• 時間がかかりそうか？
• 気分が乗るか？

というようなノイズを無視して、純粋に「終わらないと誰かが困る度合いの順（損失の大きさなど）」「単純に締切が近い順」でシンプルに考えるのが優先順位の基本的な考え方。もし締切が近いものが2つあれば、”基本的には”どちらが早く終わらないと困るか？で考えます。

基本的に、というのは、この辺りはチームや上司、タイミングや状況によっても考え方が変わるからです。たとえば「いつでも顧客を優先しろ」という考え方もあれば、「売上の少ない顧客は切り捨てて考えろ」という考え方もあり得ますし、「普段は利益最優先だが、不祥事が起こった今は利益が下がってでも顧客の信頼を重視しろ」という状況にもなり得ます。

…と言われると余計に難しく感じるかもしれませんが、優先順位は必ずしも自分一人で考える必要はありません。
行動としては、シンプルに

• 今やらないと困る順番を考える
• 考えても分からないこと、不安なことは相談する

でOKです。

「優先順位思考」になる3ステップ

ここからは、実践的な優先順位のつけ方について、シンプルに3ステップで解説していきます。

【ステップ1】タスクの影響度を考える

優先順位を決める最初のステップは、「今やらないとどれくらい困るか？」を具体的に考えることです。やる気や気分に左右されず、「誰がどれだけ困るか」を基準に判断することで、冷静に正しい優先順位をつけることができるようになります。

「明日の商談に向けて準備したいのに、飲み会の幹事を任され、上司にも調べものの依頼をされた」という状況を例に、優先順位を考えてみましょう。まずはタスクの影響度について考えます。

あえて優先順位づけの難しいタスクの例を3つ用意しました。
「明日正午の商談で使う資料」は期限が近いので優先順位が高そうですが、果たして…？

【ステップ2】タスクを分解する

次に、タスクを分解して「やるべきこと」を細分化しましょう。細分化することでよりタスクの解像度が上がり、より優先順位づけの精度が上がります。

たとえば営業資料一つとっても、テンプレートすらない状態から自分で作らなくてはいけないのか、先輩の資料をコピーして必要な部分だけ変更すればいいのか、条件によって作業内容や所要時間も大きく変わります。

先ほどの例を元に、タスクを分解してみました。

タスクを分解してみると、先ほど優先順位が高そうだった資料作成が、実は焦らなくても良さそう？ということに気が付きます。

【ステップ3】所要時間をもとに優先順位をつける

分解したタスクがそれぞれどれくらい時間がかかるか、ザックリでいいので考えてみましょう。そのとき、実際の作業時間だけでなく「チェック依頼を出して戻ってくるまでの時間」や「所要時間がまったく読めないもの」も加味しましょう。

先ほどの例を元に考えると、飲み会の予約は店探しにどれくらい時間がかかるか、何日前までに予約が埋まってしまうかなど、所要時間が読めないですよね。その場合は先に軽く見せ調べをしたり、先輩にヒアリングしておくことで、所要時間を考えやすくなります。

また、商談用資料も先輩のものを複製させてもらえれば、期限が近いからといってむやみに焦る必要もなくなります。
期限の近さに惑わされることがなくなれば、「15分で終わりそうな明日の商談用資料は後回しにして、所要時間が不明瞭な飲み会の下調べを進めよう」という冷静かつ効率的な判断ができるでしょう。

上司からの調べもの依頼も同様で、優先順位を決めるためにもまずは期限を明確にし、タスクの所要時間を考えるために目的や進め方（フォーマットや、どれくらいの質を求めているかなど）を優先的に確認しましょう。

すると、このような優先順位を付けることができました。

1. 飲み会用の店探しの下調べ・ヒアリング（10分）
2. 上司に調べものの期限や目的などのヒアリング（15分）
3. 明日の商談用資料の作成（15分）

飲み会の店探しや調べものに関しては、ヒアリングの結果次第で優先順位を考えても良いでしょう。

優先順位をつけられる人の習慣

優先順位をつけられる人は、普段のタスク管理に関しても地道な作業を習慣づけています。もう「それ今やること？」と言われないためにも、小さなことから積み上げていきましょう。

スケジュールに「やる時間」を決めて入れる

優先順位をつけられる人は、「やるべきこと」を決めたら、すぐにカレンダーや手帳に落とし込んでいます。 やるべきことが多くて忘れてしまうという人は、リマインダー機能を使うのもおすすめです。

こまめに優先順位を見直す

1日の中でも状況や気力は変わります。朝に立てた予定も、その後に会議や依頼が入って優先順位が変わることもありますよね。そのたびに先ほど紹介した考え方で優先順位を見直し、スケジュール的に難しいようであれば期限の調整も行いましょう。

日報をつけて進捗やタスクを振り返る

その日の仕事を振り返る時間を持っている人は、自然と優先順位感覚が育ちます。 「今日やったこと」「進捗」「明日やること」を振り返るだけでも自分の業務を客観視できるようになりますよ。

日報ツールでタスク管理習慣を

優先順位を自然につけられるようになるためには、日報を付けることをお勧めします。

日報を書くという行為は単なる報告ではなく、「自分の思考の棚卸し」にもなるのです。

• 今日は何が進んだか
• なぜ予定どおりに進まなかったか
• 明日は何を優先すべきか

こうしたことを毎日少しずつ言語化していくだけで、自然と“考える力”と“優先順位を見極める感覚”が鍛えられていきます。

とはいえ、日報ってなんだか書くのも読むのもめんどくさそうですよね。

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