日報は「意味ない」「無駄」などの声がある一方、うまく活用すればタスク管理にも役立ちます。現に、日報をタスクマネジメントとして活用している会社・企業もあります。

しかし、日報でタスク管理とはいっても「何から始めるべきか」わからないこともあるでしょう。そこで、この記事では日報によるタスクマネジメントの方法を紹介します。併せて、有効な職場と役立つ場面も解説します。

まだ日報を取り入れていない会社はもちろん、すでに取り入れている企業もぜひ参考にしてみてください。

日報でタスク管理する方法

早速ですが、日報でタスク管理する方法について見ていきましょう。

毎日の日報作成を義務付ける

日報でタスク管理する場合、働く人たちに毎日の日報作成を義務付けるところから始めなければなりません。すでに日報を習慣化している場合は別ですが、新たに取り入れる場合は日報そのものを習慣化するところから始まります。

日報を習慣化するためには、働く人にその必要性を理解してもらった上で毎日作成してもらう必要があります。そのため、単なる業務報告だけでなく、情報共有や生産性向上のために日報が必要である旨を理解してもらいましょう。

そうすることで仕事に対する課題や目標が視覚化され、タスク管理につながります。

5W1Hで内容を細分化する

日報でタスク管理する場合、5W1Hで内容を細分化することも必要です。

5W1Hは「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」と行動を細分化でき、仕事の把握にも役立ちます。例えば、営業を担当する職員が1日の報告として「今日は営業に行ってきました」だけではタスク管理として不十分です。

逆に「本日は新規開拓のため、〇〇商事にて1件の契約を獲得しました」と具体的に書けば内容も把握しやすいでしょう。

このように5W1Hに沿った日報は、タスクマネジメントの観点から見ても役立ちます。従業員の行動が把握しやすくなる分、タスク管理もしやすくなるわけです。

1日の進捗や成果を報告する

日報を最大限に活用するには、1日の進捗や成果を報告することが重要です。

従業員がどのような進捗・成果を挙げているのかを把握することで、タスク管理は一気に進めやすくなります。逆に進捗・成果の報告が遅れると、どの程度まで仕事が進んでいるのか把握するのが困難になります。

だからこそ、日報でタスク管理するには進捗・成果の報告を義務付けることが必要です。仕事の進み具合がわかれば適切な割り当てもできるなど、その恩恵も計り知れません。

質問や相談や連絡事項を共有する

日報を最大限に活用するには、質問や相談や連絡事項を共有することも大切です。

従業員がどのような質問・相談・連絡事項を抱えているのかを把握することで、タスク管理も一層進めやすくなります。現状、日々の忙しさから質問・相談・連絡事項が伝えられず、放置されている問題もあるでしょう。

しかし、それでは日報でタスク管理することはおろか、社員が抱えている困り事や悩み事にも耳を傾けられなくなります。日報は上司と部下をつなぐツールの1つ、新たな考えや気づきを生むためにも必要なものなのです。

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今後の課題や目標を設定する

日報をタスク管理に応用するなら、今後の課題や目標の設定も忘れてはなりません。

日報は日々の業務報告のみに使用している場合もあるでしょう。しかし、本来は本人の所感を交えて意見や主張を盛り込むことで新たな発見を生むことこそ、日報の役割となります。

上司も部下も現状置かれている状況を把握することで課題や目標が見え、タスク管理が進めやすくなります。ゆえに、日報でタスク管理する場合は、課題や目標の設定も欠かせないのです。

日報によるタスク管理が有効な職場

次に、日報によるタスク管理が有効な職場を見ていきましょう。

上司と部下の連携ができていない職場

上司と部下の連携ができていない職場は、何かと連絡が行き違いになります。その結果として誤解が生じることもあり、仕事にも影響が出てしまうでしょう。

日報でタスク管理することで、上司と部下の連携に役立ちます。毎日の日報があることで上司は部下の業務報告を受けられる他、各自の情報共有も可能となります。

それだけでなく、課題が浮き彫りになることで作業の効率改善も可能となるでしょう。

このように、日報は上司と部下をつなぐツールでもあるのです。普段からあまり会話のない上司と部下の場合、日報が会話の糸口となるでしょう。それにより、新たな交流にもつながります。

期限や納期を守らない従業員のいる職場

期限や納期を守らない従業員のいる職場は、仕事の進捗や成果が見えません。各々がどれくらい仕事を進めているのか把握できなければ、全体的なスケジュールにも影響します。

しかし、日報でタスク管理を徹底すれば、サボりがちな従業員がいても即座に把握可能です。毎日業務の進捗・成果を報告させることで、個人がどれくらいの作業量をこなしたのかが一目瞭然となります。

つまり、日報はそれぞれの従業員がどれくらいのスピードで仕事を進めているのかを把握するツールでもあるのです。仕事の進み具合を確認する方法は他にもありますが、日報を習慣化しておくだけでより把握が容易となります。

そういった意味でも、日報は毎日作成するよう義務付けておくのが賢明でしょう。

指示や判断が定まらない管理職のいる職場

指示や判断が定まらない管理職のいる職場は、仕事の課題に対する予防や対策が曖昧になりがちです。いつまで経っても今後のベクトルが決まらなければ、組織の基盤も揺らいでしまいます。

しかし、日報でタスク管理を完璧にこなせば、管理職も業務に対する作業量を把握し、即座に割り振り可能となります。的確な指示・判断が可能となれば仕事の効率もアップし、さらに組織の成長へとつながるでしょう。

つまり、日報は管理職が仕事を効率的に割り振りするためのツールでもあるのです。本人の能力適性に合っているかどうか、適材適所を考慮する際にも役立ちます。

残業が当たり前になっている職場

残業が当たり前になっている職場は、それが異常事態であることに気づけていない場合もあります。本来、残業は通常の作業量を超過した場合に発生するもの。日常的に残業が当たり前になっている場合は危険信号です。

常に残業が発生するということは、1人の従業員に対する作業量が適切でないことを意味します。その状態が続くと働き手は肉体的・精神的に追い込まれ、最終的には離職・退職につながります。

会社や企業にとって貴重な働き手が抜けた場合、その穴を埋めるのは大変です。現代は急激な人手不足社会となっており、優秀な人材が常に集まる時代ではありません。

だからこそ、残業体質の組織はその根底から改善していく必要があるでしょう。

その残業体質の改善に役立つツールの1つが日報です。日報を導入することで残業が完全になくなるわけではありませんが、常に業務報告や情報共有を行うことで本人が抱えている作業量が把握できます。

明らかに作業量が異常な場合、他の人に仕事を割り振ることも必要となるでしょう。日報はそういったタスク管理にも役立つツールなのです。

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生産性が向上していない職場

長らく生産性が向上していない職場は、不必要な仕事ばかりが残っている場合もあります。

例えば、古くからある会社や企業ほど、昔の方法に縛られている場合があります。上司が昔の方法に固執することで部下もそれに合わせるしかなく、結果的に非効率的になっていることもあるでしょう。

「生産性が向上しない職場＝何も変わらない職場」ともいわれ、時代の変化に適応できない組織ほど業績は下がります。逆に時代の変化に適応できる組織は、業績も上がる傾向にあります。

日報をタスク管理に導入すれば、そういった生産性の向上にもつながるでしょう。なぜなら、日報は日常的な改善点を見つけるツールでもあるためです。

従業員の所感が視覚化できるため、より作業に対する課題なども浮き彫りになります。そこから変わるかどうかは、会社・企業次第というところです。

日報によるタスク管理が役立つ場面

次に、日報によるタスク管理が役立つ場面を見ていきましょう。

チームの一体化

日報によるタスク管理を導入することで、チームの一体化が図れます。

最近では簡単にコミュニケーションがとれるツールもあり、わざわざ日報を書く必要はないと考える組織もあるでしょう。しかし、ウェブ会議ツールやチャットツールなどは、単なる連絡手段としてしか機能しません。

対して日報は日々の所感を書くもの。仕事の業務報告や情報共有だけでなく、自分自身の意見や主張も伝えられます。その結果、チームメンバーがそれぞれ「思っていること」「感じていること」を把握でき、仕事にも活かせるのです。

単純に上司や部下が何を考えているのかが視覚化されるため、チーム内での連携も促進されます。それがチームの一体化にもつながるわけです。

業務報告の視覚化

日報は業務報告を視覚化することが可能です。

業務報告は、組織が独自に導入しているツールやその他のコミュニケーションツールで行うのが一般的です。しかし、その手のツールでは連絡が簡素となってしまい、詳細な業務報告が確認できません。

逆に日報を毎日作成しておけば、その日1日の業務報告が視覚化できます。それにより上司は部下の業務報告を瞬時に確認でき、仕事の進捗・成果も把握しやすくなるわけです。

情報共有の視覚化

日報は情報共有を視覚化することも可能です。

情報共有は、組織内で連携するのに欠かせません。しかし、口頭で伝えるだけでは後々に「言った言わない」という状況になりかねませんし、何より使用する文言によって誤解・齟齬が生まれます。

逆に日報を毎日作成しておけば、その日1日の情報共有も視覚化できます。要は、情報を目に見える形で残しておくことがビジネスの世界では必要ということです。

課題発見の促進

日報は課題発見の促進にも効果的です。

毎日仕事に追われていると、日々の仕事で精一杯ということもあって自分自身が置かれた課題が見えてきません。本当はより効率的な方法があるのに、古くからのやり方に固執して非効率的になっている場合もあるでしょう。

そういった状況において、日報は自分自身を俯瞰して見るのに役立ちます。毎日の業務報告や情報共有により、新たな課題が見えてくるわけです。

今後どのような目標を立てるのが賢明なのかも見えてくるため、最終的に組織の業績アップにもつながるでしょう。

日報はタスクマネジメントに最適

タスクマネジメントと聞くと、組織をゼロから再構築しなければならないという印象があるのではないでしょうか。しかし、タスク管理は日報を取り入れるところから始めるだけでも効果的です。

社員がそれぞれ日報を作成することで、現在進行形で対応している作業が明確になります。それだけでなく、忖度のない所感から社員の意見や主張を汲み取ることもできるでしょう。

日報はタスク管理に最適で、役立つシーンも多々あります。毎日作成するのは簡単ではないですが、それによって得られる恩恵も計り知れません。

まとめ

日報でタスク管理する方法はいくつか存在します。しかし、実際には「書くのが手間で面倒」などの理由から導入していない会社・企業もあるでしょう。

その一方、紙媒体の日報でタスク管理するのは大変です。作成そのものに煩わしさを感じることもあれば、毎日文章を作成することを煩わしく思うこともあります。その場合、日報作成をサポートしてくれるシステムの導入が求められます。

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