日報は毎日の日課であるものの、毎日作成するのは骨が折れるものです。現に、日報を書くのが億劫になっている人もいるのではないでしょうか。

しかし、日報はテンプレート化することで楽に書けるようになるだけでなく、伝わりやすい内容を作成できるようになります。ゆえに、日報の例文を知っておくことは重要です。

この記事では、日報がすらすら書ける例文一覧を紹介するとともに、日報の書き方のポイントや日報作成の際のNG行動について解説します。

誰でも簡単に書ける！日報の例文一覧

日報を書く際「そもそも何を書けばいいのかわからない」という人もいるはずです。そういった人は、日報の例文をいくつか組み合わせ、最初に「何を書くべきか」を把握しておくことが大切です。

まずは日報の例文一覧を交えながら、何を書けば良いのかについて解説します。

今日の目標

日報を書くなら、今日の目標を設定するのがおすすめです。

毎日のルーティンとなっている作業であっても、1日の目標を決めておくことで仕事に対する向き合い方が変わります。同じ仕事であっても、目標を設定するのとしないのとでは仕事に対するモチベーションも変わるでしょう。

そのため、日報を書く際はあらかじめ目標を決め、その目標の達成率を軸に日報を作成するのがおすすめです。そうすることで短期的な到達点と長期的な到達点の両方が視覚化され、日々の成長も感じられるようになります。

結果的に自分の成長を日報に記していけば、書く内容がなくて手が止まるということもないでしょう。

今日の仕事内容

日報には、今日の仕事内容を記載するのも最適です。

単純に「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」という5W1Hで作成すると、意外にも簡単に日報は作成できます。例えば、営業であれば「商談の日時・商談の場所・商談した人物・商談の内容・商談の理由や手段」を書くわけです。

このように1日の流れを追いながら今日の仕事内容を書けば、日報もルーティン化できます。1日1日の仕事内容を書くだけなので、そこまで苦になることもないでしょう。

何より、自分が今日1日やった仕事内容が明確化できるため、成長日記としても有効活用できます。

ただし、5W1Hを意識しすぎると本来書くべき内容を見失うため、まずは時系列で記入するのがおすすめです。もしくは仕事内容を箇条書きにするなど、表記を工夫するのも良いでしょう。

今日の進捗・成果

日報には、今日の進捗・成果を記載するのも無難です。

例えば「今日は企画を3件ほど考えた」「今日は事務を5件ほど終わらせた」など、1日の進捗・成果を記載しましょう。それだけで日報としての役割は十分です。

件数など具体的な数字で書くことで、より仕事の進捗・成果が明確になるだけでなく、目標達成のマイルストーンとしても役立ちます。

良かった点・頑張った点

日報を書く際は、その日1日の良かった点・頑張った点も記載しましょう。

1日を通じて良かった点・頑張った点を記載することで、自分がどのような仕事をしたのかが見えるようになります。それが成長への実感へとつながり、モチベーションアップも期待できます。

悪かった点・改善すべき点

日報を書くときは、その日1日の悪かった点・改善すべき点も記載すべきです。

1日を通じて悪かった点・改善すべき点を記載することで、自分が置かれている現状が見えてきます。そこから課題を抽出すれば、より成長への足がかりとなるでしょう。

明日の意気込み

あまり書くことがない場合は、明日への意気込みなどを盛り込むのもありです。

直近で大きな商談や研修などがある場合、その話題に触れるのもおすすめです。自分が置かれている状況を俯瞰して見つつ、今後やるべきことも記載するなど工夫してみましょう。

ただし、明日への意気込みだけで日報の大半が埋まってしまうと、単なる目標日記になってしまいます。そのため、自分の思っていることや感じていることなど、所感を交えながら作成していくことをおすすめします。

日報の上手な書き方

ここからは、日報の上手な書き方を紹介します。

簡潔にまとめること

日報は、とにかく簡潔にまとめることが重要です。

毎日作成するものとなるため、最初から長文で作成すると長続きしません。無理に書こうとすると、結局内容のない文章を長々書くことになります。最終的には日報を書くことそのものが面倒になってしまうでしょう。そのため、日報は短文でまとめるよう意識するのが大原則となります。

要点がまとまっているシンプルな文章は書き手だけでなく、読み手にも親切です。

5W1Hを意識すること

日報は、5W1Hを意識することも大切です。

思ったことや感じたことをただ書き連ねると、まとまりのない文章になってしまいます。そのため、常に5W1Hは意識しておきたいです。

むしろ、時系列を追って書いていくことで1日の作業が明確化され、日報も作成しやすくなります。基本的には、1日のタイムスケジュールやタスクを1つ～3つの項目に分け、それぞれの作業ごとに所感を書くのがおすすめです。

成長を意識すること

日報は単なる感想や報告の意味もありますが、日々の成長をまとめるものでもあります。

そのため、自分が成長している部分をより明確にすべきものとして認識しなければなりません。逆に、日報を付けておくことで自身の成長が文面から伝わり、新たな課題の発見にもつながります。

日報を書く際はどのようなことでも構わないため、その日1日で成長した部分を書きましょう。もしくは、成長するために達成すべき目標などを書くのもおすすめです。

所感を盛り込むこと

日報は感想や報告を書いても問題ないものの、所感を盛り込むことを忘れないようにしましょう。

日報でありがちなのが「○○が良かったです」「○○が悪かったです」などのような文章です。確かに、仕事に対する感想や報告をまとめることは必要です。

しかし、単なる日記のような文章は好ましくありません。

日報はあくまでも所感を書くもの。感想や報告を踏まえながらも「自分の意見」を組み込むのが一般的です。そのため、仕事に対して何が良くて何が悪いかだけでなく、自身の思考もプラスして書くようにしましょう。

具体的な課題などを書き、それをどのようにして乗り越えたのかなども書けば、成長を実感できる日報となります。

常にメモすること

日報に何を書くべきか見失いがちな人は、常にメモするよう意識しましょう。

その場で思ったことや感じたことをメモしておくことで、日報作成の際に役立ちます。ふとした日常の気づきなど、メモを取る癖をつけることで大きな出来事から小さな出来事までまとめやすくなります。

こまめにメモしておけば、1日何があったか思い出す時間を短縮できるでしょう。業務に関するアイデアなども生まれやすくなるため、メモは常に取るよう習慣化するのがおすすめです。

日報作成の際のNG行動

ここからは、日報作成の際のNG行動をまとめます。

提出が遅れること

日報の提出は所属する組織によって、期限が決められています。

一般的な会社や企業の場合、日報は毎日作成して提出するのが通例です。しかし、人によっては「今日は書くこともないしサボってしまおう」と魔が差すこともあるでしょう。

ビジネスの世界では日報も立派な業務の1つ。提出が遅れるというのは、成果物を提出していないのに等しいです。現に、日報の提出が遅れている場合、人事から仕事が遅いと評価されることもあるでしょう。そのため、日報は忘れずに毎日提出しましょう。

ただし、組織によっては「日報は1週間分をまとめて出す」と決めているところもあるため、所属している組織の決まりに沿うのが理想です。

数日分を溜め込むこと

日報はついまとめて書きたくなるものです。

毎日急激な変化がある仕事は書くことも多々ありますが、毎日ルーティンワークが基本という仕事は書くことも限られます。その結果、数日分を溜め込んでしまう人もいるでしょう。

しかし、複数の日報を期限ギリギリになってからまとめて書くのはおすすめできません。

なぜなら、過去数日分の記憶が曖昧になってしまうだけでなく、1つ1つの日報の内容が混合してしまうためです。そのため、数日分溜め込んでから書くのではなく毎日1日分の日報を書く習慣を身につけましょう。

文章力を後回しにすること

日報は仕事の一種であるため、ビジネス文書のマナーも必要です。

日報も業務の一環として社内で共有するものです。そのため、文章力を後回しにしてしまうと読み手が「何を言いたいのかわからない」という状況になりかねません。

だからこそ、書き手は誰が読んでもわかりやすい文章を心がけなくてはなりません。わかりづらい口調や表現が含まれていると、それだけでマイナスの評価を受けることもあるでしょう。

極力、日報は「わかりやすくシンプルに」が大原則です。

当然ながら、誤字脱字にも気を付けたいです。完璧に誤字脱字を防ぐことは難しいですが、文章をきちんと見返すことである程度は防げます。

指導者への感謝を忘れること

職場には、自分を指導してくれる上司や先輩がいます。

新人の頃は上司や先輩との関係が今後を左右するため、日報を書く際にも指導者への感謝は忘れないようにしましょう。逆に、フィードバックに対して無視したり、アドバイスに対して不機嫌になったりするのはNGです。

日報においても、常に指導してくれる人に対して感謝の心を表しましょう。もちろん、自分が成長して部下や後輩ができた際も感謝を忘れずにいれば、お互いに気持ちの良い日報が書けます。

日報はテンプレート化が効率的

「毎日日報を書くのが大変」という人は、テンプレート化して効率的に書くのがおすすめです。

毎日「何を書こう」と頭を抱えるのではなく、日報に書くべきことをあらかじめ決めてしまうわけです。例えば「今日の目標」「今日の仕事内容」を書くと決めてしまえば、それ自体がテンプレート化できます。

他にも「今日の進捗・成果」を書くのも良いでしょう。より自分の所感を交えて書きたいなら「良かった点・頑張った点」「悪かった点・改善すべき点」を書くのも最適です。

このように日報をテンプレート化してしまえば、毎日の負担となることもありません。

まとめ

日報は例文を一覧で把握しておくことで、格段に書きやすくなります。

一方、毎日手書きで日報を作成するのは手間や面倒なものです。紙の日報となるとオフィスで書く必要があり、時間も場所も必要となってしまいます。そんなときは『業務管理システム 日報くん』が便利です。

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