業務改善できない人の特徴は？管理職にできる対処法を紹介！

世の中には仕事ができる人とできない人がおり、仕事ができる人は常に自分を顧みて業務改善に励んでいます。一方、仕事ができない人は業務改善ができず、成長しないまま企業に居座り続けてしまうことも珍しくありません。

業務改善できない人が組織にいると、周辺の従業員にまで影響を及ぼすこともあります。

この記事では、業務改善できない人の特徴、仕事ができない従業員の改善策、管理職にできる対処法について詳しく紹介します。

業務改善できない人の特徴

まずは、業務改善できない人の特徴について見ていきましょう。

遅刻や欠勤が目立つ

業務改善できない人は、遅刻や欠勤が目立ちます。根本的に仕事に対して不真面目な人は、いくら業務改善しようとしてもなかなかできません。

それどころか、毎日のように遅刻や欠勤するため、社内での評価は下がる一方です。普段から遅刻や欠勤が目立つ従業員の場合、注意してもなかなか直らないということもあるでしょう。

プロ意識が欠けている人ほど業務改善できない傾向にあります。

報連相ができていない

業務改善できない人ほど、報連相ができません。報連相とは「報告・連絡・相談」の略で、社会人にとって欠かせない3つの要素とされています。

仕事をする以上、報告・連絡・相談は必要不可欠です。しかし、業務改善ができない人は報連相をせず、自己判断での行動が多い傾向にあります。

時には自己判断も必要ですが、重要性の高い仕事ほど報連相は重要です。

スケジュールを守らない

スケジュールを守ることは、社会人にとって当たり前のことです。しかし、業務改善できない人はスケジュール管理が甘く、納期までに間に合わないこともあります。

どれほど素晴らしい仕事をしても、納期に間に合わなければ社会人としては評価されません。

限られた期間内で一定のクオリティを保つことは大変ですが、それでもスケジュールに間に合わせるのが本当の意味での仕事ができる人だといえるでしょう。

コミュニケーションが取れない

コミュニケーションはすべての仕事の根幹です。どのような仕事も上司と部下のコミュニケーションで成り立っており、会話がなければ仕事も始まりません。

しかし、最近ではテレワークの普及も追い風となり、職場でのコミュニケーションが最小限という人も珍しくありません。

職場環境によっては会話したくてもできない場合があるものの、自らコミュニケーションを避けがちな人は業務改善できない傾向にあります。

電話やメールのレスポンスが遅い

仕事ができない人ほど、電話やメールのレスポンスが遅いことが多いです。連絡を怠る人は、仕事ができない人と認定される傾向にあります。

日常会話では問題はありませんが、仕事に関する連絡にはすぐに返信するのが社会人の暗黙の了解です。

いくら連絡してもスルーするような人は、親身にアドバイスしてもスルーされてしまう可能性があるかもしれません。

仕事とプライベートを混合してる

仕事とプライベートは本来、切り離して考えるもの。例えば、私生活でショックなことがあったからといって、その感情を職場に持ち込むのは社会人として適切ではありません。

しかし、業務改善ができない人ほど自分自身の感情を優先してしまう傾向にあり、「嫌なことがあった」という理由で仕事を休む人もいます。そういった人は仕事に対する指摘も素直に聞き入れてくれない場合があり、人材育成の段階で苦労することが多いです。

仕事とプライベートは切り離して考えることが、社会人としての成長にもつながります。

無駄にプライドが高い

無駄にプライドが高い人ほど、業務改善できない傾向にあります。

プライドは時にプロ意識へと変わり、それ自体が前向きに仕事に取り組む姿勢につながることも珍しくありません。

しかし、無駄にプライドが高すぎると仕事でミスをしても「私は間違っていない」「僕は正しい」と考えてしまいがちです。

自尊心を持つことは重要なものの、プライドの塊のような人は何をいっても自分自身を信じて疑わなくなってしまうため、柔軟性が大切といえるでしょう。

自己肯定感が低い

自己肯定感が低い人も、業務改善できない傾向にあります。

自己肯定感は「自己を肯定する感覚」のことを指しますが、あまりにも自信がない人は何をいっても否定的に考えてしまいがちです。

本人は謙遜しているのではなく本気で「自分には価値がない」と思ってしまっていることもあるため、アドバイスの仕方によっては傷つけてしまう可能性もあります。

繊細な人ほど助言を「怒られた」と捉える傾向にあるため、育て方が非常に難しいです。管理する側の人も何もいえず、お互いに気を遣ったままということもあります。

向上心がない

向上心がない人も、業務改善できない人といえるでしょう。

仕事をするうえで、「こうしたい」と目標を掲げて突き進んでいくことは大切です。しかし、「とりあえずお金さえもらえればいい」という気持ちで仕事をしている人もいます。

向上心のない人に親身にアドバイスしてもスルーされてしまうことが多いです。結果、いくら助言しても業務改善できないままということも珍しくありません。

病気・障害を抱えている

例外として、うつ病や適応障害、統合失調症や発達障害などの病気や障害を抱えている人も業務改善できない場合があります。

特に精神的な病気や障害を抱えている方の場合、指摘されたことがうまく理解できないこともあるでしょう。

指導する側も言葉を選んで本人に伝えなくてはならず、どちらも気を遣ってしまうような人間関係になってしまいます。

もし本人が病気や障害を抱えている場合は、まず適切な医療機関を受診してもらい、治療に専念してもらうことも考えるべきかもしれません。

仕事ができない従業員の改善策

次に、仕事ができない従業員の改善策について見ていきましょう。

仕事に対する意識を変える

仕事ができない従業員は、まず仕事に対する意識を変えるところから始めましょう。

本来、仕事は自分のためではなく商品・サービスを利用してくれるお客様や一緒に働いている仲間のために行うもの。ただお金のために働く方もいますが、それではモチベーションが続きません。

業務改善できる人になるためには、まず仕事に対する意識を根本的に変えることが重要です。

日報を書いて自分を振り返る

意識的に業務改善に取り組むなら、日報を書いて自分を振り返るのがおすすめです。

日報は日々の日記としてだけでなく、業務に対する所感もまとめるものとなります。場合によっては管理者や監督者からの助言ももらえるため、業務改善に役立つことは間違いありません。

従業員だけでなく管理職も日報に目を通すことで仕事の進捗を把握できる他、社員の業務に対する意気込みなども把握できます。これは、業務改善にとって欠かせない要素といえるでしょう。

優先順位を細かく設定する

業務改善を行う場合、優先順位を細かく設定することも欠かせません。

仕事ができない人ほど各作業の優先順位を決めずに着手する傾向にあるため、結果的に工数が余計に増えてしまいます。逆に仕事ができる人は優先順位を決めて対応するからこそ、工数を最小限に減らして対応できます。

まずは何から着手すべきか常に考える癖を身につけることが必須です。そのうえで必要に応じて報連相を徹底するなど、上司と部下の連携が必要となります。

管理職にできる対処法

最後に、管理職にできる対処法について見ていきましょう。

仕事しやすい環境を整える

業務改善を進める場合、仕事しやすい環境を整えることが最優先課題となります。管理職としてチームを任されたなら、従業員が働きやすい職場を構築しなければなりません。

例えば、適切な仕事量はもちろん本人の適性に合わせて仕事を割り振ることが重要です。他にもパワハラやセクハラのない快適な労働環境を作ること、社員が意見交換しやすく風通しの良い労働環境を作ることなどが求められます。

業務改善は本人の問題だけでなく労働環境が強く関係するため、管理する側が先陣を切って適切な環境を整備することが重要だといえるでしょう。

日報を通して相手を知る

日報の作成を義務付けている企業もありますが、日報を業務改善に役立てているところはそこまで多くありません。

なかには、日報を書かせること自体が目的となっていて、中身はそこまで確認していない場合もあります。

部下が書いた日報を上司が確認しないというのはいただけません。きちんと内容を確認し、部下が今どのような仕事を行っているのかを把握することが重要です。

上司は、働く人たちがどのような思いで働いているのかも知っておくことが必要となります。日報は適切に扱えば業務改善につながるツールだからこそ、しっかりと目を通して役立てましょう。

丁寧に人材を育てる

企業にとって人材は宝。しかし、最近では人手不足と嘆きながら、丁寧に人材を育てられていない組織も少なくありません。

何もわからない状態で「これやっておいて」「あれやっておいて」といわれても、働く人は困惑するだけです。仕事をゼロから教えるつもりで接しない限り、優秀な人材は生まれません。

働く人によって得意・不得意があるため、それを見極めて仕事を割り振りすることも重要です。業務改善は本人に任せるのではなく、管理する側が丁寧に育てていく意識を持つことが欠かせません。

まとめ

業務改善できない人には共通する特徴があります。しかし、本人に業務改善を任せるのではなく、上司が部下をきちんと教育することが重要です。

管理職が従業員を丁寧に育てない限り、優秀な人材は生まれにくくなります。

これから業務改善に本格的に取り組む場合は、まず日報の作成から義務付けてみてはいかがでしょうか。日報は業務改善に役立つものの代表格で、扱い方次第で極めて有用です。

「ビヨンド日報くん」があれば簡単に日報が作成できるため、業務改善の一つとして取り入れてみてはいかがでしょうか。

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