「日報くんを導入したけどイマイチ活かしきれてない」

「結局、日報の提出しか活用できてない」

という悩み、実は多いんです。

しかし、日報くんは日々の日報の提出だけで「工数管理」「予実管理」ができ、使い方を工夫すれば「経営判断」「予実管理」「残業削減」「人員配置」「人事評価」「工数見積もり」など大活躍できるツールなのです！

低価格な日報管理ツールとはいえ、せっかくなら業務効率化に向けてもっと活用したくないですか？今回は日報くんを活用して業務効率化を実現している企業の活用例を、役職・職種別に紹介します！

【日報くん】活用できている拠点とできていない拠点の違い

まずは日報くんを活用できている企業と、活用できていない企業の違いを見てみましょう。

日報くんを活用しきれてない拠点のプロジェクト別稼働集計は、このようなざっくりとしたものになります。

顧客が1社しか登録されておらず、「BPS株式会社」以外の顧客や雑務にかけた時間が分かりません。

一方でしっかり活用できている拠点は、たとえば自社業務内に「事務」や「朝礼」といった業務が詳細に分かれています。

顧客名ごとにある程度細かく業務を分けることで、たとえば「会議に時間を割きすぎていないか」「先月は事務にかかった時間が多いが、効率化できる部分はないか」など、課題を可視化することができます。

こちらは管理画面トップに表示されるプロジェクト別稼働集計のグラフです。

活用しきれてない拠点のグラフは棒の数も少なく、検討材料が少ないためあまり業務効率化に活かせそうに見えませんね。

日報くんを活用している拠点は、プロジェクトごとの工数の比重が一目瞭然です。

たとえばこの図の場合、新規営業の外回りに最も工数を割いていることが一目で分かります。

もし外回りによって得られる利益が他の営業方法とあまり変わらない場合、この拠点において「外回りは効率が悪い」という判断をすることも可能です。

このように、日報くんを活用することで手間や負担をかけずに業務効率化や投資の最適化につなげることができます。

ポイントは、顧客・プロジェクトを細かく設定しておくことです。

設定方法はこちらの記事をご覧ください！

ここからは、役職・職種ごとの活用例を紹介していきますので、ご自身の職場でもぜひ真似してみてくださいね。

チームリーダー

見積もりがより正確になり、メンバーの残業が減った

システムの受託開発を行うA社では、案件の工数を見積もって各クライアントに予算を伝えていました。

しかし、日報くん導入前はその見積もり精度が甘く、予定通りにいかないことも多かったようです。その場合はクライアントとの再調整にPMの工数が割かれることもあれば、当初の予定に合わせるためにメンバー全員が長時間労働になってしまうこともありました。

日報くん導入後は、過去の類似したプロジェクトや顧客の案件の工数が簡単に確認できるため、工数の見積もり精度向上に成功。その結果、ほぼ予定通りにプロジェクトが進むようになり、チームメンバーの残業時間も減らすことに成功しました。

過去プロジェクトの工数やコストが一目で分かるようになった

自動車メーカーのB社は、製造工程がかなり細分化されており、なかでも設計部門のあるチームは派遣や請負の従業員をかかえています。さまざまなプロジェクトが同時に進行しているB社では、その時々で必要な人員も変わるようです。

しかし日報くんを導入してからは、過去の類似する車両プロジェクトの工数やコストをすぐに確認することができるようになりました。そのため、増員が必要そうなプロジェクトの前には予め予算を確保し、早めに外注手続きをすることができています。

雑務に要する時間を可視化し、外注するきっかけになった

ある専門学校では、教師の残業時間の多さが問題視されており、その原因を追究するために「日報くん」を導入しました。

その結果、「その分野に詳しくない教師がやることで、無駄に時間やコストがかかってしまう雑務」が多く見つかり、業務の外注化に踏み切りました。事務作業は事務歴の長いパートタイマーを雇い、学校の宣伝はマーケティング代行会社に外注したことで結果的に全体の成果物の質も向上し、人件費も削減できたそうです。

総務

「生産性が上がった」ことが可視化された

大手メーカーのC社では、生産性向上を掲げて日々業務に励んでいます。しかし、総務部の仕事は「生産性向上」が可視化しづらく、メンバーも居心地の悪さを感じていました。そこで、今まで日報の提出にしか利用していなかった「日報くん」のルールを整備し、定型業務から突発業務まで漏れなく「顧客/プロジェクト」「工程」に登録して、工数管理ツールとしても活用開始。

すると、業務ごとの工数が月ごと・週ごとに確認できるようになり、毎月行う業務の工数が削減できていることが可視化されました。メンバーは従来通り「日報を提出する」だけなので、負担を増やすことなくすんなり導入できたそうです。

工数の集計時間を80%削減できた

建設会社のⒹ社では、以前はExcelで工数管理を行っていました。

入力すべき項目が一目で分かりづらいため、入力漏れやミスが頻発していたようです。また、工数管理用ファイルを管轄する総務部には毎月様々な部署からファイルに関する相談が多く寄せられていました。その結果、毎月工数のための工数（工数入力、入力のためのサポート、集計など）が約10時間以上発生する状況でした。

「日報くん」導入後は、日報提出の際にプルダウンから「顧客/プロジェクト」を選ぶだけで良くなったため、ミスも減少し、毎月の工数集計時間を2時間まで短縮することに成功しました。

もともとExelファイルで工数管理をしていた工務店の導入事例はこちらの記事で紹介しています！

人事・人材開発

より効率的な人材配置が実現した

コンサルティング会社のE社は分業制で、数百人の営業やコンサルタントを抱えています。もともとメッセージアプリで日報を提出していましたが、提出も確認も手間であるため運用が雑になっていました。そんなときに試しに導入したのが、低価格かつシンプルな画面が特徴の日報くんでした。

日報くん導入後は日報の提出率が上がり、日報のために残業をすることもなくなったそうです。
さらに、各従業員の稼働時間や成果、コメントを見比べることで、「コンサル担当のAさんが実は営業向きだったのではないか？」「営業成績が振るわないBさんをデータ分析に回したらどうか？」などの仮説が浮かび、より効率的かつ各従業員の特性を活かした人材配置が実現しました。

日報くんの導入により、営業担当の費用対効果の見直しに成功した企業の事例はこちらの記事で紹介しています。

定量・定性の両面で評価できるようになった

IT系ベンチャー企業のF社は、従業員が増加し業務内容も複雑化していくなかで、納得度の高い人事評価方法を模索していました。

まずは業務内容の可視化をしようと日報くんを導入したところ、プロジェクトの進捗や稼働状況の集計から各従業員の貢献度や作業効率が可視化され、定量的な評価が可能になったそうです。
また従業員が普段どのようなことを考えて業務に励み、成果に向けた努力をしているかが可視化され、本人の口からは出て来づらい定性的な評価も可能になりました。

たとえば営業担当はその日の契約件数や契約金額、マーケティング担当は毎週金曜日に成果を簡単に記入するなど、F社では日報くんを見れば人事評価ができるといっても過言ではないくらいに日報くんを活用しています。

経理・会計

外注先ごとにコストが確認できるようになった

大手メーカーのG社は多くの部署を抱えており、さらに各部署が派遣社員や請負契約の社員を外注しています。もともと週報を取り入れていましたが、リモートワークが一般化して業務状況の把握が急務となり、日報くんを導入しました。

日報くんでは役職ごと・外注先ごとの時間単価が入力できるため、「外注費が多くなりすぎていないか」「外注の費用対効果は高いか」を見直すきっかけになったそうです。他部署の状況も確認できるため、「部署Aの利用しているコンサルティング会社は外注費に対して成果の質が高い」ということを知ることもでき、結果的に全社的なコストパフォーマンスの改善に繋がっています。

年・四半期・月ごとの集計が一瞬でできるようになった

システム受託開発を行っているH社は、会計業務を会計士に委託しています。ある決算のタイミングで、会計士から「期末時点で納品未了のプロジェクトについて、期末までに発生した人件費をプロジェクト別に集計してほしい」と依頼があったようです。

日報くんを利用していた同社は、「プロジェクト別稼働集計」から今年度の稼働有無を一目で確認することができ、未了プロジェクトを簡単に判断できました。また、人件費も期末までの稼働時間を社内平均時給にかければすぐに算出できます。

似たような事例は、日報くんの開発会社であるBPS株式会社の技術ブログでも紹介しております。

経営層

経営判断がスピーディになった

飲食店チェーンのI社は、急成長期に増やしすぎた店舗や商品の見直しをしたいと考えていました。

同社は「顧客」の項目に業態名（ブランド名）、「プロジェクト」の項目に店舗名を設定しており、業態・店舗ごとの社員の稼働時間や、それに伴う人件費を確認できる状態でした。さらに稼働時間とPOSの売上を照らし合わせて投資対効果を確認することもできます。

そういった、日報くんで可視化された数値を元に、投資対効果の低い店舗を縮小・閉店したり、稼働時間が極端に多い店舗の業務フローを見直したりと、スピーディーに経営判断を下すことができるようになったようです。

投資優先度に説得力を持たせられるようになった

現在急成長中のSaaS系企業J社の経営陣は、どの商材に人件費を割くか？どの分野を伸ばしていくか？といった投資優先度にたびたび頭を悩ませていました。代表も、自社はなんとなくBtoC企業に強い気がしていましたが、投資判断に至る根拠が出せずにいたようです。

そこで従業員が普段提出している日報くんを、投資判断にも活用してみることにしました。すると、顧客や商材ごとの稼働量が可視化され、投資対効果が客観的数値として表せるようになりました。代表が感じていたようにBtoC企業向けサービスの投資効率は高く、投資優先度を説得力のある方法で示すとこができたのです。

チームメンバー

担当相も業務効率を意識するようになった

受託開発を行っている株式会社ウイングドアではもともとチャットツールにて日報を提出していましたが、日報の提出だけで工数管理までできる日報くんを導入しました。

プロジェクト単位で収支が確認でき、黒字・赤字のプロジェクトが簡単に確認できるようになりました。また、プロジェクト担当者も予算が簡単に確認できるため、業務効率やコストパフォーマンスを意識して業務に励むようになったそうです。

日報作成のために残業しなくて良くなった

建設会社のK社では、毎日の業務終了後に事務所に戻って日報紙に記録・提出していました。日報紙の作成に要する時間は移動も含めて45分ほどかかっており、従業員からも改善を求める声が多く上がっていたそうです。

日報くんを導入したことで、現場担当者は現場から、事務所の職員は事務所にいたまま日報が提出できるようになり、日報記入のために残業する時間が40分も短縮できました。現場職員からは「空いてる時間に飲みに行けるようになった」「早く帰って家族に喜ばれた」という声をたくさんいただいています。

日報紙は紙の購入や管理にもお金がかかるため、1人あたり44円～利用できる日報くんは、コスト削減にも役立っているそうです。

たっぷり1ヵ月無料トライアル！

日報くんの導入を迷っている方も、日報くんが単なる日報提出ツールになっている方も、今回ご紹介した活用事例を参考に業務効率化にお役立てください。

たっぷり1ヵ月お試しいただける無料トライアルをご用意しておりますので、申し込みお待ちしております！

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