業務管理システム「日報くん」は、「日報にかける時間が大幅に減少した！」と評判の日報システムです！

今回は、ITに自信がない方でも分かる「日報くんの書き方」と、効果的な活用方法について紹介していきます。

【日報くん】日報の書き方

「日報くん」における日報作成方法は、とても簡単。

感覚的に分かりやすい入力画面で、PCに疎い社員が多くても安心です。

日報作成

①　ログイン後、「日報作成」をクリック

②「顧客/プロジェクト」「工程」から、最初の入力項目を選択

※この後の「入力フォームを追加」で他プロジェクトの日報を入力できます。

顧客・プロジェクトの追加方法はこちらの記事で解説しています。

③「かかった時間」を選択

※プルダウン（▼）から選べるデフォルトの時間は15分単位です。

作業内容の記入

筆者はいつも、箇条書きで記入しています。

画像はざっくりですが、例えばこの記事を作成した日は「日報くんコラム：日報くんの書き方」など、振り返ったときに何をしていたか思い出せるくらいの粒度で記入しています。

チーム内で記載方法のルールを作っている企業もあるようです。

入力フォームの追加

「＋入力フォームを追加」をクリックすると、プロジェクト入力項目が追加されます。

下部に「合計作業時間」が表示されるため、実働時間と相違ないか確認しながら記入しましょう。

疑問点・感想の入力

業務上の疑問点や感想を記入します。

ただ、外回りメンバーが多いなどコミュニケーションが取りづらい職場の場合は、こちらの「疑問点」「感想」欄への記入が円滑なコミュニケーションの糸口になるかもしれません。

さらに、実はこの「疑問点」「感想」項目、自由に変更できるのです。

「プライベートでのニュース」「チーム内の懸念事項」など、チームに合わせて利用ルールを定めるのをおすすめします。

提出

①「確認画面へ」をクリック

※業務中に記入し、まだ提出する必要がない場合は「下書き保存」をクリック

②「提出」をクリック

※日報くんで勤怠管理している場合は「提出して退勤する」をクリック

以上で日報の記入は完了です。

これなら日報のための時間を用意する必要もなく、ササッと入力できてしまいますよね！

【日報くん】日報くんの目的別活用法

「日報くん」を利用した日報の記入はかなり簡単なものです。

しかし、そもそも「何のために日報を書くのか」を理解することで、日報をより意義のあるものにすることができます。

チーム視点と個人視点に分けて、日報の目的を解説します。

【チーム】メンバーの業務状況を把握する

チームメンバーが提出した日報を元に、業務状況を把握することが可能です。

そのため、

• 一つの業務に時間がかかりすぎているメンバーの把握
• 業務負荷が少ないメンバーを選定し、新たな業務を依頼する

という使い方ができます。

【チーム】プロジェクトの進捗状況を把握する

日報くんで日報を提出するだけで、プロジェクト単位での進捗状況を把握することもできます。

そのため、スケジュールに対して遅れているプロジェクトを早い段階で把握し、改善することが可能です。

また、完了したプロジェクトに対しての振り返りも簡単にできるため、経営資源の効率的な分配に生かすことができます。

日報くんを工数・進捗管理に活用する具体的な手順はこちらの記事で紹介しています。

【個人】一日を振り返る

日報を記入する最たる理由が「一日の振り返り」ですね。

ただ行ったことを記入するだけでなく、「この業務はもう少し効率化できたかも」などの反省を日報記入と同時に行うことで、業務効率化に繋がります。

【個人】過去業務の所要時間が分かる

過去に行ったものと似た業務を担当することになった場合にも、当時どれくらい時間をかけたのか振り返ることができます。

過去の時間を元に完了目標を立てることができ、より効率的に業務を遂行できます。

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