日報は毎日作成すると決めている会社・企業もありますが、作成した日報の保管期間と管理方法を把握していない人もいるのではないでしょうか。
基本的に日報の保管期間は3年と定められており、管理方法は電子・紙どちらでも構わないとされています。しかし、それでも具体的にどれくらいの期間日報を保管すればいいのかわからないという人もいるはずです。
そこで、この記事では日報の保管期間と管理方法を紹介します。併せて、日報の適切な保存によるメリットや最適な保管・管理のポイント、紙で保存する際の注意点・問題点についても解説します。
日報の保管期間と管理方法
まずは、日報の保管期間と管理方法について見ていきましょう。
日報の保管期間
日報の保管期間は3年と定められています。
これは金融商品取引法25条などに明記されている法律で「業務日報」だけでなく「社内会議の記録」や「軽易な契約関係書類」「参照の必要性のある文書」などは3年間の保存が必要です。
ここで挙げた書類は提出を求められた際にすぐ提出できるよう、適切に保管しておかねばなりません。日報の場合は個人に管理を任せている会社・企業もありますが、社内で明確なルールを設ける必要があります。
作成から保管、管理から破棄まで細かく決めておくことで提出を求められた際も万全です。
日報の管理方法
日報の管理方法は電子によるものと紙によるものがあります。
最近ではデータとしてまとめておけるよう電子で日報を作成している会社・企業も多いです。しかし、未だに紙で日報を作成している組織もあり、昔ながらのやり方で慣れ親しんでいるところも少なくありません。
紙でも保存できなくはないですが、どうしても電子と比べてオフィスのスペースを圧迫してしまいます。不要な書類とまとめて放置することで、倉庫の空きがなくなることもあるでしょう。
そのため、日報は紙よりも電子で作成するのがおすすめです。
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日報の適切な保存によるメリット
ここからは、日報の適切な保存によるメリットについて見ていきましょう。
スキルやノウハウなどの情報資産になる
日報はスキルやノウハウなどの情報資産になるといえるでしょう。
適切に保存しておくことで、日報は社員の所感をまとめた膨大な資料となります。営業の日報であれば日々の商談や契約の内容が把握できますし、事務の日報であれば日々の処理や対応が把握できるわけです。
その情報を車内で共有することで、スキルやノウハウとして活用できます。どこに何があるかわからない状況では有効活用が難しい日報も、適切に保存すれば社員が実戦で集めた実用性のある記録となります。
社員が得た知識や技術を集約するデータベースとしても活用できるため、日報の適切な保存は欠かせません。
改善点や反省点を振り返る機会となる
日報は改善点や反省点を振り返る機会となることもメリットです。
適切に保存しておけば過去に行った業務を簡単に振り返れるため、社員がPDCAサイクルを回して成長しているかの確認もできます。言うなれば日報は「計画・実行・評価・改善」という流れを明確化するものでもあるのです。
日報を作成する際にはその日1日の作業を振り返りながら作成するため、新たな気づきにもつながります。例えば「今日の営業トークは盛り上がらなかったから、明日は時事ネタを取り入れてみよう」など日常のちょっとしたことでも構いません。
可能であれば日報を定期的に見返せるよう、日報は見やすく整えて保存しておくといいでしょう。
顧客に対する対応履歴となる
日報は顧客に対する対応履歴にもなります。
日々の営業や事務はもちろん、商談や契約を獲得した際の記録も残っているため、今後の対応への指針としても活かせるでしょう。顧客ごとに予防や対策を練るのにも役立つからこそ、日報を適切に保存することが大切です。
誰がどの案件に対応したのかという記録としても利用できるため、後々にトラブルが発生した際にも役立つでしょう。
紙で保存する際の注意点・問題点
最後に、紙で保存する際の注意点・問題点について見ていきましょう。
日報は内容が読みづらい
紙で日報を作成する場合、作成する本人の手書きとなります。
手書きの日報は書き手にとって負担となるだけでなく読み手にとっても負担となります。なぜなら、手書きだと作成者によって書体が変わり、独特の癖もあるためです。
フォーマットがない場合は作成する社員ごとに書式にムラが生じるため、1つ1つ確認するだけでも大変です。結果的に作成する本人だけでなく確認する人の負担にもつながり、非効率的な日報となってしまいます。
それゆえ、日報は紙ではなく電子で保存するのがおすすめです。
過去の日報を検索しづらい
紙の日報は適当にファイリングしているだけという会社・企業もあり、過去の日報が必要となった際に検索しづらいという課題があります。
例えば、新入社員に過去の日報を確認してもらおうと思った際、関連する業務の日報がなかなか見つからないという問題も発生します。過去に他の社員が歩んできた歴史があるのに、その歴史が見つからないのであれば日報を書いた意味も半減してしまうでしょう。
紙媒体はどうしても検索に弱いという側面を持っており、いくら大量に保管していたとしても検索ができないことで宝の持ち腐れとなってしまっているパターンが多いです。なかには、ただ保存しているだけで、過去の日報を一度も確認したことがないという組織も少なくないはずです。
電子で保存しておけば、過去の日報も即座に検索できて便利です。
日報の情報把握に手間がかかる
紙の日報は情報の把握に手間がかかるということも注意しなければならない点です。
紙媒体で日報を作成する場合、作成する本人はもちろん確認する上司や先輩にとっても負担となります。手書きでは読みづらい上に、修正をしようにもなかなか対応できません。
それでいて膨大な日報の中から適切な情報だけを抽出することができないため、役立つ情報も埋もれてしまいがちです。結局は日報に書かれている情報を把握できず、ただ保管しているだけという状況になりかねません。
情報の把握という点ではやはり電子化した方が圧倒的に楽なため、紙での日報管理に限界を感じている場合は早急な電子化をおすすめします。
日報の提出が難しい
日報はスマホ・タブレット・パソコンで簡単に作成できれば、作成する本人にとっても提出しやすいものとなります。しかし、手書きの日報の場合は内容を考えるだけで時間がかかりますし、それを文章として落とし込むのも時間がかかります。
その結果、紙の日報は作成者・管理者双方にとって負担となってしまうわけです。
提出する際も電子であればメールでの送信やクラウドへの格納だけで対応できるものの、紙となると直接手渡ししなくてはなりません。これも日報の提出が難しいと言われる理由となっています。
日報の電子化は遠隔で作成して提出することもできるため、在宅勤務の社員などにも応用できて便利です。
適切な日報の保管・管理のポイント
ここからは、適切な日報の保管・管理のポイントについて見ていきましょう。
保管場所を細分化せずに統一する
日報に限らず、社内で書類の保管場所を細分化しすぎているケースも少なくないようです。
書類の保管場所をあまりに細分化すると、逆に管理が大変になってしまいます。管理する場所を細かく分けると、書類の分類だけでも手間・面倒がかかるばかりです。
それゆえ、日報を保管しておく場所はある程度まとめましょう。例えば「営業なら営業」「事務なら事務」のように各分野ごとにカテゴリーを統一して管理するのがおすすめです。
保存期限が過ぎた書類は処分する
会社・企業に関する書類は、それぞれの書類ごとに保存期間が設定されています。逆にいえば、保存期間を過ぎたものは処分してしまっても構わないということです。
前述の通り日報の保管期間は3年と定められているため、作成してから3年経過したものは早めに処分してしまいましょう。
日報作成時に日付を明記しておけば、簡単に3年経過したかどうかがわかります。社員に日報作成を義務付けている場合は日時を記入するようあらかじめ指示し、保管期間をすぎたものから処分すれば問題ありません。
定期的に確認する
日報は定期的に確認することで、適切に整理された状態を維持できます。
いわゆる「日報の棚卸」をすることで、必要な日報と不要な日報を分類できます。定期的に日報の棚卸をしておけば、いざ日報が必要となった際にも簡単に取り出せるでしょう。
特に日報は作成した順にファイリングしている会社・企業が多いですが、ただ保管しているだけであって適切に管理できていない場合も少なくありません。保管期間が過ぎたものがないか確認するためにも、定期的に棚卸を行いましょう。
なお、保管期間が終了した後も保存しておきたいという場合は、電子化を検討するのがおすすめです。
3年経過後もすべて日報を管理するとなると大変です。電子化すれば、すべてスマホ・タブレット・パソコンから管理できるようになるため、手間も面倒もかかりません。
電子化を導入する
近年、日報を電子化できるアプリ・ソフトが提供されています。むしろ、昨今は日報も含め組織の書類を電子で管理するのが一般的です。
紙で管理するのも悪くはないのですが、非効率であるだけでなく人為的なミスも招きやすくなります。何より紙は膨大な量となるため、保存しておくだけでもスペースを取ってしまうわけです。
それゆえ、紙の書類は電子化して保存しましょう。
電子化すれば手書きから脱却できるだけでなく、作成から破棄まで一括で管理でき、日々の共有も簡単です。クラウドに保存しておけば、地震や火災などの災害に見舞われた際にも残しておけるだけでなく、遠隔からでも確認できます。
ペーパーレス化が進めば時間や場所を奪われることなく、予算の削減にもつながるでしょう。
まとめ
日報の保管期間は3年、管理方法は紙・電子があります。
しかし、紙で保存するのは手間も面倒もかかるため、最近では電子に移行する会社・企業も増えています。その一方、どのようにして日報管理を進めれば良いのか戸惑う場合もあるはずです。
その場合は日報作成のサポートサービス『業務管理システム 日報くん』が便利です。この『業務管理システム 日報くん』があれば日報も簡単に作成・管理できます。
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