【無料】すぐ使える日報フォーマット８選！製造業・建設業など業界別・目的別

業務日報・営業日報・作業日報などの日報は、従業員それぞれの目標管理やコミュニケーションの活性化などさまざまな目的に効果的な書類。

しかし製造業・建設業などの業界や目的によって記載項目が異なるため、一からテンプレートを作成すると手間がかかってしまいます。

そこで本記事では、無料でダウンロードできる日報テンプレート８選をご紹介。

それぞれエクセル・ワード・コピペなどの形式でご利用いただけます。

• 日報を導入したいが、面倒なのでフォーマットを利用したい
• 目的・業界に応じて適切なテンプレートを使いたい
• 日報を作成・運用するときのポイントが知りたい

という方はぜひ最後までご覧ください。

【目的別】無料で使える日報フォーマット８選（エクセル・ワード・コピペ）

ここでは、無料でダウンロードして使用できる日報フォーマット・テンプレートをご紹介。

基本のものから建設業や製造業など特定の業界、新入社員や営業マン向けなどさまざまなものをご用意しています。

エクセル・ワードなどダウンロードできるファイル形式や、コピーペーストできる文字など複数のフォーマットがありますので、それぞれ用途に合わせて選んでみてください。

【基本】業務日報テンプレート｜事務職やエンジニアにも

こちらは、あらゆる業種・目的で広くご利用いただけるテンプレートです。記載項目としてはシンプルに「目標」「業務内容」「課題と改善案」「コメント・所感」の４つ。

基本的な項目のみのフォーマットとなっていますので、こちらをベースに目的にあわせて項目を追加していくのもオススメです。

【ワード形式】基本 業務日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】基本 業務日報テンプレートをダウンロードする

チャットツールなどで報告を行う場合は、以下をコピー・ペーストしてご使用ください。

【時系列別】業務日報テンプレート｜テレワークにも

「いつ何をしたのか」を正確に把握したいなら、時系列別に記載できるこちらのテンプレートがおすすめです。

ただ、管理する側・記載する側の手間が増えてしまう点には十分注意しましょう。

【ワード形式】時系列別　業務日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】時系列別　業務日報テンプレートをダウンロードする

【新人研修向け】業務日報テンプレート

こちらは新入社員の方向けに、研修などで日報を書いて貰う場合に特化させたテンプレート。

業務改善・達成度の把握というよりは新入社員の振り返り学習に重きをおいたフォーマットとなっています。

【ワード形式】新人研修向け　業務日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】新人研修向け　業務日報テンプレートをダウンロードする

【営業マン向け】営業日報テンプレート

こちらは営業マン向けの日報テンプレート。

目標とスケジュール、行動を詳細に記載することが可能です。それぞれの項目で把握したうえで上長がフィードバックを記載できる欄も追加し、営業マンの方が効率的にPDCAサイクルを回していくことが目的のフォーマットとなります。

【ワード形式】営業マン向け 営業日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】営業マン向け 営業日報テンプレートをダウンロードする

【建設業向け】作業日報テンプレート

こちらは建設業の方向けの作業日報テンプレート。

ヒヤリハットの把握や建設業特有の「人工計算」を目的として、工事名や現場名、気温や作業時間・休憩時間などを項目として追加しています。

【ワード形式】建設業向け　作業日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】建設業向け　作業日報テンプレートをダウンロードする

【製造業・工場】作業日報テンプレート

こちらは製造業に特化した日報テンプレート。

製造番号や製品名、作業数や不良数・不良内容といった製造業特有の項目を追加しています。

【ワード形式】製造業・工場向け　作業日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】製造業・工場向け　作業日報テンプレートをダウンロードする

【エンジニア・開発者】業務日報テンプレート

こちらはエンジニア・開発者の方向けの日報フォーマット。

プロジェクトごとに作業項目や作業時間を記載し、工数の把握に活かすことが主な目的となっています。

【ワード形式】エンジニア・開発者向け　業務日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】エンジニア・開発者向け　業務日報テンプレートをダウンロードする

【飲食店向け】店舗日報テンプレート

こちらは飲食店での使用に特化した日報フォーマット。

天気・気温による客数と売上に対する影響を分析できるように、天気や気温、時間帯ごとの売上・粗利と客数を記入できるようにしています。

【ワード形式】飲食店向け　業務日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】飲食店向け　業務日報テンプレートをダウンロードする

日報とは｜メリットや週報・月報との違い

日報とは、仕事における業務内容や目標に対する進捗を同僚や上司に報告する文書。

目的は複数ありますが、日々の業務内容を記録し、課題や問題点、達成事項などを明確にすることで、業務の効率化や改善につなげることができるのが特徴です。

日報のメリット｜業務改善・経営改善など

日報を書くことには、以下のようなメリットがあります。

• 計画に対する進捗を上司や同僚に共有することで、チームでの連携がスムーズになる
• 業務内容を振り返ることで、問題点や改善点を見つけ出し、業務の見直しや改善を行える
• 日々の学びや気づきを可視化することで、自己の成長や学習を強化できる
• 個人の知見を組織に蓄積させることで、ノウハウの共有や引継ぎがスムーズになる

例えば、営業担当者が日報で顧客との商談内容を詳細に記録しておくと、次の商談での話題や提案内容を考える際に参照できるように。

また、問題が発生した際にも、日報を参照することで原因の特定や対策の立案がしやすくなります。

日報の種類４つ

日報には、主に以下の4種類があります。

種類	目的
業務日報	業務内容や進捗状況を報告し、課題や問題点を明確にする
研修日報	主に新入社員が研修の受講内容を上長に報告し、振り返り学習を強化する
営業日報	営業活動の内容や成果を報告し、営業戦略の改善や顧客管理に役立てる
店舗営業日報	店舗の売上や来客数、在庫状況などを報告し、店舗運営の改善に役立てる

それぞれの日報は、業務内容や目的に応じて記載内容や報告先が異なります。

例えば、営業日報では商談の内容や結果、顧客の反応などを詳細に記録し、営業部門の上長や同僚に報告。上長が営業マンのパフォーマンスや課題を把握することで、営業活動が効率的に行えるように管理するのが目的です。

一方、店舗営業日報では、売上金額や来客数、在庫状況などを中心に記録し、店長や本部の担当者に報告。土地や天気など売上に影響を及ぼすさまざまな変数を把握し、全体の戦略や店舗ごとの方針の決定に役立てるのが目的に。

日報の種類ごとにそれぞれ目的が異なるため、記載項目も異なります。

本記事でご紹介したフォーマットを利用する際には、まず日報の目的を明らかにしたうえで適切なものを選びましょう。

週報や月報との違い｜時間軸と報告相手が異なる

・日報は短期的な目線で内容の報告も詳細。報告相手は同僚な上司など。

・週報はもう少し中期的な目線。１日の活動内容は概要。

・月報は長期的な目線。報告相手には同期・上司に限らず軽エンジンも加わる。

日報、週報、月報はそれぞれどう違うのでしょうか？

結論、「報告の時間軸」と「内容の詳細度」、「報告相手」が異なります。

日報は、日々の業務内容を詳細に報告するもので、短期的な視点で書かれるのが特徴。報告相手は主に直属の上司や同僚で、業務の進捗状況や問題点、達成事項などを具体的に伝えます。

週報は、1週間の業務内容をまとめて報告するもので、日報よりも中期的な視点に。日々の活動内容は概要を記載し、週単位での進捗状況や課題、計画などを中心に報告します。報告相手は日報と同様に、直属の上司や同僚が中心です。

月報は、1ヶ月の業務内容を総括して報告するもので、長期的な視点で書かれます。月単位での目標の達成状況や課題、今後の計画などを報告します。報告相手は、直属の上司だけでなく、部門長や経営層など、より広い範囲に及ぶことがあります。

このように、日報、週報、月報は、時間軸と報告内容の詳細度、報告相手が異なります。それぞれの報告書を適切に使い分けていきましょう。

日報フォーマットを作成・運用するときのポイント

日報のフォーマットを作成・運用する際には、以下の点に気をつけましょう。

• 日報の目的を明確にする
• 基本項目に加え、目的に応じて項目を追加する
• 投稿・記入のルールを設定する
• フィードバックを行う
• 日報アプリ・ツールで管理を効率化する

日報の目的を明確にする

日報を作成する前に、そもそも何のために日報を書くのかを明確にしましょう。日報の目的によって、設定すべき項目や投稿のルール、フィードバックする際のポイントが変わってきます。

例えば、業務の進捗管理を主な目的とする場合は、業務内容や達成率、課題などの項目が中心に。一方、社員の成長や教育を目的とする場合は、学びや気づき、今後の活かし方などの項目が重要になります。

項目やルールは、あくまで日報の目的を達成するするためのもの。目的なしに日報を運用すると形骸化してしまいかねないため、導入する際はまず目的を明らかにしておきましょう。

基本項目に加え目的に応じて項目を足す

目的が明確になったら、その目的を達成するために必要な項目がなにか洗い出し、以下のような基本項目に付け加えるものがあればフォーマットに追加しましょう。

項目	内容
目標	その日の業務の目標や計画
業務内容	実際に行った業務の詳細
成果・達成率	目標に対する達成度合い
良かった点	業務を進める上で上手くいった点
努力した点	業務を進める上で工夫したり、頑張った点
所感	業務を通じての感想や気づき
明日の目標	翌日の業務の目標や計画

これらの基本項目に加え、日報の目的に応じて柔軟に項目を追加しましょう。例えば、研修中の新人向け日報では、学習の定着を目的として「学んだこと・今後どう活かすか」などの項目を加えることができます。

投稿・記入のルールを設定する

日報の目的に応じて、投稿・記入のルールを設定しましょう。

判断を素早く行うために情報をタイムリーに必要とする場合は、「業務終了時に投稿する」と投稿期限を当日中を設けることが考えられます。

一方、社員の成長や教育を目的とする場合は、振り返りの時間も追加で確保するなども選択肢に。

少なくとも以下のようにWhen・Where・Whoの観点でルールを決めておくと、第三者が見ても正確に内容を把握できるようになります。

• When（いつ投稿するか）：業務終了時
• Where（どこに投稿するか）：日報システム上に投稿
• Who（誰に共有するか）：上長・チームメンバーに共有

フィードバックを行う

日報について、上長が定期的にフィードバックを行うのも有効です。

日報に対してフィードバックを行うことで、モチベーションの向上やコミュニケーションの促進、経験学習の強化などさまざまなメリットがあります。

効率的に振り返るためにはまずは目標を設定し、そのうえで振り返りを行うようにしましょう。

日報アプリ・ツールで管理を効率化する

日報の作成・管理には時間がかかるため、アプリやツールを導入して効率化を図るのもおすすめ。

日報管理ツールを使うことで、以下のようなメリットがあります。

• 管理の時間を削減できる
• データを蓄積でき、業務・経営の改善につながる
• 外出先でも記入・閲覧しやすい
• 社内のコミュニケーションを促進できる

例えば、スマートフォンやタブレットから日報の入力・閲覧ができるツールを導入すれば、出張先や外回り中でもリアルタイムに日報を共有できます。また、日報のデータを蓄積・分析することで、業務の効率化や問題点の発見、改善策の立案などに役立てることができるでしょう。

日報ツールを活用！利用するメリット

日報ツールとは、日報を作成・管理・分析するための専用ツールです。日報ツールを使うメリットは以下の通りです。

日報の検索・分析が簡単

日報ツールでは、日報に含まれるキーワードや日付などの条件で日報を簡単に検索することができます。

また、日報に入力された定量情報をグラフや表で視覚的に表示することも可能です。

そのため、日報から得た情報を営業戦略に活用したり、個人やチームの業務状況を把握しやすくなります。

日報入力のしやすさを追求した設計

日報ツールは、日報作成に特化した設計になっており、入力が簡単です。

例えば、テンプレートやプルダウンメニューにより、必要な項目を簡単に入力することができます。

また、スマートフォンやWebブラウザからアクセスできるため、時間や場所を問わず日報の作成・提出が可能です。

営業担当の日報ツールとして導入し、業務内容の透明化と最適な人員配置に成功した企業の事例はこちら。

初めての日報ツールなら「日報くん」

初めて日報ツールを導入する職場であれば、業界最安価格で導入できる「日報くん」がおすすめです。

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日報フォーマットを活用して業務改善を行おう

日報は、業務内容や目標に対する進捗を報告し、課題や問題点を明確にすることで、業務の効率化や改善につなげるための重要なツール。

日報を効果的に活用するためには「目的を明確にしたうえで適切なフォーマットを選ぶ」「必要に応じて項目を追加する」などテンプレートを適宜カスタマイズする必要があります。

本記事で紹介したフォーマットを使用して、ぜひ最大限日報を活用してみてください。