せっかく日報を書いても上司や先輩から一向に返信がないというのは、寂しいものですよね。日報への返信がないと「そもそも書く意味がないのでは」と感じることもあるのではないでしょうか。
しかし、日報の“返信なし”が起こる背景にはいくつかの原因があります。
この記事では、日報の“返信なし”が起こる原因を解説するとともに、コメントによる返信の返信は必要なのかを紹介します。返信なしに対する部下・後輩の感情、返信しない上司・先輩への対処法もまとめるのでぜひ参考にしてみてください。
日報の“返信なし”が起こる原因
まずは、日報の“返信なし”が起こる原因について見ていきましょう。
自分の仕事で忙しいから
会社や企業に就職した人のなかには、毎日のように日報の作成を求められる人もいます。しかし、一生懸命作成したにもかかわらず、日報への返信が一向に来ず、もやもやする人もいるはずです。
その原因のほとんどは、自分の仕事で忙しいことにあります。上司や先輩も自分自身の仕事を捌くので精一杯だからこそ、部下や後輩が作成した日報に目を通すことができていないわけです。
当然、日報の確認も仕事の一環なのですが、他にやるべきことがある場合はどうしても優先順位が低くなりがちです。日報の確認は他のタスクと比べても優先順位が高いものではないため、人によっては「後回しでいいか」がずっと続いてしまっています。
その結果、確認まで手が回らない上司・先輩が生まれてしまうようです。
助言の仕方がわからないから
日報を確認する上司や先輩によっては、助言の仕方がわからないことを理由に日報に返信しない人もいます。
現代は言葉選び1つで、パワハラやセクハラになってしまう時代です。そのため、上司や先輩もどのような言葉をかけるのが適切なのかわからなくなっているのが現状といえるでしょう。
ちょっとしたコミュニケーションのつもりで雑談を盛り込んだとしても、部下や後輩にとっては不快な内容として捉えられてしまうこともあります。それゆえ、そもそもどのような返信をすべきなのかがわからず、上司自身・先輩自身も手探りの状態だったりするわけです。
結果として、適切な助言の仕方が見つからず“返信なし”という方法を選んでいるのでしょう。
自分もそう育てられたから
上司や先輩もかつては日報を確認する側ではなく、作成する側だったといえます。しかし、その上司や先輩も、当時の上司や先輩から一切返信をもらわないまま日報を作成していたというケースが往々にしてあります。
自分自身がそう育てられたからこそ、自らが上司・先輩になっても同じように“返信なし”で済ませているわけです。
確かに、組織で“返信なし”が常習化している場合「返信しなくていい」という風潮が蔓延しているといえます。その状況に甘えて、返信をせずにただただ放置する上司や先輩がいるわけです。
そもそも返信する気がないから
日報を確認する人によっては、そもそも最初から返信する気がないというパターンもあります。日報はただの報告書のような立ち位置として認識しており、返信することに対して意味を見出していない人がいるのも事実です。
日報は目的を理解して作成すれば、組織の情報共有に活用できるだけでなく、本人の成長記録としても利用できます。しかし、組織が単に形式だけで日報を作成させている場合、作成する側も確認する側も日報の重要性を理解していない場合があります。
日報は業務報告以外にも無数の役割を持っているため、まずは組織がきちんと日報の重要性を社員に理解させるところから始めなくてはなりません。
日報のコメントによる返信の返信は必要？
では、上司・先輩からの返信に対して自分自身の返信は必要なのでしょうか？
上司や先輩によっては毎日の日報にきちんとコメントしてくれる人もいます。コメントの内容によっては作業に活かせるものもあり、フィードバックとしての役割を担っている場合もあります。
しかし、そこで気になるのが「返信すべきかどうか」ですよね。
日報に対してきちんとコメントをしてくれた上司や先輩に対して、返信すべきかどうかは意外と迷うものです。ただ、その場合は「どちらでもいい」というのが結論となります。
返信に対して自分自身が返信すると、それを確認した上司・先輩がまた返信しなければならない状況が続きます。そうなると両者にとって負担が増えるだけでなく、他の業務も圧迫しかねません。
そのため、日報の返信に対する返信は必要に応じて行うようにしましょう。無理に返信する必要はありませんが、お礼など直接伝えたい場合は口頭で伝えるのがおすすめです。
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日報の“返信なし”に対する部下・後輩の感情
ここからは、日報の“返信なし”に対する部下・後輩の感情について見ていきましょう。
レスポンスがないと書く意味が見出せない
部下・後輩の立場から見ると、レスポンスがまったくないというのは日報を書く意味が見出せないという事態につながります。
なぜなら、書いても書いても上司・先輩が確認してくれることがないため、そもそも何のために書いているのかわからなくなるからです。定期的にアドバイスがもらえるなら日報を書く意味もあるのですが、何もリアクションがなければ「これって意味があるのかな」と思ってしまって当然です。
日報は単に業務報告という位置付けで作成させている会社・企業もありますが、本来は部下や後輩の進捗を確認し、上司や先輩が的確に指示をするためのツールといえます。ゆえに、何も返信がないと日報を書く意味そのものを見失ってしまうわけです。
部下・後輩のなかには「そこまで凝った内容でなくてもいいから、せめて何かしらの反応が欲しい」と願っている人もいます。
コミュニケーションが十分に取れない
部下や後輩は常に上司や先輩と行動をともにしているわけではなく、コミュニケーションできる機会も限られます。本来、日報はコミュニケーションを取るためのツールとしても役立つものですが、返信がなければコミュニケーションの取りようがないわけです。
その日1日達成した仕事に対して「頑張ったな」と一言添えられるだけで、部下や後輩のモチベーションはアップするものです。しかし、逆に何もコメントがなければ「自分の仕事は役に立ったのだろうか」と迷いを生じさせる原因にもなるでしょう。
日報のコメントはちょっとしたものではあるものの、日々のコミュニケーションを生むツールでもあります。
コメントは一言でもいいから欲しい
上司や先輩からすると「日報のコメントに何を書けばいいのか」という思いもあるはずです。しかし、部下や後輩はそこまで凝った内容を求めているわけではありません。
むしろ、コメントは一言でもいいから欲しいと思っている人が多いです。何も返信がなければ「何が正解で何が不正解なのか」が見えず、日報を書くモチベーションすら失いかねません。
その一方、きちんとコメントが入っていれば「確認してもらえている」という安心感にもつながります。何も返信せずとも日報は成り立ちますが、できれば意識的にコメントを添えてあげるのが礼儀といえるでしょう。
日報に返信しない上司・先輩への対処法
ここからは、日報に返信しない上司・先輩への対処法について見ていきましょう。
日報への返信を組織で義務付ける
日報に上司や先輩が返信しない場合、日報への返信を組織で義務付けるのが最適です。
会社側や企業側で「部下・後輩の日報に対しては上司・先輩がきちんと返信すること」と決めてしまえば、“返信なし”という状況は防げます。日報に対するマナーやルールが定まっていないために「返信しなくていいや」という思いが生まれがちなため、決まりとして定めてしまうのが効果的です。
ただし、義務感で無理に対応させても効果的な返信にはつながらないため、上司・先輩・部下・後輩含め「日報の意義」をしっかりと認識してもらうことが必要となります。
- 業務の報告
- 進捗の確認
- 仕事の課題の発見
- 改善点や反省点の発見
- コミュニケーションの促進
- ステップアップのきっかけ
- マイルストーンの振り返り
ざっと挙げるだけでも、日報にはこれだけの目的があります。
単に業務の報告だけと思っている人もいますが、進捗の確認や仕事の課題の発見にもつながります。それだけでなく、改善点や反省点の発見にもつながるわけです。
さらにはコミュニケーションの促進、ステップアップのきっかけ、マイルストーンの振り返りにもなります。日報は単なる日記のような位置付けで作成している人もいますが、本来は今後の作業に活かすためのツールなのです。
返信したくなる日報を作成する
日報は日記のように「今日は○○がありました」「○○だと思いました」のように書くだけでは、あまり日報としての効果が期待できません。そもそも日報は感想文ではなく、その日1日に対応した業務に対する所感をまとめるものです。
- 例文：今日はA社との商談を行い、契約を1件獲得しました。しかし、B社からは「魅力が感じられない」との理由で断られてしまったため、今後はより明確な利点を伝えられるよう改善していきたいです。
このように日報は、その日1日にあった出来事だけでなく自分の所感をまとめるのが基本です。そうすることで上司・先輩もより具体的な場面が想像でき、返信しやすくなります。
まずは単なる感想文にならないよう、日報には所感をまとめるという意識を常に持ちましょう。
普段から挨拶や会話で信頼関係を構築しておく
日報で返信してもらうためには、普段から挨拶や会話を重視することも欠かせません。
例えば、普段から会話や挨拶で信頼関係を構築しておくなど、日頃のコミュニケーションが重要です。そうすることで気軽にコメント＆返信しやすくなるのではないでしょうか。
結局のところ、日報に限らず人間関係そのものは日々の挨拶や会話で成り立っています。上司や先輩も1人の人間だからこそ、自分自身で交流の機会を持てるよう歩み寄ることも大切です。
まとめ
日報は返信がないことも往々にしてあります。上司や先輩も暇ではなく常に仕事に追われているからこそ、部下や後輩の日報にすべて返信するのは骨が折れるわけです。
しかし、日報を効率化できれば“返信なし”という問題はスムーズに解消できるでしょう。
例えば、日報作成のサポートサービス『業務管理システム 日報くん』を導入すれば日々の日報作成が効率化できます。
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