業務改善の効果測定とは？指標や改善の効果を評価するタイミング

業務改善に取り組んだものの、実際に効果が出たのか測定できていないと悩んでいる企業は多いでしょう。

組織として成果を出すためには、適切な効果測定が重要です。

業務改善を期待して導入したシステムやツールがどのような効果を発揮したのかを把握しなければ、本当の意味での業務改善にはつながりません。

この記事では、業務改善の効果測定とは何か、効果測定の指標、改善効果を評価するタイミングについて詳しく紹介します。

業務改善の効果測定とは？

まずは、業務改善の効果測定とは何かについて見ていきましょう。

業務改善とは

業務改善とは、生産性の向上や競争力の強化を目的として現在の業務を見直すことです。

例えば、業務改善の例としては「業務連絡を電話やメールからチャットに変更する」「進捗確認を手書き日報から電子日報に変更する」などが挙げられます。

他にもデータベースの構築、プロセスの最適化、フローチャートの作成、マニュアルの共有など、業務改善には多種多様なアプローチがあります。人材育成の工夫や労働環境の整備も立派な業務改善です。

また、不要な業務や無駄な業務を廃止するのも業務改善の一つといえるでしょう。

効果測定とは

効果測定とは、実施した業務改善の効果が適切に発揮されているか検討することを指します。

新たな施策として取り入れた方法が最適な効果を発揮しているのかを、具体的な指標を使用して測定するのが効果測定の基本です。

主に、効果測定には定量的効果と定性的効果という指標があり、両者の視点を持つことでより業務改善の効果が確認しやすくなります。

定量的効果は客観的な数値に基づいて成果を測定するもので、定性的効果は主観的な要素に基づいて成果を測定するものです。

どちらも業務改善を行ううえで欠かせない指標であり、定量的効果・定性的効果の両面から業務改善に取り組む必要があります。

新たな取り組みの効果を測定したい場合は、ここで挙げた2つの指標を駆使しつつ客観的かつ主観的な業務改善を試してみましょう。

業務改善を効果測定する必要性

業務改善は「ただ取り組んで終わり」では意味がありません。新たな取り組みが本当に効果を発揮したのか測定して、初めて業務改善が成功したのか失敗したのかがわかります。

組織で業務を遂行する場合、上層部が下層部に対して「こうした方がいい」と改善案を提案することもあるでしょう。しかし、単に上のいうことを下が聞いてそのまま取り入れるだけでは、本当に業務改善につながったのかが見えてきません。

適切な効果測定を取り入れることで本当に業務改善を進めた価値があったのかが明確になるため、企業にとって業務改善の効果測定は必須といえます。

業務改善を効果測定する際の指標

次に、業務改善を効果測定する際の指標について見ていきましょう。

定量的効果の評価基準

定量的効果を測定するには、評価基準となる項目を知っておくことが必要です。定量的効果の評価基準には、以下のようなものがあります。

• サービスの向上
• 生産性の向上
• 競争力の向上
• 品質の向上
• コストの削減
• 収益の利益率
• 納期の遵守率
• 労働の効率

例えばサービスや生産性、競争力や品質の向上ができているかを見ることで、業務改善につながっているかが見えてきます。

企業にとってサービス・生産性・競争力・品質の向上は業務改善の基礎ともいえるものだからこそ、業務改善の効果測定では必ず見ておきたい指標です。

他にもコストの削減や収益の利益率、納期の遵守率や労働の効率などの観点から効果測定を行うことも重要です。

事業を続けていく過程でコストの削減・収益の利益率・納期の順守率・労働の効率は欠かせない指標となります。

定性的効果の評価基準

定性的効果を測定するにも、評価基準となる項目を知っておくことが必要です。定性的効果の評価基準には、以下のようなものがあります。

• 従業員の満足度
• 顧客の満足度
• 組織の改善度
• アイディアの創出
• ブランドの価値

例えば従業員や顧客の満足度を見ることで、業務改善を行った効果があったかどうかが見えてきます。企業にとって従業員・顧客の満足度は組織として存続していくために欠かせないものだからこそ、業務改善の効果測定では必ず見ておきたい指標です。

他にも組織の改善度やアイディアの創出、ブランドの価値などの観点から効果測定を行うことも重要です。事業を続けていく過程で、組織の改善度・アイディアの創出・ブランドの価値は基礎ともいえる指標となります。

業務改善にはどちらの指標も必要

業務改善を行う際は、客観的な視点だけでなく主観的な視点も取り入れなければなりません。

なぜなら、客観的な視点だけだと顧客の要望にしか応えられないため、従業員の扱いが蔑ろになる可能性があるからです。逆に主観的な視点だけだと従業員の要望ばかり取り入れてしまうため、顧客の扱いが蔑ろになる可能性があります。

ここで挙げた定量的効果と定性的効果は一見すると似たものですが、別物という観点から効果測定に活用するのがベストです。

一方が欠けると業務改善の効果測定は最大限の効果を発揮できないため、両方の視点で見ることを常に意識することを推奨します。

業務改善の効果を評価するタイミング

最後に、業務改善の効果を評価するタイミングについて見ていきましょう。

業務改善を実施する前

業務改善の効果測定を適切に行うためには、業務改善を実施する前のタイミングで効果測定を行っておくことが重要です。

業務改善を実施する前のタイミングで効果測定しておくことで、本当に業務改善する必要があるのかどうかを考慮する判断材料となります。

業務改善は、不要な作業や無駄な作業がある場合に行うのが一般的です。業務改善自体が負担となってしまっては本末転倒なため、問題がある部分を是正していくようにしましょう。

改善効果を評価するためには比較対象が必要となるため、必ず業務改善を実施する前の段階で行っておいてください。

業務改善している途中

業務改善はトライ＆エラーが原則です。必ずしも既存の方法から新規の方法に切り替えることで効果が出るわけではなく、時間をかけて行った業務改善が水泡に帰すこともあります。

そのため、改善効果は業務改善している最中にも適宜行いましょう。

業務改善の途中に効果測定を取り入れることで、実施した施策の効果を段階的に評価できます。すべての施策が終わってから評価するのでは「どの施策が成功してどの施策が失敗したのか」が見えてこないため、部分的に評価するのが賢明です。

業務改善は点だけで評価するのではなく線にして評価することが大切と覚えておくと、より効果的な効果測定ができるでしょう。

業務改善を実施した後

効果測定が本来の力を発揮するのは、業務改善を実施した後です。

新しく取り入れたシステムやツールがどのように効果を発揮したのかは、導入してからある程度の時間が経たないとわかりません。

新システムや新ツールの導入直後に「効果はあったのか」と評価しても、実際に効果を実感するのは数週間後から数ヶ月後が一般的となります。

そのため、改善効果を評価するなら業務改善を実施した後がベストです。

ただし、状況に応じて柔軟に施策を変えていくことも求められるため、すべての施策が完了してから評価するのはもちろん、段階的に評価することも忘れないようにしましょう。

最終的に業務改善の効果が見られた場合はその施策を継続し、効果が見られない場合は新たな方法を試してみてください。そうすることで、より効果的に業務改善を進めていけるでしょう。

まとめ

業務改善を効率よく進めるためには、効果測定を行わなければなりません。

いきなり大規模な業務改善を進めるのは難しいと考えている方は、まずは日報を作成し、「見える化」を徹底するところから始めてみてはいかがでしょうか。

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