日報は、その日の業務内容や成果を上司やチームリーダーに報告するための書類であり、業務の進捗状況の確認や業務改善に活かすための重要な書類です。新入社員研修の一環として、新人に日報作成を命じている企業も多いでしょう。
しかし、中には、日報を書く必要性や日報の書き方について、まだしっかりと理解できていない新人もいます。そのため「新人の日報の内容が薄く、書かせている意味を感じられない」「日報を面倒なものと感じているようで、内容が適当になってしまっている」というケースも少なくないようです。
日報は、業務内容を報告するだけでなく、新人が自分の仕事を振り返り、成長につなげるための大切なツールです。そこでこの記事では、新入社員が日報を書く意味や目的、基本の日報の書き方、新入社員が日報を書くときのコツなどについて詳しく解説します。
新入社員研修担当者の方や日報の書き方がわからず悩んでいる新入社員の人はぜひ記事をチェックしてみてください。
新人が日報を書く目的や重要性
「目的を理解して書く日報」と「目的を理解しないまま書いた日報」では、その内容や質は大きく変わります。業務や成長に活かせる日報にするためにも、まずは新人が日報を書く意味や目的について理解しておきましょう。
ここでは、新人視点と上司視点に分けて目的や重要性を解説します。
新人視点の目的・重要性
まずは、新人視点の目的や重要性を見ていきましょう。
振り返りの習慣をつけるため
日報では、その日の業務内容や反省点などを記入します。
日報をつけることで、新入社員はその日1日の自分の仕事を振り返り、自分はどのような仕事をしてきたか、どんな学びがあったか、できたことやできなかったことを可視化できます。
毎日日報を書くことで振り返りの習慣が自然と身につき、ビジネスパーソンとしての土台の構築や、成長速度の加速につなげることができるでしょう。
成果や進捗状況を上司に伝えるため
日報には、業務内容だけでなくその日の成果や達成率なども記載します。
件数や割合など具体的な件数で成果を伝えることで、普段の働きぶりからはわからない部分も上司が正しく評価できるようになります。
課題を見つけ出し改善や成長につなげるため
入社したばかりの新入社員の頃は覚えることが多く、それだけで手一杯になってしまいがちです。何が悪かったのかを把握していないと、同じ失敗を繰り返してしまいかねません。
日報で今日自分がやってきた仕事を振り返り「できなかったことや失敗したこと」「なぜ失敗につながったのか」を振り返ることで、改善や成長につなげられます。
上司視点の目的・重要性
続いては、上司視点から見た、新人に日報を書かせる目的を見ていきましょう。
業務の進捗状況を把握するため
日報は、業務の進捗状況を把握し、新入社員を教育するうえで非常に重要なものです。
日報を確認すれば「業務内容に対する理解度」「モチベーション低下は見られないか」「悩んでいることはないか」など、さまざまな点をチェックできます。
また、チームでのプロジェクトであれば進捗状況を把握することで、戦略の見直しやスケジュール調整など、状況に合った対策を練れます。追いついていない部分があれば誰かがサポートに入ったり、余裕があるメンバーがいればそちらに仕事を振り分けたりなど、細かな調整も可能です。
適切なフィードバックを行い成長を促すため
日報は、新入社員の成長を促すうえでも重要な役割を果たします。日報のフィードバックを通して、正しい仕事のやり方を伝えたり、間違った部分があれば訂正したりして、新入社員の成長をサポートできます。
ノウハウの蓄積や業務改善に活かすため
日報は、ノウハウやナレッジの蓄積にも役立ちます。日報に書かれた改善点などをプロジェクトメンバーで共有し、意見交換を行えば業務改善に活かすことも可能です。
新人が日報に書く内容・基本項目
ここからは、新人が日報に書く内容や基本項目を見ていきましょう。
1：目標
新人が日報に書くべき基本項目の一つは、その日の目標です。日報は業務の進捗や成果を報告するだけでなく、個人の目標達成にも役立ちます。
達成したい目標を明確にし、日報に記載することで、振り返りを行ったときに「できたこと、できなかったこと」や「良かった点」「改善が必要な点」などを知ることができます。
目標を設定する際には、自分の能力や業務の性質を考慮し、現実的な目標を掲げることが大切です。日報に目標を書くことで、業務に対する意識や責任感も高まるでしょう。
2：業務内容
日報には、自身が担当している業務内容も記載します。新入社員であれば、行った業務や新人研修内容がこれにあたります。
業務内容の振り返りができるのと同時に、上司やチームリーダーに自分が行った業務を共有する役割も果たします。チームで仕事をしている場合、一人の業務の遅れは全体に影響するため、正確な情報を記載することが大切です。
業務内容を共有することで、他のメンバーとのコミュニケーションや協力も促進されるでしょう。
3：所感（良かった点・課題点など）
所感は、仕事を行う中で気づいたことや反省点、良かった点、課題点、上手くいったことなどを記載します。例えば、「初めて担当した業務での疑問点」「研修で得た学び」「先輩や上司の仕事ぶりについての感想」といったものがあげられます。
注意したいポイントとしては「業務内容を書き連ねるだけにしない」という点です。その日の仕事で得た気づきや学び、そのうえで明日以降の業務のどのように活かしていくのかを記入しましょう。
4：改善点・明日の予定
ここまでを踏まえ、自分の業務の改善点を記入しましょう。改善点をあげることは、自己評価や業務の向上につながる重要な要素です。自身の業務に対して客観的な視点を持つことで、今後の成長につなげられます。
改善点を書く際には、問題点や課題を明確にし、それに対する具体的な改善策やアクションも記載しましょう。
また、それと合わせて明日の予定や目標も記載します。新入社員研修では、研修スケジュールやチームの連携が上手くできず、新人の手が空いてしまうことがあります。
明日の予定を記載しておくことで、上司やチームリーダーは新入社員の状況を把握でき、新入社員研修の効率化につなげられます。
新人の日報の書き方のポイントや注意点
日報は、ポイントを押さえることでより質の高いものにできます。ここからは、新人の日報の書き方のポイントや注意点について解説します。
結論から書き始める
新人の場合、日報を書くことになれていないためあれこれと内容を盛り込んでしまい、長文になってしまいがちです。結論から書き始め、伝わりやすい内容を心掛けましょう。
日報では、簡潔かつ明確な情報を伝える必要があります。最初に結論を明示することで、読み手に素早く理解してもらうことができます。
まずは、業務の進捗状況や成果、達成した目標などを端的にまとめ、具体的な数字や結果を示して読み手にとっての重要なポイントを一目で把握できるようにします。その後、詳細な説明や経過を補足して、結論を裏付ける内容にするといいでしょう。
5W1Hを意識した内容にする
日報を書く際には、5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）を意識して内容を整理するのもポイントです。要点がわかりやすく、内容に一貫性のある日報にできます。
具体的には、誰が担当した業務か、いつ行われたのか、どの場所で行われたのか、具体的に何を行ったのか、なぜそれを行ったのか、どのような手法を用いたのかなどを記載します。これによって、業務の詳細や背景が明確になり、内容を理解しやすくなります。
気づいたことをメモしておく
日報は業務の進捗や成果を正確に報告するためのものであるため、業務が終了した後に一気に書くのではなく、気づいたときに記録することを習慣化しましょう。業務中や業務の合間に重要な出来事や進捗状況をメモしておき、それをもとに日報を作成するとスムーズです。
「業務終了後に一気に書こう」と思って後回しにすると、気づいたことや書こうと思っていたことを忘れてしまいがちです。気づいたときにメモを取ることで、詳細や出来事を忘れることなく正確に記載できます。
新人の日報作成を効率化するコツ
ここでは、新人の日報作成を効率化するコツをご紹介します。
フォーマットやテンプレートを用意する
新人のうちは覚えることが多く、言われたことを忘れてしまったり、教えられた手順を間違ったりと、戸惑ってしまう場面もあるでしょう。
あらかじめ決まった日報のためのフォーマットやテンプレートを用意しておけば、それに沿って日報を記入するだけで作成でき、スムーズです。悩む時間が減り、日報作成時間を短縮できるでしょう。
決まったフォーマットを作っておくことで日報の内容に一貫性が出るため、上司やチームリーダーも内容を確認しやすくなります。
日報管理システムを導入する
日報作成・確認の時間短縮や、その後の活用を効率化するために、日報管理システムを導入するのも有効です。
日報管理システムとはその名の通り日報の作成や管理を行うシステムのことで、インターネット上で管理できるため場所に縛られることなく、自分のタイミングで日報の作成や確認ができます。
手書きする必要がなく、修正やフィードバック、共有も容易になるため、これまで以上に日報を活かすことができるでしょう。
まとめ
会社に入ったばかりの新人にとって、日報は単なる業務内容の報告だけでなく、自身の成長のために役立てられる大切なツールです。新人と研修担当者の双方が日報の重要性を把握し、活用しやすい環境や仕組みを整えておくことで、業務改善や生産性向上に活かすことができるでしょう。
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