近年、日報をデータベース化して業務効率化・生産性向上につなげている企業が増加しています。日報をデータベース化すれば、得られるメリットは数え切れません。

この記事では日報のデータベース化のメリットだけでなく、日報を整理整頓するためのポイントも解説します。併せて、日報をデータベース化する方法もまとめるので、ぜひ最後までお読みいただけますと幸いです。

日報のデータベース化のメリット

まずは、日報のデータベース化のメリットについて見ていきましょう。

いつでもどこでもアクセスできる

日報をデータベース化すると、いつでもどこでもアクセスできるようになります。

例えば、紙で日報を作成している場合、内容を確認するためには日報そのものを手にしなくてはなりません。基本的に外出中は確認できず、社外にいる場合は社内に戻ってから確認することになります。

Microsoftのエクセル・ワードやGoogleのスプレッドシート・ドキュメントを活用する方法もありますが、一つひとつファイルの確認が必要です。メールによる日報も、その都度メールの確認が必要となるため、効率化という観点ではやや不適応といえるでしょう。

しかし、日報をデータベース化すればデバイス1つでアクセス可能です。パソコンからはもちろん、タブレットやスマホからでも確認できるようになります。

このいつでもどこでもアクセスできるというのが、データベース日報最大のメリットです。

欲しい情報をピックアップできる

日報がデータベース化されていると、共有されている日報をすべてキーワード検索できるようになります。スキルやノウハウを探したいという場合はもちろん、過去に対応した案件の検索も可能です。

手書き日報は情報の検索には不向きですし、MicrosoftやGoogleで作成できる電子日報も特定の情報を抽出するにはやや不十分です。メール日報の場合も同様といえるでしょう。

対して、データベース化した日報であれば、必要なキーワードを入力するだけで関連する日報を即座に検索できます。これにより情報を探す手間や面倒を大幅に省略でき、業務の効率化も図れるというわけです。

日報の投稿者がわかれば、自分の知りたい情報を誰が持っているのかもわかります。データベースによっては投稿者でソートをかけて抽出する方法も取り入れるなど、工夫次第で情報共有のスピードが劇的に変わるのではないでしょうか。

部門ごとに分けておけば情報もよりピックアップしやすくなり、進捗状況もストレスフリーで確認できるようになります。

知識や技術の属人化を防げる

日報は社員が自身の業務で獲得したスキルやノウハウを記したものですが、原則は管理者とだけ共有するものとなります。しかし、日報をデータベース化すれば「上司・部下」「先輩・後輩」などのクローズドな場面だけでなくオープンな場面でも共有できます。

業務に携わっているメンバー全体はもちろん、他のグループやチームにも共有できるわけです。

従来の日報は一部の人にしか共有されませんが、データベース化することでより社内にスキル・ノウハウが循環するようになります。その結果、よりスキルやノウハウの蓄積につながり、最終的には業績アップにもつながる可能性が見えてきます。

いうなれば、日報のデータベース化は知識や技術の属人化を防ぐのにも有効ということです。

秘匿性のある情報を守れる

もし秘匿性のある情報を隠したい場合は、閲覧権限のフィルターをかけることで対応可能です。

社内の情報がすべて共有されてしまうと、組織としては情報漏洩のリスクも出てきます。なかには機密情報を含む内容もあるため、情報の流出は未然に防がねばなりません。

データベース化していれば特定の情報に閲覧制限をかけることもできるため、秘匿性が脅かされることはないでしょう。

日報をデータベース化する3つの方法

次に、日報をデータベース化する方法について見ていきましょう。

エクセルやスプレッドシートを使う

手書きで日報を作成している場合は、まず電子化を進めましょう。

電子化と聞くと大袈裟ですが、日報をデータやファイルの形式に変換するだけなので簡単です。現代には有料で使用できるMicrosoftのエクセルやワード、無料で使用できるGoogleのスプレッドシートやドキュメントがあります。

MicrosoftやGoogleのツールで日報を作成すれば、すべてパソコンから閲覧可能となります。やり取りもオンラインでできるようになるため、作成から確認までスムーズです。

書き手にとっても読み手にとっても電子化は負担軽減に役立つからこそ、まずは手書きから電子化へと方向転換しましょう。

日報管理システムを導入する

日報は手書きでも電子でも作成可能ですが、前述したMicrosoftやGoogleのツールは日報作成に特化したアプリ・ソフトではありません。

日報をデータベース化して有効活用したい場合は、日報管理に特化したシステムがおすすめです。日報管理システムは日報の効率化を目的として作られているため、日報作成・管理における便利な機能が揃っています。

例えば、エクセル・ワードやスプレッドシート・ドキュメントなどのツールの場合、日報の大枠から作成しなければなりません。自由に形式や書式を決められるという点は魅力ですが、作成途中で「あの機能があれば……」と感じる場面も出てくるかもしれません。

対して、日報管理システムは日報作成に特化しているため、基本的な日報の作成であればカバーできます。日報管理システムにも有料のものと無料のものがあるため、まずは無料で試してみてから有料に移行するというのもありです。

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独自システムを自社開発する

日報は会社・企業によって必要な情報も異なり、作成する項目もそれぞれ違います。

実際に他社と同じように日報をデータベース化しても、うまく活かしきれない側面が見えてくるかもしれません。それでは日報も有効活用できなくなってしまうため、独自システムを自社開発するという選択肢もあります。

自社開発であればオリジナル機能を実装することもでき、組織に最適なデータベース化を実現できます。一度構築すれば後は定期的なメンテナンスだけで運用できるものの、ゼロからデータベースを構築するには相応のコストがかかる点には注意が必要です。

日報をデータベース化する際のポイント

最後に、日報をデータベース化する際のポイントについて見ていきましょう。

フォーマット・テンプレートを統一する

日報をデータベース化するなら、フォーマット・テンプレートの統一が欠かせません。

日報の形式や書式はそれぞれの業界や業種によっても違いますが、ある程度のフォーマット・テンプレートがないと統一感が損なわれてしまいます。統一感のない日報は管理が大変なだけでなく、情報の検索や抽出も難しいです。

その一方、先にフォーマット・テンプレートさえ決めてしまえば、あとは流れに従って作成するだけです。フォーマット・テンプレートがあれば社員の負担軽減につながるだけでなく、日報作成の効率化にもつながります。

まずはフォーマット・テンプレートを統一するところから始めましょう。

使いやすさを重視する

日報のデータベース化は便利な反面、導入する方法によっては複雑化してしまうこともあります。本来、データベース化は日報作成の負担を軽減するためのものなのでシンプルなのが一番です。

例えば、操作性がシンプルであれば一つひとつの動作に時間を奪われる必要がなく、効率的に日報を作成できるようになります。データやファイルを共有する際も、操作性がシンプルなほどスムーズに共有できて便利です。

社員にとって使いやすさは業務効率に直結するため、データベース化する場合は直感で作業できるようにするなど使いやすさを重視しましょう。

セキュリティ対策を行う

会社や企業にとって最も重要なリスクヘッジの1つが、セキュリティ対策です。

日報をデータベース化する場合も、セキュリティ対策が欠かせません。日報を電子化する以上、データやファイルはいつでもどこからでもアクセスできるようになる反面、同時に情報漏洩のリスクも孕みます。

日報には社員の所感だけでなく組織の機密情報が含まれる場合もあるため、データベース化にはセキュリティ対策が必須となります。例えば、アクセス制限やユーザー認証の導入など、セキュリティ面を強化するよう設計していく必要があるのではないでしょうか。

特にスマホ・タブレット・パソコンなど、多種多様なデバイスで利用する場合はセキュリティ対策を十分に進めておくことが必要です。

まとめ

日報のデータベース化はエクセルやスプレッドシートで行える他、日報管理システムの導入や独自システムの自社開発によっても行えます。特に日報管理システムを活用すれば、日報の効率化が簡単に行えます。

なかでも『業務管理システム 日報くん』はフォーマットやテンプレートの作成も可能で、操作も簡単です。システム開発のノウハウが蓄積されたBPS株式会社が制作したシステムということもあり、セキュリティにも強く日報のデータベース化に最適です。

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