「日報と週報の違いって何？」と悩んでいませんか？日報も週報も業務報告のために作成する書類ですが、その目的や書き方は異なります。

この記事では、日報と週報の違いや書き方のポイントを分かりやすく解説します。日報と週報は業務報告の基本ですので、しっかりと押さえておきましょう。

日報と週報の違い

ここでは、まずは日報と週報の違いについて簡単に触れます。また、日報と週報の共通の目的についても解説します。

日報と週報は目的が違う

日報と週報は目的が異なるため、それぞれ異なる適切な情報を伝えるために書く必要があります。

日報は1日単位での業務の詳細な記録です。1時間単位で、その日にどんな作業をしたのか、どれくらいの時間がかかったのか、どんな結果や問題があったのかを具体的に記します。

それに対して週報は、1週間単位で行われた仕事の内容を大まかにまとめたものです。その週の仕事を振り返り、その週の目標、成果、課題、改善策を記載します。

日報と週報は共通点もある

日報・週報の共通の目的は、作業状況の把握です。上司が部下や社員の勤務状況を把握することは非常に重要です。

部下や社員の勤務状況を把握することで、組織内のプロジェクトの進捗状況やメンバーのコンディションの確認など、マネジメントに必要な情報を収集することができます。

営業職の場合、アポイントの数や顧客との打ち合わせの進捗状況など、メンバーの行動が組織の成果や業績に直接影響してきます。

また、具体的な仕事の状況だけでなく、どんな問題を抱えているのか、健康状態や仕事量に問題はないのかなど、メンバーの状態に関する情報を収集することも目的のひとつです。

日報の目的

日報は1日単位での業務の詳細な記録とお伝えしましたが、日報を作成する目的は他にもあります。ここでは、日報を作成する目的についてさらに詳しく解説していきます。

業務の振り返り

その日の業務内容を日報に書き出すことで、業務中に気づかなかった改善点を発見することができます。

例えば、作業に時間がかかったり、ミスが発生したりした場合は、その原因と対策を考え、日報に書き込むようにします。

また、日報は自分の仕事が計画通りに進んでいるかどうかを判断する客観的な指標にもなります。

そのため、進捗に遅れが生じている場合は、早急に対応策を検討することができるようになります。

例えば、期日が迫っているタスクや優先順位の高いタスクは、日報に明記しておくとよいでしょう。

ノウハウの蓄積

日報が習慣化されると、業務中に発見したノウハウなどの情報を蓄積することができます。有用なノウハウを活用することで、多くの業務を効率化することができます。

例えば、仕事で使った便利なツールやサイト、仕事で身につけた知識やスキルなどを日報に記録しておくことができます。

自分の仕事に対するフィードバックを得る

日報を上司に提出し、チームで共有することで、自分が行った仕事について上司や先輩からフィードバックを受けることができます。

改善すべき点があれば、すぐに業務に反映させることができるかもしれません。例えば、上司や先輩からアドバイスや指示を受けた場合は、日報で確認するようにしましょう。

週報の目的

週報にはどのような意味があるのでしょうか。ここでは、週報を作成する目的について紹介します。

週報を作成する目的を理解すれば、より良い週報を作成することができるでしょう。

仕事の進捗状況を上司に伝える

週報の最も重要な目的は、日報と同じく、上司が部下の仕事の進捗状況を把握することです。通常、上司は多くの部下たちの仕事を把握する必要があります。

週報があれば、仕事が計画通りに進んでいるかどうかがすぐに確認でき、問題があればすぐに対応することができます。

つまり、週報はチーム全体が円滑に仕事を進めるために必要なものなのです。

また、チーム内や部署内で週報を共有することで、メンバー同士が仕事の進捗状況を把握し、協力し合う環境を作ることができます。

仕事に対するフィードバックを受ける

週報がチーム内で共有されていれば、自分だけでは気づかなかった仕事の問題点を上司や先輩から指摘され、改善することができます。

早い段階で必要なフィードバックを受けることで、トラブルの防止や作業効率の向上が期待できるでしょう。

さらに、週報は上司に質問したり、アドバイスを求めたりする場としても活用することが可能です。

週報は、部下が一方的に上司に送って終わりではなく、上司と部下のコミュニケーションツールであることも忘れないようにしましょう。

自分の仕事を見直す

週報を作成すると、毎週自分の仕事を振り返るチャンスになります。自分の仕事を見直し、改善点や問題点に気づき、良い方向へ改善していくことができます。

本来、自分の仕事を客観的に見ることは難しいものですが、週報という形で記録することで、それが可能になります。

週ごとに目標を設定し、その目標と結果を週報に記録すれば、設定した目標を意識して業務に取り組めるようになるでしょう。

目標は毎週週報で結果を報告するため、適切な難易度のものを設定するようにしましょう。

考える習慣が身につく

毎週結果を記録する習慣が身につくと、「なぜこの結果が出たのか？原因は何だったのか？次回はどうすればいいのか」ということが自然に習慣化されるようになります。

本来はトレーニングで身につけるスキルですが、週報を作成することで、結果を分析する力を養うことができます。

結果を分析する力を身につけることができれば、業務にも役立ちます。

日報・週報に含めるべき内容

日報や週報を書く場合、必ず記載しなければならないのは以下の4点です。

• 実際に行った仕事の内容
• 良かった点、頑張った点
• 改善点、反省点
• 目標

以下は、それぞれのポイントを詳しく解説します。

実際に行った作業の詳細

その日、その週に何をどれだけやったかを具体的かつ簡潔に記録したものです。記載する項目は、仕事の種類や内容、進捗状況、結果などです。

実際に行った作業を記録することで、仕事の流れや時間配分を振り返ることができます。また、上司や同僚との情報共有にも有効です。

日報や週報では、仕事の内容を羅列するだけでなく、仕事の考察や分析も書くようにしましょう。今日や今週の仕事の内容を踏まえて、次の仕事の計画に生かすことができます。

良かった点・努力した点

その日、その週の取り組みで、自分が成長したと感じたり、自信を持ったりしたポイントを意識して書き出してみましょう。

書くことでモチベーションが上がるだけでなく、上司から評価される可能性もあります。良かった点、頑張った点を書くときは、具体的な事例や数字を挙げることが大切です。

例えば、「営業力が向上した」という抽象的な表現ではなく、「新規顧客との接触回数が前週比○％増加した」という具体的な表現がよいでしょう。

また、得られた良い点の理由や背景を書くことで、自分の強みや成功要因を明確にすることができます。

改善点・反省点

その日、その週の取り組みで、自分の課題や失敗と感じたことを正直に書いてみましょう。

書き出すことで、自分の弱点や問題点を認識することができ、次回以降の作品作りに役立てることができます。

改善点や反省点を書く際には、「直したいところ」「うまくいかなかったところ」などの感想だけでなく、「何が悪かったのか」「どうすれば改善できるのか」という具体的な対策も書くことが必要です。

改善策が思いつかない場合は、上司や同僚に相談してアドバイスをもらうのもよいでしょう。

明日の目標（日報の場合）・来週の目標（週報の場合）

短期的な目標を設定することで、仕事に対する意識や方向性を明確にすることができます。また、目標達成のための具体的な行動計画を立てることが可能になります。

明日の目標、来週の目標を設定する場合、現実的で具体的な数字を使うことがポイントです。

例えば、「できるだけ多くの見積書を作成する」ではなく、「1日あたり○○件の見積書を作成する」のように具体的な目標を設定します。

また、自分の能力や状況に応じた目標を設定し、高すぎる目標や低すぎる目標は避けましょう。

まとめ

この記事では、日報と週報の違いと書き方のポイントについて解説しました。

日報・週報は業務報告の基本であり、自分の仕事に対する意識や方向性を明確にすることで、仕事の効率や成果を向上させることができます。

しかし、日報や週報の作成は時間と手間がかかる作業です。特にテレワーク中は、日々の仕事の詳細や成果を確認することが難しくなりがちです。

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