日報はフォーマット・テンプレートを作っておくと、作成を効率化できます。しかし、雛形や表を作ろうにもどのように作成すれば良いのかわからないという人もいるのではないでしょうか。

この記事では、日報のフォーマット・テンプレートはエクセルで作れるのかどうかを解説します。併せて、見やすい雛形や表の作り方も紹介します。

毎日ゼロから日報を作るのは大変なのです。エクセルや日報作成ツールなどを活用してフォーマット・テンプレートを作っておき、スムーズな日報作成・管理を行いましょう。

日報はエクセルで作れるのか

まずは、日報はエクセルで作れるのかについて解説します。

結論を先にいうと、日報はエクセルで作れます。未だに手書きの日報を作成している会社・企業もありますが、最近ではパソコンで作るのが主流です。

パソコンであればエクセルでフォーマット・テンプレートを簡単に作成できるだけでなく、必要に応じて修正もできます。一度作成しておけば雛形や表を呼び出すだけで日報が作れるため、あらかじめ用意しておくのがおすすめです。

ただし、日報には「入れるべき項目」があるため、きちんと日報としての体を成しているかどうか確認しておきましょう。

エクセルで作る日報に入れるべき項目

ここからは、エクセルで作る日報に入れるべき項目について解説します。

日付

日報は毎日作成するものゆえに、日付は必須項目となります。

日報には「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」という5W1Hが必要です。

特に日々の業務報告を兼ねたものだけに、日付は欠かさずに入れておかねばなりません。

部署

日報は部署ごとに作成すべき内容が変わるため、部署も必須項目です。

部署の明記は義務付けていない組織もありますが、組織全体で確認する際に部署がわからないと余計な混乱を招きます。

それゆえ「営業なら営業」「事務なら事務」というように部署ごとに分けて作成しましょう。

氏名

日報は上司・先輩が部下・後輩の仕事の状況を知るためのものでもあります。

そのため、氏名も欠かさずに入れておく必要があるでしょう。そもそも名前が入っていないと誰が作成した日報なのかわかりません。

確認する監督者も混乱してしまうため、名前を記入する項目は必ず入れておくべきです。

今日の予定

日報の項目には、今日の予定を入れておきたいです。

今日の目標は特に決まりはないため、各々が設定できるようにしておきましょう。例えば「今日は営業で1件の契約を取る」「今日は事務で10件の処理を行う」など、どのようなものでも構いません。

必要なのは、今日1日どのような業務を進める予定なのかを記入することです。この項目を設定しておくことで、日報の作成も捗ります。

業務の内容

日報の項目で欠かせないのが、業務の内容です。

業務の内容というのは、社員が行った仕事の内訳を意味します。

日報は業務の内容を上司・先輩に報告するためのものなので、この項目は欠かせません。監督者が部下・後輩の仕事を確認するためのものでもあるため、業務内容は必ず日報のフォーマット・テンプレートに入れておきましょう。

業務内容についてはタイムテーブルを設けるなど工夫しておけば、社員も作成しやすくなります。そこは必要に応じてタイムスケジュールを記入できるようにするなど、エクセルの雛形・表を活用して工夫するのがおすすめです。

作業の進捗

日報の項目でもう1つ欠かせないのが、作業の進捗です。

作業の進捗というのは、社員が行った仕事の進み具合を意味します。

日報は単に対応した仕事を報告するだけでなく、その仕事がどれくらい進んでいるのかを報告するためのものでもあります。監督者はその進捗状況を確認し、プロジェクト全体がどれくらいのスピードで進んでいるのかを判断するわけです。

そのため、作業進捗についても必要不可欠な項目といえるでしょう。この部分に関しては、マイルストーンを設けるなど、仕事の進み具合をわかりやすく記入できるように工夫するのも良いでしょう。

今後の課題

日報には、今後の課題を発見するという意味合いもあります。

例えば、単に日報に「営業が取れなかった」「事務が進まなかった」と書くだけでは改善点が見えてきません。日報を書くからには「何が原因で営業が取れなかったのか」「何が原因で事務が進まなかったのか」を明確にせねばなりません。

そのため、今後の課題を書く項目をエクセルでフォーマット化・テンプレート化してしまうのがおすすめです。こうすることで社員は必然的に自分自身の課題と向き合うようになり、改善点の発見にもつながります。

明日の予定

日報の項目には、明日の予定も入れておくべきです。

明日の目標も特に決まりはないものの、各々が設定できるようにしておいてください。例えば「明日はコンペに参加して提案する」「明日はプレゼンの資料を作成する」など、どのようなものでも問題ありません。

必要なのは、明日1日どのような業務を進める予定なのかを記入することです。この項目を設定しておくことで、日報の作成も捗ります。

日報をエクセルで作成するメリット・デメリット

エクセルは身近なツールですが、エクセルでの日報作成にはデメリットもあります。

ここからは、日報をエクセルで作成するメリット・デメリットについて見ていきましょう。

日報をエクセルで作成するメリット

日報をエクセルで作成するメリットとしては、コストがあまりかからない点が挙げられます。すでにMicrosoftのOfficeシリーズを導入している会社・企業の場合、すぐにエクセルも導入可能です。

それでいてエクセルは文字のサイズやカラー、レイアウトまでカスタマイズできます。自社に適した日報も作成可能な他、グループやチームごとの単位でカスタマイズすることも可能です。

何よりエクセルは操作に慣れている人も多く、扱いやすさを感じる人も少なくありません。情報の集計が抽出も簡単にできるため、日報をエクセルで作成するメリットは多々あるといえるでしょう。

日報をエクセルで作成するデメリット

日報をエクセルで作成するデメリットとしては、共有や管理に手間がかかる点が挙げられます。例えば、ファイルの数が増えるほど、毎回メールで送受信したり過去のデータを検索したりするのは大変です。

それでいて出先では確認しにくかったり、小型端末では扱いにくかったりします。エクセルはパソコンでの使用を想定して作られているため、タブレットやスマホでの操作は難しいです。

他にもエクセルだとメールやデータでのやり取りが中心となるため、コミュニケーション不足になる可能性も否めません。このように、エクセルでの日報作成にはいくつかのデメリットもあるといえるでしょう。

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日報作成ツールの導入により、エクセル日報の課題であるミスを撲滅できたという事例もあります。詳しくはこちら。

見やすい雛形・表の作り方のポイント

最後に、見やすい雛形や表の作り方について紹介します。

用途に合わせて作る

見やすい雛形や表を作るには、営業用・事務用という具合に用途に合わせて作るよう意識するのがおすすめです。

組織によっては管理が大変という理由で、すべて同じフォーマット・テンプレートで日報を作成しているところもあります。しかし、営業と事務では書くべき内容が変わるだけでなく、監督者への報告に必要な項目も変わります。

そのため、用途ごとにエクセルで作り分けてしまった方がわかりやすいです。業界や業種ごとに分けて作成しておくことで、より日報作成も効率化が可能です。

日報の目的によっても作る内容が変わってくるため、何のために日報を作成するのかという根本的な理由も組織全体で考えておくようにしましょう。

形式を統一して作る

見やすい雛形や表を作るには、形式を統一して作るのもおすすめです。

エクセルなどでフォーマットやテンプレートを作っていない組織の場合、各々が好きな様式で日報を作成しているという場合もあります。しかし、各々が好き勝手に作成してしまうと、書式もバラバラになってしまいます。

そうなると監督者が確認する際にストレスとなるだけでなく、後々にまとめて確認する際も混乱を招いてしまうわけです。ゆえに、日報は形式を統一して作れるように意識したいです。

形式を統一するとなると大変そうですが、エクセルで作成しておけば後は転用するだけなので手間も面倒もありません。

必要な項目を明確に作る

日報を見やすい形で作成するなら、必要な項目を明確にするようにしましょう。

• 日付
• 部署
• 氏名
• 今日の予定
• 業務の内容
• 作業の進捗
• 今後の課題
• 明日の予定

前述の通り、日報には「日付・部署・氏名・今日の目標・業務の内容・作業の進捗・今後の課題・明日の目標」などを入れます。しかし、必要な項目は組織ごとに変わるため、最初にどのような項目が必要なのか明確にすべきです。

書くべき項目さえ決まってしまえば、後はそれに従って作成するだけ。社員は「日報には何を書けばいいのかわからない」と迷うものですが、必要な項目が決まっていれば迷子になりません。

大抵は当記事で挙げた項目を入れるのが一般的ですが、他にも必要な項目があれば適宜追加しましょう。

箇条書きを取り入れて作る

日報は箇条書きを取り入れて作るようにすることで、より作成もスムーズになるでしょう。

その日1日の出来事を文章でまとめるのも悪くはないのですが、あまりにも長文だと監督者の負担となってしまいます。そのため、最初から1日の出来事を箇条書きにできるよう書式を決めてしまうのがおすすめです。

日報の書き方に決まりはありませんが、箇条書きを入れることによって飛躍的に見やすくなります。箇条書きスタイルにしておけば書式も統一できるため、あらかじめ雛形・表に取り入れておくのがおすすめです。

時系列を追えるように作る

日報は時系列を追えるように作ることで、さらに見やすくなります。

文章でまとめるのが苦手な場合は、タイムテーブルやタイムスケジュールを取り入れてみましょう。出勤から退勤まで時系列で作成できるようにしておけば、監督者も日報をチェックした際に瞬時に状況を把握できます。

ここまで細かく時系列順に表記する必要はありませんが、1日の出来事ごとに記入しておくと1日の流れが把握しやすくなるはずです。それゆえ、見やすい雛形や表を作る場合は時系列も意識してみてください。

チェック欄を作る

毎日ルーティンワークの場合、日報に書くことがないという状況に陥りがちです。その場合は仕事の項目ごとにチェック欄を作るのもおすすめです。

チェック欄があれば、見落としがちな仕事も「やったかどうか」を確認できます。例えば、現場仕事の場合はチェックすべき項目も多数に渡ります。

その場合、項目が複数あることで必要な仕事を見落とすこともあるでしょう。それゆえ、あらかじめチェック欄を設けて適宜確認できるようにしておきましょう。

まとめ

日報はエクセルでフォーマット・テンプレートを作成しておくと、日報作成自体も効率化できます。しかし、エクセルでゼロから雛形や表を作るのは大変なため、日報を効率化してくれるサービスを活用するのもおすすめです。

日報作成のサポートサービス『業務管理システム 日報くん』など、現代は日報作成の効率化ができるサービスも充実しています。

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