業務日報とは?作成の目的や業務への活かし方も紹介!

日々の業務の終わりに提出する業務日報ですが、目的や必要性を今一つ感じられないという声は少なくありません。

業務日報は扱い方次第で、あらゆる立場の方の業務に役立つものです。業務効率化や従業員の自己成長、組織内のコミュニケーション活性化にもつながります。業務日報に込められた内容は、組織の資産ともいえるでしょう。

今回は業務日報の作成に手間を感じている方、業務日報を有効活用できていないと感じる全ての層の方に向け、効果的な業務日報の活用方法をお伝えします。

業務日報とは

業務日報は、従業員がその日の業務内容や見つかった課題をチームに共有するための書類です。具体的な業務日報の項目としては、次のようなものが挙げられます。

・今日の目標や計画
・今日の業務内容(タスクごとの所要時間、場所、使用設備、取引相手、一日のスケジュールなど)
・良かった点
・課題や反省点(問題点や課題を具体的にまとめる)
・課題に対する改善策(小さなアイディアのような気づきを含む)
・共有事項
・翌日の具体的な実践目標、業務予定(内容は翌日、実践できたかその日の業務日報へ書く)
・長期的な目標に対する進捗状況
・所感(その日を全体的に振り返り、気づきや反省点を客観的に書く)

業務日報を書く従業員にとって、業務日報は自分の仕事を振り返り、成果や今後の課題に気づく機会となります。提出を受ける上司にとっても、部下の現状や悩みを把握できるという点で役立つでしょう。加えて、同僚やその他の関係者との状況共有にも役立ちます。

業務日報の目的

なぜ多くの企業で業務日報が導入されているのでしょうか。続いて、業務日報を作成する目的を紹介します。

上司への報告

業務日報を記入、提出する大きな目的は上司への報告です。多くの部下を抱える上司の場合、部下が現在行っている業務内容や進捗、課題や悩みを把握するのは容易ではありません。現状を把握できていなければ、状況に応じて的確な指示を与えられなくなってしまいます。そのため、業務日報を書く従業員は上司のこのような立場に配慮し、業務日報の要点をまとめる工夫が必要です。

もし従業員が何かトラブルや課題に直面しても、業務日報がきちんと記入、管理されていれば上司は速やかに助言やアドバイスを与える機会を作れます。トラブルへも早期対応できるため、会社自身に損失が出てしまうのも防げるでしょう。

チームへの共有

業務日報は上司だけに限らず、チームメンバーや同僚と互いの現状を共有する目的やコミュニケーションツールとしても活用できます。毎日顔を合わせているような関係でも、現在誰がどのような業務を抱えていて、どの程度の進捗状況かということは把握しにくいものです。テレワークや在宅勤務など多様な働き方が浸透してきた今だからこそ、お互いの現状が共有されていることは大切です。

周りの従業員と進捗状況や作業履歴が共有されていれば、誰かの進捗が滞っているような時でも速やかなフォローが行えます。

自身の振り返り

業務日報には、その日の自分が行ってきた業務を自分自身で振り返るという狙いもあります。真面目に業務に向き合っていても、時には、予想外対応に追われることや、目標としていた成果が達成できないこともあるでしょう。業務日報を書くことは、今日の業務についてのよかった点や改善点、問題への対策案などを考えてみるきっかけとなります。

業務日報を書く方の中には、「日々の業務日報が手間や負担にしか思えない」「過去に提出したものをコピペ、修正すればいい」と考えてしまう方もいるかもしれません。そんな方には、自身の成長機会として捉えなおして、業務日報と向き合うことをおすすめします。

業務の進捗管理

業務日報は、自分の今抱えている業務の進捗管理の目的としても役立ちます。業種や社内でのポジションにもよりますが、同時に複数の業務や案件を掛け持ちしている方は少なくないでしょう。

一つの業務で想定以上に時間を要してしまった場合でも、業務日報の中でそれぞれの業務の進捗が管理されていれば、他の業務との調整がスムーズに行えます。業務日報を書く従業員の自己管理能力が養われるきっかけにもなるでしょう。

業務日報は不要だと思われる理由

何かと役立つ業務日報ですが、業務日報は不要という声が挙がることもあります。業務日報をより効果的に活用していくためにも、不要とされる理由を一つずつ見ていきましょう。

作成する目的が分からない

何事も、目的が分からず必要性を感じられないものへ取り組む意欲は生まれてこないでしょう。

業務日報はその日の業務の振り返りと共に、その内容から翌日以降の教訓を得るという目的もあります。業務日報を「何となく文字を埋めるだけ」と考えている方は、業務日報には業務改善につながるヒントがあることを意識できていないでしょう。

業務日報を書く際には、「自己成長や目的達成のために何が必要か」という点を同時に意識することが大切です。書き溜めた内容の中にスキルアップやモチベーションアップにつながるヒントがないか、振り返るようにしましょう。

また、業務改善の示唆に富んだ業務日報が組織内で共有されれば、組織からも評価され、全体の役に立っているという貢献感覚にもつながります。

作成が手間

業務日報を書く時間を、「手間」「面倒」と感じる従業員の方も少なくないでしょう。

業務日報が手間や面倒と考える方には、効率よく書けるような工夫が必要です。業務日報を書く時間を少しでも減らすことを意識しましょう。業務日報には不必要な項目が多く盛り込まれてしまうこともあります。業務内容にそぐわないような項目を削除したり、テンプレートを活用したりすると良いでしょう。

また、意識的に勤務の隙間時間をうまく使い、業務日報に書く内容を小まめにメモしておくこともおすすめです。

作成しても活用されない

業務日報は、活用されている実感がなければ徐々に書くモチベーションがなくなってしまうのは当然です。自分が書いて提出した業務日報に誰からもフィードバックがなければ、当然やりがいもなくなります。

従業員から業務日報の提出を受ける上司の方は、従業員にコメントやフィードバックを返す習慣をつけましょう。同じ内容でも、口頭で伝えるより文章で伝えた方が従業員に印象付けられます。

従業員も上司もお互いに時間を割いて業務日報に関わり、モチベーション維持、業務改善につながるよう活用していくことが重要です。

作成場所が限られる

業種や業務内容によってはオフィスでの内勤とは限りません。業務日報の作成場所がオフィスに限られてしまうと、スケジュールの効率性を欠きます。外勤中心の方からすれば、業務日報の管理をWordやExcelで行っている場合は面倒に感じるでしょう。業務日報のために帰社するような場合はなおさらです。

現在では、外出先でも簡単に入力できる業務日報専用のツールやアプリも登場しています。従業員が業務日報を作成しやすい環境を整えましょう。

業務日報を作成・活用するメリット

ここでは、業務日報を作成するメリットを3つ紹介します。業務日報を活用するメリットを、具体的な方法を交えながらまとめていきます。

自己成長・人材育成の強化

業務に限らず、自己成長には本人の「成長したいという意思」が大切です。業務日報の「計画や目標」「実行した業務内容」「内容に対する反省」「今後の課題」といった項目は、PDCAサイクルを回すヒントとして業務日報を書く従業員自身の自己成長やスキルアップにつながります。また、提出される上司にとっても従業員へのコメントやフィードバックが教育、人材育成になるというメリットがあります。

業務の効率化

業務日報は、活用され方次第で業務効率の改善が可能です。業務の効率化を課題としながらも、思うように改善できていないという会社は少なくないようです。業務のタスク管理の効率化には、クラウド型の日報アプリという方法があります。日報アプリでは、従業員ごとに未着手の業務や完了した業務、業務の優先順位がつけられます。上司がこの内容をもとにそれぞれの従業員に指示を与えれば、結果的に、誰もが効率よく業務に取り組めるようになるでしょう。

情報共有の活性化

業務日報は、上司への報告に限らず同じ組織のメンバーとも共有するという意識が大切です。業務日報を共有できると、組織内での情報共有が活性化します。他のメンバーが記入した業務日報を自分が読む機会が作られることで、反面教師的な学びや模範的な学びを得ることも可能です。自分より経験が長い先輩の日報からは、課題や気付きのレベルの違いなども気づかせてくれるかもしれません。業務日報を通じて有益な情報が共有され、互いに学び、高め合えるような環境が整備されるというメリットが期待できます。

業務日報を業務に生かすコツ

業務日報による業務の効率化やスキルアップについて紹介してきましたが、実際にそれらの効果を得るのは難しいと感じている方も多いでしょう。業務日報は少しの工夫で日々の業務へ生かせます。業務効率化を狙うためにも、業務日報を業務に生かすコツをチェックしておきましょう。

業務開始前にタスクを確認する

出社してからスムーズに業務を始めるためには、業務開始前にその日のタスクを確認することが効果的です。日報アプリや各種日報ツールには下書き機能やスケジュール機能、Googleカレンダーと連携してスケジュールを管理できるものがあります。

このような機能を使って、翌日行うスケジュールやタスクの下書きやメモを前日に残しておけば、当日スムーズに業務を始められます。また、その日の業務の最後に朝に確かめた下書きやメモとその日の実績を比べれば、今後スケジュールや計画を考えるスキルも磨かれるでしょう。

フィードバックの時間を設ける

提出された業務日報へのフィードバックは、記入した本人だけでなく組織全体が目標を達成していくためにも重要です。提出した業務日報を「誰が読んでいるのか」「どのように活用されているのか」が分からないという状況は改善が必要です。業務日報をクラウドツールなどでチーム全体に共有している場合は、上司に限らず広いメンバーから業務日報への反応を返せます。

このような習慣や仕組みが組織に根付いていれば、お互いのモチベーションアップや従業員の帰属意識を高めることも可能です。

業務日報の運用のポイント

業務効率化やモチベーションアップに役立つ業務日報を、よりよく運用するポイントをまとめました。会社側と記入する従業員の双方がメリットを感じられるような仕組みを整えていきましょう。

いつでもどこでも記入できる

移動の多い従業員のためにも、業務日報はオフィス以外のいつでもどこでも記入できるようにしたいところです。

紙ベースで管理している場合は、日報アプリなどのオンラインツールの導入も検討してみるとよいでしょう。日報アプリを使えば、業務日報の作成は出先でも行えます。移動中や隙間時間をうまく活用しながら、業務日報を作成すれば、運用もしやすいでしょう。

テンプレートを使用する

業務日報の記入時間を短縮するためにも、テンプレートを使用するのがおすすめです。

一から業務日報を作成すると、不必要な項目を足してしまったり、必須な項目に漏れが生じたりということが起こりがちです。テンプレートがあれば、短時間で効率よく業務日報を書けるだけでなく、情報共有の漏れも防止できます。また、従業員が提出した業務日報を読む上司としてもどのような事項が書かれているか把握しやすくなります。

明瞭性や具体性のある日報にする

業務日報を有効活用するためには、日報の内容の「明瞭性」「具体性」が大切です。業務日報を業務改善に活かしていくという観点からも、業務日報に書く文章は5W1H(いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように)を意識しましょう。

また、業務日報には客観的に評価できるような目標を設定すると共に、その達成状況や結果が振りやすいように記録を残すと良いでしょう。

業務日報も適宜改善を行う

業務日報の正解は一つではありません。業務日報のテンプレートを活用しながらも、その時々に応じて、自社に合った業務日報を作り上げていく取り組みが大切です。

かつては使いやすかったものであっても、そのままの形式や運用方法が現状に即したものであるとは限りません。従業員の方は業務日報の改善やアイディアを積極的に上司に伝えると共に、上司の方もこのような従業員の意見に耳を傾けましょう

業務日報の作成なら「日報くん」がおすすめ!

業務日報は業務改善の為の大切な記録である一方で、うまく運用し、組織に定着させなければ、その効果は発揮されません。入力や管理の手間を減らし、業務日報を効率的に活用するのであれば、クラウド型の業務管理ツール「日報くん」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

日報くん」はスマホ及びPCのマルチデバイスに対応し、ウェブ上で簡単に記録を送信することで、いつでもどこでも業務日報を作成できます。各従業員の仕事の状況を月・週・日単位で把握できるため、従業員への指示を考える上司の方にも使い勝手の良い便利なツールです。

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まとめ

今回は業務日報を作成・管理する意味、作成のためのコツを解説しました。

業務日報は自己成長を促す資産となります。活用の目的が多岐にわたるからこそ、受動的にならず、どのような運用が自社に合ったものであるかを考えましょう。便利なクラウド型の業務日報ツールなども取り入れ、有効な業務日報の活用方法を探してみてください。

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