業務改善15の具体例と3つの事例 | 日報ツール提供会社だからこそのノウハウ教えます

「業務改善」と一言で言っても、「まず何からやればいい？」「自社に合ったやり方は？」「時間を使っても本当に効果あるの？」という不安がよぎりますよね。

弊社では日報ツールを中心とした業務システムを提供しており、「本当に効果があった改善策」などの実践的なノウハウを多数蓄積しています。

この記事では、

• すぐに試せる 業務改善の具体例15選
• 実際に効果が出た 導入事例7選

を簡潔にご紹介！「自社でもできそう！」なものからぜひ取り入れてみてくださいね。

「業務改善」とは？何をすること？

業務改善とは、日々の業務に潜むムダや非効率を見直し、よりスムーズに、正確に、成果を出せるようにするための取り組みです。

たとえば

• 毎日30分かけていた報告書の作成を10分に短縮
• 二重入力や転記ミスを防ぐ仕組みを導入
• 社内のやりとりをメールからチャットに変える

という小さなことも、立派な「業務改善」といえます。

業務改善の主な目的

改善の目的は企業や現場によって異なりますが、共通しているのはその先に「無駄なコスト（工数も含む）を減らし、利益を上げる」がある点です。

たとえばミスや無駄が多ければその分人的コストがかかりますし、従業員の満足度が低ければ退職者が増え、採用コストがかかってしまいます。

業務改革（BPR）との違いは？具体例で解説

「業務改善」と似た言葉に業務改革（BPR＝ビジネスプロセス・リエンジニアリング）がありますが、こちらは根本的に業務フローや組織構造を再設計するような大掛かりな取り組みのこと。一方、業務改善はもっと小さな一歩から始められるものです。

	業務改善	業務改革
規模	一部のやり方を変える、無駄な作業をなくす	業務フロー全体を変える・なくす
進め方	個人～チームの判断で、即日～数日で進められることが多い	部長や会社の承認が必要で、数週間～数カ月かかることが多い
費用	無料～低予算でできるものが多く、工数もかかりにくい	高額になることが多く、工数もかかる

請求業務を例に挙げると、印刷して紙で保管していた請求書をPDFで管理するという管理方法の変更は「業務改善」、請求書管理ツールを導入しツール上で申請・承認・保管を完結させるという業務フローの修正は「業務改革」と言えます。

今日から試せる！業務改善15の具体例

今すぐに使える業務改善の具体例を5つの項目に分けて紹介します。

書類・情報整理

1.書類のクラウド管理に切り替える

紙・ローカル保存をやめ、誰でも・どこからでもアクセスできる状態にすることで、書類を探す手間などの無駄を省くことができます。

具体例：GoogleドライブやDropboxで共有フォルダを作成し、「いつ・誰が・どこに格納したか」を見える化

2.社内テンプレートを整備する

書式のバラつきを防ぐことで、記入者は「何をどう書いたらいいか」、確認者は「どこを見たらいいか」が明確になります。

具体例：日報や報告書の作成・管理ツールを導入する。

3.ファイル名のルールを決める

ファイル名の付け方を統一化することで、探す手間を減らすことができます。

具体例：「2025_04_見積書_株式会社〇〇様」のように、日付＋種別＋社名の順で統一。

時間効率化・ムダ削減

4.会議時間のルール化

ダラダラ雑談するような会議時間を圧縮することで、他の業務にあてる時間が増えるだけでなく、集中して議論できるようになります。

具体例：一律1時間で設定していた会議を、内容次第で15分刻みで設定するようルール化

5.時短tipsの勉強会

勉強会は一見無駄な時間に感じるかもしれませんが、各自の独学に任せるのは限界があります。週に1度でも勉強会の時間を設けることで、全体の業務効率化に繋がるでしょう。

具体例：週初ミーティングで15分、関数・ショートカットの勉強会を開催

6.承認フローを見直す

従来の慣習を踏襲したまま惰性で進めてしまっている場合、「この人の承認は本当に必要か？」を見直してみるのも有効な業務効率化です。無駄な承認待ちの時間や、マネージャー層のタスクを削減できます。

具体例：3人承認から1人承認に変更し、1件あたり平均2日短縮。

業務の見える化

7.タスク管理ツールを導入する

担当者・期限・進捗が見えると、業務の抜け漏れが減少します。

具体例：Backlogでプロジェクトの進捗を一覧化。

参考：AI活用で業務効率化！仕事の生産性を向上させる方法｜CAT.AI

8.予定共有をカレンダーで管理

メンバー間でスケジュールを共有することで、会議の日程調整もしやすくなるほか、会議の負荷も瞬時に把握できます。

具体例：Googleカレンダーでチーム全員のスケジュールを共有。

9.月報・週報・日報を導入する

日々の振り返りや気づきを共有できるため、業務改善のヒントが見つかりやすくなります。業務負荷の偏りやメンバー同士の進捗も把握できるため、日報自体が業務改善になるというよりは、業務改善をより効率的にするイメージです。

紙で提出している場合は、デジタル化するだけでもかなり業務効率がアップします。

具体例：「日報くん」を導入し日報作成・閲覧・集計にかかっていた時間をチーム全体で80%削減

業務内容の見直し・削減

10.二重入力の作業を排除する

「同じ作業の繰り返し」がなくなるだけでかなり時短になります。

具体例：「日報くん」で日報と勤怠を連携させ、出退勤時刻の入力を自動で反映。

11.「やらなくても困らない仕事」を洗い出す

“いつの間にか続いてるムダ”に気づくことが第一歩。少し時間はかかりますが、見えていない無駄を把握し業務の断捨離をすることで、必然と優先順位を考えるクセも見に付きます。

具体例：女性社員にやらせていたお茶くみやお土産配りを廃止し、業務に集中させることで、女性社員の残業時間を削減。

12.業務の優先順位を見直す

費用対効果などから優先順位を見直すことも、業務改善の一つです。アウトソーシング（外注）やツールで置き換えられるものは置き換え、自社の従業員だからこそできるものや、売上に直結するものを自社で行う、という方法もあります。

具体例：紙の封入・発送業務を代行業者に委託し、月10時間分の工数を削減。

チーム運営・コミュニケーション

13.朝会や週次ミーティングを定例化

効率化や生産性向上の文脈では「会議を減らす」ことがたびたび挙げられますが、目的が明確な会議は無駄になるどころか生産性向上に繋がります。定期的にコミュニケーションを取ることで、チーム内の「知ってれば損しなかったのに」「もう手遅れ」な状況の防止になるでしょう。

具体例：毎朝10分の「進捗共有タイム」を実施し、抜け漏れを気づけるようにする。

14.気軽に報告・相談できる場を設ける

相談しづらい「会議を設定するほどでもないが、たびたび困ること」などを相談できる場があると、コミュニケーションも活発になり、「まあいいや」のなあなあな姿勢で取り組まれている状況を打破しやすくなります。

具体例：Slackで「困りごと相談チャンネル」を用意し、誰でも気軽に投稿できるように。

15.定期的な業務棚卸しを実施する

定例ミーティングなどの他にも、チーム全体の四半期・年度などの広い期間の振り返り機会があることで、次期の方針や目標が明確になります。

具体例：四半期に一度、各メンバーが「自分の業務リスト」を一覧で提出し、重複や不要業務を整理。

業務管理ツールを導入した業務改善事例

弊社が提供している業務管理ツール「日報くん」のお客様の声を集め、業務改善事例をまとめてみました。

① 在宅勤務者の業務管理と人件費配分の効率化に（学習塾運営）

Before：事業所の数が増えたりリモートワークを導入したりすることによって、誰が何をやっているのかを把握することが困難に

After：1日単位はもちろん、1ヶ月や1年を通しての工数管理が可能で、無駄な人件費を他の事業部に回すことに成功。日報くんはかなり手軽に提出できるので「面倒で提出しなくなる」ということもなかった。

② 工数の集計漏れ・紛失ゼロへ！（機械製造）

Before：日報紙の紛失があったり、未提出でも気づきにくいという課題が。月末の工数計算の際、手計算のため時間がかかる上に、集計漏れで損失が出てしまったことも。

After：工数集計の手間がかなり少なくなり、紛失の心配もなく未提出の日や社員がいればすぐに分かるように。お客様に現在かかっている工数を聞かれたときに素早く回答できるようになった。

③ 作業人工の把握が簡単に！（建設業）

Before：紙だとめんどくさがって記入しない人が多かった。人工（にんく）計算も手動で行うため、かなり手間がかかっていた。

After：5分程度で日報が記入できるため、毎日きちんと日報が提出されるようになり、作業人工を簡単に把握できるようになった。

④ 費用対効果を把握して効率的な人材配置に！（印刷・発送代行）

Before：業務効率化の手段を考えつつも、日報は提出しておらず、業務が把握できていない状況だった。

After：日報くんは提出された日報を元に各業務の稼働時間を表示してくれるので、外回り営業やテレアポ（電話営業）よりもインターネット広告の方が、毎月のコストに対する利益が2倍近く高いことが分かった。その結果、営業が苦手な人を広告担当にすることで効率的な人材配置に。

「ビヨンド日報くん」はこのように単に日報をデジタル化するだけではなく、日報に紐づいた情報を元に工数集計ができる優れもの。

月額44円/人～の低価格で業務改善に繋がるので、初めてのツール導入にもピッタリです。

「うちの会社ではどう活用できる？」といった相談もオンラインで受け付けていますので、ぜひお気軽にご参加ください。

業務改善を進める上でのよくある失敗

ここまで紹介したのはあくまで成功例。

実際は、思うように進まなかったり、事態が悪化してしまったりと、失敗に終わるケースもあります。

ここでは、実際によくある“つまずきポイント”を紹介します。これらを事前に知っておくだけで、業務改善の成功率はぐっと上がります！

最初から完璧を目指しすぎる

「どうせやるなら全部変えたい！」と大がかりな改革に走りがちですが、いきなり大きく変えると現場の負荷が大きく、現場からの反発が起きたり、最悪人材流出の原因にもなりかねません。

まずは業務ベースで影響が小さな部分から改善を進めてみましょう。

ツールを導入して満足してしまう

「コストをかけてツールを導入したものの、活用しきれなかった」という声も聞きます。

ツール導入の際は目的を明確にし、ルールやマニュアルなど「どう運用していくか」まで想定したうえで導入しましょう。

現場の声を聞かずに進めてしまう

トップダウンで始めると、現場にとっては「やらされ感」だけが残って結局形骸化してしまうことも。

まずは現場の声をきちんと聞き、もし反対があっても本当に意味のあるものであれば理解が得られるようきちんと説明できるようにしておきましょう。

改善前にヒアリングを行うだけでも、「ちゃんと現場の声を聞いてくれている」という安心感を与えられます。

業務管理ツールの導入で効率的な業務改善を！

今回は業務改善の具体例・事例をジャンル別に挙げていきました。

事例にもあった通り、業務改善のヒントを見つけるためにはまず状況をデータで正しく把握することが重要です。

とはいえ、すべてを監視し手入力で集計していると、業務改善どころか業務負荷がかなり多くなってしまいますよね。

業務管理ツールを導入することで、業務負荷を増やすことなく、チームや社内の業務状況を把握し、業務改善に繋げることができます。

弊社の「ビヨンド日報くん」は、日々の日報提出でそのまま工数が集計され、かつ日報の記入もプルダウン式でラクラク。

初めてのITツール導入や、そもそも日報自体が初めてという企業様からも、「簡単で使いやすい！」「シンプルだから新入社員への教育不要！」というお声をいただいています。

30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。（営業連絡は一切行っていません）

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