【コピペOK】日報メールの書き方 | 件名・内容の例文やマナーを紹介

日報は業務の振り返りや進捗管理、コミュニケーションや知識の蓄積にも役立ちますが、企業や現場によってはメールで提出する場合もあります。特にリモートワーク増加の影響で、出社せずにメールで日報を書くケースも増えているでしょう。

この記事では、日報メールの書き方マナーから、そのままコピーできる例文まで紹介します。

日報メールを上手に活用することで、業務の効率化や情報共有に貢献できるかもしれません。ぜひ、最後までご覧ください。

日報メールとは

『日報メール』または『メール日報』は、日々の業務や作業内容、進捗状況などを電子メール形式で上司や関係者に報告するものです。

簡便なメールの形式で報告できるため、迅速な情報共有や作業管理に役立ち、従業員や部下が上司に対して日常の活動や成果を報告するために利用されます。

日報の形式は各企業や部署によって異なりますが、効率的なコミュニケーションと業務の透明性を向上させることが主な目的です。

日報メールの書き方とフォーマット

日報は、『業務の振り返りと進捗管理』『ノウハウや知識の蓄積』『チームや上司とのコミュニケーション促進』などを目的として書かれる重要なものです。

フォーマットが定められている場合はそれに従い、ない場合は時間帯別に区切ったり、業務の項目ごとにまとめたりします。

日報メールの基本的な記載内容とテンプレートの例文を以下に紹介します。

基本的な記載内容

特に指定がない場合は、以下の内容を参考に記載すると良いでしょう。必ずしも毎日すべて含める必要はありません。

日報メールの件名

件名は「どのようなメールか（＝日報）」「誰からのどんな要件か（＝名前やサマリ）」が分かるように記載しましょう。特に部長やリーダー層など多忙な役職であるほどメールが埋もれやすくなるため、一目で分かる件名が重視されます。

また、たとえば複数チームにまたがる部署であればチーム名を含めるなど、記載内容を工夫しましょう。

以下は一例です。

反省点と所感の違い

日報初心者の方は「所感って反省点などとは違うの？」という疑問を抱きがちです。

反省点は基本的に自分の行動を振り返って、改善点を記載すること。対して、所感は自分だけでなく周囲も含めた「気づき」を記載します。

例文1：時系列の日報

特に営業職など時系列での報告が求められる場合は、こちらのフォーマットをコピーしてご利用ください。

例文2：作業量を記録する日報

製造業や配送業など、作業量の報告が重要になる場面では、以下のフォーマットを参考にしてください。特に進捗通りに行われているか、何が遅れているかを知りたい場合が多いため、「本日の製造/未製造」「進捗」などの項目があると評価されやすいでしょう。

例文3：PDCAサイクルを回す日報

ベンチャー企業や営業職など、PDCAという言葉が頻出する職場では、日報もPDCAに分けて記載することが好まれます。

日報メールを書く際のマナーやテクニック

日報やメールには、不文律のマナーやテクニックが存在します。知らないと損する・知っていると得する項目なので、ぜひ覚えておいてくださいね。

宛先（To / Cc）の使い分け

誰に報告義務があり、誰に情報を共有すべきかを明確にします。部署の慣習によりますが、Ccに入っている人全員が「読んでいる」とは限らない前提で送ります。本当に伝えたい相手や、「〇〇さんも宛先に入れてね」と言われた対象者はToに入れましょう。

メール挨拶のマナー

日報に限らず、ビジネスメールではある程度決まった挨拶があります。

たとえ友人のように仲の良い上司であっても、メールでは挨拶のマナーを徹底するのが基本です。

冒頭

ビジネスメールでは基本的に、社内の人に送るメールの冒頭に「お疲れ様です。」を付け、その後に名乗ります。ただ、部署間の繋がりが薄い企業や、支店が全国にある大企業などは「お世話になっております。」が慣習である場合もあるため、上司に確認しておきましょう。

さらに、残業などで深夜や早朝に送る場合は冒頭に「夜分遅くに失礼いたします」「提出が遅くなり申し訳ございません」と一文添えると印象が良いでしょう。

結び

また、メールの最後には結びの文章を添えます。特に日報送付の場面では「よろしくお願いいたします。」「以上です。ご確認お願いいたします。」などが一般的です。

重大トラブルは日報だけで報告しない

自社に重大な過失のあるクレームや取引先とのトラブルなど、スピード感のある対応が必要になる出来事は、日報提出を待たず、すぐに上司に報告しましょう。

メールは送信から閲覧まで大きなタイムラグがあるほか、見落とされるリスクもあります。トラブルに気づいた時点で上司に報告しましょう。

サイズの大きな添付ファイルは避ける

サイズの大きな画像や、複数ファイルを送付する際は、zipファイルにしたり、共有フォルダやファイル転送サービスのリンクを送付するのが暗黙のマナーになりつつあります。

これは、重いファイルは開くまでに時間がかかるほか、メールサーバーに負荷がかかってしまうからです。

※これらのマナーは主に他社向けメールでのマナーですが、そのマナーが染みついている方にとっては社内同士であっても同様に認識している場合もあります。

5W1Hを意識する

5W1Hは、「いつ(When)」「どこで(Where)」「誰が(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」の頭文字をとった、情報伝達や整理のフレームワークです。

ビジネスメールや資料作成で、情報を抜け漏れなく、分かりやすく伝えるための基本手法として活用されます。

具体的に記入する

日報の内容は、きちんと伝わらなければ意味がありません。また、抽象的な文章であるほど、読み手によって重要度が変わったり、誤解を生む可能性があります。

具体的な人名や数値、作業名などを含めて、誰が読んでも同じ認識になるよう意識しましょう。

その日のうちに提出

日報は基本的に、その日のうちに提出するものです。時間が経つほど作業内容や気になったことを忘れてしまい、日報の内容も適当になっていってしまいます。

とはいえ退社前に書く時間がなく、残業もしづらいという方は、業務をしながら日報を書いておくことをおすすめします。気になったことはその場でメモできるため、新鮮な気づきを忘れずに記載できるでしょう。

日報メールのメリット・デメリット

日報の書き方については上に述べた通りです。

では、日報をメールで提出するメリット・デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

メールで日報を提出するメリット

日報紙を辞め、メールで日報を提出するメリットは以下の通りです。

コストがかからない

メール日報の最大のメリットは、導入および継続時にコストがかからない点だといえます。

さらに、日報紙と比較しても購入・管理の手間やコストもかかりません。

手軽さとコスト削減の両面から、メール日報は多くの企業にとって魅力的な選択肢となっています。

どこからでも提出できる

メール日報は、場所を選ばずにノートパソコンやスマートフォンから日報を作成・提出できる点も大きなメリットです。

特に移動が多い職種の方にとっては、遠方でも移動しながらでも作業ができるメール日報は非常に効率的です。また、テレワークの場合も出社の必要がないため、メールで日報を提出できることはメリットといえます。

日報メールのデメリット

日報メールを利用する際は、メリットだけでなくデメリットも把握しておく必要があります。

大量の受信メールに埋もれてしまう

通常、受信ボックス内には他のメールも混ざっていているため、日報メールを探す手間や個々のメールを開く必要が生じます。特にエクセルや画像などが添付されている場合には、その添付ファイルを開く手間も加わります。

提出状況を把握しにくい

日報メールが取引先や社内のメールに埋もれてしまうと、提出状況が不明確に。誰がいつの日報を提出していて誰が提出していないのか、一目で把握できず管理が難しくなります。

外出先から提出できないケースがある

メリットの項でも述べましたが、メール日報におけるデメリットの一つは、社外から社内システムへのアクセス制限です。

特にエクセルをメールに添付する際は社内に戻ってから提出する手続きが必要な場合があり、時間と手間がかかります。

セキュリティに課題がある

日報には公開前の機密情報が含まれていることも多く、送信先を間違えてしまうと情報漏洩に繋がります。また、メールは不正アクセスの入り口となることがかなり多いです。

自社の情報はもちろん、他社の機密情報を漏らさないためにも、メールでの日報提出は慎重に採用すべき手段と言えます。

情報が共有されない

日報メールは送信先の相手しか読まないため、有益な情報が共有されないことがあります。そのため、重要なノウハウがクローズドな環境で閉じ込められてしまう恐れがあるといえます。

チーム全体で情報を活かし、成果につなげるためには、情報のオープン化と共有が重要です。公開・共有することで成功や失敗の事例が若手メンバーの学びになり、チームのコミュニケーションが促進され風通しのよい職場作りにも繋がります。

日報は専用ツールの導入がおすすめ

日報提出に特化したツールとして、おすすめできるのが日報管理システムです。

多くの日報管理システムには、日報に必要な項目のテンプレートが用意され、検索性が高く便利です。クラウド型で利用可能なものも多く、テレワークやスマートフォンにも対応しています。また、コメント機能などで社内コミュニケーションもスムーズになります。

特に日報管理システム「ビヨンド日報くん」は、開発会社が制作したシステムということもあり、セキュリティ面も安心です。

費用も1社あたり2,750円～という業界屈指の低価格のため、「メールの日報に不便さを感じている」「メール日報はセキュリティが不安」という方は試してみてはいかがでしょうか？

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メールによる日報は、テンプレートを利用し、重要なポイントを押さえることで効率的に作成できる利点があります。手軽に提出でき、即時送信が可能なことも便利です。しかし、検索性の低さなどのデメリットも存在します。

日報を企業の業務改善に有効活用したい方はこれらの点を考慮し、日報の目的や企業の状況に合わせて適切なツールを選択することが重要です。

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