日報は業務の振り返りや進捗管理、コミュニケーションや知識の蓄積にも役立ちますが、企業や現場によってはメールで提出する場合もあります。特にリモートワーク増加の影響で、出社せずにメールで日報を書くケースも増えているでしょう。

この記事では、日報メールの書き方やテンプレート、メールで提出する際のメリット・デメリットについて解説します。

日報メールを上手に活用することで、業務の効率化や情報共有に貢献できるかもしれません。ぜひ、最後までご覧ください。

日報メールとは

『日報メール』または『メール日報』は、日々の業務や作業内容、進捗状況などを電子メール形式で上司や関係者に報告するものです。

簡便なメールの形式で報告できるため、迅速な情報共有や作業管理に役立ち、従業員や部下が上司に対して日常の活動や成果を報告するために利用されます。

日報の形式は各企業や部署によって異なりますが、効率的なコミュニケーションと業務の透明性を向上させることが主な目的です。

日報メールの書き方

日報は、『業務の振り返りと進捗管理』『ノウハウや知識の蓄積』『チームや上司とのコミュニケーション促進』などを目的として書かれる重要なものです。

フォーマットが定められている場合はそれに従い、ない場合は時間帯別に区切ったり、業務の項目ごとにまとめたりします。

日報メールの基本的な記載内容とテンプレートの例文を以下に紹介します。

基本的な記載内容

• メールの件名
• 提出者の所属と氏名
• 業務内容・進捗・成果
• 反省点
• 所感（課題、改善点、疑問点など）
• 翌日の目標・予定

例文1：時系列の日報

例文2：作業量を記録する日報

例文3：PCDAサイクルを回す日報

日報を書く際の注意点とポイント

日報に決まった形はないため基本的な内容を記載すればよいのですが、次の点に留意するとよりわかりやすく有用な日報が書けるでしょう。

注意点

日報を書く際に守るとよい注意点です。

• 目的を明確にする
• 客観性を持って簡潔に書く
• ビジネス用の言葉遣いで書く
• 自己採点をしない
• 感想で終わらせない
• 送信前に読み返す
• その日のうちに提出する

ポイント

以下は、意識すると受け取る相手が読みやすくなったり、自身が書きやすくなったりする大切なポイントです。

• 数字や固有名詞を使用して具体的に書く
• 業務の区切りごとに書き留めておく
• 箇条書きを使用してまとめる

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日報メールのメリット

日報の書き方については上に述べた通りです。

では、日報をメールで提出するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

コストがかからない

メール日報の最大のメリットは、導入および継続時にコストがかからない点だといえます。日報をこれから導入しようという企業では、導入に多額のコストをかけることに抵抗があるかもしれません。

そこでメール日報は手軽に始められる手段として非常に有用です。導入をスムーズに行い効果を実感できるでしょう。

また、メールを使った日報の提出は従来の書類式と比べて紙の資源を節約できるため、環境にも配慮した選択となります。手軽さとコスト削減の両面から、メール日報は多くの企業にとって魅力的な選択肢となっています。

どこからでも提出できる

メール日報は、場所を選ばずにノートパソコンやスマートフォンから日報を作成・提出できる点も大きなメリットです。

特に移動が多い職種の方にとっては、遠方でも移動しながらでも作業ができるメール日報は非常に効率的です。

また、リモートワークの場合も出社の必要がないため、メールで日報を提出できることはメリットといえます。これにより、業務の遅延を防ぎ、タイムリーな報告が可能です。

ただし、これらは単純なメールに限った話です。エクセルなどの添付ファイルを提出する際、自社に戻らないと日報が提出できないケースもあります。ファイルのサイズやセキュリティの問題を考慮する必要もあるため、注意が必要です。

日報メールのデメリット

日報メールを利用する際は、メリットだけでなくデメリットも把握しておく必要があります。

大量の受信メールに埋もれてしまう

通常、受信ボックス内には他のメールも混ざっていて、日報メールを探す手間や個々のメールを開く必要が生じます。特にエクセルなどが添付されている場合には、さらにエクセルを開く手間も加わります。

これらの手続きが時間の無駄となり、効率を損なう可能性があるため、整理されたフォルダや明確なタイトルを活用するなど、効率的な方法を検討することが重要です。

提出状況を把握しにくい

日報メールが取引先や社内のメールに埋もれてしまうと、提出状況が不明確になります。誰がいつの日報を提出していて誰が提出していないのか、一目で把握できず管理が難しくなります。

日報の重要性を確保し見落としを防ぐためには、明確なタイトルやフォルダ分けなど効果的な整理方法が必要です。また、適切な報告ルールを確立し、日報の提出を徹底することで、情報共有と業務改善に貢献できるでしょう。

外出先から提出できないケースがある

メリットの項でも述べましたが、メール日報におけるデメリットの一つは、社外から社内システムへのアクセス制限です。

特にエクセルをメールに添付する際は社内に戻ってから提出する手続きが必要な場合があり、時間と手間がかかります。

この課題を解決するためには、外出先からでも日報を容易に提出できるシステムやアプリを導入して効率を向上させることです。リモートワーカーや移動が多いスタッフにとっては、スムーズな提出手段の確立が業務効率化につながるでしょう。

検索性が低い

日報メールの大きな課題は情報の検索性の低さです。「A社の案件の進捗」や「B社の情報はどこにあるか」といった質問に対して、日報メールでは素早く答えを探せません。結局、本人に直接聞くしかなくなり、日報の意味が薄れて効果的な業務管理が難しくなります。

解決策として、日報の内容を簡潔なタグやキーワードで整理し、検索しやすくする管理システムやデータベースの導入が考えられます。

こうすれば必要な情報を素早く取りだせ、業務効率やチームのコミュニケーションが向上します。大切な情報を見落とさずに活用できるよう工夫することが重要です。

セキュリティに課題がある

日報には公開前の機密情報が含まれていることも多く、送信先を間違えてしまうと情報漏洩に繋がります。

また、不正アクセスされてしまった場合にも機密情報が外部に漏れてしまう恐れがあります。

セキュリティレベルの高いデバイスを利用することが一番の解決法ですが、予算が少ない企業やITに詳しい人材がいない企業の場合は、セキュリティに強い日報ツールを利用するのが低リスク・低コストでおすすめです。

情報が共有されない

日報メールは送信先の相手しか読まないため、有益な情報が共有されないことがあります。そのため、重要なノウハウがクローズドな環境で閉じ込められてしまう恐れがあるといえます。

解決策として考えられるのは、日報を共有するプラットフォームの導入です。日報管理システムや社内のグループウエアを活用して日報を公開すれば、多くの人が情報を共有し活用できるようになるでしょう。

チーム全体で情報を活かし、成果につなげるためには、情報のオープン化と共有が重要です。公開・共有することで成功や失敗の事例が若手メンバーの学びになり、チームのコミュニケーションが促進され風通しのよい職場作りにも繋がります。

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日報はツールの導入がおすすめ

日報提出に特化したツールとして、おすすめできるのが日報管理システムです。

多くの日報管理システムには、日報に必要な項目のテンプレートが用意され、検索性が高く便利です。クラウド型で利用可能なものも多く、テレワークやスマートフォンにも対応しています。また、コメント機能などで社内コミュニケーションもスムーズになります。

特に日報管理システム「日報くん」は、開発会社が制作したシステムということもあり、セキュリティ面も安心です。費用も1社あたり2,750円～という低価格のため、「メールの日報に不便さを感じている」「メール日報はセキュリティが不安」という方は試してみてはいかがでしょうか？

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メールによる日報は、テンプレートを利用し、重要なポイントを押さえることで効率的に作成できる利点があります。手軽に提出でき、即時送信が可能なことも便利です。しかし、検索性の低さなどのデメリットも存在します。

日報を企業の業務改善に有効活用したい方はこれらの点を考慮し、日報の目的や企業の状況に合わせて適切なツールを選択することが重要です。

メール以外の日報提出をご検討中の方には、『業務管理システム 日報くん』の導入もおすすめです。クラウド型の『日報くん』は、誰でもどこからでも簡単に日報の作成と共有が行なえます。開発会社から生まれたシステムのためセキュリティが強固で安心。また、日報の提出に加えて自動で案件ごとの稼働も計算してくれます。

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