日報作成には、従業員の稼働時間や業務の進捗状況の見える化、業務内容の振り返りや改善点の洗い出し、さらには部下と上司のコミュニケーションなどさまざまな目的があり、従業員にも企業にもメリットの大きいものです。

しかし、日報の作成や集計には時間と手間がかかります。「従業員が日報を面倒くさがって書いてくれない」「計算ミスなど間違った情報が記載されている」「書かれた日報の集計・分析にまで手が回らない」など、お悩みの方は少なくないようです。

このような悩みは、日報を自動化することで解決可能です。

この記事では、日報の自動化とは何か、自動化するメリット・デメリット、自動化する方法などについて解説します。日報の自動化で、業務効率化につなげましょう。

日報の自動化とは？

自動化（オートメーション）とは、IT技術を使い、人力で行っていた作業をシステムやコンピューター、ロボットなどが代わりに行うことを指します。

自動化はあらゆる分野で活用されており、日報の場合は「手間がかかる作業」「人間が作業するとミスが発生する可能性がある作業」が主な自動化の対象です。

具体的には、「テンプレートやフォーマットを使って日報の作成・集計・分析といったプロセスを簡素化する」「日報のデータを自動的に抽出し、集計・分析するソフトウェアやツールを使用する」といった方法があります。

自動化により日報の作成・提出・集計・分析の手間を最小限に抑えれば、従業員や管理者は日々の日報関連作業にかかる時間や手間を削減し、より効率的に業務に取り組むことができるようになるでしょう。

日報作成や集計における課題

日報は、業務の振り返りやプロジェクトの進捗状況の確認、従業員ごとの稼働時間の可視化など、多くの場面で有効活用できるものです。

しかしその一方で、「日報の作成に時間がかかる」「業務改善に生かされない」などの課題もあります。日報の自動化は、これらの課題を解決につなげることが可能です。

ここからは、日報作成や集計における3つの代表的な課題を見ていきましょう。

日報の作成・管理に時間がかかる

日報作成における代表的な課題が、「作成に時間がかかる」というものです。

日報作成は、従業員やプロジェクトメンバーにとって日々の業務の詳細や進捗状況を報告する重要な作業ですが、手動で日報を作成するためには時間と労力が必要です。

作成のための情報の収集や整理、フォーマットへの入力など、手作業による日報作成には時間がかかり、その時間によって本来の業務を圧迫してしまうケースも少なくありません。特に、複数のプロジェクトを抱える場合は、日報作成にかかる時間も増えることになります。

また、日報の管理も課題です。膨大な量の日報を整理・保存し、必要な情報に迅速にアクセスすることは簡単ではありません。せっかく丁寧に書かれた日報も、活かすことができなければ作成や管理の負担を感じるだけになる可能性もあります。

従業員のモチベーション低下につながることがある

日報作成は、従業員にとって繰り返し行われるルーティンワークとなりがちです。

日報を書いても上司からのフィードバックがなかったり、業務改善に生かされなかったりなど、日報作成が単なる報告の手続きとして扱われるようになると、従業員のモチベーション低下や業務へのやる気の低下につながる可能性があります。また、日報の品質低下や記入漏れ、提出遅れなどにつながる可能性もあります。

日報は同僚や上司、部下など社内のコミュニケーションのきっかけにもなるものです。日報を情報共有しやすい状態にして、適切なフィードバックを行い、部下のモチベーションアップや成長につなげましょう。

日報を業務改善に活かしきれない

日報は単なる1日の作業報告ではなく「その日の計画・目標」「業務内容」「良かった点や課題点」「明日の計画・目標」などを記載することで、PDCAサイクルを回す、進捗状況の確認、ノウハウの蓄積などにつなげることが目的です。

しかし、日報の確認や集計・分析には時間がかかります。特に、1日あたりの日報の量が多くなれば作業コストが膨らむため、業務改善にまで活かしきれないこともあるでしょう。

時間を掛けて丁寧に作成した日報が活用されない状態が続けば、従業員の日報作成に対するモチベーションが下がるなど、悪循環が起こってしまう可能性もあります。

なるべく無駄な負担を減らし、日報を有効活用できる環境を整えることが重要です。

日報を自動化するメリット

日報の作成やその後の管理・活用の課題は、日報作成を自動化することで解決につなげられます。ここからは、日報作成を自動化するメリットについて、以下6つの視点で詳しく見ていきましょう。

日報作成の負担・コストを軽減できる

日報作成の負担を軽減できることは、自動化による最も大きなメリットです。

日報作成の自動化ではシステムやツールを活用しますが、これらを使えば手入力の手間が省け、作成時間を短縮できます。

自動化システム・ツールによっては過去の日報をコピーして使い回すことも可能です。「前日と同じ作業を続けて行った」場合などは、前日の日報をコピーすることで入力時間を省くことができます。

作成時間を短縮できれば、残業時間の削減や人件費の節約につながります。また、従業員は本来の業務に集中できるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

集計時間がかからず素早くデータを活用できる

日報を自動化すれば、作成だけでなくその後の活用もスムーズになるということも大きなメリットです。システムやツールが自動で集計するため、膨大な量の日報の入力作業や集計に時間を取られることなく、素早くデータ活用できます。

これにより、以下のようにあらゆる場面で稼働が見える化できるので、迅速な意思決定や業務改善が可能になります。

• プロジェクト進捗状況
• チームメンバーの業務状況・業務負担
• 顧客ごとの稼働量
• 案件別の稼働量
• 従業員一人一人の月・週・日単位の工数
• 勤務形態別の稼働状況の把握　など

業務効率化・生産性向上につながる

自動化システムやツールでは、簡単に日報を作成できるテンプレートやフォーマットを活用することで情報の入力や整理が容易になります。

自動化によって日報の作成や管理にかかる時間や手間を削減できれば、従業員は本来取り組むべき仕事に集中して取り組むことができ、業務効率化や生産性の向上につながる効果が期待できます。

手作業によるミスや日報の紛失を防げる

膨大な量の日報を人間が手作業で入力・計算する場合、どうしてもミスが発生してしまうことがあります。自動化システムを使用することで負担を軽減できれば、ミスを防ぐことにもつながるでしょう。

また、紙の日報の場合「字が汚い、紙が汚れて読みにくい」といった破損や紛失のリスクもあります。システムによる自動化ではデジタル形式で日報が保存されるため、破損や紛失のリスクがなく安心です。

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過去に手作業での工数集計を行っていてミスや紛失が多かった企業でも、低価格な日報ツールの導入によりミスが大幅に軽減した事例があります。ぜひ参考にしてみてください！

リアルタイムに情報共有できる

システムによる自動化を行えば、リアルタイムな情報共有ができるようになります。
近年、コロナ禍の影響によってテレワーク・リモートワークという働き方が定着しましたが、在宅勤務中は成果や稼働状況の把握が難しくなりがちです。

日報をシステム上で管理すれば、関係者は必要な情報にいつでもアクセスできるため、プロジェクトや業務の進捗状況を把握しやすくなります。テレワーク中の稼働状況の把握はもちろん、テレワーク前後の業務効率の比較や、業務効率化のための改善点の洗い出しなどに活用できます。

場所を取らず管理・検索も簡単になる

日々の業務管理を目的とした書類である日報は、法律によって3年間の保管が義務付けられています。そのため期間内は日報を保存して、求められたときにはすぐに提出できる状態にしておかなければなりません。

しかし、紙ベースの書類はそのままにしていればどんどん増えていきます。場所も取り、検索しづらいため活用したいと思ったときに見つからないこともあるでしょう。システムによって自動化（電子化）すれば、場所も取らず、検索も容易になります。近年、紙の書類を電子データとして保存するペーパーレス化が推進されていますが、まずは業務改善に活かせる日報のペーパーレス化から行うのもおすすめです。

日報を自動化するデメリット

日報作成を自動化するデメリットとしては「システム・ツールの導入にコストがかかる」「システム・ツール導入に手間がかかる」といった点があげられます。

日報作成や管理の自動化には専用のシステム・ツールなどの導入が必要ですが、コストが発生します。また、使用するシステム・ツールによってはこれまでの日報作成の業務フローを大幅に変更しなければならないなど、導入の手間がかかる可能性も考えられるでしょう。

導入コストや手間を省きたい場合は、なるべくシンプルな機能のシステムを選ぶのがおすすめです。

日報を自動化する3つの方法

日報の自動化には、いくつかの方法があります。ここからは、日報自動化の3つの方法について詳しく見ていきましょう。

Excelのテンプレートを使う

多くの企業が導入しているExcelのテンプレートを利用して日報作成を自動化することができます。

導入済みの企業が多いためコストがかからないことがメリットですが、Excelは計算に特化した「表計算ソフト」であり、本格的に日報の管理を行いたい場合には向いていません。

また、Excelによる日報の自動化にはマクロや関数といった高度な知識が求められるため、管理できる社員が限られることになる点にも注意が必要です。

企業向けツールなどを活用する

営業支援ツールやコミュニケーションツールなど、企業向けのツールの中には日報作成の自動化システムが搭載されたものもあります。

すでにあるツールを活用すればコストがかからないことはメリットですが、検索性が高くないことやデータ集計には向いていないなど、こちらも本格的な日報の自動化には向かないことが多いでしょう。

専用の業務管理システムを活用する

本格的な日報の自動化を行う場合、専用の業務管理システムを活用するのがおすすめです。

日報集計や稼働集計ができ、個人はもちろん、チームやプロジェクトごとの稼働確認など、企業全体の業務効率化・生産性向上につなげられます。

日報の作成や集計などの負担を最小限に抑える機能が揃っており、専門的な知識が不要で誰でも簡単に使えるシステムが多く、手間をかけずスムーズに導入できます。

まとめ

日報は、その日の業務の振り返りやプロジェクトの進捗状況の確認、ノウハウの蓄積、業務改善につなげられるなど、上手く活用すれば多くのメリットが得られるものです。

しかし、日報の作成や集計には手間がかかるという課題があります。自動化によって日報にまつわる課題を解決すれば、業務効率化や生産性向上につなげられるでしょう。

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