日報くんは「日報を書く→提出する」というだけのシンプルな機能がウリ。
しかもその日報の提出だけで、面倒な工数管理が簡単にできてしまいます。
そもそも工数管理の目的とは
工数管理とは、そのプロジェクトの工数（作業量や所要時間、人員）を把握することです。
その目的はフェーズや立場によって異なりますが、大きく分けると
- プロジェクトの進捗管理
- リソースの配分と管理
- プロジェクトの予実管理
の3つに分けられます。
プロジェクトの進捗管理
工数管理を行うことで、各プロジェクトに現在どれくらいの人数が作業しているか、当初の予定に対してどれくらい遅れているかの把握が可能です。
当初の見積もりより遅れてしまった場合はその原因を探って軌道修正したり、反省を次のプロジェクトに活かすこともできます。
リソースの配分と管理
工数管理のデータを元に、人やお金といった限りあるリソースを適切に配分することも可能です。
たとえば、過去に行ったものと似たようなプロジェクトの人員を配置する際、当時のデータから効率よく勧められそうな人員を配置したり、コストの計算をより現実的に行うことができます。
プロジェクトの予実管理
プロジェクトの予実管理（予算と実績を比較して計画を管理すること）にも、工数管理のデータが活用できます。
進行中プロジェクトの予算に対する進捗を比較することで、問題をいち早く把握し、即改善することが可能です。
また、予算とかけ離れてしまった場合はその原因を分析し、今後のプロジェクト予算の見積もりに活かすこともできます。
日報くんで工数管理する方法
日報くんは、日報を提出する際に選択する「プロジェクト」「工程」「作業時間」などから、工数管理に必要なデータを簡単に集計することができます。
顧客別の稼働状況を集計する
① [顧客・プロジェクト] ＞ [顧客別稼働集計 ]
顧客・プロジェクトの追加方法はこちらの記事で解説しています！
② 集計期間をプルダウンから選択
※「終了した顧客とプロジェクトを除外する」にチェックを入れると、現在稼働中の顧客・プロジェクトのみ表示されます
③ 稼働時間を集計したい顧客にチェックを入れ、「選択した顧客の合算稼働履歴を見る」をクリック
稼働履歴画面でも集計期間を変更して集計可能です。
「再集計」右のプルダウンから「合計のみ表示/内訳を表示」も選択できます。
プロジェクト別の稼働状況を集計する
① [顧客・プロジェクト] ＞ [プロジェクト別稼働集計 ]
顧客・プロジェクトの追加方法はこちらの記事で解説しています！
② 稼働時間を集計したい顧客にチェックを入れ、「選択した顧客の合算稼働履歴を見る」をクリック
※「終了した顧客とプロジェクトを除外する」にチェックを入れると、現在稼働中の顧客・プロジェクトのみ表示されます
③ 集計期間をプルダウンから選択して「再集計」
チーム別の実績を集計する
「ユーザーグループ」を登録しておくことで、チーム・部署や雇用形態別に実績を集計することができます。
① [顧客・プロジェクト] ＞ [稼働集計]
② 「集計単位」をユーザーグループに設定 ＞「集計」
③ 各月のユーザーグループごとの稼働時間・稼働コストが集計されます。
稼働コストは、役職単価（「役職一覧」＞「時間単価」）に、稼働時間をかけた数値です。
プロジェクトの予実管理をする
プロジェクトの期間ごとの予算を設定することで、予算と実績（その期間中の稼働時間から算出）を比較することができます。
① まず予算を作成します。
[顧客・プロジェクト] ＞ [予算新規作成]
顧客・プロジェクトの追加方法はこちらの記事で解説しています！
② 予算項目を入力し、「登録」をクリック
- 顧客/プロジェクト：今回予算を設定する顧客/プロジェクトの組み合わせを選択します。
- 予算期間：予算を設定する期間を選択します。
- 予算：任意の予算を入力します。
- 見積書番号：任意の番号を入力します（未記入でもOK）。
- 備考：詳細やメモを入力します（未記入でもOK）。
④ [予算一覧] をクリック
※各顧客およびプロジェクト稼働詳細画面の[予実管理を表示]からも予算管理ページへ遷移可能です。
⑤ 予実管理をしたい期間、顧客（またはプロジェクトや見積書番号）を入力し「検索」をクリック
⑥ [予実管理(顧客)] をクリックすると、顧客に登録されている全てのプロジェクトの予算ごとに、実績と利益率が計算されて表示されます。
※予算が設定されていない期間に稼働があった場合、全て予算期間外の実績として集計されます。
日報くんで工数管理するメリット
場所・時間を選ばない
日報くんはログインするだけで利用できるため、利用場所・時間を選ばないという気軽さが評判です。
クライアントや会計士との会議でも、すぐに工数や進捗のチェックができます。
日報の記入・提出方法についてはこちらの記事で解説しています。
紛失・持ち去りの危険がない
日報くんのデータは、日報紙のように紛失や持ち去りが発生しないため、情報漏洩が起こりづらいのも特徴。
また、Excelでの日報提出や工数管理は誤送信が起こりやすいうえに、誤ってシートの入力項目を削除・改変してもすぐには気づけないことが多いです。
日報くんならそういった人的エラーが起こりにくいため、より安全かつ正確に工数管理ができます。
入力遅れが起こりにくい
日報くんはシンプルかつ効率的なシステムであるため、入力遅れ・漏れが減ったという声をたくさんいただいております。
業務中に日報の「下書き保存」ができる点や、過去の日報のコピーができる点も、日報のめんどくささを軽減しています。
他社の日報システムと比較したこちらの記事もぜひご覧ください。
日報くんの活用シーン例
以上に紹介した日報くんの機能を活用すると、「日報提出」以外の業務を効率化することができます。
各担当の活用例を見ていきましょう。
人事・労務担当者
人事担当や労務担当は、各チームや従業員の業務負荷・進捗を把握し、より効率的な人員配置に活かすことができます。
また、プロジェクト進行におけるボトルネックを見つけ、業務効率や労働環境の改善につなげることも可能です。
経理担当者
過去のプロジェクト予算と実績を比較し、今後の予算作成に役立てることができます。
今まで日報紙やExcelで工数管理をしていた企業は特に、期間ごとやプロジェクトごとの工数管理をより迅速に行うことができるでしょう。
チームリーダー・PM
どのメンバーがどのプロジェクトにどれくらいの工数を割いているか把握し、業務負荷の改善につなげることができます。
過去のプロジェクトの工数も簡単に確認できるため、新規プロジェクトの工数もより正確に見積もることができます。
自チームのメンバーを評価する際も、過去の日報と比較して定量・定性の両面を見ての評価が可能です。
経営層
クライアントやプロジェクトごとに予実管理ができるため、今後のリソース配分や経営判断に活かすことができます。
プロジェクトごとの稼働状況と実際の利益を比較することで、適切なリソース配分か否かを把握することも可能です。
事業単位の収支計算も可能で、こちらの記事では弊社の渡辺社長によるリアルな使い心地を紹介しています。
【まとめ】無料で日報くんをさわってみよう！
今回は日報くんでできる工数管理を紹介しました。
ザックリとまとめると、「プロジェクトや顧客ごとに、期間を指定して工数管理ができる」のですが、その活用方法は多岐にわたります。
日報システムとしては破格の料金体系である日報くんは、「日報紙よりももろもろの経費が安くなった！」と好評です。
日報くんは無料トライアルを用意しておりますので、実際にさわってみて、ご自身の職場の業務効率化にお役立てください！
＼手放せなくなる日報ツール／
