毎日書く日報に対して「日報を毎日書くなんてめんどくさい」「書くことがないが仕事なので渋々書いている」などネガティブなイメージを持っている方や、「部下が日報をめんどくさがって書いてくれない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
ルーチンワークとなってしまいがちな日報ですが、ポイントを押さえて上手く活用すれば、個人の成長や組織全体の業務効率化、生産性向上につなげることが可能です。
この記事では、日報をめんどくさいと感じる理由や、その解決方法について詳しく解説します。ぜひこの機会に日報について見直して、これまで以上に業務に活かしてみてください。
日報をめんどくさいと感じる8つの理由
日報を書くのがめんどくさいと感じる理由は人それぞれです。また、置かれた状況によっても理由が異なる可能性があります。
ここからは、日報をめんどくさいと感じる理由について詳しく解説します。
日報作成に時間がかかる
日報に対して「めんどくさい」と煩わしさを感じる理由の一つが、作成に時間がかかることがあげられます。
日報のフォーマットや内容は企業によって異なりますが、日報作成にかかる時間は大体10〜20分ほどが一般的です。長い時間がかかる作業ではないものの、業務で忙しく動き回った後に日報を作成するとなると疲れ切ってしまっているため「めんどくさい」と億劫に感じることがあるでしょう。
特に、日報で詳細な業務内容や進捗状況の報告が求められる場合は情報の収集や整理に時間がかかることがあり、負担に感じてしまいがちです。
日報の書き方や内容がよくわからない
日報の書き方や内容がよくわからないと、スムーズに作成を進められないため余計に時間がかかり、日報作成をめんどくさいと感じてしまう可能性があります。
日報の書き方にはこれといった決まりはなく、書き方やフォーマット、内容、提出方法は企業によってさまざまです。上司や先輩従業員が新入社員に対して日報の書き方を研修などでしっかり指導することもあれば、そうでないこともあります。
日報の書き方や報告すべき内容が不明確だったり、どの程度の詳細さが求められるのかなどのルールが不足したりしていると、新人は日報作成に悩みや混乱を抱えることになります。
考えの整理や文章にするのが苦手
日報は単に業務内容を書き連ねるだけではなく、「気づいたことや改善点」といった所感や「今後の目標」などを記載する必要があります。
しかし、中には考えを整理したり、文章にまとめたりするのが苦手な人もいます。特に、社会に出たばかりの新入社員は日報というものに触れるのが初めてであるため、苦手意識を感じている可能性があるでしょう。
このようなケースの場合、単に面倒だから内容が薄いのではなく、苦手なせいで上手く書けていないのかもしれません。日報に対してストレスやプレッシャーを感じてしまっている可能性もあるため、書き方を指導するなどの対応が必要でしょう。
行動を管理されたくないと考えている
日報では、その日の業務内容を時系列で記載するケースもあります。
一部の人にとっては、このような日報の内容が「自分の行動や業務内容を管理されている」と感じることがあり、これが日報への抵抗感につながっている可能性が考えられます。
日報は個人の行動を監視・管理をするものではないものの、本来の日報の目的を知らないと勘違いをしてしまうケースもあるかもしれません。
日報に書くことがない
仕事内容によっては「毎日同じ業務に従事しているため、日報に書くことがない」と感じることもあるでしょう。日報を作成する際に、特に報告すべき内容がないと感じることも、日報をめんどくさいと感じる理由です。
特に業務内容が単調であったり、進捗がほとんどない場合には、毎日同じような内容を繰り返し書くことになります。このような場合、「日報を提出することが目的」となってしまい、日報作成が単なる形式的な作業となり、やる気やモチベーションの低下につながる可能性があります。
日報を作成する意味や目的がわからない
人は、無意味なことをやらされるのは苦痛を感じるものです。日報を作成する意味や目的がわかっていないと、「日報を書くなんてめんどくさい、だるい」と感じてしまうことがあります。
なぜ日報が必要なのか、どのような効果が期待されているのかが理解できないと、単なるルーチンワークとして捉えられ、モチベーションや関心が薄れてしまいがちです。
日報の役割やメリット、情報共有の重要性について従業員に説明し、理解を促す必要があるでしょう。
日報を作成する環境が整っていない
日報を作成するための環境が整っていないと、余計な時間や手間がかかり、日報作成をめんどくさいと感じてしまいます。
例えば、「紙の日報のため出先からオフィスに戻らないと作成できない」「仕事量が多く、日報を作成する時間がサービス残業になってしまっている」といったケースなどです。
このような場合、環境整備や必要なサポートを行うことで、日報作成の負担を軽減する必要があります。
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誰も日報に反応しない
丁寧な日報を作成しても、誰からの反応やフィードバックもない状態だと「誰も日報を読んでいないのではないか」と思い、日報を書くモチベーションが低下してしまいます。
「誰も読んでいないなら適当でいいか」と、日報の内容の質が低下してしまう可能性も考えられるでしょう。日報に部下からの相談やアドバイスを求める内容が書かれていた場合、反応しないことで信頼関係にも影響してしまうかもしれません。
日報のめんどくさいを解消する9つの対策
ここからは、日報に対する「めんどくさい」という気持ちを解消するための対策をご紹介します。原因に応じた対策を行い、効果的な日報作成に活かしてみてください。
自分の成長につながることを意識する
日報をめんどくさいと感じる原因の一つが、日報作成に意味を見出せないことです。
日報を「上司や会社の指示で毎日意味もなく書かされるもの」と思っているなら、面倒に感じるのも無理はありません。
しかし、日報は自分がやってきた業務内容や進捗状況を振り返り、見直す機会でもあります。日報を通じて自身の成果や課題を客観的に把握し、改善点を見つければ、成長やスキルアップ、パフォーマンス改善につなげられます。
日報を自分の成長のための作業と捉え直し、報告内容に意識的に反省や学びを盛り込むことで、日報作成の意義やモチベーションを向上させられるでしょう。
上司や会社へのアピールができると考える
日報は、上司や会社に自身の業務内容や成果をアピールする機会とも考えられます。
日報を通じて、自分がやり遂げた成果や今後に活かせる改善案や提案を具体的に報告することで、自身の存在や貢献度を示すことができるでしょう。
また、誰かに何かを「伝える」という力は、さまざまな仕事に活かせるスキルでもあります。日報はこの「伝える力を高めるための場」だと捉えれば、「単なる面倒な作業」と感じることもなくなるはずです。
一気に書かずこまめにメモを取る
「日報に書くことがなくてめんどくさい」と感じる人は、日報を一気に書くのではなく、こまめにメモを取るといいでしょう。
その日の業務内容の振り返りを行うため、「日報は一気にまとめて書かなければならないものだ」と考えている人もいるかもしれませんが、そうではありません。
一日の業務の終わりにまとめて書こうとすると、書こうと思っていたことを忘れてしまい、思い出すのに時間を取られることになります。
日常の業務中や会議の際にこまめにメモを取る習慣を身につけておくと、日報の効率的な作成につながるでしょう。
日報をデータベース化して活用を促す
日報を意味のない、面倒なものにしないために、データベース化して活用を促しましょう。単に書くだけで終わりになると、日報が無意味なものに感じられてしまいます。
しかし、データベース化して、日報を簡単に検索・参照できるようにすれば過去の日報の参照、共有が容易になり、類似の業務や課題に対して過去の解決策やアイデアを活用することができます。
日報によって蓄積されたノウハウやナレッジは、業務効率化や生産性向上など多くのことに役立てることが可能です。
コミュニケーションに活用する
日報はコミュニケーションツールとしても活用可能です。
上司やチームメンバーと業務内容や進捗状況を共有することで、全体の把握やタスクの調整がしやすくなります。日報を通じて他のメンバーとの意見交換を行うことで、業務に活かすことができるでしょう。
テレワークやリモートワーク中はコミュニケーション不足に陥りやすく、生産性の低下、ストレスの増加、信頼関係の構築が困難になる、評価に関する不満やモチベーションの低下などの問題があげられます。
日報を単なる報告書ではなく、コミュニケーションのツールとして捉えることで、これらの課題にも上手く対処できるでしょう。
フォーマットやテンプレートを用意する
書き方や報告すべき内容が決まっていないと、日報作成に戸惑ってしまうことがあります。
そこで、フォーマットやテンプレートを用意しておくことが有効です。具体的な項目や指示、書き方の例を示しておくことで、日報作成の手間や時間を削減できます。
日報の一貫性や見やすさも向上させることができるため、管理やその後の活用も容易になるでしょう。
フィードバックはダメ出しよりも褒めることを意識する
日報に対するフィードバックは従業員のやる気やモチベーションに大きな影響を与えます。日報には必ずフィードバックを行いましょう。
また、フィードバック内容もダメ出しではなくポジティブな内容や褒めることを意識すると、日報へのモチベーション維持につながります。
成果や取り組みに対して具体的な称賛や評価を行うことで、従業員の自信や意欲を高めつつ、信頼関係も構築できます。
デジタル日報にしていつでも書ける環境を整える
紙での日報作成は、書くこと自体が面倒になってしまいがちです。そこで、デジタルツールやアプリを活用した「デジタル日報」に切り替えることで、効率的な日報作成環境を整えることができます。
デジタル日報はインターネット環境があればいつでもどこでもアクセスでき、入力や修正も簡単です。日報の作成はもちろん、管理の手間も大幅に削減されるためこれまで以上に日報を有効活用できるようになります。
日報管理システムを導入する
デジタル日報にする方法は、Excelのテンプレートや企業向けツールの活用などの方法がありますが、日報の「めんどくさい」を解消して本格的な運用を行うのであれば、日報管理システムの導入がおすすめです。
日報管理システムとは、日報の作成はもちろん、共有や管理、稼働量などデータの集計が簡単に行えるシステムのことです。入力内容をもとに自動集計を行うため、手間なくチームやプロジェクトの稼働確認や生産性向上に活用できます。
日報管理システムにはさまざまな種類がありますが、誰でも簡単に使えるシンプルなシステムだと導入の手間がなく、すぐに活用できるでしょう。
まとめ
毎日書く日報は「めんどくさい」と感じてしまいがちです。しかし、日報の目的や重要性を理解したうえで活用すれば、個人の成長やスキルアップ、組織全体の業務効率化や生産性向上につなげることができます。
一方、「紙の日報で書くのが手間」「オフィスに戻らなければ日報が書けない」など環境が原因で日報に煩わしさを感じている場合は、時間や手間がかからない環境に整える必要があります。
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