業務改善は気づきシートが鍵！気づきの重要性と促す方法を解説

業務改善は明確な目標と迅速な実行、そして「気付き」が重要な鍵です。

しかし、気づきとはいっても何をどうやって業務改善に活かすのでしょうか。この部分を理解しておかないと、せっかく働く人が何かに気づいても、その気づきを活かせません。

この記事では、業務改善に必要な気づきシート、気づきの重要性、気づきを促す方法について詳しく解説します。

業務改善は気づきシートが鍵

業務改善は日々の何気ない気づきが鍵です。実際に働く人のちょっとした気づきをシートにしておけば、業務改善に役立つかもしれません。

ここでは、業務改善における気づきシードの重要性について解説します。

業務改善は気づくところから始まる

経営者が現場に「早急に業務改善を進めてください」と指示したとしても、働く人は「何をどうやって業務改善すればいいの？」と困惑してしまいます。

業務改善は経営者の指示通りに遂行することが重要ですが、何気ない日常の気づきから取り組んでいくことも重要です。

例えば、働く人のなかには「なんでこの会社は未だに紙で日報を作成しているんだ」という不満を抱いているかもしれません。しかし、ほとんどの人は「余計なことを提言して問題になったら面倒だし黙っておこう」と考えてしまうでしょう。

それは一見、余計なトラブルを招かない利口な行動に見えるかもしれません。

しかし、現場で働く人が自分の気づきを押し殺してしまうと本当の意味での業務改善は進みません。現場が抱えている課題の洗い出しが不十分となり、効果的な業務改善とはならないでしょう。

そのため、業務改善では「何気ない気づき」を見落とさないようにすることが重要です。

気づきはすぐに忘れてしまう

日々の気づきは、「気づきシート」などを作成して記録しておくのが賢明です。なぜなら、日常のちょっとした気づきはすぐに忘れてしまうためです。

「そこはこうしたらもっと効率的なのでは？」と気づいても、仕事に追われているうちに「思いついたことを忘れてしまった」となりかねません。それでは貴重な気づきも無駄になってしまいます。

気づきシートは仰々しいものでなくても構わないため、すぐにメモできるようデスクにメモ帳を用意しておきましょう。そして、思いついたことは適宜、気づきシートに記入していきます。

そうすることで、業務改善に役立つアイデアを見落とすこともなくなります。

現場の声を形にする

気づきシートを作成しておけば、現場の声を形にすることが可能です。気づきシートを各視点ごとに分類しておくことで、業務改善すべき箇所も鮮明になります。

1. 経営者目線の気づきシート
2. 管理職目線の気づきシート
3. 従業員目線の気づきシート

例えば、経営者目線・管理職目線・従業員目線と分けて気づきシートを作成すれば、各視点から課題の洗い出しが可能となります。

業務改善は、解決すべき問題が見つかっても各視点によって考え方が変わります。

例えば、管理職や従業員が「日報を電子化すべきだ」と提言しても、経営者から見ると「現場の負担は減るものの導入の費用が増える可能性がある」となるわけです。

もちろん、最終的に業務改善によって企業の業績が改善されるのであれば、経営者にとってもメリットは多いです。

しかし、業務改革によって少なからずデメリットが発生する可能性もあるため、慎重に判断しなければいけません。

そのため、業務改善を進める際は各視点に合わせつつ、気づきシートを作成するようにしましょう。

各視点ごとの気づきシートから課題が見えてくれば、現状どの問題に切り込むべきかも明確になるでしょう。

業務改善の気づきの重要性

業務改善の気づきは重要性を理解しておくことが重要です。ここでは、業務改善の気づきの重要性について解説します。

業務改善の目的を考えるきっかけになる

日々の気づきは、業務改善の目的を考えるきっかけになります。

働く人は経営者の判断に従っている方が大半で、自ら「なぜ業務改善が必要なのか」という視点を持つことは多くありません。

業務改善が進まずとも、「会社が回っているならそれでいい」と考える社員も珍しくないでしょう。しかし、自らの気づきを経営者が取り入れる場合は話が変わってきます。

例えば、働く人が「請求書を紙で発行するのが大変」という問題を抱えていた場合、その気づきを業務改善に役立てて「今後は電子で発行する」と決定すれば、管理職や従業員も「提案して良かった」と考えるはずです。

日常の些細な気づきを業務改善に取り入れれば、働く人からも「あの経営者は自分たちの意見を取り入れてくれる」と理解してくれるでしょう。

結果、何気ない気づきが業務改善の目的を考えるきっかけとなります。

業務改善を自分のこととして認識できる

業務改善は、企業の業績を増やすために行われることが大半ですが、現場の負担を減らすために行うのが一般的です。

しかし、働く人のなかには「業務改善は自分に関係ない」と考えてしまうことも珍しくありません。

例えば、新しいツールを取り入れた場合、経営者は「これで業務改善になるぞ」と思うかもしれませんが、現場で働く人からは「新しいツールなんてただ面倒なだけ」と不満が爆発してしまうこともあります。

本来、業務改善は現場の負担を軽減しつつ、企業の業績を向上させるのが目的です。しかし、働く人が自分のこととして認識していない場合、業務改善の必要性が理解されないこともあります。

一方、自分の気づきを積極的に取り入れてくれる職場であれば、業務改善も自分のこととして認識できるわけです。重要なのは現場の声を取り入れること、それこそが「気づきの本質」といえます。

貴重なアイデアが無駄にならない

毎日の気づきのなかには業務改善に役立たないものもありますが、思いがけない気づきが業務改善につながることもあります。

むしろ、素晴らしいアイデアを思いついているのに、働く人によっては「どうせ経営者は聞き入れてくれない」と考えてしまいやすいです。

そうなると貴重な発想が無駄になってしまい、業務改善にもつながりません。

一方、日々の気づきを事細かにメモする習慣を身につけておけば、貴重なアイデアも無駄になりません。大々的に「何か改善案はないか」と聞いても萎縮や忖度によって自由な発想が生まれないため、何気ない日常から生まれた気づきこそが重要といえるでしょう。

現場の問題点が見えてくる

現場の問題点は、経営者にはなかなか入ってきません。

表面上は現場までしっかりと見えているつもりでも、現場が抱えているリアルな現状はなかなか実感できないものです。しかし、働く人が日々の気づきを書き記しておいてくれると、現場の問題点も見えてきます。

例えば、日報を見ると「上司との連絡が電話・メールのみなため、連絡が滞ってしまう」と部下が頭を抱えていることもあるでしょう。その気づきから「今後社内の連絡はチャットツールを活用するようにしよう」と業務改善できるわけです。

現場の課題が見えてこないことには業務改善もできないため、働く人たちの何気ない気づきから問題点を探ることを推奨します。

業務改善の気づきを促す方法

業務改善の気づきを促す方法を理解しておくことは重要です。ここでは、業務改善の気づきを促す方法について解説します。

気づきをすぐに残せる仕組みを作る

業務改善の気づきを促すには、気づいたことをすぐに残せる仕組み作りが重要です。

例えば、業務改善に役立ちそうな発想が生まれたとしても、どこかに残しておかないとすぐに忘れてしまいます。

そのため、メモを常備や日報の作成など、日々のアイデアを文章で残しておける仕組みを作るところから始めましょう。

働く人にも気づきを言語化する習慣が身につけば、自ずと新たなアイデアも生まれやすくなるかもしれません。

気づきを止めない人間関係を作る

仮に「これは役に立ちそう」という発想が生まれても、ほとんどの人は経営者に提言しません。厳密には「提言したくてもできない」のが現状といえるでしょう。

企業によっては経営者と働く人の距離が近く、風通しが良い会社もあります。しかし、企業の規模が大きくなればなるほど、末端社員の声は上層部に届きにくくなりやすいです。

働く人によっては「どうせ何か思いついても意味がない」という結論で自己解決してしまうため、新たな気づきがあっても口に出しません。結果、働く人の声が経営者に届くこともありません。

そのため、気づきを止めない人間関係を作ることが重要です。

「あの人なら聞き入れてくれるはず」と働く人に認識されていれば、ちょっとしたアイデアも「これってどうですか？」と提言できます。

会議の場でも同様に、新人・ベテランを問わず発言できる環境を作ることで、業務改善に役立つアイデアも生まれやすくなるでしょう。

気づきを共有できる環境を作る

気づきは、一社員が独占しても業務改善にはつながりません。

業務改善は企業が一丸となって取り組むことで効果を発揮するため、一社員が「こうすべきだ」と考えていても形にすることは困難です。そのため、気づきを共有できる環境が重要となります。

例えば、毎日作成しているメモや日報を社内で共有するなど、社員のアイデアを積極的にみんなで共有する環境があれば意見交換する意義も出てくるでしょう。

クローズドな環境では斬新なアイデアも無駄になってしまうため、常にオープンな職場を目指すことが重要です。

気づきを働く人に還元する

社員の気づきは、ただ聞き入れるだけでは効果がありません。業務改善に結びつけなければ、社員から「あの人には何をいっても無駄」と思われてしまうでしょう。

そのため、社員の気づきによって業務改善が進んだ場合、働く人にもきちんと還元することを意識してください。

業務改善によってランニングコストの削減や利益のアップにつながった場合、それを働く人に還元する意思が重要です。

業務改善とは名ばかりで現場に還元されないようでは、働く人も次第にアイデアを出さなくなります。それでは本末転倒なため、業務改善が成果に結びついた場合は社員への還元も忘れずに。

まとめ

業務改善は小さな気づきから始まります。どのような些細な気づきでも、無駄と思える気づきのなかに業務を大きく改善してくれる発想が埋もれているかもしれません。

しかし、社員が日々の気づきを形にする環境がなければ、素晴らしいアイデアも埋もれてしまいます。そのため、メモや日報の作成を習慣づけることが重要です。

「ビヨンド日報くん」では、面倒な日報作成も電子でシンプルに行えるのが特徴です。

ネットワーク上で提出・確認が可能なため、社員のちょっとした気づきにも即座に対応できます。もちろん、社員の稼働状況も見える化できるため、日々の業務改善にも最適です。

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