日報は仕事の生産性を高めるために重要なツールです。しかし、日報の目的を理解せずに書いている人も多いのではないでしょうか。日報には4つの目的があり、それぞれに応じた書き方をすることで、仕事の効率や品質を向上させることができます。

この記事では、日報の目的とその書き方のコツを紹介します。

日報が持つ4つの目的とは？

日報を書くときには、以下の4つの目的を意識することが大切です。日報が果たす役割とその目的を把握することで、日報が単なる義務や記録ではなく、仕事に活かせるものになります。

PDCAサイクルを回せる

日報は、上手に書くことでPDCAサイクルを簡単に回せます。

PDCAサイクルとは、

の頭文字を取ったものです。仕事の改善サイクルを表します。

日報を書く際には、「今日の目標」をPlan、「今日の業務内容」をDo、「業務内容から見えた課題や解決策」をCheckやAction、「明日の目標」を次のPlanとして記載するようにします。PDCAサイクルを意識して日報を書けば、自分の仕事の改善点や成長点を見つけやすくなるでしょう。

日記や感想文として扱っていた日報でも、自分自身のビジネススキルの向上に役立てられるのです。

タスクの進捗状況

自分の仕事の進み具合やペース配分を把握していないと、自分の能力以上に仕事を抱えてしまうことがあります。そんなときに便利なのが、日報です。日報はその日提出したら終わりというものではなく、過去に書いた日報も参照できるのがメリットです。日報には仕事の進捗状況を記載しておくので、今誰がどんな仕事をどこまでやっているかというタスク管理にも使えます。

そのためにも、日報の確認は上司だけでなく、チームで行うことが望ましいです。各自が各自の担当することを把握しておけば、重複した仕事は減りますし、助け合いや協力もしやすくなります。

日報でタスク管理ができれば、仕事がスムーズに進むようになるでしょう。

チーム内コミュニケーション

仕事の進捗状況を上司・チームと共有することで、チーム内の連携力が高まります。また、日報に書かれた課題や目標などを上司がしっかり確認し、部下へフィードバックを与えることで仕事上の問題解決もできるようになるでしょう。

日報でコミュニケーションが取れれば、上司やチームとの信頼関係が強まるだけでなく、上司にとっては部下の能力や性格を知ることもできます。

ナレッジの蓄積

日報には仕事から得られた成果や学び、改善策が記入されているので、個人に依存しがちなナレッジを蓄積する手段になります。特に、引き継ぎの後任者や新人社員など、新しく仕事を担当する社員にとって、過去の日報はマニュアルと同じくらい重要です。

ただし、日報をナレッジとして活用するためには、管理方法を見直す必要があります。紙ベースの日報では目で探さなければならないので手間がかかりますし、紛失や破損のリスクもあります。

そこでITツールを使って管理することがおすすめです。

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日報の効率化により生産性が向上する3つの理由

日報作成を効率化すると、日報を提出する部下と日報を管理する上司の生産性が向上します。以下、具体的に説明します。

本来自分がしなければならない仕事に集中できる

日報作成の効率化は、日報以外の業務にも好影響を及ぼします。日報作成に時間がかかることで、本業の時間が圧迫され、残業が発生するケースは少なくありません。

そこで、日報作成を効率化することで、本来やるべき業務に時間を使うことができます。営業担当者であれば、顧客訪問数を増やすことができます。エンジニアであれば、より多くの時間をコードの開発やレビューに費やし、サービスの質を高めることができるでしょう。

本来やるべきことに時間を集中することで、個人のパフォーマンスやスキルが向上するだけでなく、組織やチームの生産性も向上します。 

日報の管理に費やす時間を減らせる

上司側のメリットとして、日報管理にかかる時間と労力が軽減されます。日報作成に時間がかかると、部下の日報提出が遅れ、上司の管理業務が必要以上に増えてしまいます。決められた期限までに日報を提出しなければならない時間は、部下にとっても上司にとっても不要なストレスです。

そこで日報作成を効率化することで、部下の日報提出の早期化が期待できます。また、上司は安心して日報の提出を部下に任せることができ、事務作業の負担が軽減されることでしょう。 

ゆとりを持ったフィードバックのやりとりが可能

日報業務を効率化することで、リラックスした状態でフィードバックのやり取りができます。

これは部下にも上司にも良い影響を与えます。日報の作成に時間がかかると、提出期限ギリギリになるばかりか、提出が遅れるケースも出てきます。これでは、上司が日報をチェックし、しっかりフィードバックする時間がありません。

日報作成を効率化することで、期限内に提出することが当たり前になり、上司が日報をチェックする時間も増えます。日報を細かくチェックする時間がとれれば、部下の仕事の改善点も見つけやすくなり、部下の業績向上や人材育成につながることでしょう。

部下一人ひとりの業績が上がれば、部署全体の業績アップにつながり、上司にとっても望ましい結果をもたらします。 

日報作成を効率化する2つの方法

ここでは、日報作成を効率化させる具体的な方法を2つご紹介します。

1.テンプレートで効率化

まず、日報の作成時間を短縮し、メンバーの負担を軽減するためにテンプレートを用意しましょう。日報が「意味がない」という印象を与えてしまう原因は、負担にあります。そのため、テンプレートを使って作成の負担を減らすことが「意味のある日報」の実現に近づきます。

オリジナルのテンプレートを作成する場合は、以下の基本情報を押さえておき、必要に応じて項目を追加していきましょう。

 本日の目標

前日の上司からのフィードバックをもとに、目標を記載します。文章で可視化することで、その日にやるべきことが明確になります。

 業務内容と結果

一日の業務内容を振り返ります。他の人が理解しやすいように、定量的に記述することを意識しましょう。

 良かった点

その日の仕事の良かった点を必ず書きましょう。また、目標に対してどのようにアプローチしたかなど、工夫した点を詳細に記載することで、上司の的確なフィードバックにつながります。

 反省と改善のポイント

目標や業務内容を振り返り、感想を記入しましょう。なぜ反省点が生まれたのか、その背景にまで踏み込むことで、より的確に課題を抽出しやすくなります。

 その他共有すべき事項

その他、各メンバーと共有すべき事項があれば記載します。緊急性を考慮して記載内容を決めることをお勧めします。

日報作成を効率化するために、テンプレートを使用することが有効です。毎回日報を作成するたびに、項目を考える手間や無駄な項目を避けることができます。

以下は、一般的な日報テンプレートの例です。

• 本日の業務内容
• 問題や課題
• 解決策やアクションプラン
• 連絡事項
• 明日の予定

このようなテンプレートを使用することで、日報作成にかかる時間を短縮できます。

また、テンプレートに沿って書くことで、必要な情報を網羅的に報告することができます。

2.クラウドサービスを使う

クラウドサービスを利用することで、日報作成をさらに効率化することができます。紙媒体では日報の作成や提出がオフィス内に限られてしまいますが、クラウドサービスを使用することで、以下のようなメリットがあります。

• 移動中や外出先でもアクセス可能
• 時間や場所の制約がない
• 共有と管理が容易

クラウドサービスを使えばクラウド上で日報を作成できるため、電車の中や待ち時間などでも日報の下書きや修正ができます。

また、オフィスに帰らなくても外出先から直接日報を提出できるため、業務時間を有効活用できます。さらに、クラウド上に日報が保存されるため、上司や関係者との共有や管理が簡単になることでしょう。

そのため、日報作成の効率化だけでなく、報告の品質向上や業務の効率化にもつながります。

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ムダのない業務日報の書き方

ここでは、時間を無駄にしない業務日報の書き方を解説します。以下のポイントを押さえれば、簡単に有意義な日報を作成することができます。

定量的に記述

日報を書く際には、必ず定量的な表現を使いましょう。定性的な表現は避け、具体的な数字で目標や成果を表現するようにします。例えば、「午前中にできるだけ多くの営業電話をかける」ではなく、「10:00～11:00の間に何件の営業電話をかける」と書きましょう。

また、仕事の成果や進捗予測など、数字を使って具体的に日報を書くことで経験を共有することができます。別の例としては、契約が延長されたときに「契約延長」とだけ書かれても、「いつまで続くのか」、「どのような条件で再契約したのか」がわかりません。

そこで、具体的な数字を盛り込むことで、より伝わりやすい日報を書くことができます。このように、目標や実績を定量的に表現することで、自分の目標や実績をすぐに把握することができ、足りないと感じる部分の改善策も立てやすくなります。

自分の感想を記載

日報には業務内容などの事実だけでなく、自分自身の感想も記載する必要があります。ただその日の流れを書くだけでは、後で仕事を振り返り、知識を蓄積することが難しくなります。

そのため、自分の感想や反省点も盛り込むようにしましょう。自分の考えを反映した日報を共有することで、メンバー間の意見交換も活発になります。また、より細かなフィードバックができるため、部下のモチベーションアップも期待できます。

伝わりやすいポイントを押さえた日報を

日報は書くだけでなく、読み手に「伝わる」ことが大切です。そのため、時系列で内容をまとめることで、どのような作業にどれくらいの時間を費やしたのかがわかります。また、タスク漏れを防ぐため、重要なタスクがあれば記載しておくことも大切です。

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まとめ

この記事では、日報の目的と生産性を高める日報の書き方について解説しました。

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