日報とは、日々の業務や結果、問題点などを記録した書類のことです。経理における日報作成は、業務の振り返り、上司とのコミュニケーション、業務改善、情報共有など、重要な役割を担っています。

しかし、経理の日報作成に多くの課題を感じている企業も多いようです。この記事では、経理日報作成の課題と解決策をご紹介します。経理日報に興味のある方はぜひご一読ください。

経理日報が必要な理由

経理において、会計日報の作成は非常に重要です。ビジネスを円滑に進めるためには、お金の流れを正確に把握し、管理することが不可欠です。

経理日報は、日々のお金の動きを記録するもので、後日まとめて入力するよりも漏れやミスが少なく、経営状況の把握にも役立ちます。つまり、経理には日々の管理が絶対不可欠なのです。経理業務は大きく分けると、日次、月次、年次の3つに分けられます。

日次業務とは、日々の経費や収入の計上、銀行取引、借入金管理などを行うものです。月次業務では、売掛金の回収、買掛金の管理、従業員の給与の支払いなど行います。年次では、決算書の作成、税務申告、年末調整など業務が多岐にわたります。

大切なのは、必要な処理を適切なタイミングで行うことです。そうすることで、正確な会計情報が得られ、会社の経営状況を把握することができます。

このように、会計日報の作成は、会社経営の健全性を維持するために欠かせない作業と言えるでしょう。

経理日報に必要な項目とは

経理日報に必要な内容は、会社のお金の動きを正確に記録するためのものです。会計日報に必ず記載すべき項目は以下の4つです。

現金出納

現金出納帳は、会社のお金の出入りを詳細に記録し、実際の現金残高と帳簿上の残高が一致していることを確認する帳簿です。

いつ、どこで、何の目的で現金の受払いが行われたかを明確に把握することができます。

現金出納帳に現金の出入りを正確に記録することで、現金の出入りと残高を正確に管理することが可能になります。

銀行預金

銀行預金は、銀行口座からの入出金の記録です。銀行預金は、銀行口座の残高と流れを把握するために欠かせません。

銀行預金には、普通預金と当座預金の2種類があります。普通預金は一般的な貯蓄口座で、利息がつく場合もあります。

当座預金は、振込、小切手、その他の支払いに使用され、利息はつきません。

銀行預金については、普通預金と当座預金それぞれの入出金額を記入します。また、入出金の内容や相手先も記入します。

手形受払

手形受払は、手形の形で行われた入金と支払いの記録です。手形とは、一定期間後の支払いを約束する有価証券のことで、売掛金や買掛金の決済に用いられます。

手形受払は、手形の残高と流れを把握するために重要です。手形受払には2種類あります。

受取手形とは、受け取った手形のことで、売掛金の回収に使われます。支払手形は、発行した手形で、買掛金の支払いに使用されます。

受取手形と支払手形の欄には、それぞれ受取手形と支払手形について、今日受け取った（発行した）手形の金額と、今日支払った（回収した）手形の金額を記入します。

手形の内容や相手先も明記しておきます。

 借入金

銀行や他の会社から借りたお金を記録します。借入金は、借入と返済の状況を把握するために欠かせません。

借入金には、今日借りた金額と今日返済した金額を記載します。また、借入先と返済先も明記します。

日報作成の課題とは

日報を定着させるためには課題と向き合う必要があります。ここでは、よくある5つの問題を考えてみましょう。

時間がかかりすぎる

日報の作成には多くの時間がかかります。しかし、日報は手段である以上、効率的に作成する必要があります。各従業員が最小限の時間で効果的な日報を作成できるようにすることが望ましいでしょう。

時間がかかりすぎる原因としては、何を書くか迷ってしまうことや、長い文章になってしまうことなどが挙げられます。

惰性になる

目的もなく毎日書かれる日報は、意味を見出しにくいと言えます。ただ書くためだけの日報は意味がなく、時間がかかると惰性になりかねません。

惰性になる原因としては、日報の目的や価値が明確でないことや、日報から得られたデータや情報が活用されていないことなどが挙げられます。

不正確な記入

日報の目的のひとつは、改善点を見つけることです。しかし、不正確な情報に基づいていては意味がありません。例えば、部品加工時間、不良率、人件費配分など、正確な情報が必要です。

不正確な記入の原因としては、入力方法が煩雑でミスしやすいことや、人事評価と一体化させてしまうことなどが挙げられます。

経営陣によるレビューが不十分

日報は上司とのコミュニケーションツールでもありますが、管理職が日報を十分に確認しなければ意味がありません。日報は書くだけでなく、読むことも重要です。誰も読まない日報は人件費の無駄と言えるでしょう。

レビューが不十分な原因としては、管理職の負担が大きいことや、日報の書き方や内容が統一されていないことなどが挙げられます。

活用しても普及しない

日報から得られたデータを業務改善に活用しても、日報の作成者や管理者がその活用方法を知らないケースもあります。この場合、日報の継続性や正確性が失われる可能性があります。

活用しても普及しない原因としては、活用方法が明確でないことや、関係者に周知されていないことなどが挙げられます。

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日報作成の課題に向き合う

上記のような課題を解決するためには、以下のような意識と改革が求められるでしょう。

時間の節約

日報作成にかかる時間を短縮するためには、不要な項目を削除し、必要な情報の入力を簡略化することが効果的です。日報にかける時間は30分以内を目安にしましょう。

目的意識の向上

従業員が日報に意味を見出せるよう、日報の目的や価値を明確にしましょう。

日報が単なる義務ではなく、業務改善や情報共有のための重要な手段であることを認識させることが大切です。

日報から得たデータや情報がどのように活用されているかをフィードバックしたり、日報から学んだことや感じたことを共有することで、日報の有効性や貢献度を伝えます。

正確な情報入力

ミスを減らすためには、入力方法の簡略化が必要です。手書きからデジタル化することで、ヒューマンエラーや入力ミスを防ぐことができます。

また、人事評価と切り離すことで、業務内容や実績を美化・隠蔽する誘惑を防ぐこともできるでしょう。

正確な情報は有効なデータであり、業務の改善や見直しに役立ちます。

日報のデータや情報の活用方法の周知徹底

日報のデータや情報の活用方法を従業員に説明し、関係者全員で情報を共有するようにしましょう。日報の結果や改善点を従業員に伝えることで、従業員のモチベーションや日報の質が向上する可能性があります。

また、可視化することで、経営層や他部署との情報交換も容易になります。

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経理日報を成功させるためのコツ

経理日報を最大限に活用するためには、意識したいいくつかのポイントがあります。ここでは、経理日報を成功させるためにぜひ活用していきたいコツを紹介しています。

業務中のライティング

業務終了後に日報を書くと、その日の業務内容や気づいたことを思い出すのに時間がかかります。そこで、日報は業務中に書き始めましょう。具体的には、仕事を始めたらその日のスケジュールを記入し、突発的な仕事が発生したら、その都度、時間帯と出来事を書き加えます。

また、勤務中に気づいた問題や学びがあれば、その都度日報に記入します。一日の仕事が終わると、テンプレートはほぼ書き終わり、あとは提出するために見直し、整理するだけです。

テンプレートの使用

日報に何を書くべきか迷わないためには、テンプレートを使いましょう。テンプレートには、今日の作業内容、学んだこと、問題点など、必要な項目があらかじめ登録されています。テンプレートを使うことで、日報の書き方が統一され、書く側も読む側もわかりやすくなります。

また、テンプレートをデータとして管理すれば、グラフなどに展開することも可能です。多くのテンプレートはインターネット上で無料で見つけることができます。自分の職種や職務に合ったテンプレートを探しましょう。

箇条書きで簡潔に

日報というと、文章で記録しなければならないというイメージがあるかもしれません。しかし実際には、日報ですべてを伝えようとして長くなると、時間がかかるだけでなく、読む人を退屈させてしまいます。

不要な情報を含んだ長い文章よりも、必要な情報を短文や箇条書きで簡潔にまとめた方が理解されやすいものです。

そのため、日報は箇条書きで要点を簡潔にまとめましょう。箇条書きは簡潔に要点を伝えられるので、ビジネス文書に適しています。

まとめ

以上、経理日報を作成する理由や、経理日報に含めるべき項目を紹介しました。日報は、業務中に書き始め、テンプレートを使って箇条書きで簡潔にまとめることで、効率的に作成することができます。

日報は単なる義務ではなく、業務改善や情報共有のための重要な手段です。日報で得たデータや情報は、フィードバックや共有を通じて活用していくことが大切です。

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