「自分には上司の器がないのでは？」
「そもそも管理の仕方なんて教わってないよ…」
上司という立場になってから、このように感じたことはありませんか？
管理能力がないまま上司になってしまえば、部下に嫌われるどころか自分のキャリアにも悪影響を及ぼし、最悪退職に追い込まれる…なんてことも。
とはいえ、上司になってからでも管理業務を仕組み化することはできますし、その結果悲惨な末路を避けることも可能です。
今回は「管理能力がない上司の末路」を解説した上で、その末路を回避するための“今からできる”管理業務の仕組み化を紹介します。
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「管理能力がない」とは、どういう状態なのか？
そもそも「管理能力がない」というのはどういう状態を指すか、言語化できていますか？
もしかしたらあなたは、あなたが思うほど「管理能力がない」わけではないかもしれませんよ。
大前提、性格の問題ではない
「管理”能力”がない」と言っても、それは生来の能力や才能が足りないというわけではなく、単に「慣れていない」「管理の仕方を知らないまま上司になった」だけであることが多いのではないでしょうか。
多くの場合、上司になるのは部下ができたタイミングであり、上司になるためのマニュアルや上司の在り方を学ぶ機会はそうありません。
また、「上司の管理業務」にも明確な正解があるわけではなく、企業やチームのやり方、部下の特性によって正解は変わってしまうものです。
- 部下との相性が悪い
- 昔教わったことが今の若手に通用しない
- 部下の管理と自分の業務でリソースが足りない
など、たとえ上司のとしての資質があってもそれが発揮できない状況が、結果的に「管理能力がない」と感じさせていることも多々あります。
では、具体的に「管理能力がない」というのはどういうことを指すのでしょうか。
大きく分けると以下の3点に帰結するでしょう。
- 部下が何をやっているかを把握できていない
- 部下に適切に指示を伝えられない
- 部下の仕事に責任を持てない
それぞれ解説していきます。
部下が何をやっているかを把握できていない
「部下が何をやっているか、いまいち把握できていない」という状態は、管理能力がないといわれる上司によくあるケースです。
部下が突然休んだとき、「あれ？いま何の作業を進めてたっけ…」と慌てる。
部下に任せた業務の進捗を聞かれても答えに詰まる。
部下の業務負荷を考えずに仕事を割り振ってしまう。
そんな場面が続くと、トラブルが起きたときに責任の所在が分からない、部下が体調を崩してしまうなど、上司としての立場が危うくなる事態に発展してしまいます。
部下に適切に指示を伝えられない
部下への指示の仕方が適切でない上司は、「管理能力がない」という印象になりがちです。
- 思い付きでの発言や感情的な発言
- 「なんか違う」といった抽象的な指摘
- 相手の感情や状況を加味しない正論の押し付け
- 「自由にやらせる」と「放任」をはき違えた曖昧な指示
このような態度は部下にストレスを与えたり、チームがうまく回らなくなる原因になります。
部下の仕事に責任を持てない
上記のような「部下の仕事を把握していない」「適切な指示が出せない」にも通じますが、部下への指示やその働きぶりに責任が持てないことも、上司としての管理能力がないと言えるでしょう。
- 「部下が勝手にやったことだから」
- 「部下が無能だからできないんだ」
- 「今時の若いやつはやり方が違うから」
などと部下や外的要因のせいにして責任逃れをしていると、その場は凌げてもチームやマネージャー層から「管理能力がない上司」のレッテルを貼られてしまいます。
管理能力がないまま上司になった人の末路
では、適切な管理能力がないまま部下を持ち続けることで、どのような末路が待っているのでしょうか。
チームの信頼関係が崩れる
「あの上司に相談しても無駄」という無力感が続くと報告や相談が減り、トラブルに発展することが多くなってきます。
さらに業務管理が適切になされていない状態が続けば「業務負荷が高い部下」や「スキルのつかない仕事しかやらせてもらえない部下」が発生し、不信感が募ることも。
その結果、雰囲気はギスギスしてしまい、同じ方向を向いて業務を遂行していくことが難しくなってしまいます。
優秀な部下から辞めていく
信頼できない上司のもとで働くことは、部下にとって大きなストレスです。
特に現代は「職場に不満があれば転職すべき」という風潮も相まって、自己成長意欲の高い若手ほど早く見切りをつけて去っていきます。
残るのは「指示待ち型」や「言われたことだけやる」部下ばかりになり、チーム内どころか組織全体の生産性が下がってしまいかねません。
マネージャー層からの評価が下がる
上層部は“結果”と“育成力”でマネジメントを見ています。
部下が育っていない、トラブルが表面化してからしか分からない、若手の離職が続く──
そういった状況が重なると、マネージャー層からは「この人にマネジメントを任せられない」という評価になってしまいます。
評価が上がらなければ給料も上がらず、仕事のやりがいも見失いがちになってしまうでしょう。
キャリアアップのチャンスを失う
チームが崩壊し、マネージャー層からの評価も下がった結果、昇進や重要なポジションのチャンスが自然と遠のいてしまいます。
言われた作業だけしていれば良かった部下時代と同じ感覚でいると、同僚に差を付けられるばかりか、かつての部下が自分より上位職になっていた──という事態にもなりかねません。
そして組織に居づらくなって退職するも、年齢的に転職市場ではマネジメント経験を求められ、正社員での再就職が困難に…という末路も十分あり得るでしょう。ここまで来るとプライベートは金銭面で苦しくなり、子どもの進路や老後の資産形成にも大きな影響が出てしまいます。
このように、管理能力がないまま上司であり続けることは、組織の崩壊や自身のプライベートといった大きな問題に発展してしまうのです。
「管理能力がない」は仕組みで解決できる
管理能力がないまま上司になってしまっても、後からいくらでも巻き返すことができます。むしろほとんどの上司は、実際に上司の立場になってから経験や失敗を経て管理能力を身に付けていくもの。
いきなり管理能力を上げようとするのは現実的ではないので、まずは管理しやすい仕組みから整えていくことをおすすめします。
管理能力の本質は「見える化」
そもそも管理能力とは、特別な才能ではありません。
誰が・何を・いつまでに・どこまで進めているのかを把握できており、必要に応じて支援や判断ができる”状態”──それがマネジメントです。
しかしその情報が口頭ベースだと、
- 忙しい日には情報が入ってこない
- 感情ベースの伝達で事実が見えない
- トラブルの原因が後になって判明する
といった問題が起きてしまいます。
そこで必要になるのが、情報の「見える化」です。
日報で管理業務を仕組み化する
情報の見える化に最も有効なのは日報です。
「これはどこまで終わってる？」といちいち聞かなくてもよくなりますし、部下視点でも振り返りや進捗管理を進んで行う習慣が身に付きます。
また、テンプレートが決まっていれば記入内容が部下ごと・日ごとにバラバラになることもなく、変化が見えやすくなります。
日報で管理業務を仕組み化し、チームの状況が自動で“見える”ようになるだけで、マネジメントはぐっとラクになるのです。
日報ツールでさらに便利に
日報と聞くと「紙に書くめんどくさいもの」というイメージが先行しがちですが、最近はPCやスマホで入力・閲覧できるクラウド型の日報ツールが主流になりつつあります。
クラウド型の日報ツールであれば
- 場所や時間を選ばずに書けるので、外回りや現場作業でも書きやすい
- テンプレートが決まっているので何を書くか迷わず、見る方もラク
- 過去の日報の複製や、プルダウン選択式など、「めんどくさい」を軽減
- 集計機能があれば業務負荷などを自動で数値化できる
など、記入者の心理的ハードルを下げつつ、管理業務をよりスムーズにする仕組みが備わっています。
実際に弊社の日報ツール「日報くん」を導入した企業からも、以下のような声をいただいております。
従業員の業務状況について、しっかりと把握することができています。今では全員が日報を提出するようになりました。
ミーティングで報告していた内容も、日報の提出だけで簡単に共有できるようになり、動き出しが早くなりました。
このように、「部下の業務を管理したいけど紙の日報はめんどくさがられそう」という心配も、日報ツールの導入で解決しやすくなるのです。
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日報ツールで「管理できる上司」に！
管理能力がないまま上司になってしまう人は少なくなく、むしろ一般的な企業においては普通のことです。
なので、「自分は上司の器じゃない」「部下を管理することに向いていない」と短絡的に結論付ける必要はありません。
誰にでもいきなり「管理できる上司」になることは不可能に近いので、まずは管理体制をラクにする仕組みづくりから行ってみませんか？
弊社が提供する「ビヨンド日報くん」は、「毎日報告して」「もっとちゃんと共有してほしい」といった言いにくい要望を、ツールの力で自然に実現します。入力負担の少ない設計で、部下のストレスも最小限。
上司は進捗や作業内容を一覧で確認でき、口頭での報告待ちや個別確認の手間が減ります。
「誰が、いつ、何をしていたか」が見えることで、チームの状況が自然と整理され、管理業務を無理なくスムーズに遂行できるようになるツールです。
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