「日報に書くネタがない」「日報にどんな内容を書いたらいいかわからない」「時間の無駄だから日報を書きたくない」こんな風に感じている人も少なくないようです。

日報は個人の成長や進捗状況の確認、業務改善などさまざまな点に活かせるツールですが、毎日書く必要があるためどうしてもマンネリ化してしまい「提出すること」が目的になってしまうことがあります。

そこでこの記事では、日報に書くことがないときの4つの対策をご紹介します。「日報に書くことがない」と困っている方はもちろん、「部下に日報の書き方を教えたいがどう伝えればいいか悩んでいる」という方もぜひ記事をチェックしてみてください。

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日報に書くことがないときの4つの対策

日報は毎日書くという性質上、マンネリ化した作業になってしまいがちです。そんなときは、以下の4つの対策に取り組んでみましょう。

1. 「日報の目的」を再確認する
2. 「日報に書くべき項目」を見直す
3. 「日報の構成・記入例」を参考にする
4. 「日報に書くことがないときの対処法」を実践する

ここからは、それぞれの項目について詳しく解説します。

日報の目的

毎日の業務内容などについて記載する日報は、毎日書き続けることでルーチンワーク化してしまい、「もう書くことがない」「何を書けばいいかわからない」という状況に陥ってしまうケースも少なくありません。

そこでまずは、「そもそも日報を書く目的」を振り返ってみましょう。日報を書く目的を再確認することで、書くべきことが見えてくるかもしれません。

振り返りを行い成長につなげるため

日報によってその日1日の自分の業務を振り返ることは、自分自身の成長のために重要な作業です。日報を書くことで、自分自身のパフォーマンスや成果を評価し、改善点や学びを見つけることができます。

振り返りだけならば自分一人でも行えますが、忙しい毎日を送っていると継続することは簡単ではありません。「日報」として仕組み化することで、毎日その日をしっかりと振り返り、成長につなげることができます。

「日報を書かされている」という意識から「自分の成長のために書いている」と意識するだけでも日報の効果を高められるでしょう。

自分のタスク管理のため

日報では目標も記載しますが、目標達成のためには、自身のタスクの進捗状況や優先順位、残りの作業量を把握し、整理して優先順位を付け、進めていく必要があります。

日報によって毎日の振り返りを行うことで、自然と自分のタスク管理ができるようになります。

効果的な日報にするために「その日終わらせたタスク」「できなかったタスク」「現状のタスクを完了させるために必要なことは何か？」を記載し、見える化しましょう。

見える化することで全体が把握できるため、予定とのズレや遅延がある場合にも早めに対策を立てることができます。

進捗状況の把握や目標の意識付けのため

チームで仕事をしている場合、進捗状況の把握は欠かせません。日報を書くことで、チームリーダーはプロジェクト全体を日報を通して把握できるようになります。

また、目標の意識付けができるという点でも日報は優れています。目標達成率など、進捗を日々報告することで、日々しっかりと目標を意識しながら業務が行えるようになるでしょう。

上司や他メンバーとの情報共有のため

日報は、上司や他のチームメンバーとの情報共有も目的の一つです。チームでのプロジェクトであれば、業務内容を報告しなければ誰が何をやっているのかが把握できません。

また、その日の気づきを日報で伝えることで、チーム全体のレベルアップや業務効率化につなげることができます。日報を活用してしっかりと情報共有を行うことでチームの連携もうまくいくようになるでしょう。

コミュニケーションを活性化させるため

近年、テレワークやリモートワークが広く普及したことにより、チームメンバー各々が離れた場所で仕事をすることが増えてきました。

日報を書くことで、上司はもちろん、他のチームメンバーとのコミュニケーションの活性化につながります。

コミュニケーションはテレワークにおける大きな課題の一つですが、日報をきっかけにしてコミュニケーションを活性化させられます。

日報に書くべき項目

日報のフォーマットや記載する項目は企業によっても変わりますが、日報に必要な項目は主に以下の5つです。

1. 今日の計画・目標（Plan）
2. 業務内容（Do）
3. 良かった点（Check）
4. 課題点（Action）
5. 明日の計画・目標（Plan）

上記のように、PDCAを意識した内容にすると、現状把握だけでなく今後の業務改善に活かすことができるでしょう。

日報に必要な5つの項目や業務効率を上げる日報の書き方については以下の記事で詳しく解説していますのでこちらも合わせてご覧ください。

日報の構成・記入項目の例

ここでは、日報の構成や記入項目の例をご紹介します。「日報に書くことがない」というときは、企業が用意しているフォーマットや項目に合わせつつ、ぜひ参考にしてみてください。

1. 全体の目標の進捗状況
2. 今日の目標
3. 今日1日の業務内容・スケジュール
4. 良かった点・気づいたこと
5. 悪かった点・課題点
6. 明日の計画や目標（やり残したタスク）
7. チームメンバーへのコメント

それでは、7項目についてそれぞれ具体例を交えて解説します。

1：全体の目標の進捗状況

チームで目標設定を行っているのであれば、全体の目標の進捗状況（目標達成率など）を日報の冒頭に記載しましょう。

冒頭に記載することで、目標を今どのくらい達成できているのか、達成までにどの程度の時間がかかりそうか、ひと目で把握できます。目標の意識付けにも効果的です。

2：今日の目標

その日の目標を記載しましょう。会社の方針を加味した個人の具体的な目標を記載しておき、この目標達成を目指して一日の業務を進めます。

「◯◯で作業を効率化して、今日中に10件終わらせる」など数字を交えた具体的な目標を立てると、生産性向上につながるでしょう。

3：今日一日の業務内容・スケジュール

今日一日の業務内容やスケジュールを記載します。

日報は10〜20分ほどで書けるものがほとんどですが、どの程度詳細に書き込むかは企業によっても異なります。求められる内容に合わせて記載しましょう。

わかりやすいのは「時系列順」で書く方法です。透明性も高く、個人の一日の稼働状況が把握しやすくなります。

可能であれば、今日の目標を立てる際にスケジュールを立てておき、後で見比べるとスケジュールを立てるスキルを高められるためおすすめです。

4：良かった点・気づいたこと

その日の業務で気づいたことや良かったことを記入しましょう。良かったことを書くことで自分の成長を目で見て把握でき、自己効力感（自分はやればできるという自信）や仕事に対するモチベーションの向上につながります。

特に良かった点が思い浮かばない場合は、その日の学びや気づきを記入しましょう。

5：悪かった点・課題点

日報でPDCAサイクルを回すためにも、今日の業務内で悪かった点や課題と感じた点を記入しましょう。課題点を記入する際は、改善策も合わせて記載し、次の業務で活かせるようにすることが大切です。

改善策が見つからない場合でも、記載しておくことで上司やチームメンバーからアドバイスやフィードバックをもらうことができるでしょう。

6：明日の計画や目標

明日の計画や目標を記載します。また、その日やろうと思っていたものの、やり残したタスクがあればそれも記載しましょう。

明日の計画や目標まで記載しておくと、PDCAサイクルが回しやすくなるほか、上司やチームメンバーも予定を把握でき、状況に合わせて柔軟にチームで協力し合うことができるでしょう。

7：チームメンバーへのコメント

日報を部下と上司間のみでなく、プロジェクトのチームメンバーとも共有している場合は、チームメンバーへのコメントも一言添えておくのもおすすめです。

チーム内のコミュニケーション活性化につながり、意見交換もこれまで以上にスムーズになるでしょう。

日報に書くことがないときの対処法

ここからは、日報に書くことがないときの対処法についてご紹介します。日報の質の向上にもつながるポイントであるため「もっと質の高い日報を書きたい」という人もぜひチェックしてみてください。

業務の合間時間にメモを取っておく

日報を一日の終わりにまとめて書こうと思い、後回しにしてしまうと「気づいたこと」「実行したこと」などを忘れてしまいがちです。

業務の合間時間に手帳や付箋などにこまめにメモを取っておき、日報のネタをまとめておきましょう。こうしてほんの少し書き留めておくだけで、日報は格段に書きやすくなります。

思い出す手間も省けるため、日報作成にかかる時間も短縮できるでしょう。

日報ツールを導入する際は、下書き保存機能があるものを選ぶと便利です。

会社の方針に合った目標を考えてみる

中には、決まった日報のフォーマットがないケースもあります。もしも日報での目標設定を行っていない場合は、会社の方針に沿った個人の目標を考えてみましょう。

せっかく目標を設定しても、会社の方針とズレがあれば上手く評価につながらない可能性があります。会社の方針や目標を再確認し、それをベースに自分なりの目標を設定してみるといいでしょう。

成長した自分をイメージして書く

「日報に書くことがない」というのは、日報を書くことに慣れ、マンネリ化してしまった状態とも考えられます。また、日報が面倒で書くモチベーションが上がらないということも考えられるでしょう。

そんなときは、成長した自分をイメージして日報を書くのがおすすめです。

自分の成長やスキルアップのためにはどんなことをこなせばいいか、最適な目標とそれを達成するまでのタスクなど、前向きな気持ちで日報を作成することで「書くことがない」という状態から抜け出せるだけでなく、自分の成長につなげることができます。

まとめ

日報は毎日書くため、ルーチンワークとなり「書くことがない」という状況に陥ってしまいがちです。しかし、日報を書く目的をあらためて確認し、自分の成長や組織全体の業務効率化、生産性向上を意識することで、成長につながる日報を作成できるようになります。

「日報で業務効率化を図りたい」と考えている場合、日報作成・管理やその後のデータ活用が素早く行える『業務管理システム 日報くん』の導入もおすすめです。

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