毎日の業務内容の報告や進捗状況の確認のため、日報を取り入れている企業は多くあります。

日報は重要なものですが、「ただその日の業務内容を書くだけになっている」「業務改善やノウハウ・ナレッジとして活用できていない」など、形式だけになってしまい、業務改善にまで活かし切れていないというケースも少なくないようです。

時間のかかる日報は、ポイントを押さえることで効率化できます。日報の無駄を省き、負担が軽減されれば、組織全体の業務効率化・生産性向上につながる効果が期待できるでしょう。

この記事では、日報を効率化する書き方やポイント、効率化の方法、業務管理システム選びのコツをご紹介します。

日報の重要性やメリット

日報は企業の重要なリソースである「人材」の成長、そして組織全体の業務効率化や生産性を高めるためにも非常に重要なものです。

日報は、従業員がその日1日を振り返り、業務内容や反省点・改善点、今後の目標などを簡潔にまとめたものです。日報を書くことで自分の行動や成果が可視化されるため、従業員はその後の成長やモチベーションの維持・向上に活かすことができます。

プロジェクトや業務の進捗状況も確認でき、戦略の見直しなど今後の業務に活かすことも可能です。上司から適切なフィードバックを行えば、部下の成長を促すこともできるでしょう。

日報作成・管理を効率化する書き方

日報は、書き方のコツを押さえることで作成・管理を効率化できます。ここからは日報効率化のための書き方のコツをご紹介します。

日報は当日中に作成・提出する

日報は、仕事の進捗や成果を記録し、社内で共有する大切な文書です。

忙しいからといって後回しにしてしまうと、入力漏れが起こる、正確に記録できない、その日気づいた改善点や問題点などを忘れてしまう可能性があります。

日報は、記憶が鮮明な当日中に作成・提出しましょう。

日報に時間を掛けすぎると負担が大きくなってしまうため、「毎日の業務終了後の15分～30分は日報を作成する」など時間を決めて習慣化することで効率化が図れます。

コツを押さえて「伝わる日報」を作る

日報はただ単に作業内容を羅列するだけではなく、他のメンバーが理解しやすいように工夫する必要があります。以下のポイントに注意して、誰が見てもわかる、伝わる日報を作成しましょう。

日報を作成する際は以下の「5W1H」を意識すると、必要なことを相手にしっかり理解してもらいやすくなります。5W1Hは日報だけでなく、ビジネスのさまざまな場面で活用できるフレームワークです。

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 誰が（Who）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どのように（How）　

また、成果や進捗がひと目でわかるよう、具体的な数字やデータを活用するといいでしょう。

なるべく簡潔な内容にする

日報は作成してそこで終わりではなく、その後の活用が重要です。なるべく簡潔で要点を押さえた内容にして、業務改善にスムーズに活かせるようにしましょう。

冗長な文や詳細について細かく書かれていると、確認や集計に時間がかかることになります。「まずは結論から書く」といったように、日報のルールを決めておくと効率化につながります。

事実と主観を区別して書く

日報では、その日の業務内容や成果といった「客観的な事実」と、今後の改善点や目標など「主観的な考え・感想」が混同しないよう、区別して書くことが大切です。

基本的には客観的に起きた事実に目を向けた内容で作成し、その後で振り返りを通じた感想や具体的な改善策や次に取るべき行動について記載すれば、わかりやすく、業務改善に活かせる日報を作ることができます。

重要な部分は強調して目立たせる

日報の中で特に重要な情報や要素は、適切に強調して目立たせることが効果的です。日報は流し読みをすることも多い書類ですが、強調しておけば重要なポイントを見逃すことなく把握できます。

本当に重要な部分はアンダーラインを引くなど、工夫するのもおすすめです。ただし、緊急性の高い重要事項については事態が深刻化してしまう可能性もあるため、日報ではなく口頭の報告が必要です。

日報作成・管理を効率化する方法・ポイント

書き方を改善するほかにも、ポイントを押さえておくと日報作成・管理の効率化につながります。

日報の意義を再確認する

日報を上手く活用できていないと感じている場合は、日報の意義を再確認してみましょう。

日報の目的は「1日の業務の振り返り」「プロジェクトや業務の進捗報告・状況確認」「反省点や改善点の確認」「ノウハウの蓄積」「部下へのアドバイスやサポート」「コミュニケーションの一環」など数多くありますが、その後で業務改善に活かすことが重要です。

• チームごとの進捗を確認して人材配置の最適化につなげたい
• 従業員一人ひとりの稼働量や成果をチェックしてスキルアップ・成長を促したい
• 案件ごとに稼働の内訳を把握して今後の事業判断に活かしたい
• 顧客ごとの稼働内訳を把握して現場とのズレのない経営判断をしたい

など、「そもそもなぜ日報を書くのか？」という目的を再確認することで、目的に合ったやり方を検討できるようになります。

どこからでも日報の作成・管理ができるようにする

日報の効率化のためには、環境を整えることも重要です。日報を書くことは長い時間を要するわけではありませんが、環境が整っていないとどうしても面倒に感じてしまいます。

インターネット環境があれば日報作成・管理ができる状態にしておくと、日報に関連する作業の手間を大きく軽減することができます。

例えば、多くの企業が導入しているエクセルを使って日報を書いている場合や紙ベースの日報の場合、営業スタッフは出先からわざわざ会社に戻って日報を入力・提出しなければなりません。

日報を確認する側も同様で、エクセル日報のファイルを一つ一つ開いたり、数多くの書類の中から目当ての日報を探し出したりする必要があります。

その後で内容を確認し、業務改善や部下へのアドバイスなどフィードバックをして……となると、一つ一つの手間は小さなものでも、無駄が重なることで非効率的になり、残業につながってしまいます。

小さな無駄を無くして日報の作成・管理を効率化させ、組織全体の生産性向上につなげましょう。

日報のフォーマットを統一しテンプレート化する

さまざまな業種・職種の会社が日報を取り入れていますが、決まったフォーマット（様式）といったものはありません。しかし、組織内やチーム内で日報のフォーマットがバラバラだと、管理者の確認の手間や負担が増えるだけでなく、検索や集計、分析が困難になってしまいます。

日報を作成する際はルールを作り、フォーマットを合わせて統一感のある内容にしましょう。

日報には「業務日報（作業日報）」「営業日報」「工事日報」「店舗営業日報」などさまざまな種類がありますが、自社に合ったテンプレートを作っておくと、日報の作成やその後の確認にかかる時間が短縮できます。ノウハウの共有、業務改善などの活用もスムーズになるでしょう。

日報を書く際に最低限欠かせない以下の5項目を踏まえて、自社に合ったテンプレートを作成してみるのがおすすめです。

• 今日の計画・目標
• 業務内容
• 良かった点
• 反省点・課題点
• 明日の計画・目標

5項目については以下の記事で詳しく解説していますので、よろしければこちらも合わせてご覧ください。

日報管理システム・ツール・アプリなどを導入する

「紙ベースの日報を管理し切れない・業務改善に活かせない」「エクセル日報に非効率さを感じている」「従業員が日報を面倒くさがって書いてくれない」といった場合は、日報管理システム・ツール・アプリなどを導入するのもおすすめです。

日報管理システム・ツール・アプリとは、日報の作成や管理をインターネット上（クラウド上）で管理できるサービスのことです。その日に行った業務内容などを日報管理システムに登録するだけで日報の作成・報告ができ、確認や情報共有もリアルタイムで行うことができます。

従業員ごとやチームごとの稼働量の把握や、顧客にかかったリソースの集計・管理をシステムが自動で行うため、管理者側にかかる手間を大きく減らすことが可能です。

日報管理システムの活用によって日報にかかる時間が短縮されれば、従業員・管理者の負担軽減、働き方の改善や無駄な残業を減らすことにもつながるでしょう。

日報管理システム「日報くん」の活用方法を目的別に解説した記事はこちら！

日報管理システムやツールの選び方

最後に、日報管理システムやツールの選び方をご紹介します。日報管理システムには多くの種類がありますが、機能や費用、操作性などが異なります。日報管理システムを選ぶ際、必ずチェックしておきたいのは以下の点です。

• 誰でも簡単に使いこなせるか
• 必要な機能が揃っているか
• コストが高すぎないか
• セキュリティ面はしっかりしているか

特に重要なのが、誰でも簡単に使いこなせるかという点です。操作が難しく、せっかく導入しても使いこなせないのでは思うように効率化につなげられません。自社に必要な最小限の機能が揃ったシンプルなシステムを選ぶと、導入コストも抑えられるでしょう。

また、セキュリティ面も重要です。日報は企業にとって重要な文書であるため、強固なセキュリティ対策やバックアップ体制が整っているかも必ずチェックしておきましょう。

＼日報ツールの導入事例を紹介！／

日報ツールの導入により営業担当者の業務効率が明確になり、投資効率アップを実現した企業の事例はこちら！

まとめ

日報は、いくつかのポイントを押さえることで作成・確認を効率化できます。日報作成時に発生していた無駄を省き、効果の高い日報運用を行えば、組織全体の業務効率化・生産性向上につながるでしょう。

「思うように日報を効率化できない」という場合は、日報作成・管理ができる業務管理システムの導入がおすすめです。『業務管理システム 日報くん』はシンプルな操作性で誰でも簡単に使用できるため、導入の手間もかかりません。

インターネット環境さえあればどこからでも日報の作成・管理ができるクラウド型のシステムで、日報の効率化が可能です。無料トライアルも行っておりますので、ぜひまずはお気軽にお問い合わせください。

＼手放せなくなる日報ツール／