日報は意味ない?日報を書くメリット・デメリット

毎日の日報は業務報告や情報共有、生産性向上などに役立てられています。しかし、人によっては「日報なんて意味ない」と感じている人もいるのではないでしょうか。

確かに、毎日日報を書くのは大変です。書くことがないのに毎日書かされているという意識がある人は「本当に意味があるのか」と思ってしまうこともあるでしょう。ただし、結論を先にいうと日報は必要です

この記事では日報の必要性、メリット・デメリットについて解説します。もし「日報など意味ない」と考えている人がいるなら、ぜひ最後までお読みいただけますと幸いです。

日報の必要性とは

まずは「日報は意味ない」という人に向けて、その必要性について解説します。

業務報告

日報は業務報告の意味があります。

組織で働く人の場合、その日1日どのような業務を行ったのかを報告しなければなりません。

組織も働く人がどのような仕事を遂行したのか把握しなければならないため、どうしても日報が必要となるわけです。毎日全員に「今日はどのような仕事をしましたか」と聞くことは非効率的。だからこそ、日報という形で報告してもらっているのです。

つまり、日報は業務報告としての意味合いが強いといえるでしょう。毎日作成するのも、日々の業務報告を兼ねているからです。

その点を理解することで、日報の意味も見えてくるのではないでしょうか。

情報共有

日報は情報共有の意味もあります。

組織によって有益な情報は常に共有するのが、社会人の常識です。「今日はいくつかの業務を完了した」「今日は社外の研修に参加した」など、日々の行動を報告するのもその一環です。

会社や企業にとってどのような情報が役立つかはわかりません。

しかし、可能な限り情報共有することで、組織と従業員の連携にも役立ちます。逆に何も情報を共有しない場合、組織はもちろん従業員同士で連絡の行き違いが発生してしまうこともあります。

そういった意味でも、日々の情報共有は必要といえるでしょう。

生産性向上

日報は生産性向上の意味もあるといえるのではないでしょうか。

日報には各従業員がその日1日で完了した業務や参加した研修、その他の考えや気づきを書き込むものです。また、それによって見えてきた課題や目標を書き込む場でもあります。

その結果、業務や研修だけでなく仕事そのものに対する自分自身の意見や主張も見えてくるわけです。仕事に対して「ああした方が画期的」「こうした方が効率的」と書き出すことで、具体的な今後の目標が見えてきます。

それだけでなく、日報は自分自身の仕事を見返す機会にもなり、それ自体が生産性を向上させることにもつながります。

ゆえに、日報を作成することにはきちんと意味があると断言できるわけです。

日報を書くメリットとは

ここからは、日報を書くメリットを見ていきましょう。ここでは、部下・上司・経営者それぞれの視点から見るメリットをまとめます。

部下から見るメリット

  • 1日の業務を振り返られる
  • 毎日の成長を実感できる
  • 課題の発見に役立つ

日報は部下から見て、上記のようなメリットがあります。

毎日仕事に追われていると、どの業務を担当したのか把握しきらないまま1日が終わってしまうこともあるでしょう。しかし、日報があれば1日の業務を振り返られます。

それでいて毎日の業務が視覚化されるため、成長も実感できるのではないでしょうか。1日ごとに日報を作成するからこそ、日々の成長を肌で感じられるようになります。

そこから新たな発見も生まれるなど、日報は部下にとってメリットが多いといえるでしょう。

上司から見るメリット

  • 信頼関係の構築に役立つ
  • 的確な指示に役立つ
  • 人材の育成に役立つ

日報は上司から見て、上記のようなメリットがあります。

毎日作成される日報は、いわば上司と部下の交換日記のようなもの。普段上司とあまり会話しない人も、日報であれば相談できる機会が生まれます。それが信頼関係の構築に一役買ってくれるのです。

日報があることで、上司は的確な指示を出すこともできます。仕事に対する不安や心配も共有できるからこそ、人材の育成にも役立つわけです。

このような点から見ても、日報は上司にとってメリットが少なくないといえるでしょう。

経営者から見るメリット

  • 組織全体の分析が視覚化できる
  • 経営のノウハウが蓄積される
  • 今後のベクトルが決定する

日報は経営者から見ても、いくつかのメリットがあります。

例えば、組織全体の分析が視覚化できる点が挙げられます。組織にとって働いている人たちの情報を得ることは最重要課題です。しかし、従業員が普段どのように仕事をしているのかあまり把握できていない経営者もいるでしょう。

逆に、日報があれば組織全体の業務を把握しやすくなります。それだけでなく、経営のノウハウの蓄積や今後のベクトルの決定にもつながってきます。

だからこそ、経営者にとっても日報は大切なものといえるでしょう。

日報を書くデメリットとは

ここからは、日報を書くデメリットを見ていきましょう。ここでは、部下・上司・経営者それぞれの視点から見るデメリットをまとめます。

部下から見るデメリット

  • 毎日作成するのが手間
  • 内容が尽きてしまう

日報は部下から見て、上記のようなデメリットがあります。

そもそも「毎日作成するのが手間」と感じている部下もいるでしょう。忙しく仕事をしているなかで、毎日日報を書くというのは結構骨が折れるものです。

その結果、従業員によっては「日報なんて意味ない」と思ってしまうわけです。内容も毎日同じようなものとなってしまい、最終的には書くことも尽きてしまうでしょう。

ゆえに、部下からすると「毎日作成するのが大変だしそんなに書くことがない」というのが正直なところです。

上司から見るデメリット

  • 毎日確認するのが面倒
  • 対応が限られてしまう

日報は上司から見て、上記のようなデメリットもあります。

実は上司も「毎日確認するのが面倒だな」と思っている場合があります。管理職は日々やらなくてはならない仕事が山積み。毎日日報を読むのも一苦労です。

その結果、管理職もまた「日報なんて意味ない」と感じてしまうわけです。対応も毎回同じようなものとなってしまい、最終的には読むのも辟易してしまうでしょう。

ゆえに、上司からしても「毎日確認するのが困難で処理しきれない」というのが正直なところです。

経営者から見るデメリット

  • すべての日報を把握するのが困難
  • 習慣化するまで時間がかかる

経営者から見ると、他のデメリットも見えてきます。

例えば、代表的な点としてはすべての日報を把握するのが困難な点にあります。仮に従業員が20人〜30人いる場合、毎日20人分〜30人分の日報を管理しなければなりません。100人いれば100人分となるわけです。

部署ごとに分けていたとしても、どの従業員がどのような所感を抱いているのかまでは把握しきれません。結果的に経営者は日報を管理職に任せてしまい、従業員との距離も縮まらないわけです。

そもそも日報を書くという行為そのものが、習慣化するまで時間がかかります。古くから導入している組織は導入もスムーズですが、新しく導入する組織はなかなか浸透・定着しません。

従業員も日々の仕事で忙しく「日報なんて書いていられない」と思いがちです。そういった摩擦から「日報など意味ない」と考える人が生まれてしまうわけです。

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日報が無駄だと勘違いされる理由

最後に、日報が無駄だと勘違いされる理由を見ていきましょう。

そもそも書くことがないから

日報には業務報告や情報共有、生産性向上の意味があります。しかし、毎日書く側の従業員からすると「そもそも書くことがない」という状況に陥りがちです。

単に「1件の契約が取れた」「数件のデータ入力を済ませた」のような内容だけでは、日報としては不十分です。日報として書くからには、単なる感想ではなく自分の意見や主張を織り交ぜた所感を書かねばなりません。

一方で、書く側からすると「何を書けば良いのか」と頭を抱えることもしばしばです。結果的に「ここまで頭をひねって書くことに意味などあるのか」と思ってしまうこともあるでしょう。

そういった背景から「日報など無駄」という意見も生まれてしまうわけです。

行動を監視されたくないから

日報は日々の仕事について記入するものです。人によってはスケジュールやタスクに沿って、その日1日あったことを書く人もいるでしょう。

しかし、その一方で逐一行動を記入することに対して「監視されているようだ」と感じる人もいるわけです。確かに、日々の仕事をすべて報告するとなると、組織に行動を監視されているように思うこともあります。

「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」と詳細に書けば書くほど、自分自身の行動が筒抜けになるでしょう。こうした日報そのものの構造に疑問を持つ人もいます。

誰からもレスポンスがないから

部下は毎日日報を一生懸命書きますが、それが上司にきちんと見られているのかまでは把握できません。フィードバックやコメントを返してくれるなら話は別ですが、読んで終わりという場合もあるでしょう。

そうなると、日報を書く側からすると「誰からもレスポンスがないなら意味がないのでは」と感じてしまうわけです。確かに、反応がないものに対して日報を書き続けるというのは苦痛です。

上司から「ありがとう」「頑張ったな」などの声があれば別ですが、何もなければ日報のモチベーションも生まれません。現に、日報を書きながら「これは誰のために書いているんだろう」と疑問に思うこともあるでしょう。

そういった背景も「日報=意味ない」と思わせる要素といえるのではないでしょうか。

まとめ

日々の日報に対して「意味ない」と思う従業員も多いです。部下に限らず上司など管理職も含め「日報は意味ない」と感じる場面もあるでしょう。

しかし、日報には業務報告だけでなく情報共有や生産性向上の意味があります。デメリットもあるものの、メリットがないわけではありません。

その一方、日報を最大限に活かすなら作業効率をアップさせる必要があります。日報ツールを選ぶ際も画面がゴチャつかず感覚的に分かりやすいものを選ぶと日報のめんどくささが軽減されるでしょう。

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