「日報書く意味ない」という社員が進んで書くコツを経験談から紹介

この記事にたどり着いた方は、

「日報なんて書く意味あるんですか？」

という社員に、どのように説明したら積極的に書くようになるか悩んでいるのではないでしょうか。

この記事では、実際に日報なんて意味ないと思っていた筆者が日報管理システムを提供する弊社に入社して変わったマインドを交えて、社員が日報を書きたくなるコツを解説していきます！

そもそも日報の必要性とは

そもそも、日報の必要性についてはマネージャー層や上司が理解していないと説得力がありません。

まずは改めて日報の必要性を解説していきます。

業務報告

日報の主な目的は「業務報告」です。

チームメンバーがいつ・どの作業を・どのくらいの工数で行ったのか報告することで、適切な評価や人員配置に役立てることができます。

また、メンバーの業務負荷のバランスを把握し、働きやすい環境を整えることにもつながります。

情報共有

日報は情報共有の意味もあります。

どの情報が役立つかは業界にもよるので、一例を挙げます。

日報は毎日の情報共有はもちろん、的な売上増加につながる重要な中長期データの蓄積です。

生産性向上

日報は生産性向上の意味もあるといえます。

「日報＝生産性向上」というと想像がつきにくいかもしれませんが、以下の例のようなつながりがあります。

チームメンバー一人ひとりが日報をきちんと書くことで、こうした小さなメリットがやがて大きな生産性向上につながっていくことも日報作成のメリットです。

特に「何がセクハラになるか分からない」「プライベートの話がしづらい」と悩んでいる方こそ、日報をきっかけに社員の成長や業務内容を話しの種にできるのではないでしょうか。

「日報なんて意味ない」と思う部下の本音

ここからは、実際に筆者が前職で感じていた「日報なんて意味ない」の要因を振り返って紹介していきます。

日報を見ていないのがバレバレ

上司が日報を見ていないことを実感したときに、日報に意味なんてあるのだろうかと感じてしまいます。

例えば、日報に書いたはずの内容を直接質問される、等です。

「それ日報に書きましたけど」なんて言えませんし、せっかく定時過ぎに記入時間を設けているのにも関わらずなんのために書いているんだろうと無力感を感じる原因になりました。

特にフィードバックがない

せっかく頑張って日報を記入しても特にフィードバックがないので、日報を書く意味を感じられませんでした。

そんななか、実はわざと間違えた内容の日報を書いたり、雑な内容で提出したこともあったのですが、特に言及はなく。

「日報なんて頑張っても雑でも同じじゃん」と思うと、やはり日報はムダだなと思ってしまいました。

会議で同じ内容を共有している

日報にまつわるムダといえば、結局同じ内容を朝会や週次ミーティングで話していることです。

そういったムダを省くために日報で情報共有しているのでは？と思いましたし、結局ミーティングで話すなら日報をきちんと書く必要がないなと感じてしまいました。

毎日同じ内容で記入時間がムダ

事務系の仕事をしていたときは、記入内容が多いわりに毎日同じような内容だったので、ムダだなと感じていました。

コピペするにしてもメールでの提出だったため、わざわざ送信ボックスを開いて日報メールを探して、コピペして、日付だけ修正して…という時間も苦痛でした。

単に日報の有用性を理解していない

そもそも日報の必要性についての説明がなく、上司に聞いても「そういうのが社会のマナーだから」という回答しか得られませんでした。

これでは、ムダ作業という感情が湧いてしまうのも当然です。

この記事を読んでいるあなたは、日報の有用性についてしっかり理解し、メンバーや部下に説明できるようにしましょう。

部下が日報を書きたくなるコツは？

ここからはさっそく、日報管理ツールを提供している会社に転職した私が、部下が積極的に日報を書きたくなるコツを紹介していきます！

日報の有用性を理解してもらう

まず重要なのは、マネージャー層や上司自身が先述の日報の有用性を理解し、部下にしっかり説明できることです。

先ほど紹介した「業務報告」「情報共有」「生産性向上」の3点を、自社や職場に照らし合わせて説明できるだけでも、意識の高い部下は日報を書く気になってくれるでしょう。

実際に活用しているシーンを見せる

日報の有用性がいまいちピンと来ていないメンバーには、実際に日報を活用しているシーンを見せると説得力が増すでしょう。

実際に日報管理システムを導入したことで人工計算のミスが減少したり業務改善につながった事例などもあるため、ぜひ部下への説明にご活用ください。

コミュニケーションのきっかけにする

会話や会議の中で日報の内容についての言及があると、部下も「日報をきちんと書いていてよかった」「見てくれているならきちんと書こう」という気持ちになるはずです。

ただし、マイナスなフィードバックが多いと日報を書くのも億劫になってしまうため、まずきちんと記入していることを褒めるのも忘れないでください。

コメント機能のある日報管理システム（日報くんやgamba!など）を利用することで、日報を通じたコミュニケーションもより促進されます。

記入しやすいツールを導入する

そもそも、メールやExcelへの記入、ましてやコピペできない日報紙への記入だと、日報記入のめんどくささから「意味ない」という気持ちに傾いてしまうのも無理ありません。

日報の作成が効率化できる日報作成ツールを導入することで、社員の日報のめんどくさを軽減できるのはもちろん、ツールによっては工数集計が大幅に効率化できることもあります。

書くのが面倒にならないツール「ビヨンド日報くん」

弊社が提供している「ビヨンド日報くん」なら、あらかじめプロジェクトや顧客・工程を登録しておくことで日報作成時はプルダウン選択で日報作成ができます。

過去の日報の複製もできるため、同じような作業が続く場合でも面倒なコピペや日報を探す作業が削減できます。

さらに日々の日報提出によって、紐づいているプロジェクト・顧客ごとに工数が集計できるため、「集計の手間とミスが減った」「ムダな会議が削減できた」「業務改善のヒントになった」というお声も多いです。

月額44円/人～導入できるため、日報を効率的に運用して部下にもきちんと書いてもらいたいという職場はもちろん、「まずは低価格なものを試したい」という方もぜひお試しください！

＼手放せなくなる日報ツール／

まとめ

今回は日報なんて意味ないと思っていた筆者の経験談と日報管理ツールを実際に利用・提供している経験をもとに、部下が日報を書きたくなるコツを紹介しました。

日報ツールを選ぶ際も画面がゴチャつかず感覚的に分かりやすいものを選ぶと日報のめんどくささが軽減されるでしょう。

「ビヨンド日報くん」はシンプルな入力画面が「直感的に使いやすい！」と人気の、クラウド型日報提出・稼働集計システムです。

アカウント発行数は1,000以上、利用者も1万人を超えるなど、いま勢いに乗っている日報作成システムです。

日々の従業員の日報提出だけで工数管理・予実管理・稼働状況集計ができてしまうので、社員全体の業務効率化に繋がります。

30日間の無料トライアル・資料請求が可能なので、日報をきちんと書いてほしい！もっと業務改善に活かしたい！という方はぜひお気軽にお試しください。

＼手放せなくなる日報ツール／