テレワークは新たな働き方の1つとして定着し、現在は積極的に取り入れている会社・企業も多いです。しかし、遠隔で仕事をするとなるとそれに伴って問題が発生することも少なくありません。

なかでも、テレワークで日報は必要かどうか頭を抱えている組織もあるでしょう。ただし、結論を先に伝えると在宅勤務であっても日報は必須です。

この記事では、テレワークに日報が必要な理由を解説します。併せて「書くことない」とされる理由や在宅勤務では何を書けばいいのかも紹介します。

テレワークでも日報が必要な理由

まずは、テレワークでも日報が必要な理由について見ていきましょう。

勤怠管理が難しいから

テレワークの大きな課題の1つに、勤怠管理が難しいという点があります。

勤怠管理とは従業員の勤務状況を管理するものであり、本来はタイムカードなどで管理するのが一般的です。しかし、テレワークとなると従業員は自宅で作業するため、そもそも勤怠管理が困難となってしまいます。

会社・企業によってはカフェやコワーキングスペースでの勤務を許可しているところもありますが、その場合も同様です。結局のところ、真面目に働いているかどうかは従業員次第となるでしょう。

だからこそ、日報による勤怠管理が必要なのです。毎日日報を書くよう義務付ければ、その日1日の業務報告や情報共有が可能となります。

在宅勤務の場合は従業員を信頼することも重要ですが、なかにはサボってしまう従業員もいるのが事実です。そこは本人の行動次第ではあるものの「仕事をした」という根拠がなければ、会社側・企業側も信用できません。

ゆえに、日報は勤怠管理という視点から必須といえるでしょう。

評価基準が曖昧になるから

テレワークの場合、本人が一生懸命働いていても評価基準が曖昧となりがちです。

例えば、営業職の場合は契約が取れれば仕事をした証明となります。しかし、事務職の場合は日々の仕事を数値に換算できません。そのため、どうしても評価基準が曖昧になるわけです。

一方、日報があればその日1日の作業を文面に起こすことで、どのような仕事をしたのかが明確となります。実際にデータと日報を照らし合わせることで、従業員がこなした作業も見えるでしょう。

要は日報があれば「結果に到達するまでの過程」も把握できるわけです。それが本人の評価へとつながり、適切な人事査定が可能となります。

働いている本人も日報を見返すことで「仕事をした」と実感できるため、自信にもつながります。それが仕事に対するモチベーションにもつながっていくでしょう。

情報漏洩のリスクがあるから

テレワークは常に情報漏洩のリスクを孕んでいます。

従業員それぞれにパソコンを支給したとしても、すべての情報漏洩を防げる保証はありません。もちろん、従業員が故意に情報を外部に漏らすということはないでしょう。

しかし、インターネット回線を介するパソコン作業はウイルス感染のリスクもあります。一度ウイルスに感染するとパソコンが故障するだけでなく、内部に入っているデータが奪われてしまう可能性も否めません。

日報を義務化することで情報漏洩を防げるわけではありませんが、パソコンの状態を常に把握することは欠かせません。例えば「パソコンの調子が悪くなった」など、毎日の点検を報告してもらうことでパソコンの異常も察知できます。

パソコンの状態さえ適宜報告してもらえば、それに併せてメンテナンスも実施できるでしょう。

日報はそういった変調を発見する役割もあり、社員一丸となって情報漏洩のリスクに対抗する術にもなり得るわけです。

体調面でのリスクがあるから

テレワークは家にいることも多くなるため、体調面のリスクも少なくありません。

自律神経が乱れることで睡眠不足に陥るだけでなく、外出を控えることで運動不足にも陥ります。その結果、働く人が体調を壊してしまうこともあるわけです。

日報はそういった従業員の体調面を把握するのにも役立つでしょう。

例えば、日報に「体調が優れない」と書かれていた場合、従業員の心と体のケアが必要となります。慣れない在宅勤務で心身を壊してしまう人もいるため、会社・企業が適切に管理してあげなければなりません。

逆に日報を義務付けることで、従業員の体調の変化も把握しやすくなります。

そういった意味でも日報を書くことは必要となるでしょう。従業員本人にとっても、自分が置かれている状況を俯瞰して見る機会となるため、働きすぎを防止する効果も期待できます。

コミュニケーションが不足するから

テレワークは自由なライフスタイルとして注目されている反面、コミュニケーションが不足します。

なかには1日誰とも会話せずに終わるという人もおり、社会から孤立していると感じやすいです。現に在宅勤務によって孤独を感じ、次第に気持ちがすさんでしまう人も珍しくありません。

日報は上司と部下、先輩と後輩をつなぐツールでもあります。実際に、日報を書くだけで社会とのつながりを感じられるようになり、孤立感・孤独感が若干薄れるのではないでしょうか。

日報以外にもコミュニケーションツールは充実しているため、会社側・企業側は積極的に交流することも欠かせません。

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テレワークの日報が「書くことない」とされる理由

ここからは、テレワークの日報が「書くことない」とされる理由を見ていきましょう。

ルーティンワークになりがちだから

テレワークは、毎日同じことの繰り返しとなる場合もあります。

在宅勤務では営業職も事務職も業務効率化のため、同じ仕事を任されることが多くなります。その結果、毎日ルーティンワークで「日報に書くことがない」という状況に陥ることも少なくありません。

代り映えしないルーティンワークの毎日であれば、日報に書くことがなくなるのも時間の問題です。最初は書くことをひねり出していた人も、次第に「もうネタが尽きた」という事態となるでしょう。

これこそがテレワークの日報が「書くことない」とされる理由の1つです。

外出を控えがちだから

テレワークは、外に出ることが億劫になる場合もあります。

オフィス勤務の場合、営業職も事務職も定期的に外出する機会があるでしょう。しかし、在宅勤務の場合はずっと自宅にいることも多く、1日仕事しかしていないということも少なくありません。

その一方、仕事中に外出すれば何かしら日報に書くことも見つかるでしょう。営業職なら「取引先で商談した」などの出来事を書けます。事務職も「コンペティションのプレゼンに同行した」などの出来事を書けます。

逆にテレワークはどうしても自宅で過ごすことが増え、仕事で外出することも減ってしまうわけです。その結果として「日報に書くことがない」という状況に陥りがちになります。

関係が薄れがちだから

日報は上司と部下、先輩と後輩をつなぐ役割があることはすでに理解しているでしょう。

しかし、テレワークの場合は上司部下・先輩後輩の関係が希薄になりがちです。何かしらの関係性があれば日報に書くことも見つかりますが、確認してくれる相手が見えないとなかなか書けません。

フィードバックも何もない場合、そもそも日報を書くこと自体に「意味ないのでは」という疑念が生まれます。これも日報を書くのが億劫になる理由といえるのではないでしょうか。

在宅勤務では何を書けばいいのか

最後に、在宅勤務では日報に何を書けばいいのかを見ていきましょう。

今日の目標と明日の目標

在宅勤務で日報を書く場合、今日の目標と明日の目標を書くのがおすすめです。

どうしてもテレワークは日々の変化を感じづらく、目標を見失いがちです。毎日の仕事もルーティン化してしまうため、成長も感じられなくなってしまう場合があります。

そのため、仕事の当日・翌日の目標を先に設定し、それを遂行できるよう仕事に励むのがおすすめです。日報で目標を設定しておけば、後々に見返した際に自分自身が置かれている状況を客観的にも主観的にも把握できます。

大きな目標ではなくてよいため、まずは「いつも通り8時間仕事する」のように小さな目標を設定してみましょう。

仕事の進捗と成果

在宅勤務で日報を書く場合、仕事の進捗と成果を書くのもおすすめです。

そもそもテレワークの場合、自分自身が遂行した仕事が曖昧になってしまいます。仕事とプライベートの境界線も曖昧になりやすく、どうしてもスケジュール管理やタスク管理が甘くなります。

そのため、毎日の仕事の進捗と成果は日報で書いておくべきです。こうすることで自分自身が状況を把握しやすくなるだけでなく、日報を確認する人も状況を把握しやすくなります。

書くことがない場合は、その日1日どのような仕事をしたかだけでも記入しておきましょう。

自分の意見と主張

日報には、自分の意見と主張を書くのも最適です。

そもそも、日報は感想文ではなく所感を記入するためのものです。むしろ、仕事に対する自分の意見や主張を盛り込んで、初めて日報が完成します。

これは在宅勤務であっても同様です。在宅勤務の場合は、遠隔で仕事することについて書いてみるのも良いでしょう。作業効率が上がったのか、それとも下がったのか。逆に作業効率をアップさせるにはどうすれば良いのかなど。

テレワークならではの所感を盛り込めば、今後のテレワークにも活きるのではないでしょうか。

自身の課題と反省

日報には、自身の課題と反省を書くのも最適です。

仕事をしていると、課題となる点や反省すべき点が出てきます。その点をただ流すのではなく、日報に書いてきちんと受け止めることで成長につながります。

在宅勤務の場合、テレワークならではの課題や反省も見えてくるでしょう。例えば、連絡が滞ったり、体調を壊したり。同僚に見られていないことで、集中力を欠いてしまうこともあるのではないでしょうか。

遠隔で働く場合は新たな課題や反省も出てくるため、その内容を日報に書いてみてはいかがでしょうか。

日常の些細な変化

在宅勤務はオフィス勤務と異なり、成長を実感しにくいのが特徴です。

頑張っているのに評価されず、自分自身が社会の役に立っているのかわからなくなってしまうこともあるでしょう。そのような感情に支配されそうな場合は、日常の些細な変化を日報に書いてみましょう。

むしろ、いきなり大きなことを成し遂げようとしても難しいです。

「今日はサテライトオフィスで作業した」「今日は新しいソフトやアプリを導入した」程度で構いません。まずは小さなことに意義を見出しつつ、その日1日で成し遂げたことを日報に書いてみましょう。

関係のない雑談

日報はあくまでも業務報告や情報共有が目的です。

しかし、テレワークの場合は普段の何気ない会話すらなくなってしまいます。オフィスにいれば同僚とちょっとした会話も弾みますが、在宅勤務は終始無言ということも珍しくありません。

だからこそ、日報に「今日はオフィス周辺を散歩してみました」などのちょっとした日常会話も取り入れてみましょう。ただし、雑談がメインとならないよう配慮が必要です。

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まとめ

テレワークで日報を書くことに対して意味を見出せない人もいるかと思います。しかし、在宅勤務だからこそ日報は必要です。

その一方、テレワークで日報を導入するためには最適なシステムが必要となるでしょう。

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