テレワークの日報は書くことない？在宅勤務では何を書けばいいのか

テレワークは新たな働き方の1つとして定着し、現在は積極的に取り入れている会社・企業も多いです。しかし、遠隔で仕事をするとなるとそれに伴って問題が発生することも少なくありません。

なかでも、テレワークで日報は必要かどうか頭を抱えている組織もあるでしょう。ただし、結論を先に伝えると在宅勤務であっても日報は必須です。

この記事では、テレワークに日報が必要な理由を解説します。併せて「書くことない」とされる理由や在宅勤務では何を書けばいいのかも紹介します。

テレワークでも日報が必要な理由

まずは、テレワークでも日報が必要な理由について見ていきましょう。

評価基準を曖昧にしないため

テレワークの場合、本人が一生懸命働いていても評価基準が曖昧となりがちです。

例えば、営業職の場合は契約が取れれば仕事をした証明となります。しかし、事務職の場合は日々の仕事を数値に換算できません。そのため、どうしても評価基準が曖昧になるわけです。

一方、日報があればその日1日の作業を文面に起こすことで、どのような仕事をしたのかが明確となります。実際にデータと日報を照らし合わせることで、従業員がこなした作業も見えるでしょう。

働いている本人も日報を見返すことで「仕事をした」と実感できるため、自信にもつながります。それが仕事に対するモチベーションにもつながっていくでしょう。

情報共有と相談のきっかけになるため

テレワーク最大の弊害は孤独感と、ちょっとした相談ができなくなることです。

日報は、業務進捗や状況共有はもちろん、ちょっとした相談や悩みを共有する機能を果たします。

チャットツールでわざわざ「困っています」と言うのはハードルが高いですが、日報の「所感・課題」欄であれば、自然に弱音やトラブルの兆候を吐き出しやすいです。

また、「今日食べたランチ」や「最近のニュース」など一言の雑談を添えることで、チームメンバーの人となりを知り、心理的安全性（話しやすさ）を高めます。

コミュニケーション不足を解消するため

テレワークは自由なライフスタイルとして注目されている反面、コミュニケーションが不足します。

なかには1日誰とも会話せずに終わるという人もおり、社会から孤立していると感じやすいです。現に在宅勤務によって孤独を感じ、次第に気持ちがすさんでしまう人も珍しくありません。

日報は上司と部下、先輩と後輩をつなぐツールでもあります。実際に、日報を書くだけで社会とのつながりを感じられるようになり、孤立感・孤独感が若干薄れるのではないでしょうか。

「きちんと働いているか」を可視化するため

オフィスにいれば、タイピングの音や電話の声、表情などで「誰が何をしているか」「困っていそうか」が自然と伝わります。しかし、テレワークではこれらが完全に遮断されてしまいますよね。

「本当に仕事をしているのか？」という管理側の不安と、「サボっていると思われていないか？」という働く側の不安は、日報で解消できるのです。

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テレワークの日報が「書くことない」とされる理由

ここからは、テレワークの日報が「書くことない」とされる理由を見ていきましょう。

ルーティンワークになりがちだから

テレワークができる仕事は、毎日同じことの繰り返しとなる場合も多いです。

在宅勤務では営業職も事務職も業務効率化のため、同じ仕事を任されることが多くなります。

ただ、日報の役割は主に「情報共有」「進捗共有」であるため、イレギュラーがなければ日報は無理に毎日違う内容にする必要はありません。

むしろ毎日同じ内容を手打ちにする手間をなくし、「過去の複製」「全文コピペ」など効率化できる日報システムを使うことをおすすめします。

リアクションがないから

テレワークでは相手の表情が見えないため、リアクションがないことへの不安が倍増します。

毎日一生懸命書いて送っているのに、既読スルーされる。または「了解」の2文字しか返ってこない。という状況が続くと、「誰も読んでいないのに書く必要があるのか？」と感じ、モチベーションが枯渇します。

日報にコメントを記載したり、日報の意見を業務に取り入れたりと、日報を書く意義を示しましょう。

良いことしか書けない空気だから

評価への不安から「良いこと」しか書けなくなる状況に追い込んでいませんか？

例えば課題やトラブルを書くと「なんで？」「事前に分からなかった？」と詰問されるため、無難な報告（「特になし」「順調です」）しか書かなくなります。

指摘する側が怒っているつもりでなくとも、テキストのみのコミュニケーションでは、誤解を生むことも少なくありません。

日報は困りごとや課題が共有されてこそ価値を発揮します。「良いことしか書けない」という空気を作らないよう、指摘や質問の仕方は、テレワークだからこそ気を付けましょう。

テレワークでは何を書けばいいのか

最後に、在宅勤務では日報に何を書けばいいのかを見ていきましょう。

今日の目標と明日の目標

在宅勤務で日報を書く場合、今日の目標と明日の目標を書くのがおすすめです。

どうしてもテレワークは日々の変化を感じづらく、目標を見失いがちです。毎日の仕事もルーティン化してしまうため、成長も感じられなくなってしまう場合があります。

そのため、仕事の当日・翌日の目標を先に設定し、それを遂行できるよう仕事に励むのがおすすめです。日報で目標を設定しておけば、後々に見返した際に自分自身が置かれている状況を客観的にも主観的にも把握できます。

仕事の進捗と成果

在宅勤務で日報を書く場合、仕事の進捗と成果を書くのもおすすめです。

そもそもテレワークの場合、自分自身が遂行した仕事が曖昧になってしまいます。仕事とプライベートの境界線も曖昧になりやすく、どうしてもスケジュール管理やタスク管理が甘くなります。

そのため、毎日の仕事の進捗と成果は日報で書いておくべきです。こうすることで自分自身が状況を把握しやすくなるだけでなく、日報を確認する人も状況を把握しやすくなります。

書くことがない場合は、その日1日どのような仕事をしたかだけでも記入しておきましょう。

自分の意見と主張

日報には、自分の意見と主張を書くのも最適です。

在宅勤務の場合は、遠隔で仕事することについて書いてみるのも良いでしょう。作業効率が上がったのか、それとも下がったのか。逆に作業効率をアップさせるにはどうすれば良いのかなど。

テレワークならではの所感を盛り込めば、今後のテレワークにも活きるのではないでしょうか。

自身の課題と反省

日報には、自身の課題と反省を書くのも最適です。

仕事をしていると、課題となる点や反省すべき点が出てきます。その点をただ流すのではなく、日報に書いてきちんと受け止めることで成長につながります。

在宅勤務の場合、テレワークならではの課題や反省も見えてくるでしょう。例えば、連絡が滞ったり、体調を壊したり。同僚に見られていないことで、集中力を欠いてしまうこともあるのではないでしょうか。

遠隔で働く場合は新たな課題や反省も出てくるため、その内容を日報に書いてみてはいかがでしょうか。

日常の些細な変化

在宅勤務はオフィス勤務と比べて評価の言葉が得られにくいため、成長を実感しにくいのが特徴です。

頑張っているのに評価されず、自分自身が社会の役に立っているのかわからなくなってしまうこともあるでしょう。そのような感情に支配されそうな場合は、日常の些細な変化を日報に書いてみましょう。

「いつもより早く完了できた」「今日は新しいソフトやアプリを導入した」程度で構いません。まずは小さなことに意義を見出しつつ、その日1日で成し遂げたことを日報に書いてみましょう。

関係のない雑談

日報はあくまでも業務報告や情報共有が目的です。

しかし、テレワークの場合は普段の何気ない会話すらなくなってしまいます。オフィスにいれば同僚とちょっとした会話も弾みますが、在宅勤務は終始無言ということも珍しくありません。

だからこそ、日報に「今日はオフィス周辺を散歩してみました」などのちょっとした日常会話も取り入れてみましょう。ただし、雑談がメインとならないよう配慮が必要です。

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まとめ

テレワークで日報を書くことに対して意味を見出せない人もいるかと思います。しかし、在宅勤務だからこそ日報は必要です。

その一方、テレワークで日報を導入するためには最適なシステムが必要となるでしょう。

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