日々の業務内容や予定、課題や改善点を報告する日報の作成を行っている企業は多いですが、目的や書き方を理解できておらず、惰性で書いてしまっている人もいることでしょう。
この記事では、日報を活用した業務改善システム「ビヨンド日報くん」を作成販売しているBPS株式会社が、そのノウハウをもとに日報の書き方について徹底解説。
・日報の目的
・評価される書き方のポイント
・項目ごとの書き方・例文
・日報について学べる本３選
日報の書き方や活用に悩んでいる人はぜひ参考にしてください。
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日報とは｜書く前に目的を理解しよう
日報を書く目的は主に以下の3つが挙げられます。
- １日の業務を振り返る：経験を言葉にすることで成長
- 上司へ進捗報告：上司も管理できるようになる
- ノウハウを蓄積：組織全体で課題点を把握、業務改善する
日報は、文字通り1日の業務を振り返り、上司や経営者に提出して状況を把握することを目的としています。
作成側は、1日の業務を言語化することによって、具体的に振り返ることができ、成功パターンや改善点を可視化することが可能。
読み手となる上司や経営者は、業務の進捗状況だけではなく、社員が抱えている悩みや業務上の課題を把握できるため、組織としてノウハウの蓄積にも繋がります。
実際弊社の日報くんを導入した企業様では、日報を通じて業務状況を把握が可能となり、業務改善の成果が上がっているという感想もいただいています。
日報の目的を達成するには、まず「誰が見ても分かるように書くこと」が大切。ここからは書き方のポイントを解説していきます。
日報の書き方｜構成例を紹介
いざ日報を書き始めようとしても「どのように書けばいいの？」と手が止まってしまう人もいることでしょう。
また、所属する企業によって日報作成にかけられる時間や作成方法が異なるケースも珍しくありません。
ここでは、日報の書き方や構成例をケースごとに紹介します。
10分ほどで簡潔に書く時
10分など短時間で書く場合は、以下のように業務の概要と課題・改善案をポイントをおさえ簡潔に記載しましょう。
30分ほどでしっかり書く時
30分など比較的長い時間日報を書く時間が設けられており詳しく記載する必要がある場合は、数字の内訳や課題・解決策などをより具体的に記載しましょう。
時系列別で業務内容を書く時
時系列別の日報テンプレートを使用しているときなど、いつ何をしていたか詳細に記載する場合は以下のように業務内容とメモや上長への共有事項を記載するのが基本となります。
評価される日報を書くポイント８選
書き方や構成例を押さえるだけではなく、ポイントを意識することで評価されやすい日報を作ることが可能です。
ここでは、評価される日報を書くポイントを8選紹介していきます。
①当日に作成する
日報の作成は、当日に作成するのが基本ですが、定常業務を優先したり、手間から後回しにしてしまったりすることもあるでしょう。
しかし、翌日以降に作成しようとすると業務の詳細を思い出せず、内容の薄い日報となってしまいます。
日報本来の目的である「自分自身の振り返り」や「上司への的確な報告」を行うためにも、日報作成は記憶が鮮明な当日中に作成しましょう。
当日中に振り返るのも苦戦するようであれば、業務ごとに日報用のメモを残しておくのもおすすめです。
②5W1Hで明確に書く
5W1HとはWhen（いつ？）・Where（どこで？）・Who（誰が？）・What（何を？）・Why（なぜ？どうして？）・How（どうやって）のことで、こちらを意識することで読み手に伝わりやすい日報が作成できます。
以下、5W1Hを意識した日報の例です。
日報 – 2024年7月5日
担当者: 田中太郎
1. 業務概要（What/何をしたか）
・プロジェクトXの進捗管理ミーティングに参加。
・クライアントYとの定例会議で要件確認。
・新製品Zの市場調査レポートを作成。
2. 参加者/メンバー（Who/誰が関与したか）
・田中太郎（自分）
・プロジェクトXメンバー（鈴木さん、佐藤さん、山田さん）
・クライアントY担当者（高橋さん、伊藤さん）
3. 業務内容（When/いつ行ったか、Where/どこで行ったか）
・プロジェクトXの進捗管理ミーティング: 10:00 – 11:00 オフィスの会議室B
・クライアントYとの定例会議: 14:00 – 15:00 オンライン（Zoom会議）
・新製品Zの市場調査レポート作成: 16:00 – 18:00 自席
4. 目的（Why/なぜ行ったか）
・プロジェクトXの進捗を確認し、次のステップを明確にするため。
・クライアントYの要件を再確認し、誤解や抜け漏れがないようにするため。
・新製品Zの市場投入に向けて市場の動向を把握し、戦略を練るため。
5. 課題と対策/所感（How/どのように行ったか）
＜プロジェクトXの進捗管理ミーティング＞
各メンバーの報告を元に進捗状況を共有し、今後の課題を洗い出し。
クライアントYとの定例会議: 要件確認シートを用いて詳細を確認し、議事録を作成。
＜新製品Zの市場調査レポート作成＞
インターネットリサーチと既存データを基に分析し、レポートを作成。
課題：プロジェクトXの進捗が遅れている。
対策：明日追加のミーティングを設定し、タスクの再割り当てとリソースの調整を行う。
課題：クライアントYからの追加要件が多い。
対策：次回の会議で優先順位を付け、スケジュールを再調整する。
＜感想・学び＞
効果的なミーティング運営がプロジェクトの進捗に大きく影響することを再認識。
クライアントとのコミュニケーションの重要性を感じた。
次に、5W1Hを意識していない日報の例を見てみましょう。
日報 – 2024年7月5日
担当者: 田中太郎
1. 今日の業務内容
・プロジェクトXのミーティングに参加。
・クライアントYとの会議。
・新製品Zの市場調査レポートを作成。
2. ミーティング内容
・プロジェクトXの進捗状況を確認。
・クライアントYの要件を再確認。
・レポート作成
・インターネットリサーチと既存データを基に市場調査レポートを作成。
3. 課題
・プロジェクトXの進捗が遅れている。
・クライアントYからの追加要件が多い。
4. 感想
・ミーティングで多くの課題が明確になった。
・クライアントとのコミュニケーションが重要だと感じた。
5W1Hを意識せずに日報を作成すると具体性に欠け、読み手に伝わらないことはもちろん、後から自身で読み返した際に振り返ることも難しくなってしまいます。
研修期間中で日報の提出が必要な場合には、業務内容を研修内容や目的について記載するのも良いですね。
③箇条書きで分かりやすく簡潔にまとめる
日報を作成する際、箇条書きで分かりやすく簡潔にまとめることも重要なポイント。
箇条書きでまとめることで視認性が向上されるため、読む人が必要な情報をすぐに確認しやすくなります。
また視覚的に情報が整理されていると、必要な情報が一目で分かるため、内容把握にも活用可能。長文だと読み手が情報を把握するのに時間がかかりますが、箇条書きなら要点が明確なので、短時間で内容を理解できるでしょう。
箇条書きは内容の把握の効率化だけではなく、情報の整理に役立ちます。関連する情報をまとめて書くことができるため、書き手自身も頭の中を整理しやすくなります。
情報を体系的に整理することで、伝えたいポイントが明確になり、誤解や情報の漏れを防ぐことが可能に。
ほかにも、箇条書きを使用することで日報のフォーマットが統一化が可能です。統一されたフォーマットは、読み手が異なる日報を比較する際にも便利であり、組織全体でのコミュニケーションがスムーズになります。
④誰が見ても分かる言葉を使う
日報を作成する際、誰が見ても分かる言葉を使うことで情報の伝達が正確になります。
専門用語を使用しないことによって、読み手の負担が軽減や効率の向上が見込めるため、短時間で内容を把握はもちろん、忙しい業務の中でもスムーズに情報を得ることが可能です。
日報は直属の上司だけではなく、異なる部門や役職者が確認することもあるほか、新入社員や異動してきた社員など、新しいメンバーにも配慮できます。
また、過去の記録としても役立ちます。将来の参考資料として日報を見返すとき、誰が見ても分かる言葉で書かれていると、過去の状況を正確に理解しやすくなるでしょう。
なお、提出する日報の読み手である上司が、作成者と同じ専門職の場合は専門用語を使っても問題ありません。
⑤日中の隙間時間にメモを取っておく
日中のスキマ時間に気づいたことや疑問に思ったことなどをメモしておくと、日報作成時の手間と時間が省けます。
日報は終業時に作成するのが一般的ですが、最後にまとめてその日の業務内容を思い出そうとするとどうしても時間がかかってしまいます。
付箋や手帳、スマートフォンのメモ機能などを活用し、こまめにメモをとっておけば日報が書きやすくなるはず。
業務中に得たアイデアや発見をその都度書き起こし、整理しておけば日報に反映させられます。
⑥フォーマットに従って書く
日報のフォーマットを用意している企業は多くあります。全ての日報が同じ形式になることで、読み手は情報をスピーディーに把握できるためです。
また、書き手においてもフォーマットに従うことで、書き手は決まった項目に沿って情報を埋めるだけで済み、時間と労力を節約できます。何を書くべきかが明確になっているため、迷わずに報告を作成でき、日報作成の負担が減るでしょう。
形式を統一することで、異なる日や担当者の日報を簡単に比較でき、業務の進捗や課題を把握しやすくなります。
これらの理由から、日報をフォーマットに従って書くことは、情報が整理しやすくなり、書き手と読み手それぞれの負担を軽減するとともに、効率性の向上にも役立つのです。
フォーマットを自分で勝手に改変してしまうと、こうしたメリットが失われてしまうため、変更したい場合にはチーム内で連携してから行うようにしましょう。
⑦期日を守る
当然のことではありますが、良いものを書いても期日が守っていなければ意味がありません。
所属企業によって「翌朝まで」「翌週明けまで」など、定められている期日は異なりますが、決められた約束を守れない社員は評価されないもの。
外出やトラブル対応など、やむを得ない事情で日報の提出が難しい場合には、事前にその旨を上司に報告して猶予をもらうといった対応を行いましょう。
⑧学んだことをどう活かすか書く｜特に新人研修のとき
日報を作成する際、所感を記述する項目が設けられていることがありますが、その際に「〇〇と感じた」と、単に感想を書くだけでは良い評価を得にくくなります。
新人研修期間の場合にも同様で、研修カリキュラムが決められている中で「〇〇を学んだ」と記述しても意味はありません。
所感を記述する際には、感じたことを書くだけではなく、課題改善の取り組み方法や、学んだことをどのように活かせるかも書くようにしましょう。
【例文付き】日報の項目ごとの書き方
ここでは、日報の主な項目の書き方を解説していきます。
評価される例文と評価されない例文もそれぞれ紹介するので、ぜひ参考にしてください。
①今日の計画・目標（Plan）
今日の計画と目標を書き出します。
目標を書くことでやるべきことが明確になるため、スムーズに業務を遂行できるようになるでしょう。
業務の優先度や行う順番を記載しておくと、途中で迷うこともなくなります。
・既存クライアントA社からの返信対応と、提案内容の調整：優先度（中）
・既存クライアントA社への提案フォローアップの連絡：優先度（中）
・新規クライアントB社、C社への訪問資料の作成：優先度（高）
・新規クライアントD社への訪問、プレゼンテーション：優先度（高）
・新規クライアントE社、F社への電話/メールにてアプローチ：優先度（低）
・A社へメール、提案調整
・B社、C社の資料作成
・D社へ訪問
・新規アプローチ
②業務内容（Do）
その日の業務内容を具体的に書き出します。業務内容を記載する際は、5W1Hに沿って内容を書き出すことでよりわかりやすくできます。
また、時系列に沿って記載することも大切であり、業務ごとにまとめておくと理解しやすいはずです。
・09:00～10:00 既存クライアントA社からの返信対応と、提案内容の調整。
鈴木様からのシステム運用における照会メールへの対応。
運用改善に向け、〇〇プランの提案と訪問調整についてメール連絡。
・10:00～11:00 新規クライアントB社、C社への訪問資料の作成。
B社向けに△△プランの資料を作成。
C社向けに□□プランの資料を作成（※オプション有り/別途資料必要）
・11:00～13:00 昼休憩、D社へ移動。
D社最寄り駅：〇〇〇線〇〇駅
・13:00～15:00 新規クライアントD社への訪問、プレゼンテーション
D社参加者：石川様（部長）、山本様（担当）
導入を前向きに検討していただける。
オプション機能にも興味を持っていただいており、別途資料送付予定。
・15:00～16:00 移動、帰社
・16:00～17:00 既存クライアントA社への提案フォローアップの電話連絡。
本日AMにメール連絡した内容について鈴木様へ電話連絡を実施。
送付した内容にご不明点はないとのこと。
訪問日程については調整いただき、メール返信いただく予定。
・17:00～18:00 新規クライアントE社、F社への電話/メールにてアプローチ。
問い合わせフォームよりご連絡いただいているE社、F社へ連絡。
E社：佐藤様へ電話連絡。WEB会議での説明をご希望で日程調整。
F社：後藤様へ電話連絡。資料を希望とのことでメールにて送付。
・09:00～10:00 既存クライアントA社からの返信対応と、提案内容の調整。
・10:00～11:00 新規クライアントB社、C社への訪問資料の作成
・11:00～13:00 昼休憩、D社へ移動
・13:00～15:00 新規クライアントD社への訪問、プレゼンテーション
・15:00～16:00 移動、帰社
・16:00～17:00 既存クライアントA社への提案フォローアップの電話連絡
・17:00～18:00 新規クライアントE社、F社への電話/メールにてアプローチ
③目標に対する進捗度（Check）
目標に対する進捗度を記載します。
その際、どうしても定量化できないものを除き、できるだけ数字で書き出すようにしましょう。
また、数字だけではなく具体的な状況を記載することで、日報を確認した上司が状況を把握しやすくなり、優先順位の入れ替え、納期遅れをはじめとするトラブルを未然に防ぐことが可能となります。
・既存クライアントA社への対応：進捗率80％
→次回訪問にて対応完了予定。
・新規クライアントB社への対応：進捗率50％
→資料作成完了/送付済み（返信待ち）。
週内に返信いただけなければ、電話連絡を実施予定。
その際、訪問もしくはWEB会議のアポイントを取り付ける。
・新規クライアントC社への対応：進捗率30％
→通常プランの資料は作成済み。オプション資料作成が未着手。
資料の作成が完了次第、送付してアクションを待つ。
・新規クライアントD社の対応：進捗率90％
→通常プランの導入確度は高く、契約準備に移行。
オプション機能に興味を持たれているが、通常プランの導入準備を優先。
通常プランの導入と並行してオプションの説明を実施していく。
・新規クライアントE社への対応：進捗率50％
→打ち合わせの日程調整中。打ち合わせ用資料作成が必要。
・新規クライアントF社への対応：進捗率50％
→週明け、送付資料についてフォローアップと説明機会の獲得に向け連絡予定。
・既存クライアントA社への対応：進捗率80％
・新規クライアントB社への対応：進捗率50％
・新規クライアントC社への対応：進捗率30％
・新規クライアントD社の対応：進捗率90％
・新規クライアントE社への対応：進捗率50％
・新規クライアントF社への対応：進捗率50％
④良かった点（Check）
1日の業務のなかで、良かった点を書き出します。
良かった点やうまくいった点などを振り返り、具体的に書いておくと自身の成長を把握できます。もし、良かった点が思い当たらない場合は、学んだことを書いておくことも有効です。
ただし、単なる感想では成長につながらないため、客観的な視点を意識して書くことが大切です。
D社への通常プランの導入が決まったため、月内に締結できるよう契約準備を進めます。
オプションに関する説明準備ができておらず、打ち合わせの場で説明できなかったことを反省。
訪問前のヒアリングを強化することで、宿題を持ち帰ることのないよう改善が必要。
3ヵ月訪問を続けてきたD社で通常プランの導入が決まって良かったです。
トラブルが発生しないよう導入準備を進めます。
⑤所感（Check）
所感とは、心に感じたことを指します。
毎日日報を書いていると、所感を書く際に手詰まりになってしまうこともあるでしょう。
その際には、次のポイントを意識してみてください。
- 成し遂げたことを見つける
- 学んだことを見つける
- 疑問点を洗い出す
- 改善点を洗い出す
- 組織に目を向ける
- 仮説を立ててみる
日報を作成するタイミングで感じたことを思い出すのが難しいケースもあるため、業務や研修、打ち合わせなどで感じたことがあればメモを取っておくことをおすすめします。
日報の所感の書き方については以下のページで詳しく解説しているため、書き方に悩んでいる人はこちらも参考にしてみてください。
⑥課題点と解決策（Action）
1日の業務の中で発見した課題点と解決策を書き出します。
・課題点や反省点は次のステップに移行するための重要なものであるため、どんな些細なことでも書くことが大切。
・ただし、課題点や反省点を書くだけでは改善につながらないため、どうすれば解決できるか自分なりに考え、記載しましょう
・課題：資料作成に時間がかかってしまっている・解決策：雛形の改修を行う（よく使うパーツや画像の整備）
・課題：新規問い合わせへのレスポンスが遅い
・解決策：問い合わせフォームからの照会に対し、自動返信する仕組みの導入を検討。
それまで一次連絡用のメール雛形を作成し、速度の向上を目指す。
新規問い合わせへのレスポンスが遅いため、今後はすぐに電話連絡を行うようにします。
⑦明日の計画・目標（Plan）
明日の計画や目標、やるべきことを書き出しましょう。
明日のスケジュールは箇条書きにしておくことで、情報の整理がしやすくなるため、翌日の業務の入りがスムーズになります。
また、わかりやすい形式で記載しておくことで、上司もスケジュールの把握ができるため、適格なアドバイスやフォローがしやすくなるはずです。
⑧学んだことの活かし方｜新人研修のとき
新人研修期間中においても、日報の書き方を学ぶため先輩社員同様に日報の作成を求められることもあります。
その際、単に学んだことを記述するだけではなく、学んだことをどのように業務に活かせるのか、不明点があればその旨も記述するようにしましょう。
本日の研修では、自社システムの操作方法について学びました。
操作方法に慣れることは当然ながら、導入企業の担当者にも説明できるよう自身に落とし込んでいきたいと考えています。
また、クライアント向けの説明資料があれば、そちらも確認したいです。
本日の研修では、自社システムの操作方法について学びました。
初めての操作で難しく感じましたが、これから慣れていこうと思います。
日報について学べる本３選
ここでは、日報について学べる本を厳選して3冊紹介していきます。
【文章術の基礎が身につく】伝わる! 文章力が身につく本
タイトル：伝わる! 文章力が身につく本
著者名：小笠原 信之
文章力を向上させるためのルールやコツ、テクニックが80個収録。
同音異義語の使い方、言い換え表現一覧なども収録されているため「毎日似たり寄ったりの日報になってしまう」「良い言い回しが思いつかず冗長的な文章になってしまう」といった、日々の日報作成での悩みの解消にも役立てられます。
リモートワークをはじめ対面以外でのコミュニケーションが増えた現代、社会人にとって益々重要になった文章力を養っていきましょう。
【日報の活かし方が分かる】A4マイ日報で勝ちパターン仕事術
タイトル：小さなひらめきが成果に変わるA4マイ日報で「勝ちパターン」仕事術
著者名：中司 祉岐
数ある仕事術の中でも、本書は日報にフォーカスした内容となっています。
日々、日報を作成していると「何のために書いているのか」「書いても意味がない」など意識が低下してしまい、惰性で書いてしまう人も珍しくありません。
本書は、会社や上司に提出する日報だけではなく、自分自身に向けた「マイ日報」の作成について解説してくれており、ルール化や改善点、勝ちパターンなど「成功の教科書」を作り方を学べます。
【管理側のコツ】小さな会社の売上を倍増させる最速PDCA日報
タイトル：小さな会社の売上を倍増させる最速PDCA日報
著者名：中司 祉岐
日報は、作成側の努力だけではなく、それを読む上司や経営者など管理側の対応も非常に重要です。
本書では、地方都市の中小零細事業者が、日報を活用して短期間のうちに売上を倍増させた事例が多数登場します。
日報を使ったPDCA（計画・実行・振り返り・改善）の実践方法を事例で確認できるため、自社の業態や規模に近いものを参考にするだけで、日報の持つ意味が大きく変化。
PDCA日報を導入した実例はもちろん、フォーマットのダウンロードも可能であるため、業務改善に役立てましょう。
正しく日報を書いて評価を上げよう
本記事では、日報を書く目的や書き方、構成例や実例について解説してきました。
日報は、文字通り1日の業務を振り返り、上司に報告するものですが、ポイントを意識して正しく作成することで、業務改善はもちろん自身の成長に繋がる「勝ちパターン」を作ることが可能。
また、上司や経営者は、提出された日報を活用することで組織としての業務改善や生産性の向上に役立てられます。
日報の導入や書き方に悩んでいる人は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
日報をラクにするならビヨンド日報くん
日報の作成は、日報システムを活用することで作成時の手間や時間を大幅に削減できます。
この記事では、日報を活用した業務改善システム「ビヨンド日報くん」は、プルダウンなどで簡単に日報が作成でき、クラウド型なのでいつでも・どこでも日報の提出・閲覧・返信ができる日報システムです。
さらに日次・週次・月次などで個人の成果を集計し把握することができるため、テレワーク中の従業員の業務効率や進捗状況を確認できます。
詳しくはオンライン資料にてご確認ください（資料請求後の勧誘・催促は一切ありません）。
yama13
慶應義塾大学卒。2020年より中小企業の経理業務に従事。現在は経理と並行してマーケティング領域も担当し、数字に基づく経営状況の分析を得意とする。実務視点と戦略的な思考を活かし、現場に即した改善提案を行っている。
