【建設業向け】作業日報の目的は？おすすめシステムも５つ厳選して紹介

建設業において「作業日報を書いた方がいい」という認識はなんとなくあるものの、その目的やメリットまで理解していないという方は多いのではないでしょうか。

または作業日報は導入しているけど、イマイチ活かしきれておらず、時間の無駄に感じている方もいると思います。

今回は建設業における作業日報の目的から書き方を解説し、それらを踏まえた便利な日報システムまで網羅的に解説していきます。

作業日報とは？

まずは、作業日報の概要について把握しておきましょう。

作業日報とは、1日の業務内容を上司やその他の同僚に報告するための書類です。建設業における作業日報では、その日の施工内容や施工箇所、進捗状況を日付・名前と一緒に記載します。

建設業における作業日報の作成は法律で定められているわけではありません。しかしながら、作業日報の作成と提出は、建設業において欠かせない作業と言えるでしょう。

作業日報の記入方法

作業日報の記入方法は主に以下の3種類があります。

• 日報紙
• Excel
• 日報システム

①日報紙への記入

現場で日報紙をバインダーに挟んで持ち歩いたり、事務所に帰って記入したりします。

誰でもすぐに書くことができ、IT機器の操作を覚える必要がありません。また、罫線を無視して図を書いたり、矢印で補足したりと、直感的に記録できます。

ただ、集計の際は事務員がシステムに手入力する必要があり、手間がかかる上に入力ミスによる情報漏洩やデータ紛失のリスクが高いです。また、過去のデータを振り返る際に大量の紙ファイルから探す必要があります。

②Excelに記入して共有

パソコンやタブレットでExcelファイルに入力し、サーバーやメールで共有する方法です。

自社に合わせて項目を自由に変更・修正できるカスタマイズ性の高さが魅力です。多くの企業ですでにOfficeソフトを導入しているため、追加費用がかかりません。

ただ、小さな画面でのセル入力はストレスが大きく、現場でのスマホ入力などはミスを招きやすいです。また「最新版がどれかわからない」「同時編集できない」「ファイルが破損した」といったトラブルが起きがちです。

③日報システム（アプリ・クラウドツール）

スマホやタブレットの日報専用ツールを使って入力し、クラウド上でデータを一元管理する方法です。

選択肢（プルダウン）や音声入力などを活用し、入力の手間を最小限に抑えているものが多いです。現場で送信ボタンを押した瞬間に、事務所や経営陣が進捗をリアルタイムで把握できます。過去のデータから自動でグラフ化されたり、過去の類似案件をキーワード検索したりと、データを経営判断に活かしやすいのも特徴です。

ただ、月額利用料などの費用がかかるほか、デジタル機器に不慣れな作業員がいる場合の導入教育やフォローが必要になります。

日報システムを導入した建設系企業の事例

日報紙による作業日報の提出を義務付けていた建設会社が、日報管理システム「ビヨンド日報くん」を導入したことで業務効率化に繋がったとの声もあります。

5分程度で日報が記入できるため、毎日きちんと日報が提出されるようになりました。
また、作業人工（にんく）を簡単に把握できるようになったのも良かったです

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建設業における作業日報の目的・メリット

まずは建設業において作業日報を作成する目的やメリットについて理解していきましょう。

主な目的は以下の4点です。

上記の目的を達成することによるメリットも、それぞれ解説していきます。

労働状況の共有

作業日報を付けることで、現場の労働状況の可視化・共有が可能です。

現場の状況が共有されることで、労働環境の改善や生産性向上のヒントが見つけやすくなります。

たとえば作業負荷のバランスを是正することで早期離職を防ぐことにつながり、人手不足解消から安定した利益を生み出すことにもつながります。

法令順守の証拠

作業日報自体は作成義務はありませんが、建設会社は労働者に対して危険防止のための指導や技術上の指導をすることを労働安全衛生法第29条にて義務付けられています。

作業日報を作成しておくことで、そのような指示や指導が適切に行われていることの証拠を残すことができます。

進捗確認

作業日報を提出することで、いつ・誰（どのチーム）が・どの工程を担当していたかの共有が可能です。

作業期間中に進捗が分かることで、遅れへの対処も速やかに行うことができますし、取引先との期日調整も早めに対応することができます。

人工計算の材料

作業日報を提出することで、作業ごとの人数が分かりやすくなるため、人工計算がしやすくなります。

また、過去の似たような案件の作業日報を確認することで、人工見積りをよりスムーズかつ正確に行うことができます。

作業日報の項目と書き方

作業日報に含めると良い内容は以下の通りです。

先ほど解説した目的・メリットを踏まえ、ご自身の職場において必要な項目を追加してみましょう。

作業日報の作成方法（フォーマット）

従来の作業日報の作成方法は以下のものが多かったと思います。

しかし最近は、日報作成に特化したクラウド型システムも主流になっています。

日報システムを利用することで日報作成にかかる時間が減らせるだけでなく、工数集計のための手計算・手入力やそれに伴うミスも大幅に減らすことができます。

クラウド型システムであれば、状況共有も場所や時間を問わず行えますし、現場や事務所の手を煩わせることなく過去の作業日報の確認が可能です。

建設業で作業日報を書く際のポイント

その日のうちに記載する

作業日報は必ずその日のうちに作成しましょう。

その日の業務量が多く、「今日でなくてもいいか」と先延ばしにしてしまうケースがあるかもしれません。作業日報のメリットの一つはタイムリーに労務管理や進捗状況の確認ができることです。

当日のうちに作業内容をまとめることで、改善点や反省点を翌日に活かせます。日報を後回しにしてしまっては管理が行き届かないというリスクも発生するでしょう。

また、日報作成を後回しにした結果として、後でその他の業務を圧迫してしまう、ということも起こりがちです。

簡潔に記載する

「今日あったことはできる限り詳細に書かなければ」と思われる方もいるでしょう。しかし、作業日報に書く内容は簡潔で構いません。
毎日書くものなので、作業日報の作成に時間を割きすぎてしまっても、その他の業務を圧迫してしまいます。

また、長すぎる文章は読み手の負担も増やしてしまうでしょう。作業日報には作業に関係ない事柄を記載してはいけません。長期的に保管されることを踏まえて、簡潔かつ分かりやすい書き方を心がけましょう。

箇条書きや記号も駆使して、読み手の負担を軽減することを意識しましょう。

読み手を意識して記載する

読む人を意識して、分かりやすく記入するようにしましょう。当たり前のことだと思われがちですが、意識しないとなかなか難しいポイントです。

書いた人にしか内容が伝わらないようなメモ書きでは、上司を含むチーム全体への情報共有という作業日報本来の機能が失われてします。読み手が内容を理解しやすい文章を書くように、特に以下のポイントを意識しましょう。

具体的に書く

作業日報の内容が具体的でないと、重要性や緊急性が伝わらず、大きなトラブルに発展することがあります。

「すごく多かった」ではなく「30%ほど増加した」、「危ないと思った」ではなく「今月だけで3名がつまずいており危険性を感じた」など、具体的な数字や事実を用いると、より状況が伝わりやすいです。

誤字脱字をなくす

基本的なマナーとして、提出前の誤字脱字のチェックなども大切です。

文章の執筆が苦手な方は、「5W3H」を意識してみてください。5W3Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How Many（どれくらい）」「How Much（いくら）」を示しています。

活用することで、文章に客観性を担保することができます。

伝わりやすい構成を意識する

また「PREP法」も伝わりやすい文章の型の代表例です。以下の4つのステップの頭文字をとったもので、この順番通りに話すだけで論理的な構成になります。

• Point （結論・要点）： 最初に「結論」を示す
• Reason （理由）： なぜその結論に至ったのか、「理由」を述べる
• Example（具体例）： 理由を裏付ける「具体的な事例」やデータを示す
• Point （結論）： 最後にもう一度「結論」を述べる

建設現場の作業日報に便利なシステム5選

以上の目的や記入項目を踏まえ、建設業の作業日報の作成におすすめな日報システムを5つ紹介します。

日報くん

日報くんは月額1人あたり44円（税込）～利用できる、業界でも圧倒的に低価格な日報管理システムです。

という特徴から、日報にかかっていたコストや工数を大幅カットできます。

日報作成画面もかなりシンプルなので「新人に画面操作を教える手間がない」と好評です。

さらに案件ごと・チームごと・顧客（取引先）ごとの稼働時間の集計もできるため、日報を作成するたびに人工計算や予算見積もりに役立つデータが蓄積されていきます。

料金も業界屈指の低価格で、1従業員あたり44円～で導入できます。初期費用やサーバー維持費など、基本料金以外の費用は一切かかりません。まずは1ヵ月間制限なしで全機能使える、無料トライアルからお試しください！

月額費用	ミニマムプラン（5名まで）825円 Sプラン（60名まで）2,750円 Mプラン（100名まで）4,400円 Lプラン（200名まで）8,800円 （※すべて税込み、年間契約時の金額）
初期費用	0円（専用機器不要）
主な特徴	操作がシンプル、工数管理も可能、とにかく低価格

▶日報くんの機能一覧を見る

ビヨンド日報くんは、マンツーマンで自社に合った使い方を相談できるオンライン説明会を平日毎日開催中です。
「ITスキルに自信がない」「うちの業務は少し特殊だから…」という方でもお気軽にお問い合わせください。

現場ポケット

現場ポケットは、現場管理に特化したアプリです。

画像をドラッグアンドドロップするだけで簡単に報告書が作成できる機能や、画像のアルバム機能まで備わっています。

現場ごと・担当ごとの作業人工の集計やファイル出力もでき、業者への見積りもすばやく作成可能です。

月額費用	11,880円 （※税込み、年間契約時の金額）
初期費用	0円（専用機器不要）
主な特徴	画像添付可能、アルバム機能あり

現場ポケットのHPを見てみる

日報365

日報365は、専門工事業者向けの日報・出面管理システムです。

作業日報の作成はもちろん、ファイル共有から資機材手配までシステム内で完結するため、現場のペーパーレス化を推進できます。

手書きサインを記入できるほか、現場作業員が手配希望を出すこともできます。

月額費用	要問い合わせ
初期費用	要問い合わせ
主な特徴	手書きサイン機能、ファイル共有機能、資機材手配機能

日報365のHPを見てみる

工事日報@i勤怠

工事日報@i勤怠は、工事現場の勤怠・日報を一括で管理できるクラウド勤怠管理システムです。

勤怠・日報・経費を管理項目ごとに管理することができるほか、重機や資材の外注・使用者記録までシステム内で完結します。

作業日報には場所や作業区分も入力でき、使用した資材や重機の記録、手書きの電子サインの登録も可能です。

また出退勤はボタンを押すだけなので、面倒な操作不要でどんな現場でも簡単に出退勤管理ができます。

料金は要問い合わせですが、1人で利用する無料デモ版もあるので、使い勝手を試したうえで導入検討可能です。

月額費用	要問い合わせ
初期費用	要問い合わせ
主な特徴	資材・重機記録、手書きサイン、場所（現場）登録、シフト管理、チャット機能

工事日報@i勤怠のHPを見てみる

KANNA

KANNAは、施工管理の全体的なDXを推進する業務管理アプリです。

工事現場の情報をリアルタイムで共有できるため、現場と事務所の行き来が大幅に削減できます。

写真を選ぶだけで報告書が作成できるほか、グループチャットで気軽に報告・連絡・相談が可能です。

ただ、作業日報としての機能は少ないため、別途日報作成システムが必要になる現場も出てくるかもしれません。

月額費用	要問い合わせ
初期費用	0円
主な特徴	現場管理、写真共有、資料共有、チャット機能

KANNAのHPを見てみる

まとめ

建設業における作業日報の作成には以下のメリットがあります。

これらのメリットを踏まえて、ご自身の職場に合った作業日報のカタチを導入しましょう！

「日報をデジタル化しても使いこなせるか不安…」という方は、日報特化のシンプルな画面が評判なビヨンド日報くんがピッタリです。

あらかじめ案件名や取引先名を登録しておけば、現場で作業日報を作成するときはプルダウン選択でラクラク日報が作成できます。

さらに工数・人工集計も、普段の日報で選んだ案件ごとにワンクリックで表が表示されるため、これ以上事務員の負担を増やしたくないという職場にこそもってこいなシステムです。

まずはお気軽に資料をお受け取りください。面倒な営業連絡は一切行っておりません。

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