日報は従業員にとっても管理者にとっても必要なものです。しかし、人によっては日報の必要性が曖昧になってしまっている人もいるのではないでしょうか。

なかには、何となく「作成することが決まっているから」という理由で書いている人もいます。ただ、日報はその必要性を理解することでより明確な意味も見えてきます。

この記事では日報の必要性について様々な視点から解説するので、日報をフル活用したい方や意義が見いだせない方は、ぜひ最後までお読みいただけますと幸いです。

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日報はなぜ必要？日報の活用方法

まずは、日報はなぜ必要なのか日報の活用方法について見ていきましょう。

情報を共有するため

従業員・管理者どちらも含む組織の目線から見ると、日報は情報を共有するために必要なツールといえます。

そもそも、日報は従業員と管理者の情報共有を円滑にするためのものです。その日1日どのような仕事をしたのか、従業員が報告して管理者が確認するというのが基本的な流れとなります。

共有された情報は社内で活用され、他の社員への共有にも活用されます。つまり、日報には会社・企業の情報を円滑に循環させる役割があるということです。

日報を作成していない場合「あの案件はどうなりましたか？」と確認した際、情報が追えないという事態になりかねません。情報共有は組織運営に欠かせないものだけに、日報も普段からしっかりと作成しておくことが大切です。

進捗を確認するため

日報は従業員・管理者の両方が仕事の進捗を確認するためにも必要です。

組織として経済活動を行っている場合、社員1人1人の行動をすべて把握することはできません。組織としては従業員や管理者が毎日どのような仕事をしているのか把握することが重要ですが、逐一行動を把握するのは現実的ではありません。

常に行動を追跡できるわけではないため、各々の仕事がどこまで進んでいるのか判断しにくい状況となっているのです。そこで必要となってくるのが日報というわけです。

日報があることで従業員・管理者どちらの目線からも仕事の進捗を把握しやすくなるだけでなく、組織の運営にも役立ちます。

ノウハウ蓄積のため

会社・企業で働く人たちは常に成長しています。もちろん、自営業の人も日々成長しているわけですが、組織となるとノウハウの蓄積が個人単位ではなく組織単位となるのが特徴です。

例えば、自営業の場合は自分自身が仕事のノウハウを獲得すれば、次の仕事にも即座に活かすことができます。しかし、組織となると各々がスキルアップしたとしても、次の世代はまた別のスキルを獲得しなければなりません。

結果、毎回人材育成に大幅な時間がかかり、後世を育てる前に組織が揺らいでしまうことにもなりかねません。それを防ぐために日報はノウハウ蓄積のためにも活用されており、組織の運営だけでなく各々の仕事にも活かされているわけです。

ノウハウが蓄積すれば仕事ごとにマニュアル化でき、業務効率化を図れます。実際に会社・企業のなかには、日報の作成で生産性向上に役立っているところもあります。

従業員から見る日報の必要性

次に、従業員から見る日報の必要性について見てみましょう。

マイルストーンを確認するため

従業員にとって、日報はマイルストーンを確認するためのものとなります。ビジネスシーンにおいてのマイルストーンとは、「プロジェクトの中間地点や節目となるポイント」を指す言葉です。

従業員として業務に当たる際、プロジェクトの最終地点を知ることは大切です。しかし、それよりもさらに大切なのがマイルストーンの中間地点を知ることといえます。

大規模なプロジェクトの場合、最終的なゴールに到達するまでに数ヶ月〜数年を要する場合もあるのではないでしょうか。その際、ただゴールだけを見つめて走り続けるというのは至難の業です。

人によっては先が長すぎて目標を見失い、日々のモチベーションも削られてしまうかもしれません。一方、マイルストーンを設定しておけば短いステップが明確となり、徐々にゴールに近づいている実感が持てます。

日報はこのマイルストーンを明確にする役割があり、重要なポイントごとに設定しておくことで仕事の結果や成果が確認しやすくなるわけです。

成長を可視化するため

日報は従業員の成長を可視化するためのものでもあります。毎日仕事に追われていると、自分が成長しているのかどうか実感できずにただ時間だけが過ぎてしまうこともあるのではないでしょうか。

実際に「日々の仕事を消化するだけで、何も成長していない」と勘違いしてしまう従業員もいます。しかし、実際はちょっとした仕事でも1つずつクリアすることで、確実に成長しています。

日報は従業員1人1人の成長を可視化するためのものなのです。日報にその日1日の頑張ったことや努力したことを書き記しておくことで、成長が目に見える形となります。

どのような仕事が本人の成長につながっているのかはわかりません。だからこそ、それを日報に書くことで可視化することが大切なのではないでしょうか。

現状の課題を振り返るため

日報は現状の課題を振り返る際にも役立ちます。現状の課題というのは、言葉に書き出して初めて浮き彫りになる場合もあるのではないでしょうか。

このように具体的に何がダメだったのか、文章にするとわかりやすくなります。例えば、A社との商談でうまくPRできなかった場合は、自分自身の商品・サービスのPR力が課題といえるでしょう。

B社の打ち合わせで意図を汲み取れなかった場合は、相手の立場に立って考えるという部分に課題があるとわかります。C社でのコンペでプレゼンがうまくいかなかった場合は、資料に不備があった可能性も否めません。

そういった課題は文章として書き出してこそ見えてきます。つまり、日報は従業員が自ら課題に気づき、改善点や反省点を見つけるためのものでもあるわけです。

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管理者から見る日報の必要性

次に、管理者から見る日報の必要性について見てみましょう。

プロジェクトを完遂するため

管理者にとって、日報はプロジェクトを完遂するためにも必要なものとなります。もちろん、日報がなくともプロジェクトを進めることはできます。

ただし、社員の仕事を監督する管理者の立場となると、各人の仕事の進み具合をすべて完璧に把握するのは難しいのではないでしょうか。管理者にも他の業務があるため、従業員にかかりっきりで見守り続けることはできません。

一方、日報があれば従業員の1日の進捗が明確となり、常に確認せずともプロジェクト全体がどれくらい進んでいるのか把握できます。気になる部分があれば担当者に即座に確認できるため、円滑なプロジェクトの進行も可能となるわけです。

まさに日報はプロジェクト進行の要、案件を完遂するのに必須といえるのではないでしょうか。

指導やコミュニケーションのため

日報は指導やコミュニケーションにも役立ちます。例えば、言葉で「ここはこうしておいて」と従業員に伝えたとしても、ゼロから100まですべて理解してもらうことは困難です。

しかし、日報に書かれている内容を中心に「この部分をこうしたら良いんじゃないかな」と提案する形であれば、従業員の新たな気づきとなるのではないでしょうか。的確なフィードバックは業務効率化につながるだけでなく、部下との信頼関係の構築にもつながります。

従業員も自分の日報に管理者からのコメントが入っていることで、しっかり見てもらえているという実感も湧くはずです。日報を書くモチベーションにもつながるでしょう。

つまり、日報は単に従業員と管理者の業務報告のためだけでなく、指導を通したコミュニケーション手段の1つでもあるのです。

今後の展望を見極めるため

日報は管理者が今後の展望を見極めるのにも有効です。従業員が抱えている問題が明確になる分、今後どのような業務を任せるのが最適なのかが見えてきます。

もちろん、日報だけで今後の展望がすべて見えるわけではありませんが、今後を見つめ直すきっかけになることは確かです。

営業には営業の、事務には事務の課題がそれぞれあるからこそ、管理者はその点を見極めて改善点や反省点を見つけることが大切です。日報には従業員の所感が書かれているからこそ、日々何を思って業務に当たっているのか把握するのに役立ちます。

いわば日報は従業員と管理者、2つの視点から組織のベクトルを導き出すツールでもあるのです。

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ここまでで日報の必要性を解説してきましたが、とはいえ従業員は日報の記入がめんどくさいし、管理者も日報を1つ1つチェックするのも手間ですよね。

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まとめ

日報は従業員・管理者、どちらにとっても欠かせないツールといえるのではないでしょうか。

実際に日報があることで組織の意思疎通が捗り、社内の風通しも良くなります。その一方、紙の日報は書き手・読み手両方の負担となることから、作成や管理に課題があると感じているケースも少なくないようです。

その場合は、日報の電子化がおすすめです。例えば、日報作成サポートサービス『業務管理システム 日報くん』は日報の効率化に最適なツールとなっています。

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