日報の作り方｜おすすめのツールやフォーマットと注意点も紹介

日報を書く時間を無駄だと感じる方もいるかもしれませんが、じつは日報の提出は会社全体の効率アップに繋がります。

もし部下が日報を書かない場合は、その原因を考える必要があります。日報は単なる形式だけではなく、情報共有や業務改善に役立つ重要なツールであることを理解して適切に活用しましょう。

この記事では、日報の作り方や目的、基本的なフォーマット、書く際の注意点、そして日報を書くためのツールについて紹介します。

目的を明確にし効率的に日報を提出することが、チームや組織の成果向上に役立ちます。

日報の作り方

日報を書くためのツールはさまざまありますが、会社や業務内容に合ったツールを選ぶことが大切です。

日報を書く代表的なツールとその特徴を紹介します。

紙

最も基本的なツールです。文字の大きさや図を使って情報が伝えられるほか、電源やインターネット接続の心配がなく、物理的に保管・管理ができるため情報漏えいのリスクが低いという利点があります。

その反面、共有・管理や情報検索の面で効率性に欠け、紛失や破損のリスクと環境面での課題がデメリットです。

紙での運用が合っている職場もありますが、現代ではデジタル化によりこれらの課題を解消し、効率的な日報作成・共有が可能となっています。

メール・チャットツール

メールやチャットツールを使用した日報作成には、迅速な情報共有や添付ファイルの利用といったメリットがあります。報告内容を即座に送受信でき、効率的なコミュニケーションが可能です。

しかし、機密性の高い情報を扱う際には適切なセキュリティ対策が必要となります。また、大量の情報や連絡に埋もれるリスク、情報の整理・活用に手間がかかるといったデメリットにも注意が必要です。

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エクセル・ワード

パソコンで日報を作る場合、エクセルやワードを利用すれば無料テンプレートで簡単に作成・編集できるため、手軽に導入できます。また、操作に慣れている人が多く、新たな教育コストがかかりにくいという利点もあります。

しかし、ファイルを毎回メールで送信する必要がありファイルごとにデータが分断されるため、共有や管理に手間がかかることや、出先からアクセスできない場合もあるといったデメリットも考慮すべきです。

文書管理システム

文書管理システムは、インターネット上で文書を効率的に管理することで、日報を簡単に登録・検索できます。検索性が高いため必要な日報を素早く見つけられ、さらに閲覧権限の設定も可能です。

文書管理システムの活用で日報の管理が円滑にできるようになり、情報の整理・活用が効率的に行えるでしょう。また、複数のユーザーが同時にアクセスできるため、チーム内での情報共有も円滑化されます。

しかし、初期導入と教育のコストが発生するケースもあり、システムが正常に動作しないと日報の閲覧や更新ができなくなるなどのリスクも存在します。

日報管理システム・グループウエア

日報管理システムの利用によって日報の作成や共有がスムーズになり、業務の効率化やコミュニケーションの活性化に貢献します。さらに、データの一元管理や検索性の向上により、業務の把握や分析にも役立ちます。

また、グループウエアの日報管理機能でも、社内コミュニケーションや情報共有、スケジュール管理などの機能を統合的に活用できます。

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日報を書く目的とは？

日報を書く目的は幾つかありますが、主な目的は以下の通りです。

業務の振り返りと進捗管理
ノウハウや知識の蓄積
チームや上司とのコミュニケーション促進

それぞれ詳しく解説します。

業務の振り返りと進捗管理

日報は日々の業務内容や進捗を記録して、自分自身や上司、チームとのコミュニケーションを円滑にし、業務の振り返りや進捗管理を行うためのツールです。

過去の日報を振り返ると業務の遂行状況や問題点、改善すべき点などが把握でき、次のステップの計画立案に役立ちます。

ノウハウや知識の蓄積

日報には日々の業務で得られた知見やノウハウを記録しましょう。成功した方法や工夫、失敗から学んだ教訓などを記述することで個人の知識を蓄積し、組織全体の知識として活用できます。

経験に基づいた知識は他のメンバーにも共有され、生産性向上や課題解決に貢献します。

チームや上司とのコミュニケーション促進

日報はチームメンバーや上司とのコミュニケーションを促進するための手段です。日々の業務の進捗や課題を報告することで他のメンバーと情報共有ができ、お互いの理解を深められます。

コミュニケーションが活発になると協力体制が築かれ、チーム全体のパフォーマンスが向上します。

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日報を書く際に注意すべき点

日報を書く際には、以下の点に注意すると効果的な日報作成ができます。

簡潔かつ具体的に記述する

長文になりすぎないように心掛け、要点を簡潔にまとめて記述します。具体的な数字や事例を交えると内容が明確に伝わります。

また、時系列で記載するとあとで振り返りやすくなります。今日の進捗や明日の計画などを明確にしましょう。

成果と課題を記載する

業務の成果だけでなく、課題や改善点も率直に記述します。失敗から学んだり、改善の取り組みが評価されたりすることもあります。

客観的に書く

自己評価や感情的な表現は避け、客観的に業務内容や進捗を記述します。具体的な数字や事実を示すことで信頼性が高まります。

シンプルなフォーマットを使う

煩雑なフォーマットよりもシンプルなものを選ぶと日報作成が効率化されます。テンプレートを活用して一貫性を保つ工夫も有効です。

フィードバックを歓迎する

日報はコミュニケーションの一環であり、フィードバックを歓迎する姿勢を持ちましょう。上司や同僚からのアドバイスを受け入れることで成長につながります。

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日報のフォーマット

日報は、業務によって記載する内容が異なります。

代表的なものには、業務内容や進捗状況を記載する『業務日報（作業日報）』、訪問先や面談内容を記載する『営業日報』、小売業などで用いられる『店舗営業日報』、建設業などで使用される『工事日報』などがあります。

基本的な記載事項

日報にはさまざまな種類が存在しますが、組織やチーム内でフォーマットを統一することが重要です。

従業員が日報を自由な形式で提出すると、管理者が確認する手間が増えるばかりか、情報の検索や集計が困難になるおそれもあります。自社固有のテンプレートを活用するか、独自にフォーマットを作成して日報の一元管理をはかるとよいでしょう。これにより、日報の利便性が向上し、組織全体で効率的な情報共有が可能となります。

上司やチームメンバーが各日報をスムーズに把握し、的確なフィードバックを行うことで、業務の改善や成長も期待できます。

日報には、基本的に以下のような項目を記載します。