【テンプレ付き】日報の作り方 – おすすめのツールや注意点も紹介

日報を書く時間を無駄だと感じる方もいるかもしれませんが、じつは日報の提出は会社全体の効率アップに繋がります。

もし部下が日報を書かない場合は、その原因を考える必要があります。日報は単なる形式だけではなく、情報共有や業務改善に役立つ重要なツールであることを理解して適切に活用しましょう。

この記事では、日報の作り方や実際のテンプレ、基本的なフォーマット、そして日報を書くためのツールについて紹介します。

目的を明確にし効率的に日報を提出することが、チームや組織の成果向上に役立ちます。

日報の作り方

日報を書くためのツールはさまざまありますが、会社や業務内容に合ったツールを選ぶことが大切です。

日報を書く代表的なツールとその特徴を紹介します。

紙

最も基本的なツールです。文字の大きさや図を使って情報が伝えられるほか、電源やインターネット接続の心配がなく、物理的に保管・管理ができるため情報漏えいのリスクが低いという利点があります。

その反面、共有・管理や情報検索の面で効率性に欠け、紛失や破損のリスクと環境面での課題がデメリットです。

紙での運用が合っている職場もありますが、現代ではデジタル化によりこれらの課題を解消し、効率的な日報作成・共有が可能となっています。

メール・チャットツール

メールやチャットツールを使用した日報作成には、迅速な情報共有や添付ファイルの利用といったメリットがあります。報告内容を即座に送受信でき、効率的なコミュニケーションが可能です。

しかし、機密性の高い情報を扱う際には適切なセキュリティ対策が必要となります。また、大量の情報や連絡に埋もれるリスク、情報の整理・活用に手間がかかるといったデメリットにも注意が必要です。

エクセル・ワード

パソコンで日報を作る場合、エクセルやワードを利用すれば無料テンプレートで簡単に作成・編集できるため、手軽に導入できます。また、操作に慣れている人が多く、新たな教育コストがかかりにくいという利点もあります。

しかし、ファイルを毎回メールで送信する必要がありファイルごとにデータが分断されるため、共有や管理に手間がかかることや、出先からアクセスできない場合もあるといったデメリットも考慮すべきです。

文書管理システム

文書管理システムは、インターネット上で文書を効率的に管理することで、日報を簡単に登録・検索できます。検索性が高いため必要な日報を素早く見つけられ、さらに閲覧権限の設定も可能です。

文書管理システムの活用で日報の管理が円滑にできるようになり、情報の整理・活用が効率的に行えるでしょう。また、複数のユーザーが同時にアクセスできるため、チーム内での情報共有も円滑化されます。

しかし、初期導入と教育のコストが発生するケースもあり、システムが正常に動作しないと日報の閲覧や更新ができなくなるなどのリスクも存在します。

日報管理システム・グループウエア

日報管理システムの利用によって日報の作成や共有がスムーズになり、業務の効率化やコミュニケーションの活性化に貢献します。さらに、データの一元管理や検索性の向上により、業務の把握や分析にも役立ちます。

また、グループウエアの日報管理機能でも、社内コミュニケーションや情報共有、スケジュール管理などの機能を統合的に活用できます。

日報のフォーマット

日報は、業務によって記載する内容が異なります。

代表的なものには、業務内容や進捗状況を記載する『業務日報（作業日報）』、訪問先や面談内容を記載する『営業日報』、小売業などで用いられる『店舗営業日報』、建設業などで使用される『工事日報』などがあります。

基本的な日報

【ワード形式】基本 業務日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】基本 業務日報テンプレートをダウンロードする

日報にはさまざまな種類が存在しますが、組織やチーム内でフォーマットを統一することが重要です。

従業員が日報を自由な形式で提出すると、管理者が確認する手間が増えるばかりか、情報の検索や集計が困難になるおそれもあります。自社固有のテンプレートを活用するか、独自にフォーマットを作成して日報の一元管理をはかるとよいでしょう。これにより、日報の利便性が向上し、組織全体で効率的な情報共有が可能となります。

上司やチームメンバーが各日報をスムーズに把握し、的確なフィードバックを行うことで、業務の改善や成長も期待できます。

日報には、基本的に以下のような項目を記載します。

上記項目のほか、業務形態や用途に応じて必要な項目を設定するとよいでしょう。また、所感や備考欄は、日々の活動の振り返りや改善に役立てることができる重要な項目です。

営業日報のフォーマット

【ワード形式】時系列別　業務日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】時系列別　業務日報テンプレートをダウンロードする

営業担当者向け日報のフォーマットの一例です。

時系列に沿って記入しやすいように設計されているため、効率的な時間配分が求められる職種にも向いています。

店舗営業日報のフォーマット

【エクセル形式】飲食店向け　業務日報テンプレートをダウンロードする

店舗営業日報のフォーマットの一例です。

日々の業績が一目で把握できると改善に繋げやすくなり、チーム全体の成果向上に寄与します。また、売上確認欄や備考欄に詳細な情報を記載することで、他のメンバーとの情報共有もスムーズになります。

「フード売上」の部分をトリートメントに変えることで美容室向けになるなど、業種によってアレンジも可能です。

工事日報のフォーマット

【ワード形式】製造業・工場向け　作業日報テンプレートをダウンロードする

【エクセル形式】製造業・工場向け　作業日報テンプレートをダウンロードする

現場作業の報告向け日報のフォーマット例です。

工事や清掃、看護、福祉、介護など、定型的な業務を確実に遂行することが求められる場面において活用できます。正確な情報の記録と共有で、スムーズな業務遂行と問題への早期対応が可能となります。

日報専用ツールが効率的

日報を書くツールとして、最も扱いやすく機能が豊富なのは日報管理システムです。

日報に必要な項目のテンプレートが用意され、プルダウン選択や下書き保存など、日報のめんどくささを軽減する機能がたくさんあります。

さらに過去の日報の検索性も高く、後から見直しやすいのもポイントです。

クラウド型で管理するものも多く、テレワーク環境やスマートフォンにも対応している日報管理ツールも。

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まとめ

日報は組織内での重要な情報共有や業務の効率化に欠かせないものです。しかし、その効果を最大限に引きだすには、運用目的や業種・部署などを考慮し、最適なフォーマットを選ぶ必要があります。

日報のツールには、紙ベースの手書きの日報から、メールやエクセル、さらには日報管理システムまで多様な選択肢があります。効果的な日報運用のために、従業員の意識を向上するとともに用途やニーズに合った適切なツールを選択しましょう。

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