日報の作成には時間がかかるものです。しかし、日報は作成するタイミングと時短する方法を知っておくだけで、大幅に作成時間を節約できます。
この記事では、日報に時間がかかる理由だけでなく作成するタイミングや時短する方法も併せて紹介します。日報だけで何十分もかかってしまう方は、ぜひ参考にしてみてください。
毎日の煩わしい日報も、工夫次第で簡単にまとめられるようになるはずです。
日報に時間がかかる理由
まずは、日報に時間がかかる理由について見ていきましょう。
1日の終わりに一気に書こうとするため
日報は1日の激務に耐えた後、最後の力を振り絞って作成している人もいるはずです。
しかし、1日の終わりに一気に書こうとしたところで疲れがピークに達している分、思うように日報を作成できません。その日1日何があったのか振り返りながら作成していると「あれも書かないと」「これも書かないと」と余計に混乱してしまうものです。
本来、日報は余裕のある時に作成するものなのですが、忙しい人は時間にも余裕がありません。なかには、すべての仕事が終わってから日報に着手するという人もいます。
しかし、まとめて作成しようと後回しにすると、書くべきことを覚えていなかったり、思い出すのに時間がかかったりしてしまいます。1日の終わりに一気に書こうとすればするほど、時間がかかるわけです。
それゆえ、日報は隙間時間に作成するようにしましょう。
事細かに長文で書こうとするため
日報は簡潔かつシンプルにわかりやすく所感をまとめるものです。
しかし、真面目な人のなかには出勤から退勤まで事細かに長文で書こうとする人もいます。確かに、上司や先輩への報告も兼ねている日報はその日1日あった出来事をまとめるものですが、必ずしも事細かに書く必要はありません。
むしろ、要点をまとめた方が格段に読みやすくなります。書き手としては内容に不備がないよう詳細に伝えるべきだと思いがちですが、読み手にとって長文は負担となります。
例えば、「本日は午前10時にクライアントと打ち合わせをして、午後13時には別の取引先へ……」とすべて書くと時間がかかります。タイムスケジュールごとに一気にまとめるという手法も効果的とされますが、事細かに書けば書くほど時間がかかるだけです。
日報は要点をまとめる意識で作成するようにしましょう。
書く内容が思いつかないため
日報の作成に慣れていない人の場合、そもそも書く内容が思いつかないという場合もあるでしょう。
文章の作成に慣れている人であれば、ある程度の内容が自然と頭に浮かんできます。逆に、文章の作成に慣れていない人であれば、考えても考えても内容が思いつきません。
結果、日報を書く作業というよりも内容を考える作業に時間を奪われてしまうわけです。
特に毎日同じような作業で特筆すべきことがない場合や作成方法を教わっていない場合などは、必要以上に時間がかかることもあるでしょう。もし書くことがどうしても見つからない場合は、監督者である上司や先輩に相談してみるのも有効です。
1人で黙々と向き合っていてもアイディアが生まれてこないため、人に相談するなど別の視点からアプローチしてみましょう。
日報を作成するタイミング
次に、日報を作成するタイミングについて見ていきましょう。
朝晩の出退勤のタイミング
日報を作成するタイミングとしては、朝晩の出退勤時がおすすめです。
「朝や夜はやることがあって大変」という人もいますが、当日の夜に「明日の予定」として作成していた日報を翌日の朝に転記するだけで「今日の予定」が作成できます。タスクをリスト化して本日分の仕事として貼り付けるだけで日報に早変わりするため、時間の節約になるでしょう。
出退勤時のメールチェックの際に済ませておけば、業務中に「日報を作成しないと」と時間に追われることもありません。それだけで精神的にも肉体的にも楽なはずです。
つまりは前倒しで作成しておくということです。そうすることでタイミングに惑わされることもなくなり、スムーズに日報が作成できるでしょう。
ただし、朝晩は忙しくて日報どころではない人もいます。その場合は時間があるときに1項目ごとに作成するなど、工夫して作成を進めるのがおすすめです。
昼の休憩のタイミング
日報を作成するタイミングが掴めない場合は、昼の休憩時もおすすめです。
昼の休憩時間はランチをいただく時間でもありますが、会社や企業によっては12時〜13時など1時間ほど余裕がある場合もあります。オフィスの外で食べる場合は1時間ほど必要ですが、弁当を持参する場合などは30分程度で済ませられる場合もあります。
その余った30分を日報作成に充てるわけです。そうすることで後になってからバタバタと作成する必要がなくなり、時間にも余裕が生まれるでしょう。
昼の時間帯であれば午前にあった出来事をまとめておけますし、午後からの予定も確認しておけます。この昼休みのタイミングで作成するルーティンを身につけておけば、比較的簡単に日報を作成できるようになります。
考え方としては「一度にまとめて作成する」ではなく「1日2回に分けて作成する」という感覚です。
自宅に持ち帰るのは避ける
日報は自宅で作成する人もいますが、会社・企業からすると日報も業務の1つとなります。
自宅で作成すると時間外労働という扱いとなり、会社・企業のコスト的にも社員の精神衛生的にもおすすめできません。そのため、日報は業務時間内で作成するように心がけましょう。
どうしても作成が間に合わない場合は、翌日以降の空いている時間に作成するのがおすすめです。ただし、数日分溜め込んでしまうと後々まとめて作成しなくてはならなくなるため、原則は1日ごとに作成するのが理想です。
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日報を時短する方法
最後に、日報を時短する方法について見ていきましょう。
テンプレートを活用する
日報作成を時短したい場合は、テンプレートを活用するようにしましょう。
1日の終わりに「今日の業務は……」「明日の作業は……」と1つずつ作成していては、どうしても時間がかかります。そのため、テンプレート化してしまい、書く内容をあらかじめ決めておくのがおすすめです。
なかでもおすすめなのが、PDCAサイクルに基づいてテンプレートを作成しておくという方法です。
- P（PLAN）：今日の目標
- D（DO）：今日の結果
- C（CHECK）：今日の評価
- A（ACTION）：今後の課題点と改善点
- 追加：明日の目標
PDCAとは「PLAN・DO・CHECK・ACTION」から成るサイクルのことです。このPDCAサイクルをテンプレートとして日報を作成すれば、書く内容に迷うこともありません。
「今日の目標」と「明日の目標」に関しては当日と翌日に作成して転記するだけなので時短にもつながるでしょう。他の「今日の結果」「今日の評価」もその日1日にあった出来事を書くだけで、難しいことは何もありません。
ただし、日報は単なる感想文ではなく所感をまとめるものなので「今後の課題点と改善点」なども書くようにしてください。この点は今後の業務に活かすためにも、きちんと作成しておきたいところです。
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箇条書きを利用する
日報は文章で作成するのも間違いではありませんが、長々と文章だけが並んでいるのはあまり好ましくありません。なぜなら、書き手にとっては長文の方が書きやすかったとしても読み手にとっては負担となるためです。
そのため、日報は箇条書きを利用するようにしましょう。以下、例文です。
| 日報 20XX年XX月XX日 日報太郎 ・今日の目標取引先と商談を済ませて契約を獲得すること。会議で自分の担当業務について提案すること。 ・今日の結果A社とB社との商談が成立し2件の契約を獲得した。会議では思うように提案できなかった。 ・今日の評価契約は2件獲得できたが会議では提案できなかった。 ・今後の課題点と改善点営業は今後もさらなる獲得を目指して頑張りたい。会議に関しては説得力のある提案ができなかったため、他の社員が納得できるような提案力を身に付けたい。 ・明日の目標明日はC社でのコンペがあるため、プレゼンで成果につなげたい。 |
ここでは「である調」で作成していますが、上司や先輩が確認することを考えると「です・ます調」の方が適している場合もあります。その点は監督者に合わせて作成しましょう。
なお、一部「今日の結果」を「業務報告」へと変更して、タイムスケジュールごとに作成するのもおすすめです。
業務中の隙間時間で作成する
日報を時短するなら、業務中の隙間時間で作成するのもおすすめです。
「日報の作成に時間を取られて残業になってしまっている」という場合は、業務時間内に日報を作成できるよう計画してみましょう。
会社や上司から命じられて日報を書いている場合、日報作成＝業務ということになります。そのため、業務時間内に日報を書いても問題ありません。
1日の終わりに一気に日報を作成しようとすると、書く内容がうまくまとめられないこともあります。1日の合間にできる隙間時間を活用して、あらかじめ書く内容をまとめておくといいでしょう。
休憩の際も意識的に日報に書ける内容がないか探しておくことで、後になってからバタバタと作成する必要がなくなります。
メモを意識する
日報はその日1日の出来事を思い出しながら書くと無駄に時間がかかります。そのため、定期的にメモを取ることを意識しておくのがおすすめです。
例えば、印象に残っている出来事などをメモしておくことで、日報のネタになります。あらかじめ日報のネタをメモしておけば、1日の終わりに何を書くべきかも明確になります。
その結果、すらすらと日報が作成できるようになるわけです。
結局のところ、日報は内容を考えることに大半の時間が奪われてしまうため、随時思い出すのではなくメモとして残しておくのが最適です。メモさえあれば「書くことがない」と頭を抱えることもなくなり、大幅な時短につながるでしょう。
まとめ
日報に時間がかかる場合は、作成するタイミングや時短する方法を知っておくと便利です。しかし、そうはいっても、なかなか効率化ができない場合もあると思います。
その場合は日報を効率化してくれるサービスを利用してみてはいかがでしょうか。例えば、日報作成のサポートサービス『業務管理システム 日報くん』など、現代は日報作成の効率化ができるサービスも充実しています。
『業務管理システム 日報くん』は下書き機能や過去日報のコピー機能があり、インターネットさえあればいつでもどこでも日報の作成や管理が可能です。シンプルな操作性で、誰でも簡単に活用できます。
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