働き方改革や新型コロナウイルス対策などを背景に、テレワークを導入する企業が増えています。一方で、テレワークの導入にあたっては、業務効率低下などの懸念も存在します。

テレワークの導入・促進を検討している企業担当者のなかには、「社内でテレワークを推進していきたいが、業務効率が低下しないか心配」という方もいるのではないでしょうか。

本記事では、テレワークにおける業務効率性の現状や業務効率化のためのポイント、テレワークで業務効率が上がった成功事例などについて解説します。

テレワークで業務の効率性は上がる？

はじめに、テレワークの概要および現状について解説します。

テレワークの概要

そもそもテレワークとは、「Tele」（離れた）と「Work」（働く）という2つの英単語を組みせた言葉であり、厚生労働省は以下のように定義しています。

テレワークとは「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」のこと。

引用：厚生労働省「テレワークとは」

また、テレワークと似た言葉としてリモートワークがあります。リモートワークは、「Remote」（遠隔地）と「Work」（働く）という2つの英単語を組みせた言葉です。そのため、テレワークと大きな意味の違いはないと言えるでしょう。両者の違いを強いて挙げるとすれば、厚生労働省などの国・自治体はテレワークを用語として使用している点です。

テレワークの現状

次に、テレワークによる業務効率化の現状について、経済産業省が外部機関に委託しておこなった調査結果を基に説明します。

本調査では、仕事の効率が「通常勤務と変わらない」を100としたとき、100以上の値を回答した人の割合より100以下の値を回答した人の割合のほうが多い結果となりました。つまり、業務効率に関しては通常勤務と変わらない、または落ちる傾向が見られるということです。

なお、2020年3月と2021年9月を比べると、2021年9月のほうが100以下の値を回答した人の割合が減り、「通常勤務と変わらない」（100）と回答した人の割合が多くなっています。このことから、テレワークの業務効率は年々上がりつつあると言えるでしょう。

テレワークで効率が落ちる主な要因

それでは、なぜテレワークは業務効率が落ちる傾向にあるのでしょうか。ここでは、テレワークで業務効率が落ちる主な要因について、以下の3点を解説します。

• 社員間のコミュニケーション不足
• 業務の進捗管理がしづらい
• 緊張感やモチベーションの低下

社員間のコミュニケーション不足

まずはコミュニケーション面の問題です。

テレワークではそれぞれの社員が物理的に離れた場所で働くため、出社時よりもコミュニケーションが取りづらくなります。テレワークの場合、出社時にできていた気軽な業務上の質問・相談なども行いにくくなることで、効率的な業務遂行が難しくなる傾向にあるのです。

そのため、テレワーク環境でも社員間のコミュニケーションを活性化するための対策が求められます。

業務の進捗管理がしづらい

業務の進捗管理がしづらい点も要因のひとつです。

テレワークでは、各社員が自宅やサテライトオフィスなど別の場所で仕事をしているため、それぞれの業務の進捗状況が見えづらくなります。そのため、業務の進捗管理の難易度が上がり、業務効率にも影響が生じると言えます。

テレワーク環境においても、業務の進捗状況を共有できる仕組みの構築が必要です。

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緊張感やモチベーションの低下

テレワークによって、緊張感やモチベーションが低下することも要因として考えられます。

テレワークでは、自宅など人目につかない場所で、自分一人だけで働くケースが多くなります。上司や同僚の目線がないため、つい気が緩みがちになり、業務スピードが低下する可能性があるでしょう。出社をしていない場合でも、一人ひとりが緊張感やモチベーションを保ちながら業務を遂行できる環境整備が求められます。

テレワークでの業務効率化を実現するポイント

テレワークでは、前述したような要因によって業務効率が低下する問題が考えられますが、解決方法も存在します。本章では、テレワークでの業務効率を上げるポイントについて、以下の3つを説明します。

• 社員間のコミュニケーションの場を設ける
• 定期的に業務の進捗状況を確認する
• ナレッジ共有ツールを活用する

社員間のコミュニケーションの場を設ける

まず、コミュニケーション不足に関しては、オンラインを含めて社員間のコミュニケーションの場を設けることがポイントです。コミュニケーションの場をこまめに設定することで、業務上の悩みや相談の早期解決につながり、各社員のタスクの遅延や停滞を防止できます。

たとえば、オンライン上で気軽な質問・相談会を開催したり、可能な場合は定期的に各チームで統一出社日を設けたりするとよいでしょう。

定期的に業務の進捗状況を確認する

業務の進捗状況が見えづらくなる問題については、業務の進捗状況を定期的に確認する機会を作ることが有効です。定期的な進捗確認の機会を設定することで、スムーズな進捗管理につながり、管理の手間軽減やチーム作業の効率化を実現可能です。

たとえば、オンラインツールを使って日報の報告を行う、決まった曜日にオンライン上でチーム進捗会議を行うなどの対策が挙げられます。

ナレッジ共有ツールを活用する

ほかにも、ナレッジ共有ツールを活用することもポイントです。ナレッジ共有とは、一人ひとりの社員が持つ知識や経験を部署・チーム間で共有していくことを指します。それぞれの社員のナレッジや業務上の気づきなどをオンラインツール上で共有し、社員間で参考にし合うことで、業務のモチベーション維持・向上にもつながるでしょう。

たとえば、オンラインツール上でナレッジ共有チャネルのような場所を設けて、それぞれが持つナレッジなどを随時共有していく取り組みなどが考えられます。

テレワークで業務効率が上がった成功事例

ここでは、テレワークで業務効率が実際に上がった事例について、以下の2社の事例を紹介します。それぞれの企業の取り組み内容を確認することで、自社のテレワークの業務効率を向上させるヒントにできるでしょう。

• 富士通株式会社
• アフラック生命保険株式会社

富士通株式会社

富士通株式会社は、「令和3年度テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰」で優秀賞を受賞した、テレワーク推進の先進的な企業です。同社は2017年4月よりテレワーク制度を正式導入し、2020年7月には国内グループ社員約8万人の勤務形態の基本形をテレワーク勤務としました。

仕事と生活をトータルにシフトしてWell－beingを実現していく「Work Life Shift」を会社のコンセプトとして掲げ、時間や場所にとらわれない働き方を実現しています。

同社の主な取り組み内容は以下のとおりです。

テレワーク導入にあたっての取り組み内容

参照：一般社団法人日本テレワーク協会「令和3年度テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰」

アフラック生命保険株式会社

アフラック生命保険株式会社は、「令和4年度テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰」で優秀賞を受賞した企業です。同社は、時間・場所にとらわれない働き方の実現などを通じて組織パフォーマンスの最大化を目指す「アフラックWorkSMART」の一環として、テレワーク促進を行ってきました。

主な取り組み内容は以下のとおりです。

テレワーク導入にあたっての取り組み内容

参照：一般社団法人日本テレワーク協会「令和4年度テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰」

テレワークの効率化に業務管理システムがおすすめ

ここまでで、テレワークはコミュニケーション不足などの要因で業務効率がやや落ちる傾向にはあるものの、さまざまな工夫を施すことで業務効率化が可能であることがわかりました。テレワークでの業務効率化を実現するためのポイントは、テレワーク環境下でも円滑に業務管理やコミュニケーションの工夫を行える仕組みを整備することであると言えます。

業務管理システムとは

業務管理やコミュニケーションをスムーズに行ううえでは、業務管理システムの活用が効果的です。業務管理システムとは、業務を効率的に遂行するために、業務に関するさまざま情報や業務の進捗状況などを管理できるシステムを指します。

業務管理システムにはいくつか種類がありますが、なかでもおすすめの業務管理システムとなるのが「日報くん」です。

テレワークの業務効率アップには「日報くん」

「日報くん」は、クラウド型の日報提出・稼働集計システムであり、スマホ・PCのいずれでも利用できます。テレワークにおける各社員の業務状況や業務実績を日次・週次・月次ごとに集計・把握できるため、テレワーク中でもしっかりと業務管理を行えます。個人単位だけでなくチーム単位やプロジェクト単位でも集計できるため、テレワークに適した体制整備やプロジェクトの見極めなども可能です。

「日報くん」の特徴のひとつは、インターネット環境さえあれば誰でも・どこからでも簡単に利用できる点です。作業開始や休憩、再開、終了はすべて1クリックで行える操作の簡単さも利点となります。加えて、データの暗号化やサーバーの常時監視などさまざまなセキュリティ対策が施されているため、セキュリティ面も安心です。

「日報くん」を活用することで、チーム・個人ごとのテレワークの業務状況や業務効率を一目で簡単に判別できます。それにより、業務効率の改善ポイントの抽出や社員の業務改善サポートといった具体的なアクションにもつなげられるでしょう。

参考までに、「日報くん」を導入したお客様の声の一部を以下ご紹介します。

かなり業務が効率化できました！リアルタイムで何をやっているかまでを知る必要はなかったため、手軽な日報システムとしてスムーズに導入できたのが良かったです。日報を提出する側（スタッフ）は、入力が面倒だったり項目が多かったりすると提出しなくなる事も多いと聞きますが、日報くんはかなり手軽に提出できるのでそのハードルも低かったように思います。

【導入事例】げんきだま株式会社（学習塾）

もともと営業成績が良かった社員は、月によって広告よりも高い費用対効果を叩き出していたので、営業を続けてもらっています。営業成績が振るわなかった社員は、もともと営業に苦手意識がある人が多かったようで、広告運用担当として活躍してもらっています。このように適材適所が叶ったという点でも、日報くんは効率アップにかなり貢献してくれて、社員からも「日報くんを導入して良かった！」と言われています。こんなに低価格なのに、信じられないくらい大活躍ですよ。

【導入事例】株式会社シスク（印刷・発送代行）

まとめ

テレワークにおける業務効率は、経済産業省の調査によると通常業務と同等かやや低下傾向にあります。テレワークで業務効率が落ちる場合の主な要因には、コミュニケーション不足や業務進捗管理の難しさ、社員の緊張感・モチベーション低下が挙げられます。

したがって、テレワークで業務効率化を実現するうえでは、コミュニケーションや進捗管理、社員の働き方など観点で対策を行うことがポイントとなるでしょう。そしてテレワーク環境でもコミュニケーションや進捗管理をスムーズに行うためには、業務管理システムなどのシステム・ツールを有効に活用していくことが重要です。

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