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日々提出される日報をもとに、工数集計も可能です！
月報とは？意味と目的を解説
月報とは、1か月間の業務や成果を振り返り、報告するための文書です。主に企業や組織で用いられ、個人やチームの活動内容・進捗状況・目標達成状況などを上司や関係者と共有するために活用されます。
月報・週報・日報の違い
月報・週報・日報それぞれのメリット・デメリットをまとめました。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 月報 | ・長期的な業務の成果を総括できる ・1カ月での成長が把握しやすい ・上司や経営層が戦略を考える材料になる | ・1か月分のデータを整理する手間がかかる ・問題発生から報告までが遅くなる ・「思い出す」作業に時間がかかる |
| 週報 | ・日報よりも業務の全体像を整理しやすい ・短期間での成果や課題を明確にできる ・週単位でPDCAを回しやすい | ・日報ほど詳細な情報は記録されない ・週単位での変化が少ない場合、内容が薄くなりやすい |
| 日報 | ・振り返りを習慣化しやすい ・上司がリアルタイムで進捗を把握できる ・問題発生の把握が迅速 ・毎日記入するため目的意識が芽生えやすい | ・記入項目が多いと残業時間増加に繋がる ・ルーチン業務が多いと毎回同じ内容になりやすい ・惰性で記入するようになりやすい ・中長期視点での成長が把握しにくい |
それぞれの主な目的をまとめると以下のようになります。
- 日報：振り返りを習慣化する、迅速な報告とフィードバックを可能にする
- 週報：短期的な成長を実感・報告する、PDCAを意識する
- 月報：長期的な目標を管理する、マネージャー層に報告する
月報を作成する目的
月報作成の目的は、以下のようなものがあります。
- 業務内容の報告
- 業務の振り返りと反省
- 目標達成度の確認
- 人事評価の参考
- 業務負荷など問題の把握
主に新人研修の一環として活用されたり、人事評価やチーム全体の生産性を把握するために利用されています。
月報は意味ない？時間の無駄？
「月報なんてそれっぽく書けば良いから意味ないでしょ？」
と思う方も多いでしょう。
確かに、月報を書くことで目に見えて業務効率化になったり、利益増加に繋がるわけではありません。しかし、従業員視点では「業務進捗を感覚的に把握する」「目標意識を持つ」「読み手の求めていることを分かりやすく伝える」といったビジネススキルに繋がりますし、会社視点でも「業務内容に沿った人事評価ができる」「素早く現場の状況を把握できる」といったメリットがあります。
月報に時間をかけるのが無駄！と思ってしまう背景には、スマホ社会の今でも紙でのめんどうな記入を余儀なくされている点もあるのではないでしょうか？
「ビヨンド日報くん」なら、クラウドシステムのため場所や時間を問わず、簡単に日報・月報の記入ができます。
さらに、日々の日報提出によってプロジェクトや商材ごとの工数も可視化されるため、総務や経営層にとっても「めんどう」減少に繋がるのです。
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月報の主なフォーマット・書き方
一般的な月報のフォーマットを作成してみました。こちらをWordやExcelなどに貼り付けることで、基本的な月報のテンプレートを作成できます。
▼記入日
▼部署
▼氏名
▼目標とその進捗
▼主な業務内容
▼課題・改善案
▼コメント・所感
それぞれの項目について、記入内容およびその項目の目的を解説します。
記入日
月報を閲覧する人は現場担当者だけにとどまらず、マネージャー層や経営陣にまで及ぶ場合が多いです。
そのため、「いつ書かれたものか」が必須となります。
また、「昨年の今頃行っていたキャンペーン」「毎年この季節になると起こる問題」など、過去を振り返ったり分析したりするためにも記入日は必要な項目です。
部署・名前
月報は部署や部長の評価、記入者個人の人事評価にもつながるため、「どの部署の誰が書いたのか」は必ず記入する必要があります。
部署と名前が書いてあれば、マネージャー層が月報を読んだ時に、不明点を誰に確認すべきかも明確ですよね。
目標とその進捗
「どんな目標を立てて取り組み、それがどれくらい達成されたのか」を記入することで、人事評価の材料になります。
単純に目標があることで、場当たり的な業務にならず、計画的に仕事を進めることができます。
主な業務内容
月報の主たる目的である「業務内容の報告」がこの項目です。
ただ「やったこと」を報告するのではなく、月報を閲覧する上司やマネージャー層が知りたいこと（成果や変化）を含めるようにしましょう。
- 5W1H（What, Where, Who, When, Why, How）
- 具体的な成果や起こった変化
- 他部署や他企業との連携状況
- 発生した課題やその解決状況
課題・改善案
何がうまくいっていないのか、どこに問題があるのかをチーム内で共有することで、解決に向けた取り組みがしやすくなります。
また、課題をチーム・会社全体で共有することで同様の課題を未然に防いだり、発生時に迅速に対応するためのノウハウを溜めておくことも可能です。
さらに人事評価の観点でも、「この人はどのような粒度で課題を理解しているのか」「どれくらい自分事として改善策を考えているのか」が伝わりやすくなります。
すぐに使える月報テンプレート（無料ダウンロードOK）
いますぐ使える月報のテンプレートを、WordとExcel両方でダウンロードできるようにご用意しました。
業界・業種別の月報のテンプレートはこちらの記事で紹介しています。
評価アップ！月報を書く際のコツ
せっかく業務の時間を割いて月報を書くなら、評価アップにつながるものを書きたいですよね。
日報アプリ（月報にも使えます！）を開発・提供している「ビヨンド日報くん」が、評価につながる月報のコツを伝授します。
普段から業務内容をメモしておく
日々の業務内容を簡単にメモしておくことで、月報作成時の負担が軽減されます。
スマートフォンのメモアプリやタスク管理ツールを活用し、気づいたことや重要な出来事をその場で記録する習慣をつけると記入がラクになるでしょう。
5W1Hを意識する
5W1Hを意識して記載することで、より具体的で分かりやすい報告になります。
伝わりやすい文章を作成できることは、それだけでも本人の評価に繋がりやすいので、月報以外でも意識すべきポイントです。
数値など客観的なデータを活用する
数値で表現することで、客観的で分かりやすい報告になります。
新規顧客へのアプローチ：20社（目標達成率100%）
商談実施：11件（前月比+2件）
成約数：3件（前月比+1件）
実は「先月より多く」「目標通りに」と抽象的・主観的な伝え方をするよりも、具体的・客観的なデータを用いた方が、閲覧者（上司やマネージャー層）により強いインパクトを与えることができるのです。
月報を活用して仕事の成果を最大化する方法
月報を活用することで、普段の業務の成果を上げることにも繋がります。
正直に隠さず書いてフィードバックをもらう
月報は課題や目標達成率を記載することもあるため、「正直に書いたら怒られるかも…」と思う人も多いのではないでしょうか？
しかし、自分の現状を正しく伝えて、その現状に見合ったフィードバックをもらうことで、積もり積もって自分の実力に繋がります。
少し前時代的な考えかもしれませんが、怒られ慣れていない若者が多いと言われる今こそ、積極的にフィードバックを取りに行くことで周りと簡単に差をつけることができますよ。
主観を上手く交える
客観的で分かりやすく伝えるのが月報のコツだとお伝えしましたが、客観的な事実だけではそれはそれで「書かされた感」が出てしまいます。
自分の感想や意見など、上手く主観を交えることで、「きちんと考えて書いているんだな」ということが伝わるでしょう。
AIツールを活用して効率的に
chatGPTなどの無料AIツールを活用することで、月報作成を効率化することができます。
もちろんまったくの嘘を書いてしまえば誰の特にもならない月報になってしまうでしょう。
しかし、「～～と書きたいけどもっと丁寧な文章にして」「この成果をビジネスライクにまとめて」など伝え方の部分での活用なら問題ありません。
AIツールの活用は単に業務効率化になるだけではなく、急速に一般化していくAI活用の波に乗り遅れないための準備運動にもなります。
月報の例文を5パターン紹介（丸パクリOK）
事務職の例
事務職の場合、数値などでの客観的な成果が伝えにくいという課題があります。
そのため、工夫した点や効率が上がった点、重要業務に関連した内容を記入するとより成果が伝わりやすいでしょう。
今月の請求書発行件数は予定通り100件完了。
月末の経費精算業務も無事完了。
課題と改善策
新しい経費精算システムの操作に時間がかかり、処理が遅れたため、来月は操作マニュアルを見直し、業務時間を短縮予定。
次月の目標
書類整理の効率化を図り、1週間で1ヶ月分の書類処理を完了させる。
エンジニアの例
エンジニアの週報では、プロジェクトの進捗率や具体的な実装内容、直面している技術的課題などを中心に報告します。
機能実装: 新しいユーザー認証機能を実装。開発時間は予定通りで、コードレビューを経て、テスト環境へのデプロイ完了。
バグ修正: 検出された2件の高優先度バグ（ログイン不具合、データ送信エラー）を修正し、QAテストを通過。リリース準備完了。
課題と改善策
課題: APIレスポンスの遅延問題が発生。特定のリクエスト時に応答が遅くなる現象が報告された。
改善策: データベースクエリの最適化を行い、インデックスの再構築を実施。次月中に負荷テストを行い、改善効果を確認予定。
次月の目標
新機能開発: ユーザーインターフェースの改善（UIのレスポンシブ対応）に取り組む予定。デザイン案が確定次第、フロントエンドと連携して開発を開始。
パフォーマンス最適化: 現在のシステムパフォーマンスを計測し、特に遅延が発生している箇所の改善を進める。
技術の学習: Kubernetesの基本的な操作方法を学び、開発環境の改善に向けた取り組みを始める予定。
営業職の例
営業の月報では、契約数や新規顧客の獲得状況を数値化し、進捗や成果を具体的に報告することが大切です。さらに、課題に対する改善策を明確にすることで、上司に対して計画的に業務を進めている印象を与えることができます。
新規顧客獲得: 先月に比べ、3件の新規顧客を獲得。特に、法人向け賃貸物件の提案が好評で、契約に至った1件は月間目標を達成する大きな成果となった。
契約件数: 今月は賃貸契約が4件、売買契約が2件成立。目標の80%を達成したが、残りの契約は次月に持ち越しとなった。
課題と改善策
課題: 顧客からの内見予約数は昨月比で減少。特に繁忙期前の1月・2月の閑散期に影響が出ており、物件への関心が低い傾向に。
改善策: 来月は内見予約を促進するために、オンライン内見の活用を強化。顧客へのアプローチ方法を見直し、ターゲット層を絞り込んだメールキャンペーンを実施予定。
次月の目標
契約件数の増加: 来月は契約件数を10件に設定。特に法人向け賃貸物件の提案を強化し、ターゲット顧客層をより絞り込んだアプローチを実施。
オンライン内見の促進: 内見のオンライン化を進め、特に遠方の顧客にも対応できるよう、VR内見サービスを活用。
リファラル営業の強化: 既存顧客からの紹介を促進するために、紹介キャンペーンを実施予定。
自己評価と振り返り
今月は新規顧客の獲得に成功し、契約数の達成に向けて着実に進捗がありました。ただ、内見数の減少が課題となり、次月に向けてオンライン内見を活用し、より多くの顧客にアプローチできるよう改善を行います。来月は、目標達成に向けた営業活動をさらに強化します。
建設業の例
建設業の月報では、現場の進捗状況を具体的に記載し、問題が発生した場合にはその原因と改善策を明確にすることが重要です。また、次月の目標を設定することで、計画的な進行を意識させることができます。
進捗状況: 現場Aの基礎工事が予定通り完了。現場Bでは、鉄骨組立作業が60%完了し、予定通りの進行中。現場Cでは設備配管工事が開始され、順調に進行中。
納期管理: 現場A、Bともに納期に遅れはなく、進捗は予定通りで推移。現場Cも計画通りに作業が進行。
課題と改善
課題: 現場Bでの鉄骨組立作業中に、一部資材の納品が遅れ、作業が一時的に停滞した。これにより作業スケジュールに若干の遅れが生じた。
改善策: 資材の納品スケジュールを早めに確認し、予備の資材を確保。今後は、資材供給業者との連携を強化し、早期に納品スケジュールを調整。
次月の目標
現場Aの完工: 予定通り、現場Aの工事を3月末までに完工させる。施工チームとの連携を密にし、進捗をさらに加速させる。
現場Bの遅れ回復: 鉄骨組立の遅れを取り戻すため、作業時間の延長や追加リソースを投入し、月内に遅れを解消。
安全管理の強化: 現場Cでの作業開始に伴い、安全対策を再度確認し、全スタッフに対する安全教育を実施する。
製造業の例
製造業の月報では、特に生産の進捗や設備の状況をしっかりと報告し、問題点が発生した際にはその対策を明確にすることが重要です。また、次月の目標を設定して、今後の生産活動を計画的に進めることが求められます。
生産状況: 今月の生産目標は1,500台で、実績は1,450台。計画に対して97%の達成率。ラインでの不具合発生が少なく、安定した生産を維持。
設備メンテナンス: 生産ラインAの定期メンテナンスを実施し、予防保全を行った結果、故障の発生を防止。ラインBでは部品交換が必要となり、影響は最小限に抑えた。
課題と改善
課題: ラインBの部品の供給遅れにより、生産ラインの一部で停止時間が発生。これが生産計画に若干の遅延を引き起こした。
改善策: 部品供給業者とのコミュニケーションを強化し、発注から納品までのリードタイムを短縮。次月は予備部品の在庫管理を徹底し、リスクを低減させる。
次月の目標
生産目標達成: 次月は目標1,600台の生産を目指し、ライン稼働率の向上を図る。生産性の向上を目指して、作業員のトレーニングを実施。
設備の安定稼働: 設備の予防保全を定期的に実施し、故障リスクを最小化。ラインAでの生産性向上を進めるため、必要な改善を検討。
部品供給体制の強化: 部品供給の遅延を防ぐため、供給業者と定期的に調整を行い、予備在庫の確保と納品スケジュールの管理を徹底。
月報のデジタル化でラクラク管理
以上、月報とは？というところから、月報の書き方まで網羅的に解説してみました。
月報は、めんどうな紙・エクセル・メールではなくアプリで行う時代！
「ビヨンド日報くん」なら、ITに詳しくない従業員でも簡単に使えます。
- 業界最安！月44円（税込）/人～
- シンプルで感覚的に入力できる！
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- 途中保存OK！いつでもどこでも作成可
- 取引先ごとの工数集計がラクラク！
日報作成が簡単なため「めんどくさいから適当で良いや」が減ったというお声もいただいております。
また、日々の日報をもとに取引先やプロジェクトごとの工数がパパッと集計できるため、Excelの手入力の手間やミスを大幅に減らすことも可能。
日報紙の購入や保管にかかるコストカットにもつながるため、日報周りの効率化とコスト削減にピッタリなシステムです！
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yama13
慶應義塾大学卒。2020年より中小企業の経理業務に従事。現在は経理と並行してマーケティング領域も担当し、数字に基づく経営状況の分析を得意とする。実務視点と戦略的な思考を活かし、現場に即した改善提案を行っている。
