テレワークで陥る業務管理の問題点とは？テレワークで生産性を向上させる方法とおすすめツール

テレワークで企業が頭を抱える問題が業務管理です。

遠隔で仕事ができるのは企業・従業員の双方にとって有益ですが、テレワークとなるため避けられない問題も存在します。

特にテレワークの業務管理は難点がいくつかあるため、注意しなければなりません。

この記事では、テレワークで陥る業務管理の問題点はもちろん、テレワークで生産性を向上させる方法やおすすめの業務管理ツールも紹介します。

テレワークで陥る業務管理の問題点

まずは、テレワークで陥る業務管理の問題点について見ていきましょう。

過重労働に陥りやすい

テレワークは担当している業務を自身で管理しなければならないため、過重労働に陥りやすいです。

本来、オフィスで働く場合は上司や先輩、部下や後輩と協力しながら業務を進めていきますが、テレワークの場合はやや伝達が難しくなります。

サテライトオフィスやワークスペースが別途で確保されている場合はオンオフの切り替えもしやすいですが、ずっと自宅にいる場合は仕事とプライベートの境界線も曖昧になりがちです。

その結果、気づけば働きすぎてしまっている可能性もあります。

公平な人事評価が難しい

テレワークは従業員が外部で働くことになるため、内部で働いている時と比べて公平な人事評価が難しくなります。

テレワークは従業員が働きを確かめる手段が限られるため、特に「働きぶり」を定性的に評価せざるを得ない事務職などの評価は難しいでしょう。

作業の進捗が把握しにくい

テレワークの業務管理で難しいのが、作業の進捗を把握しにくい点です。

従業員は自宅もしくはサテライトオフィス、ワークスペースなどで働くため、管理者が常に監視することはできません。

その結果、組織側は「サボっているのでは」と疑い、従業員側は「監視されているのでは」と疑ってしまう構図になりやすいです。

管理側も従業員側も、お互いに疑心暗鬼になってしまう可能性も否めません。

コミュニケーションが不足しやすい

業務管理が難しい背景の1つには、このコミュニケーション不足も関係しています。

テレワークは上司と部下、先輩と後輩の関係が希薄になりやすいです。オフィス勤務の場合、仕事で何か不備が見つかった場合はすぐに監督者に相談できます。

しかし、テレワークはそもそも距離が離れているため、連絡を取ろうにも電話やメールが必要となります。常に連絡が返ってくるという状況ではないこともあり、結果として返信が遅れてしまうということもあるのです。

オンとオフの切り替えが難しい

テレワークはオンとオフの切り替えが難しいため、集中力が続かず生産性が低下する可能性もあります。

監視する目がないからこそサボりやすく、集中しづらいという人がいることも事実です。

報告・連絡・相談が滞る

テレワークは、報告・連絡・相談（＝報連相）がオフィスワークと比べて滞りやすいです。

何かしら報告があっても管理者に連絡がつかない状況もあれば、相談したくてもすぐにはできない状況もあるかもしれません。

ミスやトラブルの報告が後回しになると、取り返しのつかない事態になることもあります。

テレワークでも生産性を向上させる業務管理法

では、テレワークの業務管理で生産性を向上させる方法について見ていきましょう。

チームで明確なルールを設定する

テレワークの業務管理で生産性を向上させるには、チームで明確なルールを設定することが最も大切です。

たとえば以下のようなルールであれば、情報共有やコミュニケーションが活発になります。

特にテレワークの要となる「チャット」「共有ファイル」「共有カレンダー」を中心にルール化していくとスムーズです。

勤怠管理と評価制度を構築する

勤怠管理と評価制度の構築は急務です。

遠隔で働く従業員の大きな心配事は、「きちんと働いた分の給料がもらえるのか」「しっかりと評価してもらえるのか」という点です。

そのため、勤怠管理と評価制度については新たに構築することを推奨します。

監視ツールを導入する方法もありますが、露骨な監視は従業員の士気を削ぐことにつながります。そのため、勤怠や評価を公平に判断できるフラットな仕組み作りが必要となるでしょう。

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工数管理もできる日報ツール「日報くん」の導入により、評価制度の構築につながった事例もあります。詳しくはこちら。

報告・連絡・相談を徹底させる

テレワークの場合は、報告・連絡・相談を徹底させることが重要となってきます。オフィスにいる場合はシームレスに報告・連絡・相談できるからこそ、余計なトラブルを招くこともありません。

テレワークは返信までの時間がもったいないという理由で、自己判断で「ここはこうした方がいい」と自発的に判断する従業員もいます。しかし、管理者や監督者が把握していないところで勝手に業務を進められてしまうと、タスクの把握が困難になるパターンもあります。

進捗管理を徹底するためには報告・連絡・相談が必要なだけでなく、業務の透明化も必要です。そのため、チームメンバー全体でタスクを管理するなど、工夫が必要となるでしょう。

日報の作成を義務化する

従業員の1日の業務を把握したい場合は、日報の作成が王道です。

日報を作成してもらうことで各従業員の行動が把握できるだけでなく、仕事に対してどのような不安や心配を抱えているのかも把握しやすくなります。

結果として従業員のメンタルを安定させることにもつながるため、日報作成は積極的に取り入れるのがおすすめです。

テレワークにおすすめな業務管理ツール5選

ここからは、テレワークでおすすめな業務管理ツールを、用途別に5つ紹介します。これらは出社・テレワークに限らず便利なツールなので、ハイブリッド型の企業も気軽に導入できるでしょう。

ビヨンド日報くん – 日報で工数管理

ビヨンド日報くんは、「日報＋工数管理」に特化した業務管理ツールです。

シンプルな画面デザインと機能性で入力負荷が低く、現場の負担を最小限に抑えて業務把握ができます。

直感的に操作できるため教育コストも低く、「初めての日報導入」にも最適です。

1日の業務内容と作業時間を同時に記録できるため、遠隔でも「特定の社員への負荷」や「隠れ残業」をいち早く察知し、労務管理を徹底できます。

料金	ミニマムプラン：990円/月 Sプラン：3,300円/月 Mプラン：5,280円/月 Lプラン：10,560円/月
提供会社	BPS株式会社

ビヨンド日報くんは導入前にオンラインでの個別説明会も開催しています。

「日報デジタル化のイメージが湧かない」「自社でどう活用したら良いか提案してほしい」などのご要望にもお応えしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

＼工数管理もできる日報ツール／

Backlog（バックログ）- プロジェクトの進捗を管理

Backlogは、国内シェアが高く、エンジニアから事務職まで使いやすい業務進捗管理ツールです。

掲示板やWiki機能も備えており、プロジェクト全体の情報をこれ一つで集約可能。

ガントチャートで進捗が可視化されるため、離れていても責任範囲が明確になり、「言った言わない」のトラブルを未然に防げます。

料金	フリー：0円 スターター：2,970円 /月 スタンダード：17,600円 /月 プレミアム：29,700円 /月 プラチナ：82,500円 /月
提供会社	株式会社ヌーラボ

Trello（トレロ）- 個人やチームのタスクを管理

Trelloは、カンバン型のタスク・進捗管理システムです。

誰かの更新が即座に反映されるため、物理的な距離があっても「今、この瞬間の動き」を共有している感覚を得られます。

付箋を貼るような直感的に操作で、「スマホは使えるけどPCは抵抗がある」層にも抵抗なく受け入れられるでしょう。

独自のルールでリストをカスタマイズできるため、小規模なプロジェクトや個人のTODO管理に最適です。

料金	Free：無料 Standard：約$5~$6 Premium：約$10~$12.50 Enterprise：約$17.50〜
提供会社	Atlassian（アトラシアン）

oVice（オヴィス）- バーチャルコミュニケーション

oViceは、Webブラウザ上で動作するアバターを用いた2次元バーチャル空間ツールです。

アバターを自由に操作し、近づいた相手と自動的に声が聞こえる（ビデオ会話も可能）機能が画期的。

これにより、テレワークでもオフィスで隣の席の人に話しかけるような感覚で、自然なコミュニケーションが生まれます。

リアルのオフィスに設置したタブレット等と連携し、「現場」と「自宅」の壁をなくす工夫がなされ、帰属意識の向上に寄与するシステムです。

料金	Free：無料 Entry-S：7,315円/月 Entry-M：27,316円/月 Business：165,000円/月〜 など
提供会社	oVice株式会社

SKYSEA Client View – 情報漏洩対策

SKYSEA Client Viewは、「IT資産管理」と「情報漏洩対策」を主軸とした運用管理ソフトウェアです。

社員のPC操作を可視化することで「働き方の見える化」と「セキュリティの確保」を同時に実現できるツールとして、数台規模から1,000台以上の大企業まで幅広く導入されています。

PCの起動・終了、アプリの使用履歴、ファイル操作、Webサイトの閲覧、USBメモリの使用などをすべて記録でき、ネットワークに繋がっていない社外での操作ログも収集可能です。

また社内のPCスペック、導入ソフトのバージョン、ライセンスの使用状況を自動で収集・管理でき、脆弱性のある古いソフトの把握や、不要なライセンスの削減に役立ちます。

万が一USBメモリを紛失しても、管理者による遠隔ロック・データ消去も可能です。

料金	Light Edition サーバーライセンス：294,000円～ Professional Edition サーバーライセンス：330,000円～ など（参考：大塚商会）
提供会社	Ｓｋｙ株式会社

まとめ

テレワークの業務管理は難しいとされているため、よりシンプルなものに変更する必要があります。

特に紙での業務管理は生産性を低下させるなど非効率であるため、低コストで集計の手間も大幅に削減できるクラウド型の業務管理システムへの変更がおすすめです。

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