テレワークで企業が頭を抱える問題が業務管理です。
遠隔で仕事ができるのは企業・従業員の双方にとって有益ですが、テレワークとなるため避けられない問題も存在します。
特にテレワークの業務管理は難点がいくつかあるため、注意しなければなりません。
この記事では、テレワークで陥る業務管理の問題点はもちろん、テレワークで生産性を向上させる方法も解説します。
テレワークで陥る業務管理の問題点
まずは、テレワークで陥る業務管理の問題点について見ていきましょう。
過重労働に陥りやすい
テレワークは担当している業務を自身で管理しなければならないため、過重労働に陥りやすいです。
本来、オフィスで働く場合は上司や先輩、部下や後輩と協力しながら業務を進めていきますが、テレワークの場合はやや伝達が難しくなります。
サテライトオフィスやワークスペースが別途で確保されている場合はオンオフの切り替えもしやすいですが、ずっと自宅にいる場合は仕事とプライベートの境界線も曖昧になりがちです。
その結果、気づけば働きすぎてしまっている可能性もあります。なかには1日8時間を超えて作業してしまう場合もあり、意識的に休憩を入れないと働きすぎてしまう可能性もゼロではありません。
テレワークの業務管理は過重労働に陥りやすいため、十分に注意しておきましょう。
公平な人事評価が難しい
テレワークは従業員が外部で働くことになるため、内部で働いている時と比べて公平な人事評価が難しくなります。
テレワークは従業員が働きを確かめる手段が限られるため、正当な人事評価ができない可能性が出てきます。
実際に働いている人の中には「公平に評価してもらえていない」と感じている人も存在し、それが組織に対する不満につながることも珍しくありません。
企業はオフィスで働く従業員と同じようにテレワークで働く従業員も評価しなければならず、業務管理がより一層難しくなることもあります。それゆえ、テレワークをしている従業員をどのように評価するのか考える必要があるでしょう。
作業の進捗が把握しにくい
テレワークの業務管理で難しいのが、作業の進捗を把握しにくい点です。
従業員は自宅もしくはサテライトオフィス、ワークスペースなどで働くため、管理者が常に監視することはできません。しかし、企業側が常に従業員を監視しようとログチェックしたり、カメラをオンにしたりすると反感を買ってしまうリスクもあります。
その結果、組織側は「サボっているのでは」と疑い、従業員側は「監視されているのでは」と疑ってしまう構図になりやすいです。テレワークはオフィスにいる時と同じように働いているのかを把握できない環境となるため、お互いに疑心暗鬼になってしまう可能性も否めません。
コミュニケーションが不足しやすい
テレワークは上司と部下、先輩と後輩の関係が希薄になりやすいです。業務管理が難しい背景の1つには、このコミュニケーション不足も関係しています。
オフィス勤務の場合、仕事で何か不備が見つかった場合はすぐに監督者に相談できます。業務を管理している上司に対しては部下、先輩に対しては後輩が即座に相談できる環境です。
しかし、テレワークはそもそも距離が離れているため、連絡を取ろうにも電話やメールが必要となります。一方、常に連絡が返ってくるという状況ではないこともあり、結果として返信が遅れてしまうということもあるわけです。
コミュニケーション不足は仕事のミスに対するカバー体制が崩れてしまうことを意味するため、組織内で働く人をバックアップする体制を整える必要が出てくるでしょう。
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テレワークの業務管理で生産性が低下する理由
次に、テレワークの業務管理で生産性が低下する理由について見ていきましょう。
オンとオフの切り替えが難しいため
テレワークはオンとオフの切り替えが難しいため、集中力が続かず生産性が低下する可能性もあります。本来、従業員はオフィスに出社することで気持ちを切り替え、仕事に励んでいる方が大半です。
しかし、テレワークは職場と自宅が一緒になるため、プライベートの気分のまま作業に入らなくてはならない状況もあります。
その結果、オンとオフの境界線が曖昧になり、集中できない環境となってしまう可能性もゼロではありません。
テレワークの業務管理が難しい背景には、こうしたオンとオフの切り替えが難しいという点もあるため、いかに気持ちを切り替えられるかが課題となってくるでしょう。
報告・連絡・相談が滞るため
テレワークは、報告・連絡・相談がオフィスワークと比べて滞りやすいです。何かしら報告があっても管理者に連絡がつかない状況もあれば、連絡・相談したくてもすぐにはできない状況もあるかもしれません。
オフィスであれば責任者のデスクに直接出向くことで比較的簡単にコミュニケーションが取れますが、テレワークだとコミュニケーションが滞りやすいです。場合によっては返信を待たなくてはならないこともある他、返信自体がこない場合もあるでしょう。
結果、仕事を進めて良いか判断できず、生産性の低下につながります。
必ずしもテレワークが生産性の低下につながるわけではないものの、コミュニケーション不足は他の問題の原因にもなるため注意が必要です。
テレワークの業務管理で生産性を向上させる方法
最後に、テレワークの業務管理で生産性を向上させる方法について見ていきましょう。
チームで明確なルールを設定する
テレワークの業務管理で生産性を向上させるには、チームで明確なルールを設定することが最も大切です。何も決めずにテレワークを始めるのはリスキーといえるでしょう。
最初に決めておきたいのが、「業務時間」や「業務予定」「業務日報」などの共有についてです。普段から業務に関する時間や予定、日報を共有しておけば、遠隔で働く従業員がどのような作業を行っているのか把握しやすくなります。
遠隔での仕事は目に見えない部分が多くなってしまうため、細かい情報の共有は欠かせません。少なくとも毎日の業務について共有する環境が整っていれば、業務管理で頭を抱えるような事態は避けられるはずです。
勤怠管理と評価制度を構築する
勤怠管理と評価制度の構築は急務です。
遠隔で働く従業員の大きな心配事は、「きちんと働いた分の給料がもらえるのか」「しっかりと評価してもらえるのか」という点です。
そのため、勤怠管理と評価制度については新たに構築することを推奨します。
従来のオフィスに対応した勤怠管理や評価制度でも応用できますが、テレワークする人を別途で管理できるようになればお互い疑心暗鬼になることもありません。
監視ツールを導入するのもおすすめですが、露骨な監視は従業員の士気を削ぐことにつながります。そのため、勤怠や評価を公平に判断できるフラットな仕組み作りが必要となるでしょう。
単なるシステム作りだけでなく、従業員が快適に働ける環境を整備することも会社・企業の役割です。
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報告・連絡・相談を徹底させる
テレワークの場合は、報告・連絡・相談を徹底させることが重要となってきます。オフィスにいる場合はシームレスに報告・連絡・相談できるからこそ、余計なトラブルを招くこともありません。
テレワークは返信までの時間がもったいないという理由で、自己判断で「ここはこうした方がいい」と自発的に判断する従業員もいます。しかし、管理者や監督者が把握していないところで勝手に業務を進められてしまうと、タスクの把握が困難になるパターンもあります。
進捗管理を徹底するためには報告・連絡・相談が必要なだけでなく、業務の透明化も必要です。そのため、チームメンバー全体でタスクを管理するなど、工夫が必要となるでしょう。
日報の作成を義務化する
従業員の1日の業務を把握したい場合は、日報の作成を義務化するのもおすすめです。
本来、日報は1日の作業が終了した際にオフィスで作成するのが一般的です。しかし、テレワークの場合は自宅で仕事を開始して自宅で仕事が終了するというケースもあります。
そうなると従業員の1日の仕事を把握できない可能性が出てくるため、日報作成を義務化するのが有効です。日報を作成してもらうことで各従業員の行動が把握できるだけでなく、仕事に対してどのような不安や心配を抱えているのかも把握しやすくなります。
結果として従業員のメンタルを安定させることにもつながるため、日報作成は積極的に取り入れるのがおすすめです。
ペーパーレス化を進める
日本の企業には、煩雑な作業が未だに残っています。よりシンプルにできるものを複雑化し、無駄に工数が発生してしまっていることも珍しくありません。
その代表的な作業の1つが、書類を紙で作成するという点です。日報も紙、請求書も紙、伝票も紙……となるとやらなければならない工数が増えてしまいます。工数が増えるということはミスが増えることを意味するため、工数は極力減らすのが理想となるでしょう。
無駄な紙の作業を減らすため、ペーパーレス化を導入するのがおすすめです。ペーパーレス化を進めると従業員の工数を削減できる他、紙の受け渡し作業や修正作業も軽減できます。
タイムラグの発生も抑えられ、管理部門の生産性向上にもつながるでしょう。単純にペーパーレス化は紙での管理が必要なくなるため、運用コストの削減にもつながります。
まとめ
テレワークの業務管理は難しいとされているため、よりシンプルなものに変更する必要があります。
特に紙での業務管理は生産性を低下させるなど非効率であるため、低コストで集計の手間も大幅に削減できるクラウド型の業務管理システムへの変更がおすすめです。
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