管理職は、適切に企業の業務管理を行うために、自分自身に必要な役割とスキルを知っておくことが重要です。
また、意識すべき心得も知っておくだけで従業員に対する接し方も変わってくるでしょう。
この記事では、業務管理での管理職の役割やスキル、意識すべき心得について解説します。業務管理の方法に悩んでいる管理職の方は、ぜひ最後までご覧ください。
業務管理における管理職の役割
まずは、業務管理における管理職の役割について見ていきましょう。
業績管理や進捗管理
管理職は、業績管理や進捗管理を行うという役割があります。
企業が管理職に求めているのは、「組織として業績を残すこと」と「滞ることなく仕事を進めること」です。特に管理職にはKPI（計画や目標に対する達成率）の業績や進捗を管理し、今後どのようなビジョンに向けてビジネスを進めていくか考えることが求められます。
しかし、基本的に組織で動く場合、すべての仕事がうまくいくとは限りません。だからこそ、管理職は常に業績管理・進捗管理を徹底し、改善すべきところがないか見つけていく必要があります
そのためには日報の作成を義務化するなど、常に従業員の動向を確認できるツールが必要です。
他にもトラブルが発生した際には管理職が対応し、上司として部下の仕事が思うように進んでいない場合は支援なども行います。さらには、業務の合間にフォロー研修や選択研修を受け、自分自身が成長していくことも必要です。
人材管理や後世育成
管理職は、人材管理や後世育成を行うという役割もあります。
企業にとって「働いてくれる人」は財産です。最近では働く人が職場に定着せず、常に人材不足に陥っている組織も珍しくありません。その背景には、適切な人材の管理や後世の育成ができていないことが挙げられます。
管理職に求められるのは、単なる従業員の業績管理や進捗管理だけではなく、勤務態度や勤務状況を含めた勤怠管理も求められます。もちろん、管理職は仕事の負担が一人に偏らないよう適切に割り振ったり、人間関係を円滑に保つことも重要です。
管理職には、従業員が安心かつ安全に働ける環境を整えていくことが求められます。従業員が定着すれば、慢性的な人材不足を防ぐことにもつながります。
ただし、人材管理や後世育成の方法は時代によって変わるため、昔のやり方が通用するとは限りません。そのため、常に管理職は今のやり方にアップデートしていくことも求められるでしょう。
場合によっては業務の手順だけでなく、必要な知識や技術を伝える業務指導も行います。また、適切なアドバイスをするのも役割の1つなので、伝え方についても工夫することが重要です。
計画立案や目標設定
仕事を円滑に進めていくには、計画立案や目標設定が必須となります。
適切な計画立案や目標設定ができないと、いくら上司が「やるぞ」と言っても部下に伝わっていないこともあります。企業として活動する以上、利益追求は欠かせない要素ですが「なぜこの仕事が重要なのか」を従業員に理解してもらうのも管理職の重要な役割です。
また、計画や目標は立案・設定して終わりではありません。
ゴールに向けてマイルストーンを設け、一つずつクリアしていけるように導くのも管理職の役割となります。ここで従業員に丸投げしてしまっては反感を買うことにつながるため、明確な計画・目標に加えて従業員に道筋を示してあげるのも管理職の役割といえるでしょう。
管理職に必要なスキル
次に、管理職に必要なスキルについて見ていきましょう。
コンセプチュアルスキル
管理職に欠かせないコンセプチュアルスキルとは、「概念を伝える能力」を指します。
- 問題解決能力
- 論理的思考力
コンセプチュアルスキルがあることで従業員に具体的な事例を交えながら指導でき、問題に対してどのように対応すべきなのかを理解してもらうことが可能です。
管理職のなかには感情論で訴える人もいますが、それでは従業員は納得できません。必要なのは理論に基づいた概念であり、納得できる回答ができるかどうかです。
まずは従業員を適切に管理できるように、コンセプチュアルスキルを磨いておきましょう。
テクニカルスキル
テクニカルスキルとは「専門能力」を意味します。
- 専門的な資格
- 特定の知識
- 特定の技術
従業員が知識や技術を習得するためには、指導する側の管理職は専門的な資格を有していることが望まれます。資格は実力の証明になるだけでなく相手に納得してもらうためのツールでもあり、資格があれば特定の知識や技術を持っていることも証明可能です。
管理職の大半は企業で結果を残してきた方たちであるため、基本的には特定の知識も技術も持っている場合がほとんどです。しかし、時代によって求められるスキルは変わっていくため、自分自身が常にアップデートしていく意識を持っておかなければいけません。
そのため、従業員と併せて自分自身のテクニカルスキルも磨いておきましょう。
ヒューマンスキル
ヒューマンスキルとは「対人能力」を意味します。
- コミュニケーション力
- プレゼンテーション力
- マネジメント力
- リーダーシップ力
従業員と管理職の間では、主にコミュニケーション不足が原因で軋轢が生まれることも珍しくありません。例えば、普段あまり会話しない上司から「これやっておいて」と仕事を丸投げされたら、部下も良い気はしないでしょう。
しかし、普段からコミュニケーションを積極的に取っていれば、従業員もどのような経緯で指示されたのかというのを自ずと理解してくれます。こうしたコミュニケーションは、ヒューマンスキルで欠かせない要素の一つです。
他にも、ヒューマンスキルにはプレゼンテーション力・マネジメント力・リーダーシップ力などがあります。管理職として従業員をまとめるためには、どれも必要なスキルとなるため、ぜひ習得しておきたいです。
管理職が意識すべき心得
最後に、管理職が意識すべき心得について見ていきましょう。
積極的に交流の機会を持つ
管理職として従業員の業務管理を任された場合、積極的に交流の機会を持つようにしましょう。
最近ではどのような言動がセクハラやパワハラになるかわからないと頭を抱える管理職も多く、従業員とは最低限の会話しかしないという人も少なくありません。
しかし、コミュニケーション不足はあらぬ誤解を与えることもあるため、定期的なコミュニケーションは必須です。自ら交流の機会を設けようとすることで従業員と打ち解け、仕事を円滑に進めることにもつながります。
風通しのいいオフィスを作る
「管理職＝怖い人」という印象があると「なかなか思っているような意見を言えない」という職場になってしまいます。
これでは従業員が萎縮してしまうだけで、活発な意見交換ができなくなってしまいます。
そのため、風通しのいいオフィスを作る意識でいることも管理職にとっては必要です。例えば、常にイライラしている上司に対して部下は気軽に話しかけることができるでしょうか。恐らくは萎縮して何も言えなくなってしまいます。
管理職は、できる限り雰囲気のいい職場づくりを目指しましょう。
従業員の失敗に対する責任を追う
従業員が失敗した時、管理職はどうすべきなのでしょうか。
これは人によって対応が様々で「指導者である自分の責任だ」と受け止める管理職もいれば「ミスをした本人の責任だ」と従業員のせいにする管理職もいます。
しかし、従業員はミスが発生した際の指導者の対応を見ており、その時に助けてくれたかどうかを覚えているものです。
当然ながら、自身をかばってくれた人であれば、今後も「ついて行こう」と思うのではないでしょうか。こういった管理職の対応は従業員からの信頼そのものを左右する要素となるため、失敗に対して責任を追うということも意識しておきましょう。
自身のモチベーションを保つ
管理職は自身のモチベーションを保つことも重要です。仕事にも慣れ、管理する立場になると現場で働くことも減り、従業員の管理に関する業務が増えます。
その結果、バリバリと現場で働いていた頃と比べてモチベーションを保ちづらくなります。管理職のモチベーションが低いと従業員たちのモチベーションも高まりづらくなり、チーム全体の士気も失われてしまいがちです。
そのため、管理職は自身のモチベーションを維持できるよう新たなやりがいなどを見つけていくことも必要となるでしょう。
自分が率先して休暇を取る
管理職は、自分が率先して休暇を取ることも大切です。仕事を管理する立場の人が全然休まないと、従業員も「休んではいけないのかな」と思ってしまいます。
結果的に職場全体の疲弊を引き起こし、最終的には休職や離職の原因となります。従業員がすぐに辞めてしまう現場は知識や技術も蓄積しないため、業績も一向に改善されません。
だからこそ、自分が率先して休暇を取るなどして働く人たちもしっかりと休める環境を整備していきましょう。
まとめ
業務管理は管理職にとって最優先課題の一つです。
特に従業員をいかに管理すべきかは企業にとって永遠のテーマともいえるでしょう。一方、普段から働く人の動向をチェックできれば、業務管理にも活かすことができます。
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