仕事のタスクはチームで対応することで、格段に効率をアップさせられます。しかし、チームとしての業務管理に慣れていない場合、むしろ効率がダウンしてしまうことも珍しくありません。

必要なのはチームの業務管理が抱える課題を知り、解決に役立つツールとポイントを使うことです。

この記事では、チームにおける業務管理が抱える課題について、業務管理に役立つツールや業務管理のポイントを解説します。

チームにおける業務管理が抱える課題

まずは、チームにおける業務管理が抱える課題について見ていきましょう。

メンバー同士の連携ができていない

チームの業務管理を行ううえで欠かせないのが、メンバー同士の連携です。

チームを発足させたばかりの時はメンバー同士の連携ができておらず、結果的にタスクにも悪影響が出てしまうこともあります。

例えば、メンバー同士で連絡がすれ違うことで、あらぬ誤解を招くこともあるでしょう。AさんとBさんの連絡が滞ったことで、チーム全体のタスクに影響が出るということも珍しくありません。

個人で仕事をする場合は構いませんが、チームで動くとなるとメンバー同士の連携は必須です。

スケジュールの見積もりが甘い

管理者が自身で作業の裁量を決める分には問題ありませんが、チームで動く場合はスケジュールの見積もりも徹底しなければなりません。しかし、現状としては工数や納期の見積もりが甘く、結果的に間に合わないという事態に発展することも珍しくありません。

スケジュールの管理はチームのリーダーもしくはタスクの監督者が行うべきですが、チーム全体の能力を把握せずにただ仕事を割り振るだけでは非効率です。実際に無理な仕事量を押し付けることで、メンバーから不満が噴出することもあります。

スケジュールの見積もりの甘さはチームの崩壊を招くほどの課題となるため、いかにチームで乗り越えるべきかを考える必要があるでしょう。

作業量に偏りが発生している

タスクはメンバーごとに割り当てられるものの、分配が不適切な場合はメンバーの反感を買うことになります。通常、仕事の作業量というのはチームで分担するものです。

しかし、チームで対応するとどうしても「リーダーの仕事量：2」「Aさんの仕事量：3」「Bさんの仕事量：5」という具合に作業量に偏りが生じやすいです。

チームをマネジメントする立場の人が適切に仕事を割り振っているつもりでも、実際には仕事のできる人が仕事に追われる状況となります。

チームで動く場合は、メンバーが平等に仕事を担当できるよう調整しなければならないのも課題の一つといえるでしょう。

チームの業務管理に役立つツール

次に、チームの業務管理に役立つツールについて見ていきましょう。

エクセル・スプレッドシート

チームで業務管理を行う場合、MicrosoftのエクセルやGoogleのスプレッドシートが役立ちます。

Microsoftのエクセルは有料ですが表計算ソフトとして必要な機能がすべて揃っており、チームの業務管理にも便利です。

対して、Googleのスプレッドシートは原則無料で使用できるため、単にチームメンバーの管理をしたいだけなら機能としては十分です。

もちろん、プロジェクトごとにタブやテーブルを使い分けることで、より効率的に案件管理もこなせるようになります。

エクセルやスプレッドシートは、使い方用い方次第で一覧表を作ったり進行状況を書き込んだりできるため、上手に駆使できればチームの業務管理に役立つでしょう。

プロジェクト管理ツール

チームでの業務管理には、CrowdlogやBacklogなどのプロジェクト管理ツールの導入もおすすめです。プロジェクト管理ツールがあれば、チームの進捗状況をいつでもどこでも確認できます。

プロジェクトの全体像と現状を随時把握できるため、どの部分で遅れが生じていて、どの部分が早く終わりそうなのかも予測しやすくなります。

プロジェクト管理ツールによってはガントチャートや進捗報告の機能も備わっており、メンバー各自が担当業務の状況を適宜報告できるようになっているのも特徴です。

チームで動く場合は各メンバーがどのようなスピードで仕事をこなしているのか把握しなくてはならないため、プロジェクト管理ツールの導入は必須といえるでしょう。

タスク管理ツール

チームでの業務管理には、NotionやAsanaなどのタスク管理ツールの導入もおすすめです。タスク管理ツールがあれば、メンバーの進捗状況をそれぞれ確認できます。

ToDoリストを共有することでタスクの優先順位や現状を随時把握できるため、必要に応じてカバーしたりサポートしたりできるようになります。

タスク管理ツールを活用することで、メンバーが置かれた現状をヒアリングし、適切なバックアップを行うことも可能です。

チームとはいえ、結局はメンバーがそれぞれの仕事をこなさなくてはならないため、タスク管理ツールの導入も必須といえるのではないでしょうか。

チャットツール

チームで仕事に挑む場合、連絡網の確立も進める必要があります。その際に便利なのが、Chatworkなどのチャットツールです。

従来までのチーム間の連絡は電話やメールで行われていましたが、最近ではチャットツールを使用して連絡を取り合う組織が増えています。

ちょっとした質問などで電話やメールをするのは気が引けるという理由から、面倒な連絡手段でのやり取りは減りつつあるのが現状です。

チャットツールがあればシームレスに会話できるため、返信を待つストレスもあまりありません。相手が既読したかどうかも判断できるからこそ、連絡手段としてはチャットツールがおすすめといえるでしょう。

チームの業務管理のポイント

最後に、チームの業務管理のポイントについて見ていきましょう。

チーム全体で目標を共有する

チームの業務管理を行う場合、チーム全体で目標を共有することが重要です。メンバーのなかには、ただリーダーに言われたことのみ行う人もいます。

それで仕事の進捗に問題がなければ構わないのですが、メンバーが仕事の目標を把握していないというのは危険です。なぜなら、目標もなく仕事を黙々と進めるだけではゴールが見えてこないためです。

本来、仕事は一つのタスクごとにゴールがあり、そのゴールに向けて作業をこなします。しかし、そのゴールが見えない状態だとどうなるでしょうか。恐らく働く人は「何のためにこんな作業してるんだろう」と考えてしまうはずで、それがモチベーションの低下にもつながります。

だからこそ、まずはチーム全体で目標を共有するところから始めるのが大切です。

チームの課題を明確にする

チームの業務管理を行う際は、課題を明確にすることも忘れてはなりません。

仕事を進めると、必ずと言っていいほど課題に直面します。時間的な課題もあれば能力的な課題もありますし、単に人手不足などの課題に陥ることもあるはずです。

しかし、逆にチームの課題が見えてくれば、メンバーがお互いに協力することで効率的に仕事を進められます。一方で課題が明確になっていないとメンバーもどうしていいのかわからず、結局は暗礁に乗り上げたままになってしまうわけです。

そういった事態を防ぐためにも、チームで動く場合は課題を明確にしましょう。

チームごとに役割を分担する

チームの業務管理においては、役割分担も欠かせません。

チームで動くからには、各々が勝手に仕事を進めるのではなく連携して役割分担するのが効果的です。メンバーによって得意分野が違うからこそ、適材適所で本人が一番力を発揮できる仕事を任せるのが賢明です。

苦手な仕事を任せたところで効率が向上することもないため、必要な教育は行いつつも適切に仕事を割り振ることが必要となるでしょう。

チームを育てる力を習得する

案件に対してチームを結成する場合、単にメンバーを集めるだけでなくきちんと育てていくことも重要です。

実際にチームの管理を任される管理者や監督者の方は、コミュニケーション力だけでなくコーチング力なども求められます。チームで動くならメンバーが円滑に仕事を進められるよう、定期的に会話や指導の機会を設けることが重要です。

メンバーも何が正解で何が不正解なのかわからない状況で仕事をするのはストレスとなるため、チーム全体でベクトルを絞って牽引する力が必要です。そのためにもリーダー自身、チームを育てる力を習得することが必要となります。

まとめ

チームでの業務管理は、メンバー同士の連携ができていなかったり、スケジュールの見積もりが甘かったり、作業量の偏りが発生していたりと課題も無数にあります。

しかし、チーム全体で目標を共有し課題を明確にすることで、解決すべき問題も見えてきます。また、チームごとに役割を分担したり、チームを育てる力を習得することで業務管理も進めやすくなるでしょう。

チームで業務管理する際は日報の作成が効果的です。日報があればチームメンバーの動向も把握しやすくなるため、メンバーの抱えている課題の「見える化」が可能となります。

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