労働人口の減少に歯止めがかからない現在、企業においては事務作業の効率化が求められています。特に、事務の効率化は企業としても事務担当者としても喫緊の課題です。
この記事では、事務の効率化が必要とされる背景や、具体的な効率化のポイントなどを解説します。効率化を進める総務のご担当者様や管理者の方はぜひ参考にしてください。
事務の業務効率化が求められる理由
事務の業務効率化は、企業の利益と社員の労働環境の両面において非常に重要です。具体的な理由としては、次の3点が挙げられます。
- 残業時間の短縮
- 生産性の向上
- 社員のモチベーション向上
まず、業務効率化により同じ作業を短い時間でこなせるようになると、残業時間が短縮されます。企業にとっては残業代が不要になり、働く側にとっては勤務時間の短縮によってワークライフバランスが改善されるのがメリットです。
また、作業時間の短縮が実現されると、従来と同じ時間でより多くの作業を行うことが可能です。生産性が向上し、その結果売上利益も拡大します。
労働時間の短縮などが可能になれば、社員のモチベーションも向上します。社員にとっては生き生きと働くことができ、企業にとっても職場の雰囲気がよくなることが期待できるでしょう。
このように、事務の効率化はあらゆる点で企業にとって有益となります。
事務の業務効率化の進め方
事務の業務効率化を進める場合、以下の手順で行うのが一般的です。
- 作業を見える化する
- 問題点を特定する
- スケジュールを立てる
- 改善策を実行する
- 効果を検証する
まずは作業を見える化し、誰がどのような業務を行っているのか、それぞれの業務にどのぐらい時間がかかっているのか把握します。
次に、重複している作業・活用されていない作業、時間のかかっている作業の洗い出しと原因究明などを行い、その上で改善案を策定します。
改善案ができたら、改善の手順を考えてスケジュールを立て、改善策を実行していきましょう。一定期間続けてみて、かかっている時間などを検証し、必要に応じてさらに改善していきます。
事務の業務効率化にあたっては、まず全体像を把握した上で問題点を集中的に改善し、PDCAを回していくことが大切です。
事務の業務改善アイデア事例【個人編】
企業全体の事務の業務効率化を実現するためには、個人の対応の積み重ねが必要です。業務効率化は企業が行うべきことと個人が行うべきことに分かれますが、日々実際に業務改善を行うのは個々の社員です。
ここでは、個人の取り組みが求められるアイデアをご紹介します。具体的には、次の4点です。
- 周辺環境の整理
- タスクの優先順位付け
- 小さな目標の設定
- ショートカットキーの活用
個人がこれらの取り組みを行うために、企業が研修や情報の共有などの形でサポートすることが大切です。1つずつ見ていきましょう。
周辺環境の整理
事務作業は、主にPC作業とリアルの書類やモノを扱う作業に分かれますが、いずれの作業においても環境を整理することが非常に重要です。PC内のデータもデスク周りの書類やモノも、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておくことが効率化・時間の短縮につながるからです。
スペースやデータの置き場を決める
置き場所やフォルダ作成のルールなどを決めておくと良いでしょう。種類や内容だけでなく頻度も考慮して分類・整理することが、使いやすさや維持しやすさのポイントです。
よく使うデータやモノは、ジャンルで分類せずすぐアクセスできるところ、手が届くところにまとめて保存または保管しましょう。一方で、終了した業務に関するものやふだん使わないデータや書類は、内容や種類別にファイリングしたり専用フォルダに保存します。その方が効率的です。
フォルダ作成を工夫する
PCのフォルダについては、類似のフォルダを複数作らないようにしましょう。ファイル名の付け方のルールも統一した方が検索しやすくなります。年度は元号あるいは西暦、数字は全角あるいは半角に統一します。
その他、PCのフォルダは機械的に分類していくと、階層が深くなりすぎて管理が面倒になってしまうこともあり、厳密さと使いやすさのバランスが重要です。フォルダのアドレスのリンク集を作っておくのも良いでしょう。
タスクの優先順位付け
優先順位の必要性
タスクの優先順位のルール作りと共有も大切です。「優先順位」と聞くと取り組む順序だけを連想しがちですが、時間配分の大小の優先度も合わせて考えておきましょう。重要度の高いものから先に作業したり時間をかけたりすることで、利益が最大化され、業務がスムーズに遂行できるようになるからです。
優先すべきもの
順序を優先して行うべき業務としては、締め切りの早いもの、完成に時間がかかるもの、共同作業で他の人も関わるものなどが挙げられます。時間を多めに配分するべき業務は、社内向けではなく社外向けのもの、利益やミスによる損害が大きいと想定されるもの、必要となる時間が長いものなどです。
ルール作りは個々人に任せるのではなく、考え方・判断基準を企業全体で共有しておくと、全社的な効率化が期待できます。
小さな目標の設定
漠然とした目標や大きすぎる目標は細分化して小さな目標にすることで、業務のスピードアップと効率化が期待できます。これは、いわゆる「スモールステップ」を設定することと言い換えられます。
スモールステップは、「〇時までに全体の半分まで終わらせる」「1時間でこの作業を終わらせて次の作業に移る」などのように細分化された具体的なゴールです。モチベーションを維持しやすく集中力も高まるため、達成しやすくなるでしょう。
細分化する際は、達成できないぐらいの高い目標や逆に低すぎる目標は避けて「がんばれば、集中すればできる」ぐらいの目標にするのが賢明です。研修などで考え方を共有し、実行を促すことで全社的にも効率化の効果が期待できます。
ショートカットキーの活用
PC作業では、ショートカットキーを活用すると作業時間を短縮できます。とくに、頻繁に行う動作ほど効果が大きいと言えるでしょう。
作業内容にもよりますが、時間短縮につながるExcelのショートカットキーの例は次の通りです。
| ショートカットキー | 用途 |
| Ctrl + C | 選択した範囲のコピー |
| Ctrl＋X | 選択した範囲の切り取り |
| Ctrl＋V | コピー・切り取りした範囲の貼り付け |
| Ctrl＋Z | 動作の取り消し |
| Ctrl＋Y | 動作のやり直し |
PC研修などで周知する他、一覧を作成して共有するだけでもすぐに各自取り組むことが可能です。
事務の業務改善アイデア事例【企業編】
次に、企業としての対応が求められる業務改善のアイデアをご紹介します。具体的なアイデアは以下の通りです。
- 無駄な作業の削減
- さみだれ対応
- 業務の担当の見直し
- 資料の書式の統一化
- 繰り返し作業の自動化
- 業務マニュアルの作成
- 業務フローチャートの作成
- データベースの活用
- アウトソーシングの活用
- 処理能力が高いPCの導入
上記のアイデアに共通するのは、重要な作業に集中できるよう取捨選択すること、属人化を避け共有・標準化すること、時間や負担を平均化することです。では、それぞれのアイデアについて見ていきましょう。
無駄な作業の削減
無駄な作業の削減は効率化に役立ちます。業務の質にあまり影響しない業務をなくせば、重要な業務や利益を生む業務に集中できます。その結果少ない労力で利益を生み出せるようになるからです。
「無駄な作業」としては、具体的に3種類の作業が挙げられます。
- 効果がない作業（例：活用される可能性のない記録を取る）
- 重複している作業（例：複数の部署や担当者が同じようなことを行う）
- まとめられる作業（例：提出先が違うだけでほぼ同じ内容の社内書類を作成する）
いずれも、無批判に長く続けられている作業にありがちです。あらゆる部署の業務を把握することで発見できるので、企業主導で業務の棚卸を行う必要があります。その結果、思いもよらない無駄な作業が見つかることもあるでしょう。
たとえば、「歩く」「印刷する」なども「効果がない作業」の一つです。歩く距離を短くするレイアウトはできないか、印刷せずにオンラインで完結させる方法はないか検討してみましょう。
さみだれ対応
時間のかかる作業を複数回に分けて行う「さみだれ対応」も、効率化に役立ちます。短期集中で仕事を進められる他、空き時間を活用できるケースもあるからです。
たとえば、50人分の給与計算など、大量かつ間違えてはならないような作業を一度にまとめてこなすのは難しいかもしれません。プレッシャーのかかる作業を長時間行おうとしても、なかなか集中力が続かないからです。しかし、何回かに分けて行えば、集中力を持続できるだけでなく、作業の品質も下がりません。トータルで必要となる時間を削減でき、ミスを減らせる可能性も高まります。
また、共同作業など、自分の作業結果をもとに他の人が作業する場合も、さみだれ対応によって効率が上がるケースが少なくありません。終了した分から次の人に回すことで、相手も空き時間などに少しずつ対応できる可能性があるからです。
まとめて行う方が効率的な場合もありますが、さみだれ対応の方が効率化につながる場合もあります。現場の意見をヒアリングし、その結果をもとに使い分けをルール化・共有すると良いでしょう。
業務の担当の見直し
業務を行う担当を見直して、必要に応じて配置や分担を変えることも効率化につながります。苦手な業務より得意な業務を担当させるようにすれば、企業全体の人事が最適化され業務の効率が向上するからです。
見直しには、部署を異動させる大がかりな方法と同じ部署の中で業務の分担を変える比較的小さな方法があります。いずれの場合も、得意なことを担当させることで、ミスが減ったり作業のクオリティが高くなったりする、担当者がモチベーションを保ちやすいなどのメリットも期待できます。
同一の部署の中で業務の割り振りを変える場合は部署のリーダーの采配が、他部署への異動が必要な場合は人事部の判断が欠かせません。采配・判断のためには、スキルや将来の希望を把握することが必要です。
ただし、目先の効率化だけでなく中長期的な人材育成も考慮しなければなりません。将来のためにスキルを習得させている教育期間は、作業効率が一時的に多少下がるのはやむを得ないでしょう。
資料の書式の統一化
資料は基本となるフォーマットを用意して書式を統一するのがおすすめです。デザイン・構成・フォントなどを社内で統一しましょう。統一のテンプレートを用意することで、書類を作成する際にデザイン上の見やすさなどを工夫する必要がなくなり、内容に労力を集中させることができるからです。作業の時間が短くなるだけでなく、品質も高めやすくなります。
書式が統一されていると、見る側もどこに何が書かれているか理解しやすくなります。書類のチェックにかかる時間が短縮され、意味の取り違いなどを減らせる可能性も高まるでしょう。
書式はブラッシュアップも必要ですが、修正・変更した場合は変更を周知しましょう。それにより、書式が混在することなく切り替えができます。
繰り返し作業の自動化
毎日・毎月などの頻度で繰り返さなくてはならないような定型の作業はぜひ自動化し、作業時間を短縮しましょう。
とくに頻度が高い作業や量が多い作業ほど効果的です。たとえば給与計算などのように、作業内容は同じでもミスが許されず量が多い作業は自動化が適しています。作業そのものの時間やチェックの時間を短縮できるのはもちろん、機械ならミスをすることもありません。担当者の精神的なストレスなども軽減できます。
その他、細かい点でも自動化できるなら自動化するのがおすすめです。たとえば、入力でよく使う単語を辞書登録する、定型の文章はテンプレートを作っておく、Excelのマクロを使用することなどが挙げられます。時間のロスを減らしミスをなくすことが可能です。
自動化の内容によっては、企業がツールを導入する必要があるため、費用対効果などを考えて検討してください。
業務マニュアルの作成
業務マニュアルの作成も効率化に役立ちます。マニュアルがあれば、新人でも分からないことを自分で確認できるようになり、質問を受ける側も対応の手間が削減できます。
マニュアルによって作業が標準化されることで、作業の分担もしやすくなったり、一定の品質が保たれチェックの時間の短縮が可能です。その結果、作業の効率化が促進されます。
企業としては、理解しやすいマニュアルを作成することとマニュアルの手順を守るよう周知徹底することが大切です。
より良い作業方法の気づきがあった場合は、それを共有して全体のやり方をブラッシュアップすることをおすすめします。
業務フローチャートの作成
作業の流れをまとめた業務フローチャートも作成しましょう。フローチャートがあると作業の全体像を把握しやすくなり、作業に対する理解が深まるからです。
なおフローチャートは、マニュアルと合わせて作成することでより高い効果が期待できます。マニュアルとフローチャートを組み合わせれば、作業内容の理解とポイントの把握がしやすくなって作業の標準化に役立つでしょう。
標準化が進めば、人による作業内容や作業品質のバラつきが少なくなります。バラつきがなくなれば修正やチェックの手間が減るため、効率化が促進されるというわけです。
データベースの活用
情報を整理・蓄積して確認できるようにした「データベース」を活用することも効率化の一環です。過去にあった類似の事例を参考にできるため一から調べる必要がなくなり、情報の共有もしやすくなります。
また、顧客の情報をデータベース化しておけば、ターゲットとなる属性の顧客をピックアップすることも可能です。それにより購入につながりやすい顧客を効率よく絞り込めます。商品を開発する過程や背景などもノウハウの蓄積となり、活用が可能です。
その他、データベースを基幹システムと連携させることによって、業務の効率化につなげられる場合もあります。
データベースの活用においては、データを使いやすいような形で蓄積していくこと、データ流出のリスクを管理することなどが大切です。
アウトソーシングの活用
ルーティーンの単純作業などはアウトソーシングするのも効率化に役立ちます。アウトソーシングによって自社のコア業務に社員が集中できるようになり、効率よく成果を得られる可能性が高まるからです。
コストと得られる成果を比較検討して、何をどこまでアウトソーシングするか判断します。効率化の過程で作業内容を可視化するときに、作業の優先順位を付けておくと考えやすいでしょう。
またアウトソーシングする内容によっては、委託先の情報管理などが必要になる場合もあります。情報管理はコンプライアンス上重要なのでとくに注意してください。
処理能力が高いPCの導入
処理能力が高いPCを導入することも、事務作業の効率化に直結します。新しいPCは処理のスピードが速くトラブルも少ないので、導入により時間短縮が可能になるからです。また、より高性能な新しいツールに対応しており、作業の簡略化・スピードアップも実現できます。
新しく処理能力の高いPCは、セキュリティ面でも安心です。情報漏洩などのリスクへの対策も、トラブル対処の時間が不要となり、効率化・スピードアップにつながります。
ただし、当然ながら、導入のためにはPC購入の費用が必要となります。費用対効果を検討してから判断しましょう。
事務の業務効率化を図るときの注意点
事務の業務効率化を図るときの注意点について見ていきましょう。具体的には、次の3点です。
- アイデアの実行を一気におこなわない
- 現場の声を聞いて改善策に反映させる
- ミスが起きたらフィードバックを必ずおこなう
一気にすべて変えてしまおうとするのではなく、PDCAを行いながら少しずつ改善していく姿勢が大切です。1つずつ見ていきましょう。
アイデアの実行を一気におこなわない
まず、アイデアの実行は一気におこなわないことが挙げられます。
いろいろなやり方をまとめて一度に変えようとすると、どれも中途半端になってしまい、思うような効果が得られないからです。また、一気におこなうと新しいやり方を実行するのに精一杯になってしまい、一時的にせよ逆に作業効率が落ちる可能性もあります。
実際に効率化を行う社員や担当者ができる範囲で、段階を踏んで改善していきましょう。アイデアを絞って少しずつ実行し、達成できたら次のアイデアに移るようにしてください。そのためには、優先順位を明確にしたスケジューリングが必要です。
現場の声を聞いて改善策に反映させる
実際に効率化を行う現場の声を聞いて、改善策に反映させるのもポイントの1つです。
現場の生の意見を反映させることで、血の通った現実的な施策ができるようになるからです。現場の意見を聞くことなく施策を進めても、机上の空論で終わる可能性があります。
施策を導入する前には、実行可能かどうか、効果が見込めるかどうか現場に確認しましょう。導入後も、導入によって混乱はないか、改善が見られるかどうか確認します。
ただし、変化を好まない人も多いため、実際には効率化につながる方法であれど反対する可能性があります。主観ではなく客観的な意見を言ってもらうよう、工夫することが大切です。
ミスが起きたらフィードバックを必ずおこなう
ミスが起きた場合にフィードバックを行うことも大切です。ミスの内容と原因を把握することが、ミスを起こさない仕組みを作るための近道だからです。
ミスの内容や経緯、結果などのフィードバックをもとに、同じミスを繰り返さないための改善を行います。手順を変更したり、起きてしまった場合の対応策を決定したりしましょう。
ミスを隠してしまうと今後のミスの芽を摘むことができず、企業にとっては悪影響となります。ミスを許さないのではなく、率直に申告できる雰囲気づくりが必要です。ミスを起こした当事者だけの問題とせず、仕組みに反映させていくという姿勢で対応しましょう。
事務の業務効率化にはITツールの活用が必須
事務の業務効率化を図るためには、ITツールの活用が必須です。すでに述べた自動化やデータベースの活用などにはITツールが欠かせません。業務効率化に有用なITツールの例は、次の通りです。
| 種類 | 主な機能 |
| タスク管理ツール | タスクの一元管理ができ、進行状況や優先順位などを共有することで臨機応変に変化に対応できる |
| 勤怠管理ツール | 社員がスマートフォンやタブレットで出退勤時刻を記録でき、人事や労務担当者が集計・管理する負担が少なくなる |
| 電子承認ツール | 稟議・承認が出先やテレワーク中でも紙と印鑑なしにオンラインで可能になり、労力・時間が削減できる |
| オンラインストレージ | インターネット上でファイルを管理・共有できるサービスで、場所や時間に縛られず閲覧・編集ができる |
| オンライン会議ツール | デバイスと通信環境があれば離れた場所にいる人同士で会議が可能で、移動の時間・コストを削減できる |
| RPA | PCでおこなう定型的なルーティーンワークをロボットにより自動化するツールで、時間と労力をコア業務に集中できる |
| 業務管理ツール | 個人やプロジェクト単位での業務の進捗などが管理でき、業務効率の改善に役立てられる |
上記のうち、業務管理ツールについては業務管理システム「日報くん」が使いやすくおすすめです。
社員はWeb上で簡単に日報を提出することができ、日報作成の労力と時間を削減できます。管理者や経営者にとっては、日報の内容を集計することでプロジェクトの管理や経営資源の分配などに活用でき、より効率的な管理と運用が可能です。
ツールは導入の際にコストがかかります。そのため価格と効果のバランスの良いツールを優先的に導入することが、短期間で安価に効率化を実現するためのポイントです。多くの社員が関わる作業や、頻繁に行う必要がある作業を効率化できるツールほど、大きな効果が得やすいと言えるでしょう。
＼日報ツールの導入事例を紹介！／
「日報くん」の導入により、工数集計などの大幅な業務効率化を実現した企業の事例はこちら！
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なお、勤怠管理ツールに関しては、入退室管理システム「入退くん」が人気です。詳しくはこちらのサイトをご覧ください。
まとめ
事務の効率化には、個人で行うべきことと会社として行うべきことがあります。いずれの場合もまずは現状を把握し、優先度の高い改善点を明確化しましょう。その上で適切なペースで改善していくことが、安定的に効率化していくために必要です。
事務の効率化にあたっては、ITツールの導入も非常に効果的です。少ない労力で導入できて自社に合ったツールを選べば高い効果を得られます。
業務管理システム「日報くん」は、従業員の日々の日報提出だけで工数管理・予実管理・報告書作成などができる優れもの。月2,750円/法人～利用できるため、かなりコスパのいい業務効率化ツールだと言えます。
1か月間たっぷり使える無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひお気軽にお試しください！
＼手放せなくなる日報ツール／
