営業活動や商品の運送、さらに出張などで自動車を運転することも。自動車を使用する企業は、運転日報を作成する必要があります。
しかし、運転日報はどのように記載すれば良いのか、どうやって運用していけば良いのか悩んでいる企業もあるかもしれません。
本記事では、業界最安の日報システム「日報くん」を販売するBPS株式会社が運転日報について解説。運転日報についての情報だけではなく、無料で使える日報のテンプレートも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
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運転日報とは｜法律で記載の義務がある
運転日報とは、自動車を使用した場合に運転者の名前や走行距離、日時などを記録する日報を指します。法律で記録の義務があるものなので、厳密に記録しなければなりません。
運転日報がどのようなものなのか、以下3つについて詳細に説明するので、確認してみましょう。
- 記録と保管が義務付けられている書類
- 緑ナンバーと白ナンバーで項目数が違う
- 手書きでも電子でも問題ない
記録と保管が義務付けられている書類
運転日報は、国土交通省が発行している「貨物自動車運送事業輸送安全規則」「旅客自動車運送事業運輸規則」や、警察庁が保管している「道路交通法施行規則」によって義務付けられています。
とくに、以下の企業は必ず運転日報の記録と保管をしなければなりません。
- 緑ナンバーの自動車を有している会社
- 一定数以上の白ナンバーの自動車を使用している会社
そもそも、緑ナンバーと白ナンバーの違いが分からない人もいるでしょう。
緑ナンバーとは、人や荷物を運ぶことで利益を発生している事業用自動車のことで、白ナンバーは利益が発生していない自動車を指しています。
例えば、トラック運送やタクシーなどは緑ナンバーで、出張や営業などで自動車を使う場合は白ナンバーです。
緑ナンバーの車と白ナンバーの車ではそれぞれ適用される法令が異なっており、運転日報に記載する内容などの項目数にも違いがあります。それぞれに適用される法令は、以下のとおりです。
- 緑ナンバー→貨物自動車運送事業輸送安全規則、旅客自動車運送事業運輸規則
- 白ナンバー→道路交通法施行規則
自身の会社がどちらの車を所有しているのか判断し、運転日報の記録を行いましょう。
緑ナンバーと白ナンバーで項目数が違う
緑ナンバーか白ナンバーかで、記載する必要のある項目数が異なります。
緑ナンバーの場合
東京都トラック協会によれば、緑ナンバーの運転日報に記録するべき項目は以下のとおりとされています。
- 運転者の氏名
- 自動車登録番号または車番
- 運転開始と終了の地点・日時・経過地点・運転距離
- 運転者の交替をした場合は、交替した場所と日時
- 休憩や睡眠をした場合は、その場所と日時(10分未満の休憩は省略可能)
- 貨物の積載状況：車両総重量8トン以上、または最大積載量5トン以上の貨物自動車の場合
- 事故や運行の遅延、そのほかにトラブルがあった場合は、その概要や原因について
- 運行指示書を必要としない運行から、必要とする運行に変更した場合はその内容
上記は、トラックなどの運送に使われる緑ナンバーの自動車の場合です。
タクシーやバスなどの緑ナンバーの自動車の場合は、以下の内容を運転日報に記録します。
- 運転者の氏名
- 自動車登録番号
- 運転開始と終了地点の日時・経過地点・運転距離
- 運転者の交替をした場合は、交替した場所と日時
- 休憩や仮眠をした場合は、その場所と日時
- 睡眠に必要な施設で睡眠した場合は、施設名と場所
- 事故や運行の遅延、そのほかにトラブルがあった場合は、その概要や原因について
- 乗車定員が11人以上の事業用自動車に車掌が乗務した場合は、その車掌名
- その車掌が別の車掌と業務を交替した場合は、交替した車掌ごとの場所と日時
白ナンバーの場合
一方、白ナンバーの場合はもっとシンプルで、以下の内容を運転日報に記録することになっています。
- 運転者氏名
- 運転開始と終了の日時
- 運転した距離
- 自動車の運転の状況を確認するため必要な事項
白ナンバーは緑ナンバーとは異なり、記入する内容はシンプルですが、運転日報の記録は義務付けられているので忘れないように記録しましょう。
緑ナンバーと白ナンバーでは、記録する項目数に差があるので、会社で保有している車がどちらなのか確認してから、記録を行いましょう。
白ナンバーと緑ナンバーにより管理者も異なる
なお緑ナンバーの運転管理や運行計画の管理を行うのは、「運行管理者」という役職がおこないます。
一方、白ナンバーの場合は「安全運転管理者」が行い、どちらも必ず選任義務があるので選任を忘れないようにしましょう。
それぞれの業務内容は法令により細かく定められていますが、大きく分けて以下の業務があります。
| 運行管理者 | 運行計画の作成記録の保存(運転日報など)点呼や運行の指示乗務員の管理、安全運転指導、監督 |
| 安全運転管理者 | 運行計画の作成運転者の運転状況の把握交替要員の配置異常気象が発生したときなどの安全確保の措置安全運転の指示運転前後のアルコールチェック酒気帯び確認の記録、保存運転日報の記録運転者に対する安全運転指導 |
それぞれ業務内容はことなりますが、どちらも運行計画の作成や運転日報の記録など、重要な役目は同じです。
手書きでも電子でも問題ない
運転日報は、手書きでも電子でもどちらで記録しても問題ありません。紙に記録し、ファイリングしたりノートに保管したりしている企業もあります。
手書きの運転日報は費用をかけずに運用できますが、災害時に紛失したり確認に時間がかかったりなど、手間がかかる分も多いです。自動車を利用する従業員や自動車が多ければ多いほど、運転日報を保管する場所も増えるので、紙での運用は困難に。
その反面、電子での保管であれば、いくら記録の数が増えても保管に場所をとりませんし、確認する際も検索するだけで良いので時間がかかりません。電子での保管であればバックアップをとることも可能なので、災害時での保管も楽です。
しかし、電子での保管は利用するシステムによっては費用もかかります。どちらで運用すべきかは会社によって異なりますが、従業員の数や効率性などから選ぶことがおすすめです。
記録の形式としては、手書きと電子、どちらで記録をとっても問題はありませんが、将来のことを考えると電子で保管した方が良いですね。
電子で運用する場合は、さまざまなシステムやアプリを同時に試してみましょう。無料で体験できるものもあるので、まずは仮で運用し、合っているかどうかを確認することがおすすめです。
運転日報の記録義務がある企業は？
運転日報の記録義務がある企業は、どんな企業があるのでしょうか。
記録義務がある企業について、以下2つを説明します。
- 運送事業を営んでいる企業（緑ナンバー）
- 社用車を一定数以上所持している企業（白ナンバー）
自分達に記録義務があるのか、確認してみましょう。
運送事業を営んでいる企業（緑ナンバー）
運送事業を営んでいる企業や、バスやタクシーなどのように人を運んでいる企業は、運転日報の記録義務があります。
バスやタクシーは「旅客自動車運送事業運輸規則」、運送事業は「貨物自動車運送事業輸送安全規則」に基づいて運転日報の記録をしなければなりません。それぞれ運転日報に記載する項目は異なりますが、主な項目は同じです。
また、運送事業などの企業では、運行管理者という役職が設置されています。運行管理者は、安全運転教育や運行計画の作成を行うのが業務で、運転日報の管理も行っており、運転メインの事業では大切な役職です。
運行管理者になるには資格が必要とされています。貨物と旅客の2種類の資格があるので、事業内容にあわせて資格を取得し、取得した者が運行管理者になりましょう。
運行管理者になるには、運行管理の実務経験が5年以上、運行管理に関する講習を5回以上受けていることが必要要件です。誰でも運行管理者になれるわけではないので、注意してください。
社用車を一定数以上所持している企業（白ナンバー）
運送業などの企業以外で、かつ、社用車を一定数以上所持している企業も、運転日報の記録が義務づけられています。
しかし、車は白ナンバーとなるので、白ナンバー用の日報を記録する必要があります。条件である社用車を一定数以上所持している企業とは、具体的には以下のいずれかにあてはまる企業のことです。
- 乗車定員が11人である自動車を1台以上使用している
- 5台以上の自動車を使用している
このような企業では、安全運転管理者という役職が設置されています。安全運転管理者は、事業主に代わって、アルコールチェックや安全運転指導など、安全運転に必要な業務を行っています。
運転日報の管理も、安全運転管理者の業務です。安全運転管理者になるには、以下の条件を満たす必要があります。
- 20歳以上(副安全運転管理者が置かれているところは30歳以上)
- 自動車運転の管理に関する実務経験が2年以上ある
- 解任されたことがある人は、安全運転管理者の解任命令から2年経過している
- 過去2年以内に違反行為(ひき逃げ、酒気帯び運転、無免許運転、妨害運転など)をしていない
基本的に、違反行為をしたことがある人は安全運転管理者にはなれません。
【無料】運転日報のテンプレート（エクセル・ワード・PDF）
運転日報は、緑ナンバーと白ナンバーで記載する項目が異なります。しかし、どのように記録すればよいのか、項目の載せ方などに迷う方も。
法律上、記載する形式は定められていないので、項目さえ満たせていればどのような形式で記録していても問題ありません。
どのように作成すれば良いのか迷っている方に、今すぐ使える無料のテンプレートを紹介するので、参考にしてください。
- 運送会社向けのフォーマット｜アルコールチェック欄付き
- 運転日報の記載方法｜種類別
運送会社向けのフォーマット｜アルコールチェック用点呼記録簿も
緑ナンバー・運送会社向けの運転日報のテンプレートを紹介します。
- 愛知県トラック協会 （上記スクリーンショットのもの）
- 長野県トラック協会
- 北海道トラック協会
- 群馬県トラック協会
- 陸上貨物運送事業労働災害防止協会宮城県支部
好みのファイル形式でダウンロードしましょう。
参照：愛知県トラック協会
アルコールチェック欄のついた点呼記録簿もダウンロード可能
参照：愛知県トラック協会
上記のサイトからは、PDFやエクセル、Wordなど好きな形式でダウンロード可能です。
なお、各サイトで「点呼記録簿」を探すとアルコールチェック欄がついた点呼記録簿もダウンロードすることができます。
記録したい形式に合わせて、ダウンロードしてみましょう。
緑ナンバーは記載する項目数が多いので、1からテンプレートを作成するのは大変。まずは上記のようにテンプレートを参考に運用し、慣れてきてから会社に合っているテンプレートに変更していくのもおすすめです。
社用車を保持する企業向けのフォーマット
白ナンバー向けの運転日報のテンプレートは、以下のとおりです。
- 公益社団法人愛知県安全運転管理協議会 ※「運転日誌」と記載されています。アルコールチェック欄がついたものも存在。
- 日本法令
- IBJL東芝リース株式会社
- biz ocean
- 北海道安全運転管理者協会
アルコールチェック欄付きの運転日報がダウンロード可能。
エクセルやWordなど、好きな形式でダウンロードし、使用してみましょう。どれも無料なので、まずは費用をかけずに運用してみたいと考えている人におすすめです。
運転日報は自動車の使用があった場合に記録するものです。運送業のように毎日使用するわけではない場合は、アプリやシステムを導入するまえにまずは上記のようなテンプレートで運用してみるのも検討してみると良いですね。
運転日報の記載方法｜種類別
運転日報を記載しなければならないことは分かっていても、どうやって記載すれば良いのか分からない人もいらっしゃるはずです。
運転日報の記載方法について説明するので、ぜひ参考にしてみてください。
- 緑ナンバーの書き方・記載例｜運送業向け
- 白ナンバーの書き方・記載例｜社用車を持つ企業向け
まずは、記載方法について理解することが先決です。
緑ナンバーの書き方・記載例｜運送業向け
運送業などの緑ナンバーの場合、運転日報は以下のように書いてみましょう。愛知県の公的機関が実際に公開している記載例となります。
貨物の積載状況は、車両総重量が8t以上だったり、最大積載量5t以上の車両の場合に記録しましょう。
また、重量以外にも個数やパレット数などを入力するのも良いですね。上記の記載例を参考に、運転日報の記録をおこなっていきましょう。
白ナンバーの書き方・記載例｜社用車を持つ企業向け
白ナンバーの場合は、緑ナンバーに比べて記載する項目は少ないです。
必ず記載しなければならない項目は、運転者の指名、運転開始と終了の日時、運転した距離、運転状況の情報の4つなので、最低限これらの項目を記載しておきましょう。
また、運転状況の情報は、「道路交通法施行規則」には詳しく書かれていません。たとえば、休憩した時の情報や運転時の交通状況などを記載すると良いです。
ほかにも、業務内容の記録をする名目で、何処に行ったのか訪問先を記入したり、運転距離に必要だったガソリンの量などを記録するケースも存在します。
運転日報は記録するだけではなく、ほかの従業員と共有することで安全運転を心がけることにも繋がります。気づいたことを書くことを意識して、記録をおこなってください。
運転日報の保存期間と形式
運転日報は作成して終わりではなく、保存期間が定められています。
どのくらいの年数保存すればよいのか、保存期間と形式について確認しましょう。
- 保存期間は１年間｜5年は保管しておくと安心
- 保存形式のおすすめは電子データ
保存期間は１年間｜5年は保管しておくと安心
緑ナンバーの自動車に適用される法令である「貨物自動車運送事業輸送安全規則」によれば、運転日報の保存期間は1年と決まっています。
そのため、運送業やタクシーなどの企業は、最低でも1年は保管しておきましょう。
一方、白ナンバーに適用される「道路交通法施行規則」では、運転日報の記録の保存期間は定められていません。
しかし、アルコールチェックの記録については1年間保存する必要があるので、白ナンバーについても1年間は保存しておきましょう。
また、労働基準法によると2024年3月からは運転日報の保存は3年間と改正されているので、せめて3～5年は保存しておいた方が良いですね。まちがって紛失したり削除することがないように、厳重に保管する環境を整えましょう。
保存形式のおすすめは電子データ
運転日報は、紙でも電子でもどちらで記録しても問題ありません。紙での保管は分かりやすく、費用が掛からないので節約したい場合に向いています。
しかし、紙で保管すると保管場所に困ったり、災害時に紛失する可能性が高いです。手書きなので簡単に改ざんされることもありますし、量が増えれば調べたいときに困ります。
また、人によっては書き方が異なるので、統一性のない運転日報になってしまうリスクも。そうならないためにも、保存する場合は電子データがおすすめです。
電子であれば、保管する場所に困りませんし、バックアップがあるので紛失する恐れもありません。
なお、電子で保存する場合は以下の方法があります。
- エクセル
- 運転日報システムやアプリ
費用が必要となる面もありますが、安全な保管をしたい場合は電子で保管するのがおすすめです。
電子がおすすめである理由を以下にまとめたので、電子にするか迷っている方は参考にしてください。
- 紛失や改ざんの恐れがない
- 長期間の保管に向いている
- 手書きのように記入に時間がかからない
- 会社以外でも記入可能
- 操作がシンプルなので書き方に困らない
記載や保管を怠ったときの罰則規定は？
運転日報自体の記載や保管を怠ったとしても、基本的には罰則はありません。
しかし、運転日報の記載や保管は、運行管理者や安全運転管理者に課された義務の1つでもあるので、忘れずに記載する必要があります。
また運転日報の作成・保管そのものに関して罰則がないものの、運転日報に関連する項目については罰則規定が存在します。どのような行為をすると罰則になるのか、以下の表にまとめたので参考にしてください。
| 対象者 | 違反行為 | 罰則内容 |
| 安全運転管理者 | 安全運転管理者および副安全運転管理者の選任義務違反 | 50万円以下の罰金 |
| 解任命令違反 | 50万円以下の罰金 | |
| 選任解任届出義務違反 | 5万円以下の罰金 | |
| 安全運転確保のための是正措置命令違反 | 50万円以下の罰金 | |
| 運行管理者 | 過積載に対する違反 | 車両停止処分 |
| 運行管理者の選任義務違反 | 150万円以下の罰金 | |
| 規定に違反して事業計画を変更 | 100万円以下の罰金 |
とくに「安全運転管理者および副安全運転管理者の選任義務違反」は運転日報と関連性が高い項目。事業所内の安全運転を推進する安全運転管理者は必ず選任・届け出を行っておきましょう。
重大な違反をした場合は、すぐに事業停止になることもあります。どのような違反行為をすると厳しい罰則があるのか、担当者はあらかじめ確認しておきましょう。
また、違反した場合の罰則は営業所単位なので、複数の営業所がある会社では、違反行為が発覚した営業所にだけ罰則が課されます。
しかし、1つの営業所にだけ罰則があるからといっても安心できるわけではなく、複数の営業所がある場合、1つでも違反行為が見つかれば全ての営業所に監査が入る可能性が高いです。
1つの違反行為ですべての事業所に迷惑が被ることもあります。違反行為せずに、安全運転を心がけながら、運転日報を記録していきましょう。
運転日報を運用していく４ステップ
運転日報は必ず記録しなければなりません。運送業などであれば毎日記録することもあるでしょう。
毎日の作業を円滑に進めるためには、運用していく流れを確認することが大切です。運転日報を運用していくために、以下4つのステップを確認してみましょう。
- 1. ドライバーが運転前・後に必須項目を記載する
- 2. 運転日報を安全運転管理者・運行管理者へ提出する
- 3. 記載漏れ・不備がないか確認する
- 4. 3~5年間は保管する
1. ドライバーが運転前・後に必須項目を記載する
運転する人は、運転前や後に運転日報の必須項目を記入しましょう。
緑ナンバーと白ナンバーで必須項目は異なりますが、主に記入すべき項目は以下の内容です。
- 運転者の名前
- 運転距離
- 運転開始と終了の日時
- 自動車の登録番号
- 運転状況
手書きで記録する場合は、記入ミスがないように気を付けなければなりません。読みにくい字で書くと記入ミスをしているかのように見えてしまうので、担当者は、丁寧に書くことを心がけてもらうよう、運転者にお願いしましょう。
例えば、「1」や「7」は人によって書き方が異なるので、数字の書き方を揃えてもらうことも必要となります。
また、電子で運転日報を記録している場合は、運転中に記入することがないよう会社で記録してもらってから運転開始させましょう。運転者が違反することがないように、監視するのも担当者の役割です。
2. 運転日報を安全運転管理者・運行管理者へ提出する
運転日報の記録をした後は、運転日報を安全運転管理者、運行管理者へ提出しましょう。提出する方法は、以下のケースが考えられます。
- 紙に書いてそのまま提出する、ファイリングする
- 紙に記録したものをスキャンしてPDFとして提出する
- エクセルやワードなどに記入して提出する
- 運転日報アプリに記入して提出する
- 共有サーバーに保存して提出する
- 運転日報システムに記入して提出する
運転日報は記入したその日のうちに提出することが大切なので、提出忘れがないように環境を整えることも必要となります。例えば、原則定時までに提出することをルールとして、定時までに提出されなかった場合は催促の連絡をすることも大切です。
もしくは、提出が面倒に感じるシステムは作業が円滑に進まないので、日報管理向けのシステムを導入することも検討すると良いですね。
運転日報システムやアプリなどの電子で運用すれば、提出のわずらわしさも払拭できます。運転者が気持ち良く仕事ができるように、整備することも担当者の役目です。
しかし、場合によっては電子での運用は難しいこともあるかもしれません。従業員の数や自動車の数、従業員の年齢などに合わせて運用方法を考えることも重要となります。
3. 記載漏れ・不備がないか確認する
運転日報が提出されたら、記載もれや誤字脱字がないか確認しましょう。仮に誤字脱字などがあれば、運転者に戻して修正してもらいます。
何度も修正すると、運転者も管理者も時間がかかって大変なので、分かりやすいテンプレートを使用することも大切です。
一方、電子であれば不備があってもすぐに修正ができます。紙の場合、書き直す時間が必要になるので手間が倍かかってしまいますし、手書きは面倒に感じる人も多いです。
簡単に記録できるように、すぐに修正できて、時間も手間もかからない電子で運用するのがおすすめです。記載漏れや不備は、運行管理者や安全運転管理者が確認しなければなりません。
確認すべきところ、記載漏れが起きやすいところなどを前もって把握し、重点的に見ながら確認することが大切となります。
4. 3~5年間は保管する
提出された運転日報の内容が問題なければ、運転日報を保管しましょう。
原則1年間の保管が義務づけられていますが、労働基準法では3年間の保管が義務づけられています。そのため、せめて3〜5年間は保管するようにしましょう。
紙で保管する場合は、あとで見直すときに検索しやすいように、目次やインデックスなどを作成しておくと良いです。
また、記録するたびに紙が増えていくので、保管場所も考えなければなりません。3～5年保管するので、保管場所をある程度確保しておくようにしましょう。
一方、電子での保管はさまざまですが、たとえばPDFなどで保管しておく場合は、フォルダ分けしたり、わかりやすいタイトルに設定したりなど、後から閲覧したいファイルを見つけやすいような工夫もしておきましょう。
エクセルで保管する場合は、データ容量が大きくなりすぎないように、管理することも必要です。
運転日報を電子で保管したい場合は、アプリやシステムなどさまざまなソフトもあります。アプリやシステムなどは費用もかかりますが、カスタマイズできるものも多いので、会社に合わせた管理が可能です。
運用がしやすいだけではなく保管も楽になるので、やはり電子で運用することも検討してみるのがおすすめです。
運転日報の効果的な活用目的
運転日報は法令で義務付けられているから作成するのではなく、実務のなかでもたくさん活用することができます。
どのように活用すれば効果的なのか、以下5つの活用目的を確認してみましょう。
- 運行計画を改善する
- 給油量を記載し燃費を管理する
- ドライバーの労働状況を管理する
- 車両の問題を把握する
- ドライバーに交通安全の教育を行う
作成して終わるのではなく、実務のなかでも有効活用していきましょう。
運行計画を改善する
走行中に遭遇した危険な事例や、道路の交通状況などを記載しておけば、ほかのドライバーにも共有されるので、安全な走行ルートを管理できます。
たとえば、以下のような内容を記載しておくと、運行計画の改善が期待できます。
- この時間帯は渋滞が発生しやすい
- この道路は雨が降ると滑りやすい
- 坂道があるので速度に注意
- 子供が飛び出してきやすい住宅街
- 木が倒れていて走行しにくい
- カーブが急なので危ない
- 休憩したかったが休憩できる場所がないので早めの休憩を取った方が良い
運送業やタクシー会社のように、毎日運転する事業こそ、運転日報を有効活用し、運行計画を改善させましょう。運行計画が改善すれば事故を未然に防ぐこともできますし、より運転しやすい状況で運転することが可能です。
運転メインの会社は、違反や事故を起こさないことを何よりも重点的に考える必要があります。そのためにも、運転日報を有効活用し、従業員と情報を共有しながら運行計画を改善していきましょう。
給油量を記載し燃費を管理する
運転日報は走行距離の記載が必須項目なので、給油量を記載しておけば燃費の計算が可能に。算出された燃費をもとに、燃費を管理することができるようになります。
燃費は、交通状況などにも影響されてしまうものですが、改善することは可能です。たとえば、計算された燃費が悪い場合、以下のようなことを改善していけば、燃費を改善していくことができます。
- 急発進を避ける
- 急ブレーキをしない
- 不必要な空ふかし
- 適切ではないギアチェンジ
燃費は、車体の経年劣化も影響して悪くなっていきますが、上記のような負荷のかかる行為を避けるだけでも、燃費を改善できます。
運送業やタクシーのように毎日車を運転する場合、燃費の管理は必要です。負荷のかかる行為をしていないか確認し、行為をしていない場合は車体に問題があると判断することもできます。
車を扱う会社だからこそ、燃費の管理は大切。運転日報をうまく活用しましょう。
ドライバーの労働状況を管理する
ドライバーの休憩時間や運転時間を把握することで、危険な運転をしていないか確認できます。危険な運転をしている場合は、運行計画の改善や安全運転の講習などを行いましょう。
ドライバーの労働状況が悪いと、違反や事故を起こす可能性が高まります。
運転者は会社の看板でもあるので、常に安全運転をしてもらわなければなりません。無理な運転をしていないか、確認することも担当者の役目です。
たとえば、以下のように労働状況を管理してください。
- 休憩場所はどこか
- 休憩はいつとったか
- 休憩時間は何時間か
- アルコールは飲んでいないか
- 視力は悪くないか
- 体調は悪くないか
車両の問題を把握する
運転する前と後に、車両の点検を行えるよう点検項目を運転日報に記載しましょう。毎日チェックすることで、車両に問題がないか確認することができます。
たとえば、以下の内容を記載すると、車両の問題に早期に気づけるようになります。
- タイヤの摩耗
- ランプがつくか
- ミラーは壊れていないか
- ウィンカーはでるか
- ワイパーは動くか
- エンジンから異音が聞こえないか
- 社内のエアコンはつくか
- ブレーキは踏めるか
車両の問題に早めに気づくことで、交通事故の防止に繋がります。事故を起こさないためにも、毎日車の確認を行い、従業員で共有することが大切です。
ドライバーに交通安全の教育を行う
ドライバー自身が運転日報を記録し提出することで、自身の運転状況について振り返ることができます。タクシーや運送会社は、ドライバーが危険な運転をしているとそのまま企業全体の信頼度に繋がってしまいます。
ドライバーはその会社の看板でもあるので安全運転を心がけなければなりません。毎日運転していると慣れも生じてしまうので、安全運転が疎かになり交通事故につながることも考えられます。
運転日報を記録して自分が運転しているのだと自覚することも、安全運転に繋がるので、運転日報を有効活用し交通安全の教育を行いましょう。
また、他の従業員が書いた運転日報を共有し、ヒヤリハットに気づかせることも教育の1つです。
運転日報をペーパーレス化する方法３つ｜管理コストを削減
運転日報は義務付けられており、毎日記録している会社もあります。紙や電子など、運転日報の保管の形式は定められていないので、さまざまな形態で運用しているかもしれません。
しかし、紙は保管の場所に困ったり、紛失する恐れもあるので注意が必要です。運転日報は3～5年は保管した方が良いとされているので、長く保管できるようにペーパーレスでの運用を検討してみましょう。
運転日報をペーパーレス化する場合は、以下3つの方法がおすすめです。
- 1. エクセルやスプレッドシートを使う
- 2. 車両管理システムを使う
- 3. 日報向けアプリ・システムを使う
どの方法が自分に合っているのか確認し、導入を検討してください。
1. エクセルやスプレッドシートを使う
エクセルで運転日報のフォーマットを作成し、運転者自らがそこに記入して提出する方法があります。エクセルは費用もかからず、無料で始めることができるのでコスト削減をしたい場合におすすめです。
エクセルで運用する場合は、編集されたくない内容は固定したり、直接記入ではなくプルダウンで選択することで、フォーマットが崩れる心配がありません。
しかし、エクセルは容量が大きいと処理速度が遅くなったり、リモートで記録することができないなど、デメリットもあります。
また、個人のローカルで保存される心配もあるので、管理するのが困難になってしかうケースも。従業員が少なければ、エクセルで簡易的に作成しても良いですが、従業員が多ければ多いほど、エクセルで管理するのは大変になってしまいます。
電子で運用したいと考えた場合は、まずはエクセルで運用し、もっと効率よく運用したいと考えた場合に、システムやアプリの導入を検討することがおすすめです。
エクセルで運転日報を運用する場合は、一から作成しても良いですが、無料で配布されているテンプレートもあるので有効活用してください。
2. 車両管理システムを使う
車両管理システムとは、運転日報アプリの機能に、車両予約やアルコールチェックなどの機能がついたシステムのことです。
運転日報の管理をするだけではなく、以下の内容を記入して車両管理などもできます。
- 車検の期限
- 免許証の有効期限
- どの車両が稼働しているか稼働状況
車両管理システムであれば、アルコールチェック、稼働状況など、さまざまな機能を付け加えて管理できるように。
また、保存も簡単なので長期保管に向いています。エクセルのように容量が増えて処理速度が遅くなることもないので、管理も簡単です。
しかし、運転日報アプリよりも多くの機能があるので費用はかかります。導入しても、はじめて触れるシステムなので運用に慣れるのに時間がかかることは考えられます。
車両管理システムは機能が豊富で安心して管理できますが、従業員の数や使用頻度を考えた上で導入するか検討した方が良いです。
3. 日報向けアプリ・システムを使う
日報向けアプリ・システムを使うのもおすすめです。
スマホでの使用に対応しているものも多く、インストールするかWebサイトを開くだけで簡単に記録を付けることができます。
スマホであれば出先や家など、どこからでも運転日報の提出が可能です。パソコンを持ち歩かなくても記録できるので、どの会社でも便利に使えるようになります。
また、アプリによっては記録項目もカスタマイズ可能です。会社に合わせた運用がしやすいので、複雑になりません。
さらに、運転日報向けに開発されたものばかりなので、無駄な機能がついていないところも魅力の1つです。
しかし、運転日報向けのアプリやシステムは、多くの会社が開発しているので、どれが自社に向いているのか見極めるのが大変な部分もあります。実際に使ってみないと使い勝手も分からないので、躊躇することもあるはずです。
無料で体験できるところもあるので、まずは無料で試してみて、導入するかどうかを見極めることも大切です。
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