週報はその週の業務内容や進捗をまとめ上長・同僚に報告するための文書。
伝わりやすい週報を書くことで、上長は業務の全体像や達成率を把握し効果的にマネジメントする事が可能になります。
しかし、いざ週報を書くときに「どのようなことに気をつけて書けばよいのか」「上長は何を求めていて、どうすれば評価してもらえるか」と悩む方も多いはず。
そこで本記事では業界最安値の日報システム「日報くん」を展開するBPS株式会社が、独自の知見も交えて週報の書き方を解説していきます。
ビヨンド日報くんは業界最安級の月額44円/人～で利用できる日報管理システム。
日々提出される日報をもとに、工数集計も可能です！
日報くんは業界最安級の月額44円/人～で利用できる日報管理システム。
日々提出される日報をもとに、工数集計も可能です！
週報とは週の活動の報告書
週報は、1週間の業務活動をまとめ、上長や同僚へ共有する報告書です。報告用途以外にも、自身の業務を振り返り、改善につなげる機会となります。
週報の目的は、上長に日々の業務の全体像や進捗を把握させることにあります。例えば、営業職なら1週間の商談件数や成約率を整理し報告することで、上長は適切な営業戦術の立案や適宜支援を実施することが可能になるのです。
また、営業担当者個人の経験や気づきを共有することで、それ1つ1つでは大きくないように思えても、チーム全体で蓄積することによって大きな情報となり、組織全体のスキルアップや業務効率化に繋がります。
日報・月報（業務報告書）との違い
日報は、その日１日の業務を上長や同僚に共有する報告書です。「10:00-12:00 架電業務50件、13:00-15:00 クライアントミーティング」といったように、その日の時間ベースで詳細に記載します。
月報は業務報告書とも呼ばれ、その月の業務をまとめる報告書です。日報や週報とは違い、直接の上長や同僚だけでなく、経営陣に経営指標や営業戦略の参考にされるケースがあります。「今月の売上総額：1,000万円（目標達成率105%）新規顧客獲得数：5社」などの成果情報が多く含まれるケースが多く、実績をベースに記載するようにしましょう。
週報はこれらの中間に位置し、1週間の業務を振り返り、次週の計画を立てるのに適しています。日報ほど細かくなく、月報ほど大局的でもない、バランスの取れた報告が週報です。
上長が週報に求めていること
上長が週報から得たい情報を理解することで、より価値ある報告書の作成が可能になります。一般的に、上長は以下のような情報を求めています。
まず、進捗状況の把握です。プロジェクトや業務がどの程度進んでいるか、目標達成に向けての進捗率、予定と実績の差異とその理由などが含まれます。
例えば、「プロジェクトAの進捗率70%（予定より5%遅延）。原因は外部ベンダーからの部品納入遅れ。来週中に挽回予定。」といった具体的な報告が有用です。
次に、数値指標の確認です。上長は行動数、売上、コスト、生産性などの定量的な指標やKPIの達成状況を把握したいと考えています。
「今週の新規顧客獲得数：3社（目標達成率150%）、商談成約率60%（先週比+10%）」などの数値は、部門の業績を客観的に評価する上で重要です。
課題や問題点の早期発見も週報の重要な役割です。業務遂行上の障害や懸念事項、リスク要因とその対策案を報告することで、上長は適切な支援や指示を行うことができます。
「主要顧客Aから納期短縮の要請あり。品質管理部門と協議の上、生産計画の見直しを検討中。」「他社との差別化点の説明時に懸念あり。より刺さる訴求を模索中。」といった報告は、報告した当人だけでなく問題に対処する契機となります。
週報の項目・書き方
効果的な週報を作成するためには、以下の項目を含めましょう。
- 今週の目標
- 業務内容
- 稼働時間
- 改善点・改善策
- 所感
- 来週の目標
今週の目標
今週の実績だけでなく、事前に設定した目標も明確に記載しましょう。具体的かつ測定可能な形で表現することが重要です。これと実績を比べることで、週の終わりに目標達成度を客観的に評価することができるようになります。
架電数：600件
成約数：3件
A社企画書作成
○○研修実施
業務内容
実際に行った業務を具体的に記述しましょう。クライアント名、成果物の内容、場所、時間などの詳細を含めると、より明確な報告になります。
8/〇 11時 A社MTG「○○プロジェクト 定例」
8/× 16時 B社 ○○システムについての商談 B社東京事業所に訪問
8/△ ××コンテンツの作成作業 所要時間5時間 成果物格納URL：http~
稼働時間
各業務にかけた時間を可視化することで、時間管理の改善につなげることができます。その業務を行った日程と所要時間を書くようにしましょう。残業を行った場合はその旨も記載することも重要です。
○○プロジェクト 企画書作成 8/× 4h
B社 定例会議 8/△ 2h
Ｃ社 □□部 ××様 商談準備→商談 8/△ 5h 15:00～20:00 （残業時間2ｈ）
成果・売上等
可能な限り数値ベースで記載しましょう。直接数字で表せない場合も、関連する指標を用いて表現することを心がけます。具体的な数値を示すことで、業績の推移や目標達成度合いが明確になるのです。
新規顧客獲得：2社（目標達成率66%）
プロジェクトX進捗率：75%（先週比+15%）
顧客満足度調査回答率：80%（前回比+5%）
製品Y販売数：50台（月間目標の40%達成）
改善点・改善策
具体的な改善点を示し、実施可能な改善策を提案します。自分で思いつかない場合は、上長や同僚からのフィードバックを求めるのも良いでしょう。問題点を具体的に示すことで、上長からの適切なアドバイスや支援を得やすくなります。
また、改善策の解像度を高めることは、上長からの評価に繋がっていきます。
改善点
商談からの成約率が低い。クロージング時の反応が芳しくない。
改善策
○○さんの商談動画を視聴し、クロージングが始まる分数を確認。
顧客のタイプによってどのクロージングを実施するか予め設定し、スクリプトに組み込む。
改善点
資料が冗長になっており、本題にいくまでの時間が長い。
改善策
棒グラフを全編通して入れることで、一貫した数値比較の資料にする。
資料としてのテーマを決めることで簡潔に伝えたいことを伝えられる形を整える。
所感
率直な感想や気づきを記載します。組織全体で共有すべき情報があれば、ここで言及するのも有効です。ここでは体系的に記載することが難しい考えを記載する場であり、難しいことを考えずに、記載することがかえって有効に働きます。
今週は新規顧客との商談が多く、当社の強みを再確認できました。特に、製品Zの耐久性が競合他社と比較して高評価でした。一方で、競合他社の新サービスについての質問が多く、情報収集の必要性を感じました。
資料作成の際に、○○機能を使うと見栄えがよくなると感じました。従来の画像＋文章のスライドの左下に足すのが良さそうだと思いました。
来週の目標
今週の実績と目標との差を踏まえ、最終的な目標から逆算して再設定します。
成約数：4件（今週の未達分を含む）
C社への提案書提出
新規顧客向けセミナー企画立案
競合他社の新サービスに関する情報収集と分析
週報の例文
職種によって週報の内容や重点が異なります。以下に、代表的な職種ごとの週報例を示します。
事務職の例
事務職の場合、数値化しにくい業務も多いため、時間ベースでの報告が効果的です。また、多岐にわたる業務を適切にカテゴリ分けすることで、わかりやすい報告になります。
今週の目標
・経費精算書類の処理を木曜日までに完了させる
・新しいファイリングシステムの導入を開始する
・部門会議の議事録作成と配布を行う
業務内容
・文書管理（計15時間）
受発注書類の整理とファイリング
新しいファイリングシステムの導入準備
・経費処理（計10時間）
経費精算書類の確認と入力
経費報告書の作成
・会議支援（計8時間）
部門会議の準備と参加
議事録作成と配布
・一般事務（計7時間）
電話対応とメール処理
来客対応
・稼働時間 合計：40時間
改善点・改善策
経費精算書類の処理に予想以上に時間がかかった → テンプレートを作成し、入力作業の効率化を図る
会議準備に時間を要した → チェックリストを作成し、準備漏れを防ぐ
所感
新しいファイリングシステムの導入準備に着手できたことは大きな進展でした。ただし、経費処理に時間を取られ、予定していた以上に準備に時間がかかりました。来週は効率化を図りつつ、導入を本格的に進めていきたいと思います。
来週の目標
・新しいファイリングシステムの導入を50%まで進める
・経費精算処理の効率化のためのテンプレートを作成する
・会議準備のチェックリストを作成し、実際に活用する
エンジニアの例
エンジニアの週報では、プロジェクトの進捗率や具体的な実装内容、直面している技術的課題などを中心に報告します。
今週の目標
・ユーザー認証機能の実装を70%まで進める
・データベース設計の見直しを完了させる
・パフォーマンステストを実施し、結果をチームと共有する
業務内容
・ユーザー認証機能の開発（20時間）
ログイン画面のフロントエンド実装
パスワードハッシュ化処理の実装
セッション管理機能の実装開始
・データベース関連作業（10時間）
既存のデータベース構造の分析
新しいテーブル設計の提案と議論
・パフォーマンス改善（8時間）
現在のシステム速度の測定
ボトルネックの特定と改善案の検討
・チーム活動（2時間）
週次ミーティングへの参加
コードレビューの実施
・稼働時間 合計：40時間
プロジェクト進捗率
・ユーザー認証機能：65%（目標：70%）
・データベース設計見直し：100%（目標：100%）
・パフォーマンステスト：80%（目標：100%）
改善点・改善策
ユーザー認証機能の実装が予定より遅れている → 来週はセッション管理機能の実装に集中し、遅れを取り戻す
パフォーマンステストの結果共有ができていない → 来週早々にチームミーティングで共有し、改善策を議論する
所感
データベース設計の見直しが完了し、今後の開発がスムーズに進むことが期待できます。一方で、ユーザー認証機能の実装で予想以上に時間がかかっており、セキュリティ面での慎重な対応が必要だと感じています。パフォーマンステストでは、いくつかの改善ポイントが見つかりました。
来週の目標
・ユーザー認証機能の実装を完了させる（残り35%）
・パフォーマンステスト結果に基づく改善策を実施する
・モバイル対応のためのデザイン実装を開始する
・MTG：5回（計8時間）
主な報告内容：進捗状況、技術選定の根拠、リスク分析
営業職の例
営業職の週報では、数値目標の達成状況や具体的な営業活動の内容を記載します。
今週の目標
・新規顧客2社との商談を成立させる
・既存顧客への提案活動で500万円の受注を獲得する
・新商品のプレゼンテーション資料を完成させる
業務内容
・新規顧客開拓（15時間）
見込み客へのアプローチ：20社
商談実施：3社
成約：1社
・既存顧客フォロー（12時間）
定期訪問：5社
新規提案プレゼンテーション：2社
受注獲得：1社（400万円）
・営業資料作成（8時間）
新商品プレゼンテーション資料の作成
・社内業務（5時間）
日報・週報作成
・営業会議参加
稼働時間 合計：40時間
数値目標達成状況
・新規顧客商談成立：1社（目標：2社）
・既存顧客からの受注：400万円（目標：500万円）
改善点・改善策
・新規顧客との商談成立が目標に届かなかった → 見込み客の選定基準を見直し、効率的なアプローチを行う
・既存顧客からの受注が目標に届かなかった → 顧客ニーズの再分析を行い、提案内容を改善する
所感
新規顧客1社との商談が成立し、今後の展開が期待できます。一方で、既存顧客からの受注が目標に届かず、提案内容の見直しが必要だと感じています。
新商品のプレゼンテーション資料作成は予定通り進んでおり、来週からの営業活動に活用できる見込みです。
来週の目標
新規顧客1社との商談を成立させる
既存顧客への提案活動で600万円の受注を獲得する
新商品プレゼンテーションを3社に実施する
研修中の新人の例
研修中の新人の週報では、習得した知識やスキル、気づきを中心に記載します。
また、上長からのフィードバックを得やすいよう、具体的な質問や疑問点を含めるのも効果的です。
今週の目標
・基本的な業務フローを理解する
・社内システムの操作方法を習得する
・先輩社員の業務サポートを2件以上行う
業務内容
・業務フロー研修（15時間）
受発注プロセスの講習受講
顧客対応マニュアルの学習
・システム操作研修（10時間）
社内データベースの基本操作練習
顧客管理システムの使用方法学習
・実務サポート（10時間）
先輩社員の書類作成補助
顧客データ入力作業
・自己学習（5時間）
eラーニング教材の視聴
業界知識の習得
・稼働時間 合計：40時間
習得した知識・スキル
基本的な受発注プロセスの流れ
社内データベースの検索・入力方法
ビジネス文書作成の基本ルール
気づき・学び
・顧客情報の取り扱いには細心の注意が必要だと実感した
・効率的な業務遂行には、社内システムの習熟が不可欠だと感じた
・先輩社員の顧客対応を観察し、臨機応変な対応の重要性を学んだ
改善点・改善策
・システム操作にまだ時間がかかっている → 空き時間を利用して操作練習を重ねる
・業界特有の用語理解が不十分 → 用語集を作成し、日々の業務で意識的に使用する
所感
基本的な業務フローの理解が進み、少しずつ全体像が掴めてきました。特に、顧客対応の際の注意点について、実例を交えた説明を受け、理解が深まりました。一方で、システム操作にはまだ不安が残るため、さらなる練習が必要だと感じています。
来週の目標
・社内システムの操作スピードを20%向上させる
・1件以上の顧客対応を先輩社員の指導のもと実施する
・業界用語テストで80%以上の正答率を達成する
評価される週報を書くときのコツ
週報は上長や同僚に業務状況を伝える重要な資料です。以下のポイントを押さえることで、より評価される週報を作成できます。
5W1Hを網羅的に記載する
5W1Hを意識して記載することで、より具体的で分かりやすい報告になります。上長に報告する際に、状況が明確に伝わりやすくなることは自身の評価を高めるのです。
・Who（誰が/誰と）：自分と○○さん（先輩社員）
・When（いつ）：8/× 14:00～17:00
・Where（どこで）：A社東京オフィス
・What（何を）：△△プロジェクト打ち合わせ
・Why（なぜ）：先週A社から申し出があったため
・How（どのように）：対面でお互い資料を持ち寄って打ち合わせを実施
上記をまとめて、
というように、5W1Hの要素を含めることで、状況が明確に伝わります。
数値を用いて定量的に記載する
数値で表現することで、客観的で分かりやすい報告になります。
新規顧客へのアプローチ：20社（目標達成率100%）
商談実施：5件（前週比+2件）
見積書提出：3件（成約見込み率60%）
研修：実施時間5時間
このように金額や件数以外にも、所要時間は進捗パーセンテージなどを具体的な数字を用いて説明することで、業績の推移や目標達成度合いが明確になります。
改善策を具体的に記載する
問題点や課題を挙げるだけでなく、実際の手の動きレベルで具体的な改善策を提案することが重要。具体的な行動計画を示すことで、上長からの適切なアドバイスや支援を得やすくなります。また、PDCAを回して業務に励んでいるという評価を受けることにも繋がるのです。
商談の成約率向上のため、以下の施策を実施します。
・ 事前の企業研究時間を2時間から3時間に増やし、より的確な提案を行う。
・社内の技術部門と連携し、技術的な質問への回答速度を向上させる。
・成約した案件の決め手を分析し、その要素を他の提案にも盛り込む。
進捗やリスクを記載する
プロジェクトの進捗状況や潜在的なリスクを報告することで、早期の問題解決や対策立案に繋がります。現状と今後の見通しを明確に伝えることが、能力未熟でも組織のために動ける人材であることを示すのです。
プロジェクトXの進捗率：70%（予定通り）
リスク：主要部品の納期遅延の可能性あり。代替サプライヤーの検討を開始。
成約数：4件（2件遅延）
リスク：来週の商談が3件しかないため、目標達成する確率が低い。アポからの当日商談を打診する。
普段から業務内容をメモしておく
日々の業務内容を簡単にメモしておくことで、週報作成時の負担が軽減されます。スマートフォンのメモアプリやタスク管理ツールを活用し、気づいたことや重要な出来事をその場で記録する習慣をつけましょう。
先週と同じ内容にしない
毎週同じ内容の報告は、業務改善や成長が見られないと誤解される可能性があります。些細な変化や新しい取り組みも積極的に報告しましょう。業務改善の努力や成果を具体的に示すことが大切です。
先週改善策に挙げた分析の結果、架電時に受付を突破する確率が他の業界に比べて低いことが分かった。 そのため、今週は受付と話す際のスクリプトを改善する。具体的には用件を聞かれた際の切り返しを数パターン試しました。
書くことがない方向けのポイント
ルーチンワークが多い場合や、特筆すべき出来事がない週でも、以下のポイントを意識することで有意義な週報を作成できます。
- 業務内容をより詳細に記載する。
- 同僚や先輩がやっていた業務から学んだことに言及する。
- 顧客情報やMTG内容をまとめてみる
業務内容をより詳細に記載する
日常的な業務でも、具体的なプロセスや工夫している点を詳細に記述することで、業務の可視化に繋がります。ルーチンワークと言えども、一挙一頭足まったく同じ業務をしているケースは少ないです。
自分では意識していなくても、無意識化で変更している点を探しましょう。
A社への○○サービスの提案書作成：先週作成したB社への提案書作成の経験を活かし、ショートカットキーやフリー画像を活用し1時間の短縮を実現した。
テレアポ500件：先週は担当と接続したとき、無駄に説明をしてしまっていたため会話に発展しづらかった。今週は会社説明を必要最低限にすることで、質問を引き出すことが出来た。
同僚や先輩の業務に言及する
チームメンバーの良い取り組みや学んだ点を記載することで、組織全体の成長に繋がりますし、自身の洞察力のアピールにも繋がります。
○○さんの顧客対応から、クレーム処理における効果的な謝罪の仕方を学びました。具体的には、まず顧客の話を最後まで聞き、その後で会社としての対応策を提示するという流れが、顧客の満足度向上につながっていることが分かりました。
顧客情報やMTG内容をまとめる
日々の顧客とのやり取りや会議の内容を整理し、重要なポイントをまとめることで、有益な情報共有になります。具体的な決定事項や方針を共有することで、しっかりと話を聞いて、それをまとめる力があるということをアピールしましょう。
今週のチームMTGで決定した営業戦略の変更点
1. 新規顧客へのアプローチを20%増加
2. 既存顧客向けのアップセル商品を2種類追加
3. SNSを活用した認知度向上施策の開始
業界ニュースやトピックに触れる
自社や顧客に関連する業界動向やニュースについて言及することで、市場分析力をアピールできます。業界の動きと自社への影響を分析することで、戦略的な思考力を示しましょう。
今週、競合他社Aが新製品Xを発表しました。当社製品と比較すると、価格は20%高いものの、省エネ性能で10%上回っています。この動向を踏まえ、提案の際には価格をアピールすることを心掛けようと思います。
週報の書き方を習得し、業務効率化と自己成長を実現しましょう
効果的な週報作成は、単なる業務報告にとどまらず、自己の業務を客観的に分析し、継続的な改善につながります。本記事で紹介した項目や書き方のコツを参考に、自身の業務スタイルに合った週報を作成し、業務効率の向上と自己成長を目指しましょう。
定期的に週報の内容や形式を見直し、上長や同僚からのフィードバックを取り入れることで、より効果的な情報共有と自己啓発のサイクルを確立できます。週報作成を通じて、自身の強みや課題を明確にし、キャリア形成にも役立てていくことができるでしょう。
常に改善を心がけ、より価値ある週報作成を目指すことが、長期的なキャリア成功に繋がります。
＼「なんか難しそう…」という人も！／
ビヨンド日報くんでは
オンライン個別説明会を開催中！
まだ検討段階の方も多く参加されていますので、
ぜひお気軽にお申込みください。
詳しくはこちらから。
※パソコンのセットアップのサポートは受け付けておりません。パソコンの購入元にお問い合わせください。
yama13
慶應義塾大学卒。2020年より中小企業の経理業務に従事。現在は経理と並行してマーケティング領域も担当し、数字に基づく経営状況の分析を得意とする。実務視点と戦略的な思考を活かし、現場に即した改善提案を行っている。
