事務の業務効率化アイデア19選！業務改善の進め方やポイントを詳しく解説

労働人口の減少に歯止めがかからない現在、企業においては事務作業の効率化が求められています。特に、事務の効率化は企業としても事務担当者としても喫緊の課題です。

この記事では、事務の効率化が必要とされる背景や、具体的な効率化のポイントなどを解説します。効率化を進める総務のご担当者様や管理者の方はぜひ参考にしてください。

事務の業務効率化が求められる理由

事務の業務効率化は、企業の利益と社員の労働環境の両面において非常に重要です。具体的な理由としては、次の3点が挙げられます。

残業時間が短縮されることで人件費の削減にも繋がりますし、生産性が上がれば同じ時間単位での売上アップも見込めます。

さらに社員のモチベーションが上がればコストカットと売上アップ両方に効果があります。

このように、事務の効率化はあらゆる点で有益なのです。

事務の業務効率化の進め方

事務の業務効率化を進める場合、以下の手順で行うのが一般的です。

事務の業務効率化にあたっては、まず全体像を把握した上で問題点を集中的に改善し、PDCAを回していくことが大切です。

一般的な作業の見える化の方法としては、日報の作成が挙げられます。

日報紙やExcelでの提出はかえって業務負荷の増加につながるため、日報作成に特化した日報ツールを導入することがおすすめです。

「ビヨンド日報くん」は月額44円/人～導入できる低価格なツールなので、初めて日報ツールを導入する企業の方にピッタリです。

事務の業務改善アイデア事例【個人編】

企業全体の事務の業務効率化を実現するためには、個人の対応の積み重ねが必要です。業務効率化は企業が行うべきことと個人が行うべきことに分かれますが、日々実際に業務改善を行うのは個々の社員です。

ここでは、個人の取り組みが求められるアイデアをご紹介します。

個人がこれらの取り組みを行うために、企業が研修や情報の共有などの形でサポートすることが大切です。

周辺環境の整理

事務作業は、主にPC作業とリアルの書類やモノを扱う作業に分かれますが、いずれの作業においても環境を整理することが非常に重要です。PC内のデータもデスク周りの書類やモノも、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておくことが効率化・時間の短縮につながるからです。

スペースやデータの置き場を決める

置き場所やフォルダ作成のルールなどを決めておくと良いでしょう。種類や内容だけでなく頻度も考慮して分類・整理することが、使いやすさや維持しやすさのポイントです。

フォルダ作成を工夫する

PCのフォルダについては、類似のフォルダを複数作らないようにしましょう。ファイル名の付け方のルールも統一した方が検索しやすくなります。

その他、PCのフォルダは機械的に分類していくと、階層が深くなりすぎて管理が面倒になってしまうこともあり、厳密さと使いやすさのバランスが重要です。フォルダのアドレスのリンク集を作っておくのも良いでしょう。

タスクの優先順位付け

タスクの優先順位のルール作りと共有も大切です。「優先順位」と聞くと取り組む順序だけを連想しがちですが、時間配分の大小の優先度も合わせて考えておきましょう。

重要度の高いものから先に作業したり時間をかけたりすることで、利益が最大化され、業務がスムーズに遂行できるようになるからです。

ルール作りは個々人に任せるのではなく、考え方・判断基準を企業全体で共有しておくと、全社的な効率化が期待できます。

小さな目標の設定

漠然とした目標や大きすぎる目標は細分化して小さな目標にすることで、業務のスピードアップと効率化が期待できます。これは、いわゆる「スモールステップ」を設定することと言い換えられます。

細分化する際は、達成できないぐらいの高い目標や逆に低すぎる目標は避けて「がんばれば、集中すればできる」ぐらいの目標にするのが賢明です。

ショートカットキーの活用

PC作業では、ショートカットキーを活用すると作業時間を短縮できます。とくに、頻繁に行う動作ほど効果が大きいと言えるでしょう。

作業内容にもよりますが、時間短縮につながるExcelのショートカットキーの例は次の通りです。

ショートカットキー	用途
Ctrl + C	選択した範囲のコピー
Ctrl＋X	選択した範囲の切り取り
Ctrl＋V	コピー・切り取りした範囲の貼り付け
Ctrl＋Z	動作の取り消し
Ctrl＋Y	動作のやり直し

PC研修などで周知する他、一覧を作成して共有するだけでもすぐに各自取り組むことが可能です。

ユーザー辞書の活用

自分の名前、会社名、メールアドレスなど、よく使う定型句を「ユーザー辞書」に登録することで入力速度が高速化するほか、誤入力を防げます。

登録名は普段あまり文頭で使わないアルファベット（例：ｑ、ｘ）やひらがな（例：を、ん、くぁ）にしておくと、普段の変換で邪魔になりません。また、呼び出す語句の略語や文頭の文字を入れておくのも便利です。

（例）登録名	（例）呼び出す定型句
めあど	会社のメールアドレス
を	よく使うコードや記号
おせ	お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。

画面分割

資料を見ながらデータを入力する際、マウスでウィンドウサイズを調整していませんか？ウィンドウを開いた状態で Windowsキー + ←（または→）を押すと、瞬時に画面が左右半分に分割されます。

データ入力の仕事などで、参照元と入力先を並べることで、視線移動とクリックの手間が激減します。

メールテンプレート・署名

請求書送付、日程調整、問い合わせ対応など、頻繁に同様の内容のメールを送る場合は、すべてテンプレート化すると便利です。

「テンプレート」機能がなくても、「署名」に挨拶文から結びまでを含めた全文を「署名」として複数登録しておくと、クリック一つで本文を挿入できます。

自分マニュアルの作成

月に1回、年に1回しかやらない業務（月次処理や年調など）は、手順を忘れて調べ直す時間がもったいないですよね。

画面キャプチャをドキュメントツールに貼り、手順をメモしておくと自分用のマニュアルとして記憶を呼び起こしやすくなります。

産休・育休・介護で長期間仕事を離れたり、思いがけない異動の際にも、引継ぎ資料として機能するでしょう。

どうしても作成タイミングがとれない場合は、参考にしたURLをメモしておくだけでもかなり効果的です。

ドキュメントツールはなんでもいいですが、GoogleドキュメントやNotion、Docbaseなど、Web上で共有・編集しやすいツールがおすすめです。

リマインド機能の活用

締め切りが近いものや緊急度が高いものをメモしていたら、いつの間にかPCが付箋だらけ…というのも事務あるあるですよね。

しかも見慣れてしまうと、結局見なくなって本末転倒…ということも。

リマインドツールやカレンダーツールを活用することで、音や動きで締切を知らせてくれるようになります。

たとえば「会議の15分前」にリマインダーをセットして準備物を確認できるようにしたり、会議室への移動に遅れないようにするのも効果的です。

また、「毎週月曜日の10時に週報作成」「毎月1日に前月の売上記録」のように、定期的なルーチンワークも自動化できます。

こちらもツールは様々ですが、無料かつシンプルなつくりのGoogleカレンダーの活用がおすすめです。

事務の業務改善アイデア事例【企業編】

次に、企業としての対応が求められる業務改善のアイデアをご紹介します。

組織全体で意識すべきは、重要な作業に集中できるよう取捨選択すること、属人化を避け共有・標準化すること、時間や負担を平均化することです。では、それぞれのアイデアについて見ていきましょう。

無駄な作業の削減

無駄な作業の削減は効率化に役立ちます。業務の質にあまり影響しない業務をなくせば、重要な業務や利益を生む業務に集中できます。その結果少ない労力で利益を生み出せるようになるからです。

「無駄な作業」としては、具体的に3種類の作業が挙げられます。

いずれも、無批判に長く続けられている作業にありがちです。あらゆる部署の業務を把握することで発見できるので、企業主導で業務の棚卸を行う必要があります。その結果、思いもよらない無駄な作業が見つかることもあるでしょう。

たとえば、「歩く」「印刷する」なども「効果がない作業」の一つです。歩く距離を短くするレイアウトはできないか、印刷せずにオンラインで完結させる方法はないか検討してみましょう。

さみだれ対応

時間のかかる作業を複数回に分けて行う「さみだれ対応」も、効率化に役立ちます。短期集中で仕事を進められる他、空き時間を活用できるケースもあるからです。

業務例	対策例
50人分の給与計算など、大量かつミスが許されない作業	一度に行わず、何回かに分けて計画的に行う
数人が同じファイルで行う共同作業	1人の作業が終了したら次の人に回す

まとめて行う方が効率的な場合もありますが、さみだれ対応の方が効率化につながる場合もあります。現場の意見をヒアリングし、その結果をもとに使い分けをルール化・共有すると良いでしょう。

業務の担当の見直し

業務を行う担当を見直して、必要に応じて配置や分担を変えることも効率化につながります。苦手な業務より得意な業務を担当させるようにすれば、企業全体の人事が最適化され業務の効率が向上するからです。

目先の効率化だけでなく中長期的な人材育成も考慮しなければなりません。将来のためにスキルを習得させている教育期間は、作業効率が一時的に多少下がるのはやむを得ないでしょう。

資料の書式の統一化

資料は基本となるフォーマットを用意して書式を統一するのがおすすめです。

統一化することでデザインの工夫を1から考える必要がなくなり、内容に労力を集中させることができます。

作業の時間が短くなるだけでなく、見やすさや品質も高めやすくなり、結果的に全体的な業務効率化に繋がります。

繰り返し作業の自動化

毎日・毎月などの頻度で繰り返さなくてはならないような定型の作業はぜひ自動化し、作業時間を短縮しましょう。

自動化により作業そのものの時間やチェックの時間を短縮できるのはもちろん、機械ならミスをすることもありません。担当者の精神的なストレスなども軽減できます。

自動化ツールの導入の際は、費用対効果などを考えて検討しましょう。

業務マニュアルの作成

業務マニュアルの作成も効率化に役立ちます。

企業としては、理解しやすいマニュアルを作成することとマニュアルの手順を守るよう周知徹底することが大切です。

より良い作業方法の気づきがあった場合は、それを共有して全体のやり方をブラッシュアップすることをおすすめします。

業務フローチャートの作成

作業の流れをまとめた業務フローチャートも作成しましょう。

作業内容の品質が一定以上に保たれることで、チェックにかかる工数の減少にもつながります。

データベースの活用

情報を整理・蓄積して確認できるようにした「データベース」を活用することも効率化の一環です。

また、顧客の情報をデータベース化しておけば、ターゲットとなる属性の顧客をピックアップすることも可能です。それにより購入につながりやすい顧客を効率よく絞り込めます。商品を開発する過程や背景などもノウハウの蓄積となり、活用が可能です。

データベースの活用においては、データを使いやすいような形で蓄積していくこと、データ流出のリスクを管理することなどが大切です。

アウトソーシング（外注）の活用

ルーティーンの単純作業などはアウトソーシングするのも効率化に役立ちます。アウトソーシングによって自社のコア業務に社員が集中できるようになり、効率よく成果を得られる可能性が高まるからです。

情報管理はコンプライアンス上重要なのでとくに注意してください。

処理能力が高いPCの導入

処理能力が高いPCを導入することも、事務作業の効率化に直結します。

新しいPCは、作業の簡略化・スピードアップも実現できます。

ただし、当然ながら、導入のためにはPC購入の費用が必要となります。費用対効果を検討してから判断しましょう。

事務の業務効率化を図るときの注意点

事務の業務効率化を図るときの注意点について見ていきましょう。具体的には、次の3点です。

一気にすべて変えてしまおうとするのではなく、PDCAを行いながら少しずつ改善していく姿勢が大切です。1つずつ見ていきましょう。

アイデアの実行を一気におこなわない

まず、アイデアの実行は一気におこなわないことが挙げられます。

いろいろなやり方をまとめて一度に変えようとすると、どれも中途半端になってしまい、思うような効果が得られないからです。また、一気におこなうと新しいやり方を実行するのに精一杯になってしまい、一時的にせよ逆に作業効率が落ちる可能性もあります。

実際に効率化を行う社員や担当者ができる範囲で、優先度を明確にして段階的に改善していきましょう。

現場の声を聞いて改善策に反映させる

現場の生の意見を反映させることで、血の通った現実的な施策ができるようになります。現場の意見を聞くことなく施策を進めても、机上の空論で終わりかねません。

施策を導入する前には、実行可能かどうか、効果が見込めるかどうか現場に確認しましょう。導入後も、導入によって混乱はないか、改善が見られるかどうか確認します。

ミスが起きたらフィードバックを必ずおこなう

ミスの内容と原因を把握することが、ミスを起こさない仕組みを作るための近道です。

ミスの内容や経緯、結果などのフィードバックをもとに、同じミスを繰り返さないための改善を行います。手順を変更したり、起きてしまった場合の対応策を決定したりしましょう。

ミスを隠してしまうと今後のミスの芽を摘むことができず、企業にとっては悪影響となります。ミスを許さないのではなく、率直に申告できる雰囲気づくりが必要です。

事務の業務効率化にはITツールの活用が必須

事務の業務効率化を図るためには、ITツールの活用が必須です。すでに述べた自動化やデータベースの活用などにはITツールが欠かせません。業務効率化に有用なITツールの例は、次の通りです。

種類	主な機能
タスク管理ツール	タスクの一元管理ができ、進行状況や優先順位などを共有することで臨機応変に変化に対応できる
勤怠管理ツール	社員がスマートフォンやタブレットで出退勤時刻を記録でき、人事や労務担当者が集計・管理する負担が少なくなる
電子承認ツール	稟議・承認が出先やテレワーク中でも紙と印鑑なしにオンラインで可能になり、労力・時間が削減できる
オンラインストレージ	インターネット上でファイルを管理・共有できるサービスで、場所や時間に縛られず閲覧・編集ができる
オンライン会議ツール	デバイスと通信環境があれば離れた場所にいる人同士で会議が可能で、移動の時間・コストを削減できる
RPA	PCでおこなう定型的なルーティーンワークをロボットにより自動化するツールで、時間と労力をコア業務に集中できる
業務管理ツール	個人やプロジェクト単位での業務の進捗などが管理でき、業務効率の改善に役立てられる

上記のうち、業務管理ツールについては「ビヨンド日報くん」が使いやすくおすすめです。

社員はWeb上で簡単に日報を提出することができ、日報作成の労力と時間を削減できます。管理者や経営者にとっては、日報の内容を集計することでプロジェクトの管理や経営資源の分配などに活用でき、より効率的な管理と運用が可能です。

月額1人あたり44円～と低価格で導入できるため、コストカットにも最適です！

＼日報ツールの導入事例を紹介！／

「ビヨンド日報くん」の導入により、工数集計などの大幅な業務効率化を実現した企業の事例はこちら！

なお、勤怠管理ツールに関しては、入退室管理システム「入退くん」が人気です。詳しくはこちらのサイトをご覧ください。

事務を効率化する際の注意点

ブラックボックス化（属人化）させない

あなたが作った複雑なExcelマクロや、独自のツール設定は、あなたが休んだり退職したりした後、誰も触れなくなる恐れがあります。

複雑な作業はマニュアルを残したり、複数担当制の導入を検討しましょう。

セキュリティと社内規定の遵守

便利な無料ツールや拡張機能は魅力的ですが、会社のデータを外部サーバーに送信することになります。

特に最近はAIを業務で活用する方も多いと思いますが、個人情報や機密情報は安易に入力してはいけません。

また、無料ツールを導入する際は、情シス（IT担当）や上司に確認を取るようにしましょう。

「手段」と「目的」を履き違えない

「自動化すること」自体が楽しくなってしまい、「10分で終わる作業を自動化するために、5時間かけてプログラムを組む」といった本末転倒がしばしば起きがちです。

たとえば「毎日やる作業」や「ミスが多い作業」は自動化の効果が高いですが、「年に1回しかやらない作業」は手動のままで十分なことが多いです。優先度を見誤らないようにしましょう。

チームのルールを勝手に変えない

共有フォルダの整理やファイル名のルール変更は、自分にとっては効率的でも、他のメンバーにとっては「いつもの場所にファイルがない！」という混乱になります。

自分だけのローカル環境（デスクトップなど）で完結する効率化から始め、共有ファイルを整理する場合は必ずチームメンバーの承諾を得るようにしましょう。

まとめ

事務の効率化には、個人で行うべきことと会社として行うべきことがあります。いずれの場合もまずは現状を把握し、優先度の高い改善点を明確化しましょう。その上で適切なペースで改善していくことが、安定的に効率化していくために必要です。

事務の効率化にあたっては、ITツールの導入も非常に効果的です。少ない労力で導入できて自社に合ったツールを選べば高い効果を得られます。

「ビヨンド日報くん」は、従業員の日々の日報提出だけで工数管理・予実管理などができる優れもの。月2,750円/法人～利用できるため、かなりコスパのいい業務効率化ツールだと言えます。

1か月間たっぷり使える無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひお気軽にお試しください！

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