リモートワークで業務効率化を実現する方法は？具体的なツールやフルリモートの弊社の事例を解説

リモートワーク（テレワーク）で業務効率化する方法はいくつか存在します。

しかし、無理にリモートワークで業務効率化を図ると、失敗してしまうこともあるでしょう。そのため、まずはリモートワークによる業務効率化について知ることが重要です。

この記事では、実際にほぼ全員が毎日在宅で働く”フルリモート”の弊社が、リモートワークで業務を効率化する方法や、オフィス外で働くメリット・デメリットについて詳しく解説します。

リモートワークによる業務効率化の方法

リモートワークだからこそできる業務効率化もあります。

ここでは具体的な効率化の方法について、フルリモートの弊社の例を交えながらご紹介します。

企業・チームでできること

共通のツールを導入したり、ルールを作ることで、リモートワークや出社と在宅のハイブリッド出社でも業務効率化が計れます。

コミュニケーションの質を上げる

出社だと「ちょっといい？」と話しかけやすい環境ですが、リモートワークだと話しかけ方も戸惑ってしまいますよね。リモートワークを成功させるコツは、リモートワークならではのコミュニケーションの質を上げることです。ここが上手くいけば、出社時よりも効率的なコミュニケーションが可能になります。

以下は具体的なアクションやツールの一例です。

弊社が開発したビヨンド日報くんは、一人当たり月額55円～で気軽に導入できます。シンプルな機能性でITスキルに自信がない方でも簡単に使えると好評です。

定例会議を設定する

「毎週月曜の昼休憩後」「毎朝5分」など、定例で顔を合わせて話す時間を作ることで、かえって業務が効率的に進むこともあります。

出社時は話しかけたついでに雑談に巻き込まれてしまったりしますが、「定例会議」の時間を設けておけば、時間を無駄にしないよう要件のみで済みます。もちろん、雑談をすると決めて顔を合わせる時間があっても良いでしょう。

進捗を可視化する

リモートワークでは、誰が何の仕事をしていて、どれくらいの進捗なのかが見えづらくなります。そのため、タスク管理ツールを活用して業務の進捗を可視化することが重要です。

日報くんコラム編集部では、付箋を貼るように管理できるTrelloというツールを活用しています。

会議はAI議事録で

オンライン会議は画面の録画やAI議事録の書き起こしができ、かなり業務効率化になります。2026年3月現在では無料で使えるツールも多く、気軽に導入しやすいのも嬉しいポイントです。

たとえばtl;dvというツールは会議にBotが参加し、録画・文字起こし・AI要約を全部自動でやってくれます。

また、Google Workspaceの有料プランに加入していれば、オンライン会議ツール「Google Meet」での会議内容をボタン一つで文字起こししてくれるのでとても便利です。

ただし、会議の録画・録音をする際は参加者全員の許可を取るようにしましょう。特に外部の方が参加する場合は、トラブルにならないよう注意が必要です。

個人でできること

リモートワークは勤務環境を自分でカスタマイズできるため、個人レベルで業務効率を最大化できるポイントがたくさんあります。

作業環境を整える

自宅は仕事とプライベートの境界が曖昧になりがちなので、工夫が必要です。狭い賃貸でも、仕事専用のスペースを作ることで集中しやすくなります。

私はPCでSNSを見てしまうことがあったので、すべてのアカウントからログアウトしました。

仕事の開始のルーティンを作る

リモートワークでは仕事の切り替えが難しいという点がしばしば課題に挙げられます。そのため、仕事の開始のルーティンを決めておくことがおすすめです。

例えば「朝はタスク整理から始める」「仕事用のBGMを作る」といった習慣を作ることで、気持ちを切り替えやすくなるでしょう。

作業時間を区切って集中力を維持する

長時間作業を続けると集中力が低下します。特に在宅ワークであればいくらでもサボれてしまうため、集中力確保の工夫は必須です。
たとえば、25分作業して5分休憩を取る「ポモドーロテクニック」など、時間を区切って働く方法がおすすめ。短い集中と休憩を繰り返すことで、集中力を保ちながら作業できます。

YouTubeなどの動画・音声投稿サービスで無料で利用できるものが多いため、ぜひ活用してみてください。

定期的に体を動かす

長時間座り続けると疲労が蓄積し、集中力が低下します。
そのため、1時間に一度は立ち上がって軽くストレッチをする、昼休憩は散歩や筋トレをするなど、意識的に体を動かすことが重要です。適度に体を動かすことで、気分転換にもなり作業効率が上がります。

通勤時間がなくなる分、スポーツジムやヨガスタジオに通うことも検討してみましょう。「なかなか続かない」という人は、家族や知人に運動することを宣言したり、一緒に目標を決めると続きやすいです。

1日のタスクを最初に整理する

仕事を始める前に、その日に行うタスクを書き出して優先順位をつけておくと、作業効率が上がります。

「重要度」と「緊急度」でタスクを整理することで、何から取り組むべきかが明確に。タスクが整理されていると、迷う時間が減り、スムーズに仕事を進められます。

リモートワークのメリット

リモートワークは業務効率化に最適で、メリットも多いです。実際、総務省の報告によると、出社時よりも在宅時の方が集中力が持続しやすいという調査結果も出ています。（参照：テレワークがもたらす様々な効用 ： 平成22年版 情報通信白書）

ここからは、弊社の経験も含め、リモートワーク導入のメリットをご紹介します。

ランニングコストを削減できる

リモートワークはランニングコストの削減になります。

出社の機会が減少すれば、まず従業員の交通費が削減できます。毎日の在社人数が減少すれば事務所の規模も縮小できるため、テナント家賃・光熱費も削減可能です。また、紙の印刷機会も減少するため、必要な時に都度コンビニなどで行うようにすれば、印刷紙やインク代はもちろん、高額なコピー機のリース代も節約できます。

このように大幅にランニングコストを年間数百～数千万円削減できる可能性も秘めています。

求人に困らない

求人に「在宅可」という文字があるだけでも、応募人数が増えます。リモートワークが可能な職場であれば、子育てや介護、地方在住などを理由に思うように就職できない優秀な人材が応募しやすくなるからです。

実際、フルリモートの弊社にも地方在住の方や、結婚を機に地方に移住した方もいます。

特に最近は「出社回帰」になりつつあり、日常的にリモートワークができる会社も減少中。求職者にとって、リモートワークができる会社はそれだけで魅力的に映るでしょう。

無駄話で手が止まるのを防ぐ

オフィスで仕事をしていると、必ずと言っていいほど「ちょっといい？」から始まる雑談で手が止まりがちです。また、目的意識の薄い、意義の感じられない会議が惰性で続いている場合もあります。

そういった「ムダ」を減らして業務効率を向上させられるのもリモートワークの強み。

チャットのやり取りであれば雑談への返信を後回しにすることもできますし、意義の感じられない会議中に他の作業をすることもできます。

＼日報ツールの導入事例を紹介！／

日報ツールの導入で情報共有がスムーズになり、会議のムダを削減することに成功した企業の事例はこちら。

役割分担で作業効率が改善できる

リモートワークは、役割分担をより明確化する働き方です。

企業によっては定期的に配置転換を行い、スペシャリストではなくゼネラリストを育成しているところもあります。

しかし、ゼネラリスト（なんでもできる人）よりスペシャリスト（専門的な人）を育成して役割分担した方が効率的な場合も多いです。

弊社もジョブローテーションなどはなく、エンジニアやデザイナーなど「職種」ごとに採用しキャリアアップしているため、頻繁かつムダな引継ぎも避けられています。

リモートワークのデメリット

リモートワークは業務効率化に最適ですが、デメリットも少なからずあります。ここでは、リモートワークのデメリットについて解説します。

コミュニケーションが不足しやすい

リモートワークは一見すると魅力的な働き方ですが、遠隔で作業する分、コミュニケーション不足に陥りやすいのが特徴です。

実際にリモートワークで働いている人のなかには、「1日中誰とも会話していない」という人もいるほどです。

リモートワークは、自宅をはじめコワーキングスペースやサテライトオフィスで働けるのが魅力ですが、社会と隔絶されることによって孤独感を抱く人がいることも。

そのため、積極的に会話する場面を作ったり定期的に飲み会を設定するなど、遠隔で働く人のメンタルケアにも目を向けておきたいです。弊社でも月に一度、自由参加の飲み会の日を決めて積極的なコミュニケーションを図っています。

進捗管理が難しい

リモートワークでは従業員同士の顔が見えないため、「焦っている」のか「のんきに忘れている」のかが分かりづらい側面も。もちろんチャットなどで伺うことはできますが、いちいち「これ進めてる？」と聞くのも気が引けますよね。

そのため、日報の作成など、従業員の業務内容や進捗を確認できる仕組み作りがおすすめです。

電子日報を簡単に作成できる「ビヨンド日報くん」などのサービスを活用し、有効活用することで業務管理にも役立つはずです。

ビヨンド日報くんは、マンツーマンで自社に合った使い方を相談できるオンライン説明会を平日毎日開催中です。
「ITスキルに自信がない」「うちの業務は少し特殊だから…」という方でもお気軽にお問い合わせください。

従業員が運動不足に陥る

リモートワークは通勤の必要がない分、従業員が運動不足に陥る可能性も否めません。

運動不足と業務効率は一見関係のないものに見えますが、実際は深く関係しています。人間の脳は定期的に運動しなければ活性化されず、思考も整理されないままです。

従業員の不健康は業務効率にも悪影響を及ぼします。

一緒に歩数や筋トレ継続日数を競い合ったり、出社が可能な人同士で「昼休憩は少し遠くへ歩く」「帰りは一駅分歩く」など、楽しく運動できるきっかけがあると良いでしょう。

まとめ

リモートワークは従業員の通勤時間の削減、事務所の光熱費や家賃の削減、人手不足の解消（地方人材の発掘）、無駄な会議や作業の廃止など業務効率の改善に役立ちます。

しかし、リモートワークにはメリットだけでなくデメリットもあるため、それぞれを深く理解したうえで導入を進めることが重要です。

特にリモートワークは従業員の進捗が把握しにくいため、日報の作成を義務化して可視化することを推奨します。

日報の作成は「ビヨンド日報くん」が便利です。

「ビヨンド日報くん」は直感的に操作できるシステムで、リモートワークにも導入可能。毎日作成するのが大変な日報も電子で楽々作成できるため、日報作成の効率化にも最適なサービスとなっています。

30日間の無料トライアル・資料請求も可能なため、まずはお気軽にお問い合わせください。

＼手放せなくなる日報ツール／