DXは業務改善になる？DXが業務改善に与える影響や進め方を解説

DX（デジタルトランスフォーメーション）と業務改善は密接な関係にあります。

業務改善を進めるなら、DXをうまく活用していくことが重要です。しかし、DXについて理解しておかないと業務改善を効率的に進められず、失敗に終わることもあるでしょう。

この記事では、DXと業務改善の関係、DXが業務改善に与える影響やDXの進め方を解説します。

DXと業務改善の関係

DXと業務改善の関係を知るためには、それぞれの概要を理解することが重要です。ここでは、DXと業務改善の概要について説明しつつ、DXと業務改善の関係について解説します。

DXとは

DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略称で、簡単に説明すると「デジタル技術を活用して生活を便利にする取り組みのこと」を指します。

経済産業省では、DXを次のように定義しています。

 「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」 

参照元：産業界におけるトランスフォーメーションの推進ガイドライン

端的に表現すると、「デジタル化によって企業のビジネスモデルを改革していく取り組みのこと」を指す言葉といえるでしょう。

企業の視点から見ると、DXを取り入れることで業務改善を進め、より新しい市場環境に適応していくための取り組みを意味します。この点が業務改善と混合してしまいがちです。

業務改善とは

業務改善とは、業務における「無理・無駄・ムラを省いて生産性を向上させる取り組みのこと」を指します。一般的には、次のような観点から取り組んでいくのが特徴です。

1. 社員にとって無理なスケジュールとなっていないか
2. 資金や人材が無駄になっているポイントはないか
3. 部署や役職が適切に配置されているかどうか

他にも、業務改善にはいくつかの観点があり、経営者目線・管理職目線・従業員目線で取り組みの内容も変わります。一般的に、業務改善は「業務改善を通して負担を軽減すること」が共通認識です。

そのため、働く人のワークライフバランスやモチベーションの観点から、改善できる部分がないか考慮するのが本来の意義といえるでしょう。

DXと業務改善の違い

DXと業務改善は、「古いやり方を見直して新しいやり方に変えていくこと」という点では共通しています。

しかし、DXは従来の事業活動をヒントにまったく新しいビジネスを生み出すことで、事業競争力強化につなげるのが主な目的です。

対して、業務改善は従来のプロセスの基本的な部分は残したまま、既存の業務活動をいかに効率的に進めていくかを追求するのが主な目的となります。

それぞれは似た性質を持つアプローチですが、DXはデジタル化が軸になるのに対し、業務改善は枠に縛られることはありません。

そのため、DXと業務改善のそれぞれの視点から事業の効率をよりアップできる取り組むことが重要といえるでしょう。

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DXが業務改善に与える影響

DXが業務改善に与える影響を理解することは重要です。ここでは、DXが業務改善に与える影響について解説します。

優先順位が明確になる

DXを取り入れることで、解決すべき課題が明確になります。

優先順位の高いもの・低いものを順番に解決できるシステムを構築すれば、企業が抱えている問題に対して適切にアプローチできます。

企業によってはとにかく課題を洗い出し、まとめて解決しようと試みる場合もあるでしょう。しかし、優先順位を決めずに闇雲に着手したところで、どれも中途半端に終わる可能性が否めません。

重要なのは、問題を1つずつ解決していくこと。DXを取り入れて問題を1つずつ解決できるようになれば、他の未解決の問題も解決につなげやすくなるでしょう。

課題を解決しやすくなる

DXで業務のデジタル化を進めると、課題が明確になります。企業が抱えている課題は、既存の方法にのみ頼っていると見えてこないことも多いです。

しかし、DXによって新たなデジタル化が進められると、必然的に既存の方法の問題点が浮き彫りになります。そこから的確にアプローチすることで、問題解決に繋がることも少なくありません。

重要なのは、DXを活かして業務改善をより加速させていくことです。

既存のシステムの見直しになる

DXによる業務改善は、最終的に新しい事業を作るのが主な目的となります。そのため、企業が頼ってきた既存のシステムを根本的に見直すことが必要となるわけです。

その際、デジタル化を取り入れることで、従来の無駄な部分が一気に解消されるかもしれません。

このDXを成功に導くためには、経営者の関与が必要不可欠となります。経営者がDXの経営戦略や改善目標を明確にし、企業全体で取り組まなければDXの効果は得られません。

逆にDXは既存のシステムの見直しにつながるため、積極的にデジタル化を取り入れれば業務改善もより進めやすくなるでしょう。

データ管理が行いやすくなる

DXはデータを一元管理できるシステムも構築可能です。

従来は、会議に参加する社員の資料を人数分作成していたかもしれませんが、DXを取り入れることで企業全体が同じデータを閲覧できるようになります。

部門を超えた情報共有が可能となるため、情報共有できていないことによる機会損失を防ぐことにもつながるでしょう。

手作業による転記入力の作業も不要となるだけに、人為的なミスを防げるだけでなく工数の削減にも役立ちます。社員の日報も電子化を取り入れれば、上司・部下間の情報共有もスムーズです。

DXで業務改善を進める方法

DXで業務改善を進める方法を理解することも重要です。ここでは、DXで業務改善を進める方法について解説します。

問題点を洗い出す

DXで業務改善を効率的に進めるためには、既存の方法でどのような点が問題となっているかを洗い出す必要があるでしょう。

例えば、社員に作成してもらっている日報が手書きの場合、紙とペンで書くという行為自体が問題といえます。

なぜなら、すでに日報は電子化が可能な業務の1つであり、手書きする必要性がないためです。他にも社員のなかには「この作業は無駄なのでは？」と感じている業務もあるでしょう。

そうした問題点を洗い出すところから業務改善は始まります。特に経営者は、管理職や従業員など現場で働く人たちの意見を参考にしつつ、改善できる部分がないか一緒に探すのが賢明です。

解決方法を決定する

DXを取り入れる場合、世間で流行しているシステムを闇雲に導入すればいいというわけではありません。企業によって適切な方法が変わるため、最適な解決方法を模索しなければいけません。

例えば、人手不足に陥っている企業を例にすると、次のような解決方法が見えてきます。

1. 多種多様な人材を補充する
2. 在宅勤務を導入する
3. 業務委託を活用する

単に人手不足の解決方法とはいっても、いくつかの解決方法があるわけです。

実際に人手が足りていない場合は、新卒だけでなく中途も含め、大卒・専門卒・高卒など幅広い人材を補充すると良いでしょう。

他にも、在宅勤務の導入や業務委託の活用など、従来とは別の働き方にシフトするやり方もあるかもしれません。

業務改善の際は、経営者がどのような解決方法で進めていくか決定しなければ何も進まないため、具体的な方法を提示することが求められるでしょう。

属人化しやすい業務から着手する

業務の内容によっては、特定の社員に属人化してしまっているケースもあるかもしれません。

属人化とは、特定業務に関する手順や状況が、担当者しか把握できていない状態をいいます。特に中小企業のように人員が限られている場合、業務の属人化が発生しやすいです。

本来、企業の業務は属人化しないよう進めていくのが基本ですが、知らず知らずのうちに属人化が進み、最終的には他の担当者では対応できない状態になっていることも珍しくありません。

DXはデータの一元管理・情報共有を加速させるため、上記のような業務の属人化も防げます。業務改善を進める際は属人化しやすい業務から着手し、複数の担当者で情報共有することが重要です。

デジタル化の向き不向きを考える

DXはデジタル化を進めることで業務改善を行うアプローチの1つですが、デジタル化には向き不向きがあるため、すべての業務をデジタル化すればいいというものではありません。

実際に、過度なデジタル化を進めることで、逆に社員の負担が増えることも珍しくありません。

例えば、コンビニやスーパーのレジをセルフレジにした場合、一見するとレジ業務が削減できて社員の負担軽減につながるように見えます。

しかし、セルフレジに慣れていない小さなお子さんやお年寄りのなかには、使い方がわからずに困惑することもあるわけです。

結果、業務の負担を軽減するために導入したセルフレジなのに、使い方がわからないお子さんやお年寄りに使い方を教えるという業務が必要となります。

この場合、デジタル化が本当に正解だったのかというのは判断が困難です。

場合によっては、業務改善の効果を実感するまでに数ヶ月～数年かかる場合もあるため、経営者はすべてデジタル化するのではなく、適した部分にだけデジタル化を取り入れるのが良いでしょう。

トライ＆エラーで試行錯誤する

DXによる業務改善は、試してみないとわからないことがほとんどです。導入してから課題が減ることもあれば、あまり効果が実感できないこともあります。

そのため、トライ＆エラーで試行錯誤しながら進めていくようにしましょう。特定の方法が合わなくても、他の方法であれば合うこともあるかもしれません。

思ってもいないような方法が、業務改善につながることもあります。

だからこそ、DXを取り入れた業務改善は「とにかくやってみる」を軸に対応してみてください。効果が出なかったら他の方法を試してみるなど、業務改善後も試行錯誤することが重要です。

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まとめ

DXを取り入れて、従来のアナログな業務からデジタルな業務へと移行することは、それ自体が業務改善となります。

実際に、既存の方法から脱却して新規の方法に切り替えるだけで、業務効率がアップした事例も珍しくないです。しかし、いきなりDXを取り入れて業務改善しようとすると、働く人の負担となることもあるでしょう。

そのため、業務改善を進める際は日報の電子化など、導入コストがあまりかからないところから着手するのがおすすめです。

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