【ビヨンド日報くん】機能一覧

ビヨンド日報くん（旧業務管理システム日報くん）の機能は主に以下の4つに分けられます。

日報の作成・提出
稼働・工数集計
予実管理
勤怠管理

※この記事では機能の紹介のみを記載しています。各項目の具体的な方法は、日報くんアカウント発行に送付されるマニュアルをご参照ください（無料トライアルに申し込むことでアカウントが発行されます）。

日報の作成・提出

日報の作り方はこちらの動画でも詳しく解説しています。

日報作成

日付（デフォルトは本日の日付）
顧客/プロジェクト
工程（登録している場合）
かかった時間（工数）

をプルダウンから選択できます。

作業内容
疑問点
感想

は自由記述です。

過去日報の複製（コピー）

過去に提出した日報を複製し、内容を編集することができます。

同様の案件が続く期間や、ルーティン業務の場合に特に日報作成の負担が減らせます。

下書き保存

業務時間中に日報を入力しておき、下書き保存することも可能です。

記入内容が多い社員や、複数案件を抱えている社員の日報作成の負担軽減につながります。

「終業後に日報を作成するため、詳細な作業内容を思い出すのに時間がかかる」という日報作成にありがちな課題を解消できます。

他ユーザーの日報の閲覧

自分以外の社員の日報を閲覧することも可能です。

チームメンバーの業務負荷や進捗状況を確認するのはもちろん、上司の日報を見て学んだり、他部署の業務負荷状況を確認する際に便利です。

コメント追加

コメントしたい対象の日報を表示し、「コメントする」をクリックすると自由記述にてコメントを書き込むことができます。

コメントを送ることで、日報作成者に「〇〇さんが〇月〇日の日報にコメントしました」というメールが届きます。

メール内に日報のリンクも送付されるため、どの日報にコメントが付いたのかすぐに確認することができます。

稼働・工数管理

「ビヨンド日報くん」で日報を提出することで、あらかじめ登録しておいた「顧客」「プロジェクト」「事業」ごとに工数管理ができます。

開発会社、コンサル、メーカー、建設業など、工数単位で見積もりを作成している企業で活躍する機能です。

「顧客・プロジェクト」の登録方法や登録事例はこちらの記事で解説しています。

関連記事顧客・プロジェクトの追加方法

関連記事顧客・プロジェクトの登録事例

顧客ごとの稼働・工数集計

「顧客」には取引先企業名や自社名を登録できます。

上図は「顧客：BPS株式会社」の作業時間の集計例です。

各作業内容・プロジェクトごとの工数を確認することができ、同一顧客で複数の案件を請け負っている場合でも、各案件ごとに工数が確認できます。

他にも、例えば派遣会社名を登録しておくことで、派遣会社Aと派遣会社Bの人件費の比較が容易になります。

update

2024年6月より、「顧客」「プロジェクト」という項目名を自由に変更可能となりました！
「部品名」「部署名」など、分析したい項目ごとに項目名をカスタマイズしてみてくださいね。

プロジェクトごとの稼働・工数集計

「プロジェクト」には案件名・商品名・業務名などを登録できます。

上図は「顧客：BPS株式会社（自社）」の商材ごとにプロジェクトを作成した例で、月別・累計の稼働時間が集計できます。

「プロジェクト」内には企業名＋業務名（例：【A社】プレゼン資料作成）を入れることで、業務内容ごとの工数も確認でき便利です。

プロジェクト名の登録例はこちらの記事でも紹介しています！業界・職種ごとに紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

関連記事顧客・プロジェクトの登録事例

事業ごとの稼働・工数集計

複数の「顧客」や「プロジェクト」をまとめて稼働時間の集計を行うこともできます。

例えば弊社は「日報くん」「入退くん」という商材をまとめて「事業：くんシリーズ」として登録しているため、日報くんと入退くんにかかった工数をまとめて確認可能です。

他にも顧客A社・B社・C社をまとめて「事業：アウトソーシング」と登録したり、顧客Aさん・Bさん・Cさんをまとめて「事業：契約デザイナー」と登録することで、外注している工数をまとめて算出することもできます。

予実管理

ビヨンド日報くんを活用することで、顧客・プロジェクト別集計から派生して、予実管理（予算と実際の費用の比較）も可能です。

「予算」と「時間単価」を登録しておくことで、作業時間に応じた実績コストや利益率が算出されます。

上図は「顧客：BPS株式会社」ごとの予算と実績コストの比較例です。

開発会社やメーカー、建設業や小売業など、幅広い業界のコスト管理や利益率の概算に活用されている機能です。

その他にも、工夫次第で効率的な予算配分や戦略的な意思決定に役立てることができます。

顧客やプロジェクトの登録方法についてはこちらの動画でも詳しく解説しています。

勤怠管理（入退くん連携）

入退室管理システム「入退くん」と連携することで、勤怠管理も可能です。

出勤	ビヨンド日報くんログイン後「出勤」ボタンをクリックするだけで、入退くんに出勤時刻が記録されます
退勤	ビヨンド日報くんログイン後「退勤」ボタンをクリックするか、日報提出時に「提出して退勤する」をクリックするだけで、入退くんに退勤時刻が記録されます
勤怠管理	入退くんログイン後、有給休暇申請や勤怠時刻修正、過去申請記録が閲覧できます管理者画面からは、従業員の入退室記録の閲覧が可能です

入退くんは月額3,300円～利用可能と、こちらも低価格で導入できるシステムです。

コストを抑えて勤怠管理も工数管理も行いたいという企業はぜひ「ビヨンド日報くん」「入退くん」の連携もご検討ください！

その他便利な機能

メイン機能ではないものの、「ビヨンド日報くん」には他にも活用すると便利な機能がたくさんあります。

ロール管理（権限の付与）

ロール（権限）は「管理者」「社員」「パートナー」の3種類に分かれ、大まかな権限は以下の通りです（詳細な権限はアカウント作成時に送付されるマニュアルに記載されています）。

ロール	権限
管理者	ユーザー登録や各項目の登録・削除などすべての機能が利用可能（社員が作成した日報の削除のみ不可）
社員	日報の作成や削除、勤怠打刻、各種項目の作成・削除が利用可能
パートナー	日報の作成・コメント・勤怠打刻のみ可能

イメージしやすいよう例を挙げると、「管理者」は総務部や役員・マネージャー、「社員」は多くの正社員、「パートナー」は派遣社員やアルバイトに割り当てられることが多いです。

ユーザー一括登録

CSV形式のテキストを貼り付けることで、複数のユーザーを一度で登録することが可能です。

※詳しい方法はビヨンド日報くんアカウント発行時に送付されるマニュアルをご参照ください。

ユーザーグループ登録

ユーザーグループを作成することで、グループごとの顧客別・プロジェクト別稼働時間集計ができます。

例えば「プロパー/請負/アルバイト」のような雇用形態別に作成して稼働時間を比較したり、「営業担当/マーケ担当/バックオフィス担当」のような職種別に作成して工数や業務負荷を比較したりすることが可能です。

勤務ステータスの表示

入退くんと連携していなくても、勤務ステータスの表示のみ可能です（勤怠管理や申請はできません）。

この機能を活用することで、ビヨンド日報くんを見ればメンバーの勤務場所（出社/リモート）や休憩中かどうかが確認でき、業務をより円滑に進めることができます。

「管理者」権限がある方は、ユーザーの打刻状況の閲覧が可能です。

日報の催促連絡

日報提出状況一覧から、ユーザーに対して日報の催促も可能です。

催促ボタンを押すと、選択した日付とともに該当ユーザーにメールで日報の催促通知が届きます。

日報管理者とユーザーの距離が遠い大規模拠点や、日報作成の習慣化が整っていない拠点に重宝されている機能です。

※該当ユーザーが日報を提出すると催促マークは消えますが、催促自体の取り消しも可能です。

日報作成画面のカスタマイズ

「組織情報編集」メニューから、日報作成時の画面をカスタマイズできます。

項目	説明
メール送信設定	日報提出のメール通知の可否を設定できます。送付先メールアドレスの設定も可能です。
プロジェクト選択設定	日報作成時に「プロジェクト」のプルダウンに「不参加」のプロジェクトを表示するかどうかを設定できます。また、「顧客」と「プロジェクト」を分けるかどうかも設定可能です。
時刻入力設定	開始時刻と終了時刻を入力し、かかった時間を自動計算するようにします。
自由入力欄の設定	自由入力1〜3の入力欄の表示可否および項目名の設定ができます。 ※初期状態：自由入力1を「疑問点」、自由入力2を「感想」として表示し、自由入力3は非表示
コメント設定	コメント入力およびコメント通知の可否を設定できます。