作業日報は、建設業の現場においても欠かせないコミュニケーションツールです。

一方で、作業日報をしっかりと活用し日々の業務改善に活かしている現場と、形式だけの導入に留まり日報の意義が従業員に伝わっていない現場は分かれることでしょう。建設業の作業日報の運用には、建設業ならではのコツがあります。闇雲に導入しても、従業員の業務負担を増やしてしまうだけかもしれません。

「なぜ日報を書かなければならないのか」といった疑問が出ないように、しっかりと従業員に目的を説明しておくことも重要です。この記事では建設業における作業日報の役割やメリット、書き方のポイントを解説します。

作業日報とは？

まずは、作業日報の概要や目的について把握しておきましょう。

作業日報とは、1日の業務内容を上司やその他の同僚に報告するための書類です。建設業における作業日報では、その日の施工内容や施工箇所、進捗状況を日付・名前と一緒に記載します。

作成の主な目的は、現場の進捗状況や課題を把握することです。建設業はチームで業務に取り掛かることが基本となっているため、状況や進捗の共有は小まめに確認する必要があります。

また、作業内容の振り返りは、チームの生産性の向上にもつながるでしょう。建設業における作業日報の作成は法律で定められているわけではありません。しかしながら、作業日報の作成と提出は、建設業において欠かせない作業と言えるでしょう。

作業日報の役割

導入のメリットが各従業員にしっかりと伝わっていれば、作業日報の現場への導入もスムーズに進みます。実は作業日報の役割は進捗管理、労務管理、コスト削減と多岐に渡るものです。建設業における作業日報の具体的な役割について、より詳細に見ていきましょう。

作業の振り返り

作業日報を作成することは、作業員のその日の業務の振り返りにつながります。
業務の実績だけでなく、スムーズに進められた作業、うまく進められなかった作業、改善できそうな項目などを記録しておけば、自己成長やチームワークの改善にも活かせるでしょう。
作業日報を記録することで、上司からタイムリーにアドバイスをもらえることもあります。
業務の知識や技術、コツといったノウハウを蓄積できる点もメリットです。

作業日報を通じた振り返りは、現場を監督する上司の方にとっても大切なものです。
建設現場の作業員から「作業の進め方」「人手不足」「余剰な作業の投入」などについて不満があがることは日常茶飯事でしょう。適切に作業日報を作成することで、そのような課題を速やかに吸い上げ、対策を考えることができます。

継続的な業務改善を促進するフレームワークとしてPDCAサイクル（Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善））というものがありますが、作業日報は情報を円滑に吸い上げるという点において、建設現場のPDCAサイクルを促す役割を担っています。

作業の進捗管理

スムーズな情報共有による効率的な進捗管理が作業日報の利点です。
作業日報に記載された情報は、上司（現場の責任者等）、同僚、その他の関係者など、広いスタッフに共有されます。上司は作業日報から進捗状況を把握し、現場への指示を考えることができるでしょう。
その際、関係者全員が集まって進捗についてミーティングを行う必要はありません。

建設業の仕事は長期間かつ大規模な工事が行われるケースもあります。工事が大規模になるほど、管理すべき工程も多岐に渡り、進捗管理の難易度はあがっていくでしょう。
そのような大規模な現場では、工期の遅れを防ぐためにも正しく速やかに現場の状況を把握する作業日報の重要性も、より高まります。

労働環境の改善

作業日報は作業の進捗だけでなく、労働環境を可視化してくれるという役割も持ちます。
例えば、以下が労務管理に役立つ情報です。

労働時間だけでなく、従業員が日々感じていること、心身の健康状態、現場の人間関係などの定性的な情報も労働環境の改善に活かせると良いでしょう。
労働環境を正確に把握できれば、均等かつ無理のない業務配分や、事故の防止策の検討などの対策をたてられます。
適切な施策を講じれば、離職の防止にもつながるでしょう。

コストの削減

作業日報の作成がコスト削減につながることもあります。
作業日報には各作業員の進捗が記録されるため、各人の生産性や人材配置が適正だったかどうかの確認にも活用可能です。

適切な記録を残し、分析を進めていけば

・この現場は人手が不足し、残業代も想定より多く発生しそう
・この現場は人が余っていて、不要な人件費がかかっている

などの気づきが得られるでしょう。

建設業のコストの中でも人件費は割合が大きい項目の一つです。人件費を適切に抑えられれば、資材等の他のものに使えるお金も増えるでしょう。

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作業日報の書き方とポイント

続いて、建設業における作業日報の基本的な書き方と注意点を解説します。作業日報は明確なフォーマットが決まっているものではありません。各現場で適切なフォーマットを用意する必要があります。また、各項目の書き方、記録の残し方によっても、その後の振り返りのしやすさが変わってきます。運用にあたって重要なポイントを先に押さえておきましょう。

作業日報の必要項目

まずは、作業日報に必要な項目を精査しましょう。必要な項目が網羅されていなければ、作業日報を振り返りに活かすことができません。一方で、項目が多すぎても業務負担を増やしてしまいます。必要な項目は各現場で精査するようにしましょう。建設業で必要な主要項目としては、「従業員の基礎情報」「その日の作業情報」「明日の作業情報」「フィードバック」等です。以下に具体的な項目をまとめました。

フィードバックには、作業日報を確認した上司からのコメントが入ります。フィードバックは作業日報を形式的なものにしないためにも大切な項目です。

その日のうちに記載する

作業日報は必ずその日のうちに作成しましょう。

その日の業務量が多く、「今日でなくてもいいか」と先延ばしにしてしまうケースがあるかもしれません。作業日報のメリットの一つはタイムリーに労務管理や進捗状況の確認ができることです。

当日のうちに作業内容をまとめることで、改善点や反省点を翌日に活かせます。日報を後回しにしてしまっては管理が行き届かないというリスクも発生するでしょう。

また、日報作成を後回しにした結果として、後でその他の業務を圧迫してしまう、ということも起こりがちです。

簡潔に記載する

「今日あったことはできる限り詳細に書かなければ」と思われる方もいるでしょう。しかし、作業日報に書く内容は簡潔で構いません。
毎日書くものなので、作業日報の作成に時間を割きすぎてしまっても、その他の業務を圧迫してしまいます。

また、長すぎる文章は読み手の負担も増やしてしまうでしょう。作業日報には作業に関係ない事柄を記載してはいけません。長期的に保管されることを踏まえて、簡潔かつ分かりやすい書き方を心がけましょう。

書き方の工夫としては「箇条書きを用いる」「理由の前に結論から先に書く」といった方法が挙げられます。

読み手を意識して記載する

読む人を意識して、簡潔かつ分かりやすく記入するようにしましょう。
当たり前のことですが、軽視されがちなポイントです。

書いた人にしか内容が伝わらないようなメモ書きでは、上司を含むチーム全体への情報共有という作業日報本来の機能が失われてします。読み手が内容を理解しやすい文章を書くように、従業員に注意を促すようにしましょう。

基本的なマナーとして、提出前の誤字脱字のチェックなども大切です。
文章の執筆が苦手な方は、「5W3H」を意識してみてください。5W3Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How Many（どれくらい）」「How Much（いくら）」を示しています。活用することで、文章に客観性を担保することができます。

作業日報の作り方

作業日報の作り方としては、「エクセルを用いる方法」と「専用ツールを利用する方法」が挙げられます。以前は手書きで紙に書く形式をとる現場も多くありましたが、現在はパソコンを使用した作成方法が一般的です。

ここでは、2つの作成方法を紹介します。

エクセルを使用した作成方法

エクセルの使用環境は、多くの会社で整っていることでしょう。そのため、エクセルを使用した作業日報は手軽に利用できるという利点を持ちます。

一方で、いくつかのデメリットもあります。
まず、スマホ上での作業に適しておらず、オフィス以外の環境、建設現場での作業には向いていません。
社内サーバー内でエクセルファイルを管理している会社であれば、社外からのアクセスができないため、上司の確認作業も遅れてしまうでしょう。
「セルを方眼紙設定にする」「A4用紙表示にする」「必要項目を1から考える」などの設定の手間もかかります。

専用ツールを使用する方法

続いて、専用ツールを用いる方法です。

作業日報を作成できる専用ツールには、スマホとPCの双方のデバイスに対応しているサービスがあります。ツールの導入には費用がかかりますが、インターネット環境があればいつでもどこでも利用可能です。
必要な機能に合わせて複数の金額プランを用意しているサービスや、無料トライアルを設けているサービスもあります。日報に特化したものもあれば、チャット機能などを兼ね備えたものもあるため、予算や目的に応じて選びましょう。

専用ツールでは業務内容や進捗状況を効率的に記入できる他、写真や動画などもアップロードできます。1から作業日報のフォーマットを作成する必要もなく、手間がかかりません。

エクセルファイルのメリット・デメリットと比較すると、専用ツールの利用をおすすめします。

作業日報の作成なら「日報くん」がおすすめ！

具体的にどのツールを導入すれば良いか、迷ってしまう方も多いでしょう。

ツールを導入するのであれば、作業日報の運用に必要な機能が漏れなく備わっているものを選びたいですよね。価格が高すぎてしまっても導入に尻込みをしてしまうでしょう。

建設業の作業日報の作成におすすめの業務管理システムが「日報くん」です。

業務管理システム「日報くん」であれば、建設業の作業日報作成に必要な機能が網羅的に備わっています。特に、月・週・日単位の作業員の工数、チームごとの稼働率、案件ごとの稼働量がわかりやすく可視化される機能は、建設業におけるデスクワークのムダをぐっと抑えてくれます。

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まとめ

建設業における作業日報のメリットや書き方のポイントを紹介しました。

作業日報は建設の進捗状況を把握するだけでなく、作業員の労務管理や労働環境の改善などにも役立ちます。作業日報はエクセルでも作成できますが、効率的かつ効果的な導入を目指すのであれば、専用ツールの活用がおすすめです。

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